協(xié)同軟件中的在場(chǎng)狀態(tài)探測(cè)與識(shí)別

在協(xié)同軟件中協(xié)作成員的場(chǎng)況——在場(chǎng)狀態(tài)——是協(xié)作能否有效進(jìn)行的決定性因素。協(xié)作分析家們認(rèn)為，正是由于在場(chǎng)狀態(tài)探測(cè)與識(shí)別技術(shù)的發(fā)展和服務(wù)的提供，導(dǎo)致了協(xié)同的升級(jí)由協(xié)同1.0升級(jí)為協(xié)同2.0(Collaboration 2.0)。

虛擬環(huán)境中的場(chǎng)況識(shí)別

場(chǎng)況是指虛擬環(huán)境中有多少人及每個(gè)人的在場(chǎng)、在線、動(dòng)作狀況和標(biāo)志情況。在場(chǎng)狀況是指成員注冊(cè)登記、登錄狀況，也包含每個(gè)成員的登入時(shí)間、頻度、時(shí)長(zhǎng)及其統(tǒng)計(jì)訊息。好友列表、分組以及各個(gè)成員的級(jí)別、權(quán)限和資料信息情況均屬于協(xié)同溝通系統(tǒng)中成員的場(chǎng)況信息。

場(chǎng)況信息分為兩類。一類是成員自己設(shè)定和填寫(xiě)的，虛擬性和匿名性得到尊重，其真實(shí)性由登入者自行裁量決定，因而系統(tǒng)環(huán)境不能保證。另一類是由系統(tǒng)探測(cè)識(shí)別并按照一定的規(guī)則計(jì)算統(tǒng)計(jì)生成的，其真實(shí)性由系統(tǒng)環(huán)境按一定規(guī)則保證。比如成員的級(jí)別和權(quán)限以及線上行為統(tǒng)計(jì)等信息。

系統(tǒng)在技術(shù)上可以保證探測(cè)到成員的在離線狀態(tài)，但為保證成員匿名的需要，特別允許成員設(shè)定“顯示為脫機(jī)”和“隱身”。在線是指每個(gè)成員是否登入的實(shí)時(shí)狀態(tài)。成員在線時(shí)，動(dòng)態(tài)標(biāo)志用來(lái)指示該成員的在線活動(dòng)狀況。MSN系統(tǒng)中是有空、忙碌、離開(kāi)、顯示為脫機(jī)等狀態(tài)。在騰訊QQ中則表示為我在線上、忙碌、邀請(qǐng)(Q我吧)、(短時(shí))離開(kāi)、離線、請(qǐng)勿打擾、隱身以及音、視頻設(shè)備的可用狀況。在線信息也可以稱作線況信息，對(duì)于他人(可能是被協(xié)作者(參與者和旁觀者)也可能是協(xié)作發(fā)起者)而言線況信息的作用是很大的，決定了協(xié)作行為的發(fā)起、持續(xù)、拓展、限制和終止。如果說(shuō)它決定著協(xié)同的效率應(yīng)該不算過(guò)分。

場(chǎng)況信息和線況信息以英文Presence Status來(lái)表示。在中文似乎還沒(méi)有找到更好的表示方式。這些信息對(duì)于系統(tǒng)是有意義的，用來(lái)協(xié)調(diào)和管理的意義不言而喻。但更重要的是對(duì)于組織的意義，對(duì)企業(yè)管理特別是信息化的企業(yè)管理意義非常重大。

最明顯的意義在于通過(guò)信息和信息行為的管理實(shí)現(xiàn)組織行為管理。企業(yè)行為管理一直以來(lái)都是管理的難題，特別是成員行為管理。這些信息的方便取得，使得組織可以實(shí)現(xiàn)對(duì)成員信息行為的識(shí)別和評(píng)價(jià)，進(jìn)而可以實(shí)現(xiàn)合理程度的管控。當(dāng)然，管控僅僅是一個(gè)方面，甚至是比較小的一個(gè)方面。大的方面是成員間協(xié)同效率會(huì)因此而得到極大的提高。整個(gè)企業(yè)組織的效率瓶頸實(shí)際上一直是信息不對(duì)稱，從決策到運(yùn)營(yíng)，直至行動(dòng)的效率都系于此。組織中的每一個(gè)成員的場(chǎng)況、線況信息以及交互過(guò)程中傳送、存儲(chǔ)、處理的信息，綜合起來(lái)就極大地解決了這個(gè)問(wèn)題。

數(shù)據(jù)在場(chǎng)技術(shù)的作用

數(shù)據(jù)(信息)在場(chǎng)技術(shù)是協(xié)作技術(shù)的一大進(jìn)步，其意義重大但沒(méi)有得到很好的闡釋。比如，IM即時(shí)通訊一開(kāi)始只是一種瞬時(shí)(及時(shí))信息溝通工具，留言功能的增設(shè)意義是重大的。大家應(yīng)該還記得當(dāng)時(shí)的情形，騰訊的QQ已經(jīng)具備了好友不在線時(shí)的留言功能，而當(dāng)時(shí)微軟的MSN還不支持好友離線時(shí)的留言功能，只是提供了“發(fā)郵件給不在線的好友”的替代方案。這讓用戶感覺(jué)很不方便，許多用戶因此而被騰訊QQ“黏住”。

隨后，即時(shí)通訊(IM)進(jìn)步就是數(shù)據(jù)(信息)在場(chǎng)技術(shù)的另一個(gè)進(jìn)展，發(fā)送離線文件。這標(biāo)志著即時(shí)通訊系統(tǒng)為系統(tǒng)使用者之間維持了一個(gè)短時(shí)的(由系統(tǒng)設(shè)定時(shí)間不能太長(zhǎng))協(xié)同信息區(qū)，該區(qū)間存放數(shù)個(gè)文檔。文檔可以是各種格式——文本、圖片、音頻文件、視頻文件等。

目前，大家喜歡用即時(shí)通訊系統(tǒng)來(lái)傳送文件而不是使用電子郵件，特別是大文件就更加體現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)。電子郵件系統(tǒng)是受到服務(wù)器存儲(chǔ)空間限制，不允許附帶大容量的附件。雖然目前很多郵件服務(wù)商都增大了允許的附件大小，但還是難以滿足客戶傳送超大容量附件的要求。另外，電子郵件系統(tǒng)的非實(shí)時(shí)性使得及時(shí)性傳送需求不能保證。順便提一句，電子郵件系統(tǒng)的最大問(wèn)題就是它的協(xié)同離線性——發(fā)送信息一方無(wú)法預(yù)知對(duì)方何時(shí)會(huì)收到信息，甚至不知道能不能收到，收信的一方是否在場(chǎng)、是否在線一概不知。在即時(shí)通訊系統(tǒng)里，至少對(duì)方的在場(chǎng)狀態(tài)信息是由系統(tǒng)提供并有技術(shù)保證的(比如至少在列表中可以看見(jiàn)并可見(jiàn)其一些資料)。數(shù)據(jù)信息在場(chǎng)技術(shù)的革命性進(jìn)步是在即時(shí)通訊系統(tǒng)中維持一個(gè)不限時(shí)長(zhǎng)的協(xié)同工作區(qū)，它的首個(gè)商用形式出現(xiàn)在中國(guó)——王志東的點(diǎn)擊科技公司推出的競(jìng)開(kāi)協(xié)同之星GK-Star。

實(shí)際上，我們?nèi)缃裼懻摰膮f(xié)同技術(shù)和協(xié)同軟件都是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的，其基本工具便是基于計(jì)算借網(wǎng)絡(luò)媒介的溝通系統(tǒng)，如電子郵件、討論組、即時(shí)通訊等?？疾爝@些技術(shù)你會(huì)發(fā)現(xiàn)它們具有很強(qiáng)的個(gè)人—社會(huì)化特征，它是個(gè)人之間的社會(huì)化的應(yīng)用，行為是個(gè)人的，場(chǎng)景是社會(huì)化的。自發(fā)、自組織性是其基本特點(diǎn)。在這個(gè)意義上，它對(duì)于組織或企業(yè)的缺點(diǎn)就很明顯，自愿、自發(fā)的協(xié)同很難有效實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，因此，組織協(xié)同——對(duì)協(xié)作行為的導(dǎo)向、規(guī)范、管理是組織(或企業(yè))協(xié)同所必不可少。競(jìng)開(kāi)協(xié)同之星把個(gè)人間的社會(huì)化協(xié)同溝通架構(gòu)于企業(yè)組織中，使其具備了組織管理的可能，使后繼協(xié)同軟件廠商如致遠(yuǎn)軟件能夠在其基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)組織級(jí)協(xié)同管理平臺(tái)開(kāi)發(fā)。而GK-Star在客戶端和服務(wù)器端維持的不限時(shí)長(zhǎng)的協(xié)同工作區(qū)則實(shí)現(xiàn)了團(tuán)隊(duì)(組織)數(shù)據(jù)信息的在場(chǎng)，只要組織(團(tuán)隊(duì))成員能上線，無(wú)論是PC機(jī)、智能手機(jī)或者其他終端，那么他就擁有了他工作和業(yè)務(wù)管理所需的所有信息——在場(chǎng)、在線，包括成員場(chǎng)況——有誰(shuí)、有多少、在線、離線還是忙碌等等?？梢哉f(shuō)到了GK-Star作為協(xié)同軟件中的基礎(chǔ)構(gòu)件——溝通引擎就基本上成形了。

在協(xié)同軟件平臺(tái)中，與溝通引擎同等重要的是工作流程引擎。在一般的OA、項(xiàng)目管理等管理平臺(tái)中，都使用了工作流引擎。工作流引擎早已發(fā)展得相當(dāng)成熟，已經(jīng)成為標(biāo)準(zhǔn)化的程序構(gòu)件，通常已經(jīng)不需要應(yīng)用系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)商自行研制，只需使用商品化的標(biāo)準(zhǔn)工作流中間件即可。在大多數(shù)應(yīng)用系統(tǒng)中的情況就是如此，可以根據(jù)應(yīng)用環(huán)境的不同和業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同來(lái)定制工作流的屬性，基本上可以滿足各種場(chǎng)景下的業(yè)務(wù)流程操作和管理。在以組織協(xié)同為目的的協(xié)同管理軟件平臺(tái)中，問(wèn)題有些不同。為了協(xié)同的目的，流程和操作必須有所調(diào)整以適應(yīng)協(xié)作的需要。調(diào)整的依據(jù)是什么?其中很重要的部分便是場(chǎng)況、線況信息，是參與協(xié)作的團(tuán)隊(duì)(在很多情況下是動(dòng)態(tài)的團(tuán)隊(duì)和虛擬的團(tuán)隊(duì))和個(gè)人的場(chǎng)況和線況。為此，必須構(gòu)建能夠?qū)崿F(xiàn)這種調(diào)整的機(jī)制。這就意味著協(xié)同管理平臺(tái)軟件廠商不能滿足于使用標(biāo)準(zhǔn)的工作流中間件，而是必須對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的工作流進(jìn)行改進(jìn)。比如，致遠(yuǎn)軟件就研制開(kāi)發(fā)了自己獨(dú)有的二元化工作流程引擎。僅此一項(xiàng)創(chuàng)造就使得致遠(yuǎn)軟件的工作流操作和管理具備了無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，該公司推出的協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件在市場(chǎng)上銷(xiāo)售處于領(lǐng)先地位，連續(xù)六年位居全國(guó)第一。

組織級(jí)管理軟件中場(chǎng)況信息的應(yīng)用

在組織級(jí)管理軟件中，場(chǎng)況、線況信息的情況更為復(fù)雜。在個(gè)人—社會(huì)化的協(xié)作和溝通過(guò)程中，所謂場(chǎng)況、線況都是個(gè)人的。在MSN、QQ及Blog、Wiki、Sns等Web2.0技術(shù)和應(yīng)用中其管理和開(kāi)發(fā)應(yīng)用的發(fā)展已經(jīng)非常成熟。而在組織(企業(yè))中，每一個(gè)成員都被賦予了固定的和動(dòng)態(tài)的崗位職責(zé)，具有相應(yīng)的組織中的位置和角色。這些情況必須被一并考慮并得到有效的處理和管理。這些信息演變?yōu)槊恳粋€(gè)成員的場(chǎng)況、線況信息的重要且剛性的組成部分，這在處理上由于前述的場(chǎng)況、線況信息存在極大的不同，而不能采用同樣的機(jī)制來(lái)處理。

領(lǐng)先的協(xié)同技術(shù)開(kāi)發(fā)商如致遠(yuǎn)軟件是將管理模型嵌入到工作流程的方式來(lái)解決問(wèn)題的。從本質(zhì)上來(lái)考察組織級(jí)協(xié)同，其基本要素是流程、規(guī)則、狀態(tài)和信息。每一個(gè)成員只要能夠隨時(shí)隨地的能夠存取和操作這些信息和數(shù)據(jù)，協(xié)作的前提和條件就完全具備了。

從這個(gè)層面看問(wèn)題，PC機(jī)、筆記本電腦的具體形態(tài)已經(jīng)不是必需的，完全可以是任何形態(tài)的信息終端。這樣我們就不難理解為什么思科(CISCO)要推出嵌入WebEx解決方案的終端設(shè)備了。我們可以預(yù)期這類終端將會(huì)發(fā)展成熟，并極大地改變?nèi)藗兊男畔⒃O(shè)備應(yīng)用狀況。也許我們可以預(yù)期在企業(yè)應(yīng)用環(huán)境下，這類終端會(huì)想胸牌電話一樣成為標(biāo)配。至少在信息化程度最高的組織中，這種情況可能很快就會(huì)到來(lái)。