檔案室建設(shè)在醫(yī)院發(fā)展中的作用

河北省人民醫(yī)院檔案室建于1980年，當時沒有獨立的場地，沒有配備專業(yè)檔案管理人員，館藏檔案數(shù)量也非常有限。1996年正式配備了檔案專業(yè)管理人員，檔案管理也逐步走向正規(guī)化。并在1998年、2002年分別晉升為省級檔案管理單位、省級優(yōu)秀檔案管理先進單位。在此基礎(chǔ)上，經(jīng)過檔案管理人員的不懈努力與完善，于2003年又晉升為“國家二級檔案管理先進單位”。

河北省人民醫(yī)院在長達50年的發(fā)展建設(shè)中，醫(yī)院檔案管理的同志們分別對不同歷史時期的檔案進行了系統(tǒng)的收集、分類、整理、鑒定、保存和利用。小到一張珍貴的歷史照片，大到整座新建門診病房樓模型，都被最大可能的完好地保存了下來。尤其是在建館初期存檔的醫(yī)院原址的一些建筑圖紙及資料的收集、保存、利用，使得這些在不同歷史背景條件下產(chǎn)生的檔案，不但記載著歷史的變遷和醫(yī)院的發(fā)展壯大，同時也為今后醫(yī)院在各方面的建設(shè)中，提供了極其有價值的寶貴資料。

一、檔案室硬件建設(shè)

隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院領(lǐng)導充分重視檔案室的建設(shè)和長足發(fā)展，2005年以新建門診、醫(yī)技、病房樓為契機，大大改善了檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，將檔案庫房、必要的保管、保護設(shè)備統(tǒng)一納入到整個規(guī)劃項目中去，配置并擴大了適宜安全保管檔案的專門庫房，配備了防火、防水、防盜等必要設(shè)施。擴建后的醫(yī)院檔案室由原來建筑面積70m2，增加到現(xiàn)在147.68m2，投入近20萬元改善了檔案室辦公條件及檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，購置安裝了49.75m3手搖密集架，檔案庫由原來1個增加到3個，并增加了19.08m2寬敞明亮的檔案閱覽室，解決了那些嚴重影響檔案安全保管的問題，使檔案室基礎(chǔ)設(shè)施有了較大的改進，從根本上改善了檔案的保管條件，為檔案的安全保管和有效利用提供了重要保障。

二、檔案室軟件建設(shè)

醫(yī)院檔案管理人員，著眼于現(xiàn)實，不斷提高自身素質(zhì)和工作水平，堅持教育培訓常年不斷線，加大對檔案專業(yè)管理人員的再學習，不斷提高專業(yè)人員的專業(yè)知識，截止到2009年，檔案管理專業(yè)人員共發(fā)表檔案管理的科研論文6篇，完成題目為“檔案庫房內(nèi)微生物生長情況對檔案管理影響的研究”，并獲得河北省科技成果三等獎一項。

不斷提高自身素質(zhì)后，從管理上采取了新舉措，設(shè)立了醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)，規(guī)定職能科室檔案兼職管理人員，并把每年3月份定為檔案收集月等措施，并建立健全一系列規(guī)章制度，制訂和完善醫(yī)院檔案管理實施辦法等制度；制定電子文檔、零散文件收集歸檔制度；明確檔案工作專職人員職責范圍及兼職檔案人員崗位責任制度；全面系統(tǒng)地納入規(guī)范化、制度化管理的軌道，把工作落實到位，從根本上解決了歸檔不及時、不到位的情況。

三、館藏檔案數(shù)量與醫(yī)院發(fā)展變化密切相關(guān)

通過對比表明，檔案室館藏數(shù)量不僅有著很大的遞增，而且，通過統(tǒng)計也發(fā)現(xiàn)，數(shù)量的增加與當年單位發(fā)展變化有著密切的關(guān)系，如：2002年醫(yī)院進行改革，文書文件形成較多；2004年院內(nèi)信息網(wǎng)建立和投入使用，電子文件生成；隨著2005年新院區(qū)開始規(guī)劃建設(shè)，形成了大量的基建檔案；醫(yī)療儀器檔案也隨著醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)的快速發(fā)展，從存檔數(shù)量上直接反映出來。

四、醫(yī)院檔案利用情況

在日常工作中充分利用現(xiàn)有的檔案資源，在不涉及單位機密、不影響個人隱私前提下，盡量向本單位甚至社會開放更多檔案資料，實現(xiàn)更多檔案資源的共享，讓檔案為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)、為人民群眾需要服務(wù)。

隨機抽取了醫(yī)院五年檔案查閱情況做比較，2009年比1998年檔案利用人次增長了25.8倍，檔案卷（件）利用增長了59.5倍。

五、檔案室的建設(shè)在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的作用

1.在醫(yī)院管理上的作用

隨著醫(yī)院各項業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，檔案管理工作在醫(yī)院中的地位，也由原來的一般工作轉(zhuǎn)為重要的不可或缺的業(yè)務(wù)工作，也越來越引起醫(yī)院領(lǐng)導的高度重視，在對醫(yī)院決策科學化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中起到了極為重要作用。同時也在醫(yī)院日常工作中，對信息資料共享、宣傳醫(yī)院特長、解決應(yīng)對各種檢查評比、記錄醫(yī)院歷史、上傳下達上級機關(guān)各種指示精神提供著有力的信息資源保障。

2.在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的作用

隨著國家經(jīng)濟迅速發(fā)展，人民物質(zhì)生活水平的不斷提高，醫(yī)院建于上個世紀70年代的門診、病房樓已遠遠不能滿足迅速發(fā)展的醫(yī)療形勢的需求，成為了滯約醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的“瓶頸”。建設(shè)一個全新的、現(xiàn)代化的就醫(yī)環(huán)境，已成為醫(yī)院發(fā)展的重大戰(zhàn)略和改善省會及周邊群眾就醫(yī)環(huán)境的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院在2005年建設(shè)新院區(qū)的建設(shè)初期，在館藏檔案有限的條件之下，舊樓拆遷、土地規(guī)劃使用權(quán)等一系列繁雜的資料查找任務(wù)，為醫(yī)院新大樓建設(shè)提供了最可靠的原始資料和依據(jù)，使新樓的建設(shè)得以順利進行。

3.在醫(yī)院院史館建設(shè)中的作用

醫(yī)院在完善了檔案室的基本配置后，在檔案室儲備資料的基礎(chǔ)上，醫(yī)院領(lǐng)導決定于2009年6月，開始準備籌建醫(yī)院院史館，以記錄50年來醫(yī)院的艱苦創(chuàng)業(yè)、救死扶傷和輝煌風采。在醫(yī)院領(lǐng)導的大力支持下，專門組織相關(guān)檔案專業(yè)人員，多方查證與醫(yī)院相關(guān)的各種檔案資料，歷經(jīng)10個月艱苦努力的工作，從河北省檔案局、現(xiàn)保定地區(qū)醫(yī)院、現(xiàn)天津醫(yī)學院第二附屬醫(yī)院，又重新查到自1949年—1972年與河北省人民醫(yī)院發(fā)展建設(shè)密切相關(guān)的檔案資料57件，這些寶貴的歷史資料，不僅豐富了醫(yī)院建院初期檔案館藏數(shù)量，同時也為編寫“輝煌五十年”醫(yī)院發(fā)展史提供了有力的數(shù)據(jù)資料保障。

河北省人民醫(yī)院檔案室從1980建立開始，歷經(jīng)20年的歲月和老一代檔案人的不懈努力，使醫(yī)院檔案管理不斷發(fā)展，已初步形成了檔案收集、鑒定、整理、保管、利用、科研等一系列規(guī)章制度，完善了硬件的建設(shè)，并通過各種途徑，豐富了館藏檔案的數(shù)量，使醫(yī)院檔案管理逐步走向規(guī)范化、正規(guī)化的發(fā)展軌道，同時也為醫(yī)院建設(shè)、領(lǐng)導決策、工作參考、編史修志提供了豐富的資源。