積極推進高校檔案資源網絡化建設

2002年檔發(fā)〔8〕號《全國檔案信息化建設實施綱要》拉開了全國各行業(yè)檔案信息化的序幕，各高校檔案館（室）積極投入到改造舊的檔案管理模式、將高校檔案資源信息化的工作中。高校檔案信息化的前提是建立資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案資源數據庫，檔案信息化的途徑是檔案資源的數字化和網絡化，目的是方便學校師生和社會各界的利用。而高校檔案信息化建設的主要方面應為網絡化建設，這是當前各高校檔案館（室）的工作重點。

一、高校檔案信息資源網絡化建設的重要性

1.高校檔案信息網絡化建設與數據庫建設相輔相成

高校檔案資源有別于其他檔案資源，是“高?；顒幼钫鎸?、最直接的記錄，是學校教學科研、基建等各項活動直接的信息資料”。在《高等學校檔案管理辦法》第十五條中，明確規(guī)定了文件材料的歸檔范圍，共包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、出版物類等十一個類別。這些類別的檔案信息產生于學校的各個管理部門，如果高校檔案部門與這些管理部門全部通過校園網連接的話，就可以將這些檔案信息實時歸檔，檔案資源數據庫得到持續(xù)的充實。數據庫的信息容量增多了，那么可提供的信息資源也就增多了，可開發(fā)和利用的信息資源也就更加豐富。

當前大部分高校的檔案信息化建設還是以舊有紙質檔案數字化為基礎，來建立檔案資源數據庫，實施網上歸檔或邏輯歸檔的還不多。因此，在當前各高校紙質檔案數字化已完成一部分之時，要快速著力于檔案信息的網絡化管理。以往的紙質檔案數字化是滯后的補救行為，而現在應當關注的是真正意義上的信息化管理，早一天建成適合于本校的網絡檔案管理系統(tǒng)，就早一天擺脫重復性、滯后性的勞動，就可以將大量精力用來開發(fā)現有檔案資源，致力于檔案網站建設，適應不斷發(fā)展變化的師生和社會需求。

2.高校檔案信息網絡化建設是適應多樣化需求的必要選擇

現代社會競爭十分激烈，高校的最主要任務就是培養(yǎng)高素質的人才以適應社會的需要，從而為社會做出貢獻?，F今社會人才的標準越來越多樣，素質要求越來越全面。作為高校的檔案部門，也應該利用自己的資源為培養(yǎng)教育學生、為服務社會做出自己的貢獻。事實上，高校檔案館（室）藏中有豐富的具有教育、激勵和啟迪作用的珍貴檔案，如校史檔案、名人檔案、優(yōu)秀學生檔案、優(yōu)秀教職工檔案等等。這些都是不可多得的教育素材，如果合理開發(fā)，將會使本校師生受益，也會大大提升學校的社會影響力。

另外，“在網絡環(huán)境下，高校自身和社會各界對高校檔案信息服務的需求呈多樣化趨勢。”高校在科研合作、國際交流以及與社會合作方面，社會各界在擇校、休閑等方面都對高校信息有不同程度的需求。面對高校自身和社會各界對高校檔案信息需求的多樣性變化，高校檔案管理部門充分利用豐富的館藏數字信息資源，創(chuàng)新與社會各界要求相適應的高校檔案管理模式和檔案信息服務方式，以滿足高校與社會日益增長和不斷變化的檔案信息需求。

二、關于高校檔案資源網絡化建設的建議

隨著“數字化校園”建設的逐步推進與發(fā)展，網絡信息已成為高校教育管理部門的一種重要資源。高校檔案部門必須抓住時機，介入到校園網絡管理的系統(tǒng)中去，只有這樣，才能依托校園網這一平臺，既發(fā)展館（室）藏建設，又有利于學校的長遠發(fā)展。

1.引以為重，統(tǒng)一協(xié)調

目前各部屬或省屬高校由于條件先進，資金技術人員支撐有力，檔案部門基本可以得到應有的重視，高校檔案網絡化信息化管理水平也較高，但大多數高校由于校方領導重視不夠，資金技術人員等方面有障礙，檔案部門的網絡化進程緩慢。這就需要檔案工作人員大力宣傳和論證高校檔案信息化對于學校建設的重要意義，主動和領導溝通，得到學校領導和有關部門的重視和支持，解決資金、技術和設備的后顧之憂。

各高校都有自己的教學管理系統(tǒng)、學籍和學位管理系統(tǒng)、招生錄取系統(tǒng)、學生宿舍管理系統(tǒng)、教職工管理系統(tǒng)、教學評估管理系統(tǒng)等。如果這些系統(tǒng)是相對獨立開發(fā)出來的，那么很有可能在檔案接收和歸檔時遇到標準、格式不統(tǒng)一等情況，這時候就需要由檔案部門對校內的數字資源進行統(tǒng)一的統(tǒng)籌規(guī)劃，并制定相關的數據編碼標準以及數據轉換規(guī)劃、數據傳遞標準及事先制定保管期限等，確保校園網絡中各個部門與檔案部門的無縫鏈接，從而實現檔案收集網絡化。

建立檔案管理局域網，建立全校性標準化的檔案信息數據庫，實現檔案管理、利用網絡化，使檔案管理部門的不同管理者可以共享收集到的檔案資料，從而形成檔案信息化服務的良性循環(huán)。

2.深入開發(fā)，建立專題檔案

“高校檔案部門應當加大高校檔案資源的開放力度，完善檔案開放制度，簡化利用手續(xù)，豐富利用形式，擴展服務范圍，提高服務水平，最大限度地滿足各方面利用檔案的需求。要對檔案信息資源進行加工和開發(fā)，提供檔案信息資源的增值服務，滿足社會需求，以服務求發(fā)展?！?/p>

高校檔案的信息化建設帶來的最顯著的變化就是檔案收集、管理過程的簡易化，隨著這項建設越來越深入和成熟完善，紙質檔案數字化工作量將明顯減少，檔案信息的歸檔、保存和保管也將是十分簡單和省時省力的工作。那么，檔案工作的另一工作重心——開發(fā)利用就相應變得重要和繁瑣起來。信息時代中，人們需求的廣泛和多樣化，迫使我們高校檔案工作者在堅持保密原則的前提下，不拘泥于傳統(tǒng)的檔案服務利用方式，積極拓寬服務渠道，創(chuàng)新服務方式，最大程度的滿足校內師生和社會各界的需求。

高校檔案部門充分利用館（室）藏檔案信息編寫校史、學校歷年大事記和專題史等。建立形式多樣的專題檔案數據庫，如：“校史檔案、大學生個人檔案、誠信檔案、貧困生資助檔案、國家助學貸款檔案等各類民生檔案，以及名人名家、科研成果檔案等”。校史檔案、名人名家檔案的開發(fā)建立有利于提高學校社會知名度，有利于培養(yǎng)本校師生的愛校感情和形成努力拼搏秉承校史精神的氛圍；大學生檔案和誠信檔案有利于大學生就業(yè)部門的考察。此外還可以設立優(yōu)秀畢業(yè)論文檔案，優(yōu)秀學生檔案，學校社團及學生組織檔案等專題檔案。由此可見，這些專題檔案與社會需求緊密對接，積極開發(fā)各類專題檔案，意義重大。

3.建立高校檔案網站（頁）

建立高校檔案網站（頁）無疑是在當前形勢下高校檔案信息資源網絡化建設的最優(yōu)表現形式。它可以將館（室）藏檔案和開發(fā)、編研成果、建立的專題檔案等在這一平臺上充分的向社會各界提供利用，又可以充分利用網站（頁）的作用，使之成為宣傳檔案法規(guī)、開展業(yè)務指導、加強信息反饋的窗口。檔案部門應當有計劃的上傳已公開的檔案目錄以及全文信息，主動提供公益性信息服務，積極為學生出國留學以及科研成果轉化等提供利用服務，為社會提供已公開信息及已公開現行文件，促進檔案資源共享。使檔案網站（頁）成為學生的教育基地、師生的交流基地、企業(yè)的咨詢窗口、社會各界的信息服務窗口，這對于提高校內師生和社會各界的檔案意識，發(fā)揮檔案信息的社會文化作用具有重大意義。