借鑒現(xiàn)代管理模式 打造高效活力機關

鄭 自 強

（作者系中共四川省成都市青白江區(qū)委辦公室主任）

在組織形式、性質(zhì)內(nèi)涵、功能目標等方面，黨政機關雖與企業(yè)有很大不同，但兩者的內(nèi)部事務管理卻具有相通之處，尤其現(xiàn)代企業(yè)普遍采用的效率優(yōu)先的現(xiàn)代管理方式，更是未來黨政機關改革的重要方向。近年來，中共成都市青白江區(qū)委辦公室引入“泰勒主義”、“福特主義”和“豐田主義”三大現(xiàn)代企業(yè)管理理念，對內(nèi)部管理進行全面剖析和科學再造，在提升管理質(zhì)量、優(yōu)化行政效能、激發(fā)隊伍動力等環(huán)節(jié)進行全面革新，全力推動機關走上組織結(jié)構科學化、行政事務制度化、整體運作效率化的良性軌道。

一、“泰勒式”管理，推動事務管理標準化

“泰勒式”管理思想的要義在于，用科學化、標準化的管理方法代替?zhèn)鹘y(tǒng)的經(jīng)驗管理，通過制定嚴格的規(guī)范并付諸實施，推動企業(yè)經(jīng)營標準化運作，以謀求最高效率。借鑒“泰勒式”管理理念，我辦在建章立制、量化目標、強勢督辦上做足功夫，力求推動行政產(chǎn)品質(zhì)量和服務的標準化。

一是建章立制，推動制度標準化?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”，規(guī)章制度是現(xiàn)代管理的基本準則。我辦按照規(guī)范化服務型機關建設的要求，參照ISO9000質(zhì)量管理體系要求，制定了《區(qū)委辦管理工作手冊》，全面完善辦公室辦文、辦事、學習、信訪、考勤、值班等制度，從上班秩序、著裝儀態(tài)、規(guī)范用語、待人接物、機關整潔度等方面進行抽查評比、全面規(guī)范，做到事務政務全覆蓋，全面提高辦公室制度化、規(guī)范化、標準化水平。同時，堅持與時俱進的原則，對既有制度定時開展“回頭看”，不斷修訂、補充、完善，保證制度的時效性和可行性。通過建立系統(tǒng)、規(guī)范、完善、合理的規(guī)章制度，形成了科室和職工對自我、對行為結(jié)果負責的機制，塑造了積極的制度行為文化。

二是量化目標，實現(xiàn)績效標準化?？冃Ч芾硎乾F(xiàn)代管理的核心，而目標管理又是績效管理的重中之重。按照“泰勒式”的“工作定額”原理，我辦將所有日常工作全部納入目標管理，著力將可操作的事務度量化、把能度量的事務考評化。實行“百分制”目標分解模式，按基礎工作目標、重點工作目標、創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)目標三大類別量化分值，特別針對工作效率、信息調(diào)研、建言獻策、執(zhí)行能力等重點環(huán)節(jié)進行傾斜，實現(xiàn)了目標分解全覆蓋；實行常態(tài)化評判，結(jié)合“兩查兩提升”和“先進標兵科室”創(chuàng)建活動，以“百分倒扣、封頂加分”的考核方式，分月度和年度對各考核對象的目標完成情況進行跟蹤、比較和評估，獎優(yōu)罰劣，并將評比結(jié)果作為干部考核、評優(yōu)、晉升的重要依據(jù)。通過嚴謹量化和獎懲逗硬的管理措施，為各科室及成員旗幟鮮明地指出了必須為之奮斗的工作標準和努力方向。

三是強勢督辦，保證監(jiān)督標準化?，F(xiàn)代市場競爭，關鍵是執(zhí)行力和管理效率的競爭。要做強核心競爭力，必須制度與督辦并舉，強制措施和正面激勵并舉。在區(qū)委、區(qū)政府重大事項的督查上，堅持“決策執(zhí)行到哪里，督查就延伸到哪里，督查關口就前移到哪里”的原則，第一時間分解督辦任務，采取下發(fā)督查通知、電話詢問、實地督查、聯(lián)合督查等多種形式，加快跟蹤督辦節(jié)奏。跟蹤回訪辦結(jié)情況，變被動督辦為主動督辦，主動協(xié)調(diào)解決推進中的具體問題，及時向區(qū)委領導反映重大情況，做到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與主動出擊相結(jié)合。在辦公室內(nèi)部事務督查上，充分借鑒海爾公司OEC管理法，力求做到“日事日畢，日清日高”，全方位對每人每天所做每事進行控制清理，確保了常規(guī)性事務的執(zhí)行到位。通過大抓督查督辦，做到考核有依據(jù)、獎懲有措施、事事有人管、人人有專責、項項有督辦、件件能落實。

二、“福特式”管理，設計行政作業(yè)“流水線”

“福特式”管理的主旨在于，通過“流水線”的作業(yè)形式，明確分工、標準組合、規(guī)模生產(chǎn)，以降低企業(yè)運營成本，提高產(chǎn)出效能，全面提高企業(yè)的競爭力。引用“福特式”管理思路，我辦以科學分工、再造流程、強化培訓為手段，創(chuàng)造性地建立了行政事務作業(yè)“流水線”，努力打造精干高效、結(jié)構合理、責任明確、科學有序的運轉(zhuǎn)體系。

一是科學分工，重組流水作業(yè)架構?？茖W分工和模塊化工作的組合方式是流水線作業(yè)的前提。我辦在對所有內(nèi)設機構職能進行充分考量的情況下，大刀闊斧地推動內(nèi)設機構改革，著力建立分工控制、成本計算和質(zhì)量控制的內(nèi)部架構。堅持以事設崗、以崗定人和精干效能的原則，將工作量大、任務繁、責任重的原秘書科分設為兩個科室，一科負責辦文，二科負責辦會，輔政質(zhì)量更有保證；針對日漸增多的接待任務，整合資源成立接待辦公室，構建集中指揮、上下貫通、左右協(xié)調(diào)的接待體系；將原信息科分設為兩個科室，分別對外和對內(nèi)，推動信息調(diào)研工作從全市中下水平躍升至全市第三；增設督辦科，重點加強重大事項的督查督辦，執(zhí)行能力進一步增強；將財務室專職會計、專職出納轉(zhuǎn)變?yōu)榧媛毴藛T，做到合理排崗、人盡其才。通過行政資源重組，降低運行成本，減少職能交叉，平衡工作分工，為行政事務流水化作業(yè)奠定了堅實基礎。

二是再造流程，理順流水作業(yè)脈絡。按照“福特式”的“動時研究”成果，運用“六W法”（何處What，為何Why，何地Where，何時 When， 何 人Who， 何 法How）對現(xiàn)有工作流程每一步驟進行剖析，采用剔除法、合并法、重排法、壓縮法等簡化工作的方法，去冗撥雜，去粗取精，全面規(guī)范、精簡辦文、辦會、辦事、接待等各項流程，同時完善辦公室主任、副主任聯(lián)系區(qū)委領導工作制度，做到區(qū)委與辦公室間政令暢通、無縫對接，成功打造行政作業(yè)“流水線”，實現(xiàn)了行政效率的最大化。

三是強化培訓，筑牢流水作業(yè)保障。人員素質(zhì)是流水化作業(yè)的重要保障。要達到最佳運作狀態(tài)模式，流水作業(yè)的每個操作手都必須成為“一專多通”的“T”型人才。針對辦公室人員交流快、新同志多的特點，舉辦辦文辦會、信息調(diào)研、禮儀接待、政務督辦、機要保密等專題培訓，采取演講、考試、抽問、交流等多種靈活的有效形式，深入推行“碩士講堂”、“老干部講堂”、“科長講堂”，創(chuàng)新開展由已調(diào)離辦公室的同志授課的“回望講堂”，將辦公室慣常的由領導主講向科室負責人、甚至一般工作人員主講延伸，由主講人“一言堂”向互動交流延伸，在交流中促進學習、在學習中提升能力。在科室之間實行人員輪崗交流，扎實開展“比、學、趕、幫、超”競賽活動，將業(yè)務精良、政治過硬的同志與培養(yǎng)對象結(jié)成對子，開展“一對一”幫扶活動，有針對性地給培養(yǎng)對象交任務、壓擔子，要求幫扶對象“天天有變化，月月有成效”，有效避免了人才“斷層”現(xiàn)象，全面提高了干部隊伍“精、氣、神”。

三、“豐田式”管理，激活干事創(chuàng)業(yè)原動力

“豐田式”管理的精髓在于，打破上令下行的垂直管理模式，實行全員參與管理，激發(fā)員工的主人翁責任感，運用集體智慧將經(jīng)營成本降到最低。參照“豐田式”管理思路，我辦以建設“議事決策民主、個人成長迅速、工作氛圍和諧”的辦公室為手段，在管理過程中全面體現(xiàn)“以人為本”，借以激發(fā)廣大干部與時俱進、昂揚向上、奮發(fā)有為的創(chuàng)業(yè)熱情。

一是擴大民主范圍，調(diào)動干事激情。借鑒“豐田式”的“活性化原則”，剔除“一言堂”的傳統(tǒng)管理思想，在辦公室內(nèi)部搭建全民參與、民主決策的管理體系。在中層干部任用上大膽采用“公推直選”模式，將人事任用權交到每位職工手中，在干部使用上憑實績、重公論，真正將讓組織放心、讓群眾滿意的優(yōu)秀干部選拔到中層干部崗位上；變被動服務為主動超前謀劃，堅持每周一上班前召開領導和中層干部“碰頭會”，互知共謀本周大事，同時要求各科室每月向辦公室提一條合理化建議，辦公室每月向區(qū)委提兩條合理化工作建議，做到“知無不言、言無不盡”，使辦公室人員始終保持主動參政、議政、謀政的精神狀態(tài)；按照民主集中的基本原則，堅持辦公室人事、資金等重大決策均由主任辦公會集體討論研究，進一步促進決策的科學化、民主化。通過民主管理，切實培養(yǎng)了廣大干部的歸屬感和成就感，充分調(diào)動了其干事創(chuàng)業(yè)的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

二是構建進出機制，實現(xiàn)個人成長。在現(xiàn)代管理理念里，單位與員工是相互依存的利益共同體，兩者的發(fā)展目標具有一致性。我辦高度重視單位與職工之間的共成長、共發(fā)展，全力搭建個人成長“快車道”，以保持辦公室生機和活力。按照“既要注重當前的能力水平，更要考慮整體素質(zhì)和發(fā)展?jié)摿Α钡乃悸?，堅持“高進”選秀才，把嚴進人渠道，將年紀輕、素質(zhì)高、業(yè)務精、作風實、形象好的干部及時選拔充實到隊伍中來，切實增強整體戰(zhàn)斗力；堅持“嚴管”育通才，對新進人員堅持“十天入角色、二十天成內(nèi)行、三十天做骨干”的高標準要求，著眼素質(zhì)提升，提供機會讓年輕同志參加各項培訓，重點培養(yǎng) “提筆能寫”、“開口能說”、“遇事能辦”、“議政能謀”的復合型能力；堅持“優(yōu)出”推人才，對優(yōu)秀人才始終堅持高看一眼、厚愛一分，在評先評優(yōu)、提拔使用上于內(nèi)優(yōu)先考慮，向上傾力推薦。在保持隊伍相對穩(wěn)定的前提下，特別鼓勵人才“走出去”，不設限、不設障，使他們成才有機會，干事有舞臺，發(fā)展有空間，使全辦干部隊伍培養(yǎng)步入“進得來、留得住、走得出”的良性軌道。

三是營造文化氛圍，體現(xiàn)人文關懷。用兵之道，在于人和，人和則不勸而戰(zhàn)矣。海爾CEO張瑞敏曾說過，管理者同時也是牧師，通過不斷布道，使員工接受企業(yè)文化，方能把員工自身價值的體現(xiàn)和企業(yè)目標的實現(xiàn)結(jié)合起來。我辦將塑造文化作為重要的管理手段，努力從培育團隊精神和價值觀的層面入手，全力營造和諧團結(jié)的文化氛圍。領導干部率先垂范，時時處處沖鋒在前，帶頭和干部職工一起加班，和群眾打成一片；大力倡導“兩拒”（拒絕平庸、拒絕借口）、“兩最”（最短時間拿出自己的最佳水平）、“兩把”（把工作當事業(yè)去追求、當學問去研究），營造銳意進取的工作氛圍；高度重視思想政治工作和廉政文化建設，暢通溝通渠道，及時掌握干部職工的思想動態(tài)，化解思想顧慮，盡量達成共識；鼓勵大家“自信工作，開心生活”，全辦職工沖破不敢、不愿向外投稿的思想禁錮，僅去年在中、省、市報刊投稿達30余篇，極大鍛煉了干部，同時又宣傳了青白江及其區(qū)委辦的工作，近三年來獲區(qū)委、政府及以上表彰40余次。通過機關文化和團體氛圍的營造，辦公室內(nèi)部逐步形成了強大的凝聚力和向心力，呈現(xiàn)出“眾人拾柴火焰高”的良好局面。