醫(yī)院會計檔案管理現(xiàn)狀及對策探討

　　摘要：會計檔案是財務(wù)管理工作的重要組成部分，文章論述分析了醫(yī)院會計檔案管理現(xiàn)狀，從六方面提出了管理對策。
　　關(guān)鍵詞：醫(yī)院　會計檔案　現(xiàn)狀　管理對策
　　中圖分類號：F235　文獻標識碼：A
　　文章編號：1004-4914(2010)11-176-02
　　
　　醫(yī)院會計檔案是指在財務(wù)管理、會計核算活動中形成的各種文件和專業(yè)材料，是全面記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動和資金運動的重要資料，是檢查遵守財經(jīng)制度和紀律的重要憑據(jù)。會計檔案是專業(yè)檔案的一種，它是經(jīng)濟活動的歷史記錄和經(jīng)濟效果的綜合反映。也是開展財務(wù)活動、進行經(jīng)濟分析研究的重要依據(jù)和參考資料。規(guī)范、完整的會計檔案，不但可以幫助財務(wù)人員核查歷史，為工作提供理論依據(jù)，還可以使業(yè)務(wù)人員從中學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。借鏊到先進的管理方法，對財務(wù)工作起到推動作用。正因為如此，它是財務(wù)管理工作的重要組成部分，也是評價財務(wù)管理水平的內(nèi)容之一。無論是醫(yī)院上等達標，還是國內(nèi)外醫(yī)療行業(yè)各類質(zhì)量認證標準的推行；不管是醫(yī)院改制，還是建立現(xiàn)代醫(yī)院制度，進行醫(yī)院資本經(jīng)營；無不以系統(tǒng)完整的會計檔案資料為憑證和依據(jù)。缺少了檔案這一栽體，醫(yī)院的經(jīng)營活動就不可能得到完整、真實的反映，就會影響到醫(yī)院的管理和發(fā)展，甚至?xí)斐稍S多無法彌補的損失。醫(yī)院會計檔案是維護醫(yī)院、患者經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的憑證和依據(jù)，加強對醫(yī)院會計檔案的管理是十分重要的。
　　
　　一、醫(yī)院會計檔案內(nèi)容及管理現(xiàn)狀
　　
　　會計檔案的內(nèi)客因單位具體情況而有所不同，醫(yī)院會計檔案基本由財套類、基建類、工會類組成。歸檔范圍主要為綜合管理、會計憑證、會計賬簿、會計報表(預(yù)、決算表、工資表)、查賬報告、驗資報告、財務(wù)會計制度、單位、個人權(quán)益有關(guān)的其它重要文件。如合同、章程等各種會計專業(yè)資料以度會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊和銷毀清冊，還包括會計電算化后形成的電子財務(wù)檔案。不同類型的會計檔案規(guī)定有不同的保管年限。由于會計檔案具備專業(yè)性強、信息量大、查閱頻繁的特點，故醫(yī)院普遍采用的是財務(wù)部門自責(zé)檔案立卷整理和保管，綜合檔案室統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的管理辦法。由于客觀及主觀條件的制約，從而影響檔隸保管質(zhì)量，給財務(wù)管理工作造成障礙。
　　1.重視程度不夠，缺乏有效管理機制。酋先，醫(yī)院上級主管部門和會計主管部門在工作中只注意會計報告的報送質(zhì)量，來把會計檔案建設(shè)納入業(yè)務(wù)評比范圍；其次。各級檔案管理部門認為會計檔案建設(shè)是業(yè)務(wù)部門的事情，未把會計檔案納入管理視野：第三，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，總認為會計資料的收集整理與保管是會計人員的事，很少過問。
　　2.制度不健全，缺乏制約協(xié)調(diào)機制，導(dǎo)致會計檔案管理責(zé)任不清。醫(yī)院的會計資料，一般是誰自責(zé)哪項工作，所取得的會計檔案資料就由誰裝訂成冊，并由其保管。如果出差、調(diào)走或轉(zhuǎn)業(yè)，資料的使用就會受到限制，離開崗位的人員對會計資料不說明、不移交，一走了之；接任的會計人員，不過問也不保管前任會計資料，容易出現(xiàn)說不清、道不明的混亂現(xiàn)象。
　　3.醫(yī)院會計檔案管理人員缺乏會計檔案管理知識。按熙《檔案法》和《會計檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，會計工作有關(guān)資料必須收集歸檔。目前，醫(yī)院會計檔案管理人員大都是兼職，缺乏會計檔案管理知識，檔案資料的收集、整理、保管工作不規(guī)范。如有的檔案超過保管期限，卻沒有度時清理登記，所有會計檔案全部堆放在庫房。對于尚未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證未在立卷備注中標明，也未單獨抽出另行立卷，許多醫(yī)院覺得會計資料責(zé)任重大，如果有什么重大事情，銷毀后便無從查起。故而很多單位寧肯讓陳年舊賬堆積在庫房中，也不愿主動銷毀。
　　4.電子財務(wù)檔案未納入醫(yī)院檔案管理范圍，檔案管理內(nèi)容不完整。目前醫(yī)院以軟盤、光盤等介質(zhì)存儲的電子財務(wù)數(shù)據(jù)，包括會計憑證、賬簿廈程式和會計數(shù)據(jù)庫等，沒有相關(guān)制度指導(dǎo)歸檔；同時。會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡及手冊等全套資料也散落在各管理人員手中。
　　5.檔案使用對象眾多，不利于管理。由于內(nèi)外部人員借閱次數(shù)頻繁、量大，根本不可能全部由兼職檔案員代勞。由于檔案接觸者多為醫(yī)院財務(wù)人員，會計檔案庫房鑰匙無專人管理，會計人員出入庫房自由。查借閱資料不進行登記，導(dǎo)致檔案丟失損壞責(zé)任無法追究。其次，其他財務(wù)人員意識淡薄。借閥后歸還很不及時，致使檔案散落在各經(jīng)手人手中；更有甚者顛倒次序號隨意擺放，或卷盒里外不一致胡亂塞回了事，導(dǎo)致后續(xù)者查閱困難。
　　6.醫(yī)院檔案存放環(huán)境和設(shè)備簡陋，不利于會計檔案的安全存放。檔案庫房不符合規(guī)定，普遍沒有通風(fēng)、遮陽、溫濕度控制設(shè)備，沒有正式的會計檔案桓，也沒有專門的存放器具，導(dǎo)致霉變等速度加快，不利于檔案安全存放。管理工作偏重于歸檔入庫上，疏于日常庫房及案卷維護和保養(yǎng)。
　　7.會計檔案整理不規(guī)范，對會計檔案資料的生成、整理、立卷、裝訂、入庫等各環(huán)節(jié)都不規(guī)范，立卷厚薄沒有標準，封皮上項目填寫不奎，頁碼未編。對于未了債權(quán)債務(wù)和重大事項未在備注中標明，各類資料沒有歸類入盒，沒填檔案類目號、卷數(shù)。
　　8.會計檔案只有利用，沒有利用效果分析。
　　
　　二、醫(yī)院會計檔案管理對策探討
　　
　　鑒于醫(yī)院會計檔案管理中存在的問題，為了順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要。醫(yī)院會計檔案管理工作應(yīng)從以下幾方面入手。
　　
　　(一)轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案意識，推動會計檔案工作全面開展
　　一是三管部門(醫(yī)院主管部門——衛(wèi)生局、會計主管部門——財政局、檔案主管部門——檔案局)都將會計檔案納入業(yè)務(wù)評比和管理范圍；二是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將會計檔案納入醫(yī)院考核范圍，并把其作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展：雙管齊下，強化領(lǐng)導(dǎo)和職工的檔案意識，充分認識到檔案的重要性。
　　
　　(二)建立嚴格的會計檔案管理制度
　　醫(yī)院會計檔案的形成是由醫(yī)院財務(wù)部門完成的，檔案部門要督促財務(wù)部門認真貫徹執(zhí)行會計檔案管理制度(收集制度、立卷制度、歸檔制度、保管制度、利用制度、銷毀制度)，嚴格按照檔案管理工作程序和規(guī)范要求工作，明確會計檔案管理責(zé)任，抓好會計檔案管理的各環(huán)節(jié)，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
　　
　　(三)規(guī)范醫(yī)院會計檔案管理流程
　　要保證和提高案卷質(zhì)量，須規(guī)范檔棠生成、裝訂、整理、入庫等環(huán)節(jié)，分別從出納、會計、稽核、檔案管理員一系列崗位加以監(jiān)督，從源頭上嚴把質(zhì)量關(guān)。
　　1.在會計檔案收集過程中，要根據(jù)會計檔隸歸檔范圍進行收集，將業(yè)務(wù)流程的每一個環(huán)節(jié)納入收集范圍，特別是電子財務(wù)檔隸。大部分醫(yī)院仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔，在醫(yī)院信息化的進程中，大大影響了醫(yī)院的發(fā)展。
　　2.在立卷整理過程中，根據(jù)醫(yī)院立卷歸檔制度和會計檔案管理辦法進行整理、組卷、編號、填寫封皮，特別要注意保管期限、備考表的填寫，保管期限按檔案法規(guī)定填寫，以便日后銷毀為證。案卷盒中備考表是記栽盒中文件數(shù)量及變動情況，如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說明。
　　3.在歸檔中，醫(yī)院會計部門要與檔案部門做好移交手續(xù)，醫(yī)院會計部門列出歸檔材料目錄清單。檔案管理部門在接收會計檔案時，根據(jù)目錄清單一一清點核對，對各移交的會計材料不齊全或不合規(guī)定的資料一概不予接收，清點完之后。交接人與接收人簽字確認，明確責(zé)任。
　　4.在利用中，檔案部門要建立查借閱登記簿，嚴格按照會計法的有關(guān)規(guī)定進行查借。需辦理審批手續(xù)的目前多數(shù)醫(yī)院原則上采用手工登記檔案日常借閱情況，針對年檔案庫存量極大、查閱頻繁的醫(yī)療單位，筆者認為有條件可單獨建立檔案管理系統(tǒng)進行監(jiān)督和控制。檔案管理系統(tǒng)對借出檔案應(yīng)定期匯總信息。已歸還、未歸還以及借出在外時間均有詳盡記栽，以便核查、追究責(zé)任人，嚴格防范檔案資料丟失。
　　
　　(四)加強會計檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)
　　醫(yī)院會計檔案管理人員要加強學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)。醫(yī)院要對財務(wù)科兼職檔案員進行檔隸管理相關(guān)知識培訓(xùn)。提高其檔案管理水平。財務(wù)科兼職檔案員要把做好會計檔案管理作為自己的工作職責(zé)和任務(wù)，樹立責(zé)任意識。增強做好這項工作的使命感和責(zé)任感，積極主動地做好醫(yī)院會計檔案管理工作。
　　
　　(五)加快會計電子檔案管理立法規(guī)定
　　隨著社會科技的進步，使用磁性介質(zhì)保存會計信息的現(xiàn)象將會越來越多，因此應(yīng)盡快立法規(guī)范會計電子檔案的管理，以達到法律的超前性。
　　
　　(六)加強會計檔案的開發(fā)利用
　　檔案管理的最終日的是為社會各方面提供必要的服務(wù)，會計檔案亦然。如何搞好醫(yī)院會計檔案的提供利用，應(yīng)做好以下幾點：(1)建立健全會計檔案查閱制度，并嚴格執(zhí)行。(2)進行嚴格登記，建立查閱登記薄，無論是院內(nèi)院外的人員查閱利用，都要認真進行登記。做到一卷不漏。(3)加強監(jiān)督管理。凡查閱利用后，檔案人員對所提供的案卷要進行認真檢查，以防闊檔人員在上面亂涂亂畫、抽取、撕頁，確保檔案的完整與安全。(4)嚴格履行查閱手續(xù)。外部人員查閱本院會計檔案時，應(yīng)持合法手續(xù)，經(jīng)本院財務(wù)部門女責(zé)人、院領(lǐng)導(dǎo)批準，方可提供利用。本院職工因工作需要查閱會計檔案時，須經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準并辦理相關(guān)手續(xù)，方可提供查閱。會計檔案向外單位提供利用時，檔案原件不得借出，如有特殊需要，須報經(jīng)上級主管部門批準，但不得拆散原卷冊。并限期歸還。(5)利用反饋信息，做好利用效果分析。為醫(yī)院進行科學(xué)的預(yù)測分析和決策分析，提供有價值的會計信