醫(yī)療設(shè)備檔案信息系統(tǒng)的表格應(yīng)用

鹿泉忠

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)療衛(wèi)生管理中的應(yīng)用不斷得到發(fā)展。面對(duì)這一新的變革，醫(yī)療設(shè)備檔案作為醫(yī)院設(shè)備管理工作的重要信息來(lái)源，迫切需要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)［1-2］。建立醫(yī)院設(shè)備管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)和使用，探索適合醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展模式，以推動(dòng)醫(yī)院的整體創(chuàng)新發(fā)展。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案表格在管理信息系統(tǒng)中的作用

以知識(shí)現(xiàn)代化為主要特征的管理信息系統(tǒng)，能夠提供系統(tǒng)完整的信息，有效地支持管理、決策過(guò)程，從而越來(lái)越受到醫(yī)院管理層的重視。建設(shè)醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，首先要認(rèn)清現(xiàn)實(shí)的工作狀況、明確管理信息系統(tǒng)功能，同時(shí)要大力借鑒醫(yī)院其他機(jī)構(gòu)，成熟運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備管理工作流程的成功經(jīng)驗(yàn)。例如，在醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置階段，要求管理信息系統(tǒng)能夠提供背景資料和相關(guān)歷史信息，為專家論證提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。在醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行階段，為醫(yī)療技術(shù)人員提供各類(lèi)醫(yī)療儀器和設(shè)備的相關(guān)手冊(cè)和詳盡的說(shuō)明書(shū)［3］。然后在具體的設(shè)計(jì)階段中，除去方案的整體必須實(shí)用以外，主要表格的設(shè)計(jì)必須緊密結(jié)合現(xiàn)實(shí)工作的需要。力爭(zhēng)做到簡(jiǎn)單易懂，操作方便且經(jīng)濟(jì)實(shí)用。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息系統(tǒng)中常用表格的設(shè)計(jì)及應(yīng)用

2.1 醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容登記表(表格1)此表格是醫(yī)院購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備儀器時(shí)的原始資料，此表共分2項(xiàng):(1)歸檔項(xiàng)目包括:件號(hào)、文號(hào)、歸檔文件目錄、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限;(2)送件信息包括:送件日期、送件人姓名。

臨床科室因醫(yī)療新技術(shù)的開(kāi)展或以舊換新需要更新一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備，首先需要填寫(xiě)“醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)表”，呈送醫(yī)療設(shè)備管理部門(mén)。相關(guān)部門(mén)經(jīng)過(guò)醫(yī)療設(shè)備市場(chǎng)調(diào)查、醫(yī)療設(shè)備有關(guān)技術(shù)性指標(biāo)和儀器性能經(jīng)充分考察和論證后，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)研究討論后同意購(gòu)買(mǎi)，并進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)。在這個(gè)過(guò)程中，形成的文件就是原始資料，填寫(xiě)“內(nèi)容登記表”。在隨后的工作環(huán)節(jié)中，前期資料將不斷得到補(bǔ)充，逐步形成一份完整的醫(yī)療設(shè)備檔案。

2.2 醫(yī)療儀器設(shè)備價(jià)值萬(wàn)元以上檔案一覽表(表格2)此表格可反映醫(yī)院的主要設(shè)備整體情況，在購(gòu)進(jìn)同類(lèi)大型醫(yī)療設(shè)備時(shí)可以作為對(duì)比醫(yī)療功能，拓寬醫(yī)療技術(shù)手段和開(kāi)展多項(xiàng)醫(yī)療診治的先進(jìn)性的重要參考。也為今后劃分醫(yī)療設(shè)備檔案的性質(zhì)，明確醫(yī)療工作重點(diǎn)，做好歸檔工作奠定了基礎(chǔ)［4］。此表共分12個(gè)項(xiàng)目:(1)年度號(hào);(2)編制檔號(hào)類(lèi)目;(3)設(shè)備名稱;(4)規(guī)格型號(hào);(5)品牌;(6)數(shù)量單位;(7)招標(biāo)信息:招標(biāo)公告，招標(biāo)評(píng)標(biāo)中標(biāo)文件;(8)合同信息:合同價(jià)格，簽訂日期，經(jīng)辦人員;(9)供應(yīng)商信息:經(jīng)銷(xiāo)企業(yè)名稱，經(jīng)銷(xiāo)范圍許可資質(zhì)，工商稅務(wù)證明;(10)生產(chǎn)商信息:制造企業(yè)名稱，制造范圍許可證明，生產(chǎn)廠地;(11)驗(yàn)收信息:驗(yàn)收日期，參加人員，驗(yàn)收記錄;(12)使用信息:所在臨床科室名稱，設(shè)備的具體負(fù)責(zé)人。

表1 醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容登記表

表2 醫(yī)療儀器設(shè)備價(jià)值萬(wàn)元以上檔案一覽表

這種表格的用途主要是規(guī)范設(shè)備檔案所包含的內(nèi)容，具體要結(jié)合每臺(tái)設(shè)備的實(shí)際情況，并且要根據(jù)設(shè)備的性質(zhì)及功能用途，統(tǒng)一設(shè)置檔號(hào)類(lèi)目。其中，檔號(hào)類(lèi)目是由年度號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷(件)號(hào)3部分組成。年度號(hào):是由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，用自然年度表示，例如:2010年。分類(lèi)號(hào):是檔案的主體，分類(lèi)號(hào)由多級(jí)類(lèi)目組成，一般是1、2級(jí)類(lèi)目，少數(shù)擴(kuò)展到3級(jí)類(lèi)目。1級(jí)類(lèi)目可以采用名稱主詞的漢語(yǔ)拼音的第1個(gè)字母縮寫(xiě)簡(jiǎn)稱，如She Bei(設(shè)備)縮寫(xiě)SB，然后再用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示案卷號(hào)(件號(hào))。2、3級(jí)類(lèi)目是對(duì)1級(jí)類(lèi)目各問(wèn)題(課題、項(xiàng)目、種類(lèi)等)細(xì)分，按醫(yī)院設(shè)備的用途設(shè)置。2級(jí)類(lèi)目暫時(shí)可分為4類(lèi):①監(jiān)護(hù)類(lèi)(01用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示)包括各種多參數(shù)監(jiān)護(hù)儀系統(tǒng)等;②檢查類(lèi)(02同上)包括CT、MRI、DR、彩超、生化檢驗(yàn)設(shè)備等;③治療類(lèi)(03同上)包括血透機(jī)、呼吸機(jī)、麻醉機(jī)、各種手術(shù)窺鏡等;(4)其他類(lèi)(04同上)包括電梯、鍋爐、水處理流程等。案卷(件)號(hào):是以3級(jí)類(lèi)目為主體的設(shè)備編號(hào)，一般是按照單體設(shè)備組織案卷，實(shí)行一機(jī)一檔，并且根據(jù)設(shè)備啟用日期的順序排列。

簡(jiǎn)而言之，醫(yī)療設(shè)備檔案的號(hào)碼編制由5個(gè)部分組成，編號(hào)從左到右排列，不同級(jí)位之間、不同類(lèi)目號(hào)與案卷順序號(hào)之間可用下劃線“_____”分開(kāi)，如圖所示:

表3 醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容匯總表

2.3 醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容匯總表(表格3)此表共分5個(gè)項(xiàng)目:①合同:招標(biāo)(中標(biāo))合同、采購(gòu)(銷(xiāo)售)合同等;②申請(qǐng)論證表:各科室、部門(mén)等單位的申請(qǐng)書(shū)，論證報(bào)告及各級(jí)部門(mén)的批復(fù)及簽字等;③證件:在購(gòu)買(mǎi)過(guò)程中，經(jīng)銷(xiāo)商及生產(chǎn)廠家的各種有效證件;④設(shè)備材料:醫(yī)療設(shè)備購(gòu)進(jìn)時(shí)技術(shù)人員及有關(guān)部門(mén)對(duì)設(shè)備的安裝驗(yàn)收、技術(shù)資料、使用說(shuō)明的基本情況資料;⑤其他:以上幾項(xiàng)都不能放入，但認(rèn)為較重要有保存價(jià)值的資料，例如:合格者、保修卡等。

此表是根據(jù)“表格1”里所收集的各種歸檔文件材料，進(jìn)行整理匯總。也就是說(shuō)，將龐雜的檔案登記的文件分門(mén)別類(lèi)，使之有條理、有重點(diǎn)、有先后。所謂“類(lèi)”是一個(gè)嚴(yán)格的科學(xué)概念，人們常說(shuō):“物以類(lèi)聚”，指出了同一類(lèi)事務(wù)具有共同的屬性，因而能夠聚合在一起。檔案也是如此，有著某個(gè)共同屬性的檔案可聚合為一類(lèi)。故這一表格就以重點(diǎn)和共同性來(lái)劃分。

2.4 醫(yī)療設(shè)備檔案借閱歸還登記表(表格4)此表共分3個(gè)項(xiàng)目:①借閱者包括:借閱人的日期、設(shè)備名稱、檔號(hào)、查找內(nèi)容、件數(shù)、科室、簽字;②歸還者包括:歸還人的日期、簽字;③核對(duì)者包括:核對(duì)人的日期、簽字。使用此表主要是對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的一種保護(hù)，也是搞活開(kāi)放檔案信息資源為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一種有效的信息交流。為了能使檔案更有效的發(fā)揮作用，而又能在不同時(shí)期都能保證提供完整資料，所以有必要建此表格。

2.5 醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢銷(xiāo)毀登記表(表格5)此表分6項(xiàng):①設(shè)備名稱;②規(guī)格型號(hào);③金額;④合同時(shí)間;⑤報(bào)廢銷(xiāo)毀時(shí)間;⑥原因。醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢銷(xiāo)毀工作，是醫(yī)院設(shè)備管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。不進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢銷(xiāo)賬，不利于搞清醫(yī)院固定資產(chǎn)的情況。必然會(huì)影響整個(gè)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的管理，因此必須重視設(shè)備的報(bào)廢工作。凡符合設(shè)備報(bào)廢條件的，由科室負(fù)責(zé)人提出報(bào)廢申請(qǐng)。再由工程技術(shù)人員及設(shè)備報(bào)廢鑒定小組鑒定后，報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)，方可按報(bào)廢處理。所以此表是一個(gè)永久性的表格，也是非常重要的表格。

表4 醫(yī)療設(shè)備檔案借閱、歸還登記表

表5 醫(yī)療設(shè)備檔案報(bào)廢、銷(xiāo)毀一覽表

3 小結(jié)

我院的實(shí)行設(shè)備儀器檔案系統(tǒng)管理中，充分利用統(tǒng)計(jì)表格，使得管理?xiàng)l理化，系統(tǒng)化，規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，極大的提高了工作效率，完善了醫(yī)療設(shè)備儀器檔案管理。以上5種表格，不僅涵蓋了醫(yī)療設(shè)備儀器從購(gòu)置開(kāi)始到報(bào)廢終止的全過(guò)程，而且明確了各階段對(duì)檔案文件的形成過(guò)程［5-6］。包括收集范圍、分類(lèi)原則、組卷存檔和編目方式及信息檢索、鑒定保管、保存期限、報(bào)廢銷(xiāo)毀、使用程序等。建立嚴(yán)格的管理制度，相關(guān)人員就能夠在各階段管理中做到制度完備，責(zé)任到人。實(shí)現(xiàn)設(shè)備儀器檔案科學(xué)管理，必將推進(jìn)醫(yī)院檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

［1］白香梅，夏慧琳.談醫(yī)院設(shè)備檔案的建立和管理.醫(yī)療設(shè)備信息，2003，18(10):59-61.

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