淺談農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作

王桂玲

（慶安縣農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理站，黑龍江 慶安 152400）

1 前言

農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案，是農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)工作最基礎(chǔ)、最根本的工作，也是一項(xiàng)原則性很強(qiáng)的工作。規(guī)范農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案，對(duì)做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)有著舉足輕重的作用、事半功倍的效果。在規(guī)范監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作方面，我們做了大量深入細(xì)致的工作，但與上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的要求相比，還有一定的差距。那么，要如何做好監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理、規(guī)范監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案呢？

2 農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案的定義及檔案信息化建設(shè)的目的

所謂農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案是各級(jí)農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)關(guān)在日常工作中形成的并作為原始記錄保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其它各種形式的原始記錄。它是農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)關(guān)社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)關(guān)代表國(guó)家對(duì)農(nóng)業(yè)機(jī)械及其駕駛操作人員進(jìn)行管理，核發(fā)牌證，處理事故的依據(jù)和憑證，具有法律效力。原始記錄性是它的本質(zhì)特征。

隨著人類(lèi)社會(huì)的發(fā)展、進(jìn)步與更替，當(dāng)今信息時(shí)代悄然而至。我們的工作、生活越來(lái)越依賴(lài)于信息，我們諸多的行為過(guò)程就是對(duì)信息的接收、處理、參考、判斷和決策的過(guò)程，迫使檔案管理工作必須適應(yīng)信息時(shí)代的要求。

農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案的信息化建設(shè)，其實(shí)質(zhì)就是促使塵封的檔案變?yōu)轷r活的服務(wù)于農(nóng)機(jī)安全生產(chǎn)管理，這無(wú)疑對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。正確使用檔案資料，將“歷史遺產(chǎn)”用之于日常管理，幫助解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，是檔案信息化建設(shè)的重要目的。筆者以為：農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作中的科學(xué)性與服務(wù)性是實(shí)現(xiàn)檔案信息化，發(fā)揮檔案服務(wù)功能的基本要求，只有在整個(gè)檔案管理工作中注重其科學(xué)性，同時(shí)明確檔案的信息化最終須靠服務(wù)于安全生產(chǎn)管理而得以實(shí)現(xiàn)，將科學(xué)性、服務(wù)性完美結(jié)合起來(lái)，檔案管理工作就完成了其時(shí)代的使命。

3 做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作的要求

3.1 提高認(rèn)識(shí)，高度重視，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)工作的前提

農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作所要填寫(xiě)的表格多，工作很繁瑣，特別是在辦理監(jiān)理業(yè)務(wù)過(guò)程中，是直接面對(duì)廣大機(jī)手的，很多機(jī)手業(yè)務(wù)忙時(shí)間緊。因此，提高認(rèn)識(shí)，高度重視，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)工作的前提，就要求我們?nèi)w監(jiān)理人員，在思想上要有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)，要把做好規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案工作做為我們工作的出發(fā)點(diǎn)。首先是領(lǐng)導(dǎo)高度重視和支持，上至領(lǐng)導(dǎo)下至工作人員，在思想上都要有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，要把規(guī)范業(yè)務(wù)檔案工作當(dāng)作一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來(lái)抓；其次是每位工作人員都要帶頭執(zhí)行業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范，提高業(yè)務(wù)檔案寫(xiě)作效率，大家要充分認(rèn)識(shí)到做好業(yè)務(wù)檔案工作的重要性；再次要認(rèn)識(shí)到規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作的一項(xiàng)重要工作。

3.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作的關(guān)鍵

要想做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作，關(guān)鍵在于從事這項(xiàng)工作的人員素質(zhì)。首先，要求農(nóng)機(jī)部門(mén)要合理配備穩(wěn)定的農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)工作人員，不要隨意調(diào)換崗位，在確保監(jiān)理工作人員的穩(wěn)定性同時(shí)，要求業(yè)務(wù)工作人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，充實(shí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，更要時(shí)常加強(qiáng)政治思想教育，做到業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和思想認(rèn)識(shí)“兩抓兩不誤”；其次，要求農(nóng)機(jī)監(jiān)理人員要熱愛(ài)自已的本職工作，要有良好的職業(yè)道德，恪守工作紀(jì)律和業(yè)務(wù)工作規(guī)范，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，工作認(rèn)真細(xì)致，同時(shí)要有較強(qiáng)的工作責(zé)任心和主動(dòng)性，明確自已工作的重要性；三是受理業(yè)務(wù)人員要對(duì)自已的業(yè)務(wù)工作負(fù)責(zé)，要書(shū)寫(xiě)整潔，表格有序排放；四是根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的工作安排，及時(shí)派員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；五是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)辦理監(jiān)理業(yè)務(wù)要求，填寫(xiě)一張檔案目錄，做到業(yè)務(wù)工作人員人手一份，要求業(yè)務(wù)工作人員及時(shí)把零亂的檔案進(jìn)行整理并按照辦理監(jiān)理業(yè)務(wù)流程要求，有序排列，保證業(yè)務(wù)檔案的完整性；六是要求受理業(yè)務(wù)人員，每次受理后都要做到善始善終，做到新車(chē)上戶(hù)“三有三不少”即：有合格證、有購(gòu)車(chē)發(fā)票、有身份證；表格不少、相片不少、檔案袋不少。

過(guò)戶(hù)車(chē)做到“三個(gè)有”即：有協(xié)議、有保單、有身份證。

3.3 嚴(yán)格要求，依法辦事，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作的保證

嚴(yán)格要求，依法辦事，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作的重要手段和措施。規(guī)范業(yè)務(wù)檔案，我們嚴(yán)格按照農(nóng)業(yè)部第42、43號(hào)令以及《拖拉機(jī)登記工作規(guī)范》和《駕駛證業(yè)務(wù)工作規(guī)范》的要求辦理業(yè)務(wù)工作，同時(shí)，還結(jié)合本單位實(shí)際，對(duì)具體的辦事人員，要求嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)范，做到依法辦事，做到“手續(xù)不齊者不辦”。

3.4 抓好源頭，嚴(yán)格程序，是我們規(guī)范農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作的有效措施

業(yè)務(wù)檔案是否規(guī)范，必須從源頭抓起，嚴(yán)格程序，明確責(zé)任，建立業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的長(zhǎng)效機(jī)制。一是受理申請(qǐng)必須手續(xù)齊全；二是所有表格必須有各崗位人員的簽字；三是所有表格必須書(shū)寫(xiě)完整；四是所有資料必須及時(shí)整理并有序排放。只有從檔案形成或產(chǎn)生的源頭（如檔案的立卷、歸檔）把好關(guān)，才能做到檔案管理工作的科學(xué)性。立卷歸檔是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)。這項(xiàng)工作的開(kāi)展是否科學(xué)，將直接關(guān)系到檔案管理的其它環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案能否最大限度的實(shí)現(xiàn)其服務(wù)的功能。但在實(shí)際工作中，我們往往會(huì)遇到一些意想不到的問(wèn)題，如果有的部門(mén)能按歸檔制度的要求按時(shí)上交檔案，而有的部門(mén)立卷歸檔時(shí)間到了仍不能上交，就會(huì)產(chǎn)生“關(guān)卡”現(xiàn)象。因此，檔案管理部門(mén)在制訂制度時(shí)，應(yīng)該根據(jù)不同部門(mén)的特點(diǎn)，區(qū)別對(duì)待地確定歸檔時(shí)間。各級(jí)農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)關(guān)在日常工作中形成的并作為原始記錄保存起來(lái)的以備查考的資料形成文字、資料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶等文件、聲像、實(shí)物材質(zhì)等檔案后一般要在次年六月以前向檔案管理部門(mén)移交歸檔，有些專(zhuān)門(mén)文件還可以采取按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔、按工作階段歸檔、按子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔、按年度歸檔和隨時(shí)歸檔的方式進(jìn)行科學(xué)歸檔。

3.5 加強(qiáng)協(xié)調(diào)，相互交流，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作的“助推器”

在規(guī)范業(yè)務(wù)檔案工作中，由于各單位實(shí)際情況不同，人員素質(zhì)也有差別，因此，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，相互交流，有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作的“助推器”。采取邀請(qǐng)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)常下來(lái)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、對(duì)在辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)糾正、對(duì)個(gè)別的問(wèn)題采取向別的縣市交流學(xué)習(xí)的形式，做到業(yè)務(wù)常新、方法常新，相互指導(dǎo)、相互學(xué)習(xí)，推進(jìn)我們的農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作上水平、上臺(tái)階。

[1]《檔案工作文件匯集》.第六集.第217頁(yè)，中國(guó)檔案出版社1997年版.