事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探討

張林林

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，科學(xué)技術(shù)尤其是網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，給事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇，也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。文章結(jié)合事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，就事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑進(jìn)行了探討、研究，以期能對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作有所裨益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化途徑

事業(yè)單位檔案管理是事業(yè)單位檔案記錄、整理、保管活動(dòng)的總和。事業(yè)單位的檔案管理具有極其重要的作用，如檔案管理可以為事業(yè)單位人才選拔、職工考核、單位活動(dòng)提供重要依據(jù)。近年來(lái)，我國(guó)公共文化事業(yè)不斷發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案管理工作也邁上了新的發(fā)展臺(tái)階，但是，整體來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理仍存在許多問(wèn)題，這不得不引起我們的關(guān)注。

1 當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 管理混亂，管理制度執(zhí)行力不夠

事業(yè)單位檔案管理混亂的主要表現(xiàn)是管理者對(duì)檔案管理不夠重視，不能依照國(guó)家《檔案法》、《檔案管理辦法》要求來(lái)進(jìn)行檔案管理制度和管理隊(duì)伍建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理制度不規(guī)范，檔案管理程序不規(guī)范。在檔案管理制度不完善的情況下，許多單位在檔案管理工作中缺乏制度標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員缺少自我管理意識(shí)，檔案管理規(guī)章制度更是流于形式，難以滿足事業(yè)單位檔案管理制度制定與執(zhí)行并重要求。

1.2 管理設(shè)施落后

在科學(xué)技術(shù)尤其是通信技術(shù)快速發(fā)展的情況下，許多事業(yè)單位在檔案管理上仍舊以傳統(tǒng)檔案管理手段、管理方法為主，導(dǎo)致檔案管理處于一個(gè)較低的層面。如許多事業(yè)單位在檔案管理上不知道如何利用先進(jìn)的設(shè)施和技術(shù)來(lái)提高檔案管理效率，檔案管理仍舊以紙質(zhì)檔案管理、傳統(tǒng)檔案管理模式為主；有的企業(yè)雖然加快了檔案信息化建設(shè)，但是檔案信息化管理僅限于檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)換等初級(jí)層面，也缺乏對(duì)電子檔案的有效監(jiān)督，影響了檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提高

在領(lǐng)導(dǎo)集體普遍忽略檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的情況下，許多單位都沒(méi)有安排專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理。其次，在檔案人員管理上，許多單位都只關(guān)注績(jī)效考勤，不關(guān)注人員培訓(xùn)與再教育，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)知識(shí)欠缺、專業(yè)技能難以提高。再則，許多事業(yè)單位的檔案管理崗位實(shí)行的都是封閉式管理體制和人事管理終身制，那些進(jìn)入編制的人員，會(huì)受“大鍋飯”思想的影響，思想傳統(tǒng)、守舊，許多人都缺乏學(xué)習(xí)和創(chuàng)新精神。長(zhǎng)此以往，檔案管理人員必將是知識(shí)老化嚴(yán)重，難以為檔案使用者提供更好的服務(wù)。

2 事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑

2.1 加強(qiáng)館藏建設(shè)，做好檔案管理工作

要想提高事業(yè)單位檔案管理效率，事業(yè)單位首先要提高對(duì)檔案工作的重視程度，豐富單位檔案館館藏，擴(kuò)大檔案收集范圍，面向單位、社會(huì)人士廣泛收集與單位有關(guān)的、有收藏價(jià)值的老照片、文件和資料，建立健全館藏結(jié)構(gòu)。這就要求事業(yè)單位根據(jù)單位性質(zhì)、檔案管理現(xiàn)狀，堅(jiān)持檔案建設(shè)的個(gè)性和特色，保持自身文化特色，走獨(dú)具單位特色的檔案建設(shè)道路，為單位檔案管理工作和單位文化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 健全檔案管理體系與管理制度

事業(yè)單位檔案管理的根本目標(biāo)就是為單位內(nèi)部檔案利用活動(dòng)提供便利，服務(wù)于單位建設(shè)。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理混亂、管理制度執(zhí)行力不夠等問(wèn)題，事業(yè)單位要按照國(guó)家有關(guān)保密工作要求，制定完善的檔案工作管理?xiàng)l例及檔案保密制度，如檔案自動(dòng)化保密管理?xiàng)l例、保密審查審批制度等，規(guī)范檔案管理、利用、審批程序，明確界定不同部門(mén)、不同級(jí)別檔案利用人員的權(quán)利和范圍。其次，單位內(nèi)部有關(guān)部門(mén)還要完善與制度配套的保障措施，并在實(shí)踐中檢驗(yàn)檔案規(guī)章制度的合理性、嚴(yán)密性，為制度的執(zhí)行、落實(shí)和完善提供條件，確保檔案在利用的同時(shí)能夠做到不失密、不泄密。

2.3 提高檔案的現(xiàn)代化管理和服務(wù)水平

隨著社會(huì)發(fā)展，以數(shù)字形式進(jìn)行檔案信息采集、整理、存儲(chǔ)和管理，已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。事業(yè)單位檔案管理也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，充分利用事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)和資源優(yōu)勢(shì)，加快單位檔案的信息化建設(shè)。這就要求事業(yè)單位管理者加大檔案管理建設(shè)投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，為單位檔案工作由手工管理向計(jì)算機(jī)管理提供基礎(chǔ)保障。其次，事業(yè)單位檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想，督促檔案部門(mén)、信息部門(mén)積極利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，盡快建立內(nèi)部信息共享系統(tǒng)，提高檔案信息建設(shè)與服務(wù)水平。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位要加大檔案工作宣傳，一方面督促相關(guān)部門(mén)為檔案部門(mén)提供更多貼近單位實(shí)際、富有收藏價(jià)值的材料，為單位檔案建設(shè)提供信息支持。一方面提高非保密性檔案的利用率，使檔案文化產(chǎn)品走向家庭、走向社區(qū)，使檔案成為單位對(duì)外宣傳的窗口。

2.4 提高檔案人員的整體素質(zhì)

為了提高事業(yè)單位檔案管理水平，醫(yī)院人事、檔案部門(mén)要注意引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員，將檔案人員培養(yǎng)納入內(nèi)部管理計(jì)劃中去，做好檔案人員培訓(xùn)工作，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、思想教育、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等形式提高檔案人員的整體素質(zhì)，使其對(duì)事業(yè)單位檔案工作的特殊性、檔案現(xiàn)代管理方法有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)和了解。這就要求事業(yè)單位進(jìn)一步完善檔案人員考核、考勤制度，同時(shí)借助公平競(jìng)爭(zhēng)、公開(kāi)招聘的人才引入機(jī)制和優(yōu)勝劣汰的用人制度營(yíng)造積極向上的內(nèi)部環(huán)境。其次，事業(yè)單位要認(rèn)真學(xué)習(xí)企業(yè)單位、社會(huì)檔案機(jī)構(gòu)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方法，如學(xué)習(xí)黨政部門(mén)的檔案材料立卷和歸檔方法，聘請(qǐng)檔案專家來(lái)單位講座、指導(dǎo)等，以提高檔案人員的服務(wù)能力。

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