中小企業(yè)快速實施ERP對策及階段分析

　　摘要：如何讓中小企業(yè)信息化提速，在信息化軟件ERP方面盡快得到運用，是許多中小企業(yè)特別關心的問題。文章總結相關方面已有成果對策，并且對其實施階段進行分析。
　　關鍵詞：中小企業(yè)　ERP　對策　階段
　　中圖分類號：F276.3　文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914(2010)11-251-02
　　
　　一、中小企業(yè)快速實施ERP對策
　　
　　1.實施ERP前的準備工作。(1)企業(yè)信息化項目是“一把手工程”，要求企業(yè)領導尤其是一把手要高度重視。信息化關系企業(yè)生存的好壞，企業(yè)領導應不僅在心理上，在行動上應高度重視信息化建設，把信息化特別即ERP建設提高到戰(zhàn)略高度。(2)人力資源是實施ERP系統成功的保障。人力資源包括其一：企業(yè)項目實施人員。ERP系統需要進行管理思想的創(chuàng)新，企業(yè)流程的重構，企業(yè)內部實施人員應對新知識有較強的接受能力，并且已經形成一種定性思維，促進ERP的實施。其二：企業(yè)部門和員工。信息化的引入會相應減少一些手工、機械勞動的員工人數，增加信息管理。分析型的知識員工。(3)選擇適合企業(yè)的ERP軟件。首先要選擇已經成型的ERP軟件，而不是采用定制開發(fā)軟件。定制開發(fā)的缺點是無法對企業(yè)管理水平進行提升，其偏重將企業(yè)現有管理模式電子化，并且開發(fā)周期不可控制，開發(fā)測試時間過長。容易造成企業(yè)使用ERP軟件的困惑。其次要根據企業(yè)現有發(fā)展階段及業(yè)務規(guī)模選擇匹配的ERP軟件，不要一味貪大求全。國外的ERP軟件主要針對規(guī)范的企業(yè)，而我國中小企業(yè)存在許多不規(guī)范操作，無法全面適應國外的ERP軟件。國內的軟件制造聯系中國實際，并且針對不同規(guī)模企業(yè)，有很強的適用性。中小企業(yè)可考慮優(yōu)先采用。最后要選擇合適的ERP組件，現有已成型的ERP軟件都包含了較多功能和模塊，中小企業(yè)快速發(fā)展。組織架構頻繁變動，管理模式經常變化，難以確保所有功能和模塊在較短時間內應用后不會更改，可以選擇ERP軟件的核心模塊，如財務和物資模塊，再考慮企業(yè)現有管理的難點與重點，作為ERP組件的內容。(4)簡化ERP的實施難度，ERP實施過程中要涉及到咨詢公司和軟、硬件服務商，因此協調并劃清這幾者之間的職責，是成功實施ERP的必要條件?，F在有一些IT企業(yè)從提供啟發(fā)式的教育咨詢開始，到提供全方位一攬子解決方案和完備的實施服務，簡化企業(yè)的決策、購買程序和實施過程。大大縮短了時間并減少了有關參與人員，這對于簡化實施ERP的復雜度是很好的方案。另外對ERP生產商而言，在ERP系統本身設計上也應遵循高度集成化，對用戶高度透明性的原則，提高應用軟件的易獲取性和經濟性。ERP實施過于復雜會造成工作上的負擔，可能會使員工產生排斥心理。沒有基層員工的支持，ERP的實施很難成功。(5)選擇合適的顧問公司，選擇合適的顧問公司可以幫助企業(yè)快速有序地實現企業(yè)信息化，重點需要考核顧問公司存續(xù)時間長短，顧問公司已有實施的項目及與公司類似企業(yè)的成功案例，顧問公司承諾到企業(yè)實施的項目小組成員構成及項目小組成員經歷，特別是顧問公司選派至企業(yè)實施項目的項目經理，對整個項目的進程控制有著舉足輕重的地位，可以要求顧問公司派駐現場實施人員的穩(wěn)定性。(6)做好前期咨詢與企業(yè)自身需求分析。通過管理咨詢專家對企業(yè)當前發(fā)展和管理中的薄弱環(huán)節(jié)及存在的核心問題，進行診斷與分析，重新設計業(yè)務流程，調整組織分配。了解ERP系統的功能模塊，規(guī)范各管理部門的工作流程。實踐證明，由于企業(yè)實施ERP之前考慮不周，導致系統建設好了以后應用效果不佳的例子屢見不鮮。往往是一套系統并沒有怎么使用，就需要重新構建新的系統，做成了“半拉子”工程。(7)削足適履，快速確定方案。成型的ERP軟件基本涵蓋了企業(yè)管理的各項業(yè)務情形，但跟企業(yè)現有管理現狀可能存在一定的沖突，這需要企業(yè)管理人員轉變管理思想，削足適履，主動適應ERP軟件的處理方法。同時在確定方案時，對架構性方案進行充分討論，謹慎考慮后再確定，其他可修改的方案可以先確定一種業(yè)務處理方式，根據企業(yè)管理需求考慮后續(xù)調整，通過模擬業(yè)務情形認識系統，對各項業(yè)務情形快速定案。同時確定各類業(yè)務情形變化后需要適用的調整方案，保證方案的完整性和彈性。在確定方案時還要考慮盡量使用ERP標準功能，簡化業(yè)務情形處理方式，減少客戶化開發(fā)。(8)加強ERP實施各項培訓。在ERP實施過程中存在各項培訓，包括ERP理念培訓、ERP功能培訓、開發(fā)工具培訓、DBA培訓、ERP設置培訓、最終用戶操作培訓等。在各類培訓中需要上機操作的培訓量要充分，保證企業(yè)項目實施完成后，最終用戶能有效使用系統，避免使用過程中人為錯誤造成的系統錯誤，關鍵用戶能承擔起ERP項目后續(xù)的開發(fā)和維護工作，保證ERP系統順利運轉。
　　2.實施過程中的注意事項。(1)組建精英團隊，確立ERP實施組織機構。建立ERP系統實施小組，由企業(yè)內部有一定的影響力和號召力的人掛帥，由其擔當ERP項目實施的帶頭人，在企業(yè)內部成立完善的三級組織機構：領導小組、項目實施小組和項目應用小組。ERP作為一項系統工程，投資大，周期長，項目涉及面廣，組織困難，單靠計算機技術人員自身很難推進ERP項目開展。并且ERP的實施在很大程度上會給企業(yè)帶來生產經營模式上的變化、人員崗位的調整，以及要克服來自傳統工作習慣勢力的弊端。這些都必須要求企業(yè)中有威望有說服力的領導親自掛帥。ERP實施是一項交鑰匙工程，ERP的顧問公司人員撤走后，就需要由企業(yè)ERP項目小組成員承擔，同時項目實施的方案主要是由企業(yè)ERP項目小組成員與實施顧問一起討論適合企業(yè)的方案。這就要求企業(yè)ERP項目小組成員充分理解企業(yè)管理現狀及企業(yè)的各項管理需求。能代替企業(yè)各部門領導對方案細節(jié)進行把握，需要組織各部門的精英骨干作為項目小組成員。(2)實施進度的認真執(zhí)行。認真貫徹上線進度計劃，使得系統能夠按照上線計劃得以順利實施，也是ERP實施有計劃、分階段走向成功的重要保障。(3)企業(yè)核心生產流程的反復提煉和梳理。通過企業(yè)核心生產流程的反復提煉和梳理，可以有效提升企業(yè)實際生產和ERP系統操作的效率。對企業(yè)原有流程進行優(yōu)化，也成為ERP實施的一個必不可少的環(huán)節(jié)。(4)部門間的協作程度。作為企業(yè)運作的功能模塊，各個部門相當于人體的不同臟器，部門間的協作在企業(yè)ERP實施過程中很重要。作為企業(yè)內部運作效率的核心，在ERP實施過程中貫穿部門間協作意識，會使ERP實施成功概率和企業(yè)內部運作效率得以大幅提升。(5)建立嚴格的數據錄入與維護制度。ERP是在企業(yè)資源數據集成共享的基礎上實現管理功能的集成，給企業(yè)的決策管理提供依據。因此建立數據的采集、整理、審核、修改、錄入、維護的制度，確保基礎數據的準確性、時效性、可靠性，為科學決策與管理提供參考依據，是ERP成功實施的保證。(6)考慮上線及推廣模式。企業(yè)在實施單位、實施地點較多時，需要考慮上線及推廣模式。首先要保證人員集中統一管理，同時將涵蓋企業(yè)關鍵業(yè)務情形的單位作為試點，但在討論方案時充分調動推廣單位人員參與討論，確保方案在企業(yè)所有成員單位的適用性，分批上線有助于企業(yè)信息化的快速實施。(7)在實施階段讓工作并行開展。在ERP項目實施過程中，項目經理會根據企業(yè)要求將實施周期分解為不同階段，但每個階段并不全是串行的工作，可以合理地安排各階段工作，在前置任務滿足時提前后續(xù)任務的開展。如用戶方案討論、系統測試和功能培訓一起并行，這樣項目小組更容易直觀地了解系統操作及未來解決方案內容，同時數據收集整理工作在項目初期就開始布置用戶收集整理，不斷規(guī)范數據的格式和內容。
　　3.保證實施ERP項目成功的保證。(1)建立企業(yè)級的信息化標準。ERP項目實施效果攝終體現在決策數據的及時性和準確性上。及時準確均數據才有助于企業(yè)領導的決策。在企業(yè)項目實施小組當中，需要單獨成立企業(yè)級的信息化標準團隊，統一收集整理ERP的各項基礎數據，包括科目、供應商、客戶、固定資產、物料等，統一各類數據的格式和內容。在這之前需要確定數據格式和內容，提前準備各項數據，在各類測試環(huán)境中將數據導入系統(包括靜態(tài)數據和動態(tài)數據)，在正式上線前將數據提前錄入系統進行校驗，在后續(xù)實施過程中不斷新增數據，保證ERP系統上線數據采集穩(wěn)步有序地推進。(2)建立有效激勵機制。ERP項月象了對企業(yè)硬件、軟件、實施費用投入之外，還需要對項目小組成員有一定的投入比例，確定各階段目標獎懲方法，從精神方面和物資方面對項目小組予以激勵，鼓勵項目小組成員在項目實施上線后的提拔使用，保正項目小組成員充分高效地參與實施工作。(3)充分利用新技術。在項目實施過程中，可以考慮充分利用新技術，包括G3及手機短信互聯等，幫助企業(yè)領導更快地適應系統功能，保證ERP系統在企業(yè)全員中應用。(4)建立企業(yè)信息網絡安全建設標準。企業(yè)信息化將企業(yè)的人財物等各方面納入系統管理的范圍，信息安全更為重要，需要企業(yè)在ERP建設過程中，建立企業(yè)信息網絡安全建設標準，保證ERP系統正常運行。
　　
　　二、中小企業(yè)ERP系統快速實施程序和階段
　　
　　中小企業(yè)ERP系統快速實施程序和階段分為：需求分析與目標設定階段、實施階段與實施與再造階段。
　　1.需求分析與目標設定階段包括需求分析、系統總體規(guī)劃、項目目標設定與人員配備階段。(1)需求分析。項目需求分析是首先必需解決的問題。主要是依據中小企業(yè)自身的特點與了解自身的需求而制定ERP項目的解決方案，解決中小企業(yè)需要解決什么，如何做與誰來做的問題。能否清楚地認識自身的需求和即將達到的目標是ERP系統實施成敗的關鍵。(2)系統總體規(guī)劃。通過對ERP系統功能需求的分析、流程需求的分析及企業(yè)信息需求的分析明確ERP系統實施的背景和基礎，如企業(yè)的競爭優(yōu)勢與劣勢，企業(yè)的管理水平，人員的素質，實施的硬件條件等。在清楚確定需要改進的問題上，明確怎樣通過ERP系統達到預期的目標，包括企業(yè)的經營戰(zhàn)略與長遠目標，制定與發(fā)展相適應的企業(yè)信息化方案。(3)人員配備，人員包括ERP系統實施技術人員，企業(yè)高層管理人員和企業(yè)最終用戶的選定等。
　　2.實施階段包括基礎數據錄入、系統模擬運行、最終用戶培訓、初始上線準備與完成目標流程五個小階段，是ERP系統快速實施的核心階段。(1)基礎數據的錄入。包含ERP系統的會計科目、物料、供應商、客戶、庫存、工序、工作中心、工藝路線、成本對象等基礎數據。(2)系統模擬運行?？梢詫RP系統中最為重要的幾個模塊或者全部的模塊進行模擬運行，以便及時發(fā)現問題，進而改正。(3)最終用戶培訓。對ERP系統的操作人員進行培訓，使得他們了解ERP系統的基本功能與相關模塊，以便使用時熟練操作。(4)初始上線準備。由于基礎數據的錄入對ERP系統的使用有重要的基礎性影響，將其單列，除此之外，全面核查信息化系統的硬件、軟件環(huán)境，為ERP系統上線做好環(huán)境的準備；建立規(guī)范的應用和操作流程，以便操作在科學的方法的指導下安全穩(wěn)定地執(zhí)行。(5)完成目標流程。是最終系統上線以實現將基礎性靜態(tài)數據錄入配合現實中動態(tài)數據以及企業(yè)的正常運轉的流程的過程?？梢栽陬檰柕闹笇?，及時處理遇到的問題，保證ERP系統的正常運行。
　　
　　3.實施完成與再造階段涵蓋應用績效評價、系統維護與系統二次開發(fā)三個小階段，是ERP系統實施的結束階段，但是從某種意義上說也是ERP系統二次開發(fā)的起始階段。(1)應用績效評價。在ERP系統運行到一定階段，對其進行績效評價，分析成功是什么原因帶來的，應該怎樣發(fā)揮其積極作用，失敗是什么因素導致，如何調整和改進以適應新的變化。(2)系統維護。ERP系統需要定期進行系統維護。以保證系統正常運行，達到減少系統出錯，提高系統效率的目的。系統的維護內容除硬、軟件的維護外，也可加入根據維護的結果制定應急方案和根據實際需求整合系統模塊等內容。(3)系統二次開發(fā)。是建立在ERP系統平臺的二次開發(fā)基礎上，擴展性更強，時間較短，投資小，及時支持業(yè)務流程的變更和調