淺談如何加強醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

21世紀是信息與高科技結(jié)合應(yīng)用發(fā)展的時代，醫(yī)院檔案管理向信息化管理方向發(fā)展是必然趨勢。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基礎(chǔ)，檔案信息資料作為醫(yī)院信息載體是醫(yī)院管理的重要組成部分，而信息資料做為醫(yī)院最為寶貴的一大資源將直接影響到醫(yī)院的生存與發(fā)展，因此加強對醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)迫在眉睫。

一、醫(yī)院檔案信息化管理的現(xiàn)狀

秦皇島市第一醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研為一體的大型綜合性三級甲等醫(yī)院，信息科學(xué)技術(shù)在醫(yī)院獲得迅猛發(fā)展。在醫(yī)院整體推進信息化建設(shè)這一新形勢下，加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，既是借助醫(yī)院信息化建設(shè)的有力契機，實現(xiàn)檔案工作跨越式發(fā)展的必然選擇，也是發(fā)掘檔案作用、推動檔案工作的內(nèi)在要求。大力開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院提供全方位的信息服務(wù)是檔案部門義不容辭的任務(wù)，更是為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)和智力支持。

（一）工作強度大，任務(wù)繁重，缺乏檔案管理專業(yè)化人員

醫(yī)院檔案管理工作涉及到很多細節(jié)方面，包括對現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進行數(shù)據(jù)化處理；利用文檔處理軟件對數(shù)據(jù)庫進行規(guī)范整理以便檢索利用；采取數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護措施，確保檔案信息的安全性；電子文件進行轉(zhuǎn)換升級使其處于可用狀態(tài)，做到紙質(zhì)檔案與電子文檔并存。而做到這些工作要求檔案部門人員要有相適應(yīng)的熟練計算機操作技能、獲取判斷運用信息的能力、還要有精通檔案業(yè)務(wù)知識的復(fù)合型人才。而目前檔案人員大多只懂檔案管理，對計算機應(yīng)用知之不多，信息化技術(shù)運用能力不強，開發(fā)信息設(shè)備功能的能力有限，這在一定程度上制約了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）電子設(shè)備更新速度快，需要大量資金投入

醫(yī)院檔案部門實行檔案庫房、技術(shù)用房、辦公室、調(diào)閱室分開；配備了密集架、目錄柜、計算機、復(fù)印機、掃描儀、打印機、空調(diào)等檔案設(shè)備和裝具；整體而言，檔案信息化建設(shè)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還很不到位，對檔案信息進行安全防護，而更新維護這些硬件設(shè)備都需要很大的經(jīng)費投入。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)才能充分發(fā)揮信息化的整體效益。

（三）檔案管理的相關(guān)政策法規(guī)不健全，服務(wù)方式過于保守

保證檔案信息安全的法律法規(guī)、規(guī)章制度尚未完善，檔案信息管理的法律地位尚未確立，信息安全技術(shù)問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準。而傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式過于機械，缺乏靈便性，工作中沒有對檔案信息進行深層次的開發(fā)和加工，這些問題直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

（四）對新來畢業(yè)生的檔案管理不規(guī)范，管理手段落后

檔案管理部門在日常工作中沒有針對新來畢業(yè)生檔案形成明確細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴格現(xiàn)象，收集、歸檔工作不及時，管檔人員在管理上流于形式，對接收到的畢業(yè)生檔案，只是將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

二、加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施

針對醫(yī)院檔案信息化管理工作中的現(xiàn)狀和存在的問題，應(yīng)采取以下措施：

（一）更新工作方式，提高工作效率，重視人才培養(yǎng)

隨著傳統(tǒng)檔案管理向信息化時代過渡，檔案工作人員的角色和職能也隨之改變，檔案管理人員不僅要在工作方式上進行更新，也要在工作手段上進行改進。計算機已應(yīng)用于人事檔案管理工作當中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索，我們可以借助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作的方法還有很多，比如數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等，因此加強計算機技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，幫助解決具體問題，將大大提高管理效率和管理水平。

做為一名檔案工作者除具備最基本的職業(yè)道德、基礎(chǔ)文化知識和檔案專業(yè)知識外，更重要的是掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域知識。要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小創(chuàng)造、小革新，以起到事半功倍之效。檔案隊伍的知識結(jié)構(gòu)必須是朝著高學(xué)歷、多學(xué)科復(fù)合型人才過渡。一是加強信息化專業(yè)知識培訓(xùn)，包括電子檔案的保管和利用，數(shù)字化檔案信息的存儲和傳遞等；二是加強行業(yè)標準、規(guī)范的學(xué)習；三是提高計算機運用能力，提高英語水平；四是建立考核機制。在現(xiàn)有檔案隊伍中開展繼續(xù)教育，鼓勵終身學(xué)習，并將此納入檔案人員上崗、評先評優(yōu)、職稱晉升、任職等的考核條件之一。只有通過學(xué)習和培訓(xùn)，才能提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，逐步完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)敏銳的檔案意識以及較強的檔案技術(shù)能力，以便更好地應(yīng)用于自己的實際工作中。

（二）創(chuàng)新服務(wù)方式，完善檔案管理的政策法規(guī)

創(chuàng)新人事檔案管理的服務(wù)方式，強化服務(wù)意識，變過去“守攤式”服務(wù)為“開發(fā)式”服務(wù)，重視研究人事檔案用戶的多方位需求，有針對性地提供個性化服務(wù)。醫(yī)院互聯(lián)網(wǎng)的建立使檔案信息資源更加豐富，而檔案信息化的服務(wù)方式要求是公開的全方位的，服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗。這就要求我們要更新服務(wù)理念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)質(zhì)量。在日常工作中通過計算機管理服務(wù)、光盤存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，可以多途徑地獲取檔案信息，節(jié)省了時間，提高了利用效率。作為一名檔案工作者要不斷增強服務(wù)意識，有高度責任心，善于從政治上認識判斷形勢，積極主動地開展檔案管理工作，變被動等材料為主動收集材料。在工作中牢固樹立主動服務(wù)意識和默默奉獻精神，既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創(chuàng)新的精神。這樣才能在服務(wù)中樹立良好形象，不斷提高工作效率。

標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，這是檔案信息化快捷、有序、健康發(fā)展的保障，是從管理、法制和技術(shù)等方面規(guī)范和協(xié)調(diào)個要素之間的關(guān)系。檔案標準化是一個制定標準化與執(zhí)行標準并重的過程。醫(yī)院應(yīng)加強上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，對過去不合時宜、制約人事檔案管理方面的政策加以完善，不僅檔案部門和檔案人員要遵守執(zhí)行，醫(yī)院管理者及相關(guān)職能部門也應(yīng)知曉。

（三）完善基礎(chǔ)設(shè)施維護，加強人事檔案管理的現(xiàn)代化手段

信息化發(fā)展，硬件是先行。加強以檔案信息為核心的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的硬件設(shè)施。這需要醫(yī)院在人力、物力、財力上的支持。增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦等硬件設(shè)備，設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)，使電子設(shè)備即時擴展且易于維護。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，醫(yī)院建立微機局域網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)平臺上編制一套文書、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣大大提高辦公效率，方便檔案管理者的應(yīng)用，實現(xiàn)了檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，以確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，物盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（四）創(chuàng)新檔案管理模式，強化對畢業(yè)生的檔案管理，

增強創(chuàng)新意識，建立專門的畢業(yè)生人事檔案系統(tǒng)軟件。對新接收的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理、重新組卷，剔除無用的資料，客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值，將其變成電子文件輸入到計算機軟件中。加強對電子文件積累、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，積極探索電子檔案接收方式和管理、保障、利用的方法，保證流動人員歸檔文件的真實、完整、長期可讀。

綜上所述，加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，建立行之有效的檔案信息管理系統(tǒng)是實施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化的根本條件。通過遠景規(guī)劃，使我們認識到自身工作的價值及業(yè)績，做好檔案管理工作是我們義不容辭的責任。