關(guān)于食品公司內(nèi)部控制問題的探討

陳祥 上海香奈食品有限公司

引言

在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，我國食品行業(yè)的發(fā)展十分迅速，并且已經(jīng)取得了一定的進步，發(fā)展成效十分顯著。但是需要注意的是，在目前食品行業(yè)的發(fā)展中，仍然存在部分問題，在多種因素的綜合影響下，尚未得到徹底解決。比如，部分食品公司的內(nèi)部控制工作不到位，再加上可能會發(fā)生的不安全事件，導(dǎo)致整個食品行業(yè)的發(fā)展比較低迷。因此，對于食品公司來說，需要采取針對性、可行性的發(fā)展策略，解決內(nèi)部控制方面存在的問題，為食品行業(yè)提供有利于發(fā)展的內(nèi)部條件。

一、食品公司內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部控制基礎(chǔ)環(huán)節(jié)薄弱

在內(nèi)部控制工作的開展過程中，工作環(huán)節(jié)較多，除了需要提供足夠的資金之外，還需要由專人負責(zé)具體的工作。工作人員的工作量在增加的同時，公司則相應(yīng)的需要投入更多的成本。內(nèi)部控制工作在短時間內(nèi)無法完成，需要經(jīng)過一個長期、持續(xù)性的工作過程，如果所開展的工作時間較短，很難看到經(jīng)濟效益的提升。部分管理人員對于內(nèi)部控制相關(guān)知識的了解不夠深入，甚至還有部分工作人員，他們認為沒有必要將過多的精力與資金放在內(nèi)部控制方面，在管理時比較習(xí)慣于自身所積累的經(jīng)驗。長此以往，內(nèi)部控制制度無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，且對于制度中的漏洞、缺陷也無法在短時間內(nèi)發(fā)現(xiàn)。還有一些管理人員，他們認為內(nèi)部控制工作不是自己的本職工作，應(yīng)該需要由財務(wù)部門來全部負責(zé)。此外，再加上食品公司中的部分員工認為，只需要完成自己本職的工作就可以，不需要參與其他工作，就算不進行內(nèi)部控制工作，也不會對自己的薪資水平產(chǎn)生影響，導(dǎo)致員工在參與內(nèi)部控制工作時的態(tài)度比較消極、被動。

（二）風(fēng)險評估方面的問題

通過對大部分公司的了解發(fā)現(xiàn)，不管在開展任何項目之前，都需要提前對項目進行全面、詳細了解，對風(fēng)險點進行分析。然后，可以根據(jù)風(fēng)險點的情況，設(shè)置相應(yīng)的預(yù)防措施，設(shè)定好具體的控制活動。而食品行業(yè)具有自身獨特的特點，具有比較明顯的特殊性。在具體的風(fēng)險考察過程中，僅僅考慮資金方面的運行情況是遠遠不夠的，對于現(xiàn)階段的消費者來說，他們更加重視食品的質(zhì)量安全。從目前食品公司的發(fā)展情況來看，大部分公司并沒有制定科學(xué)、可行的風(fēng)險控制體系。還有部分食品公司，雖然已經(jīng)制定了相應(yīng)的管理體系，但是很難對風(fēng)險起到預(yù)防和控制的作用，且無法快速排查出公司運行過程中的隱性風(fēng)險。與此同時，食品公司在具體的發(fā)展過程中所涉及的環(huán)節(jié)較多。比如采購環(huán)節(jié)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)等等，不管是哪一個環(huán)節(jié)，都需要消耗大量的人力。由于公司對于人工的依賴性較強，人為方面的因素對公司發(fā)展造成了或多或少的負面影響，無法保證對每個環(huán)節(jié)的操作風(fēng)險進行全面控制。從另一個層面上來說，風(fēng)險管理方面比較薄弱是食品公司普遍存在的問題，需要盡快得到解決。

（三）控制活動方面的問題

1.生產(chǎn)與存貨

首先，在大部分食品公司的發(fā)展中，在成本核算方面主要存在以下兩個問題。第一，成本核算工作不夠及時，往往很難按時完成；第二，成本核算不夠準確。還有部分食品公司，為了使內(nèi)部的管理更加規(guī)范性，通常會以生產(chǎn)環(huán)節(jié)為切入點，制定具體的成本控制策略。但是通過對執(zhí)行情況的了解發(fā)現(xiàn)，并沒有從本質(zhì)上發(fā)揮作用，公司資源浪費的情況仍然存在。以黑龍江某個地區(qū)中的甲公司為例，甲食品公司在2003年成立，可以從事食品的研究與開發(fā)，進行生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)，其主要業(yè)務(wù)是生產(chǎn)罐頭、果汁飲品等等。甲公司在生產(chǎn)玉米漿飲料過程中，需要大量的原料。因此，在具體的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，需要生產(chǎn)一定量的半成品。但是對于車間的負責(zé)人來說，他們在日常的工作中，不僅需要做好食品加工相關(guān)的工作，并且需要及時登記原材料的使用情況、采購情況等等，這些工作的難度不高，但是卻比較復(fù)雜、繁瑣，在登記過程中不可避免地會出現(xiàn)一些錯誤。比如，數(shù)據(jù)重復(fù)登記、登記錯誤等等，直接影響了后續(xù)的成本核算工作；其次，還有一些食品公司，食品質(zhì)檢制度不夠嚴格，產(chǎn)品并沒有根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行質(zhì)量檢測，就直接進行了入庫處理。車間工作人員弱化了質(zhì)檢的作用，導(dǎo)致產(chǎn)品的質(zhì)量比較容易出現(xiàn)問題；最后，在庫存管理方面，部分食品公司要求相關(guān)部門要定期對產(chǎn)品、半成品的庫存情況進行檢查，但是相關(guān)部門通常不能在規(guī)定的時間內(nèi)進行庫存清點工作，導(dǎo)致庫存管理方面存在較大漏洞。

2.采購與付款

一般情況下，在食品公司的發(fā)展中，采購部門會根據(jù)采購的具體情況，對供應(yīng)商檔案進行管理。采購部門在采購各種類型的原材料時，通常會優(yōu)先與檔案中登記的供應(yīng)商進行合作，部分采購部門只會與檔案中的供應(yīng)商合作。如果食品公司中忽略了對工作人員崗位的分工，一些采購人員可能會在采購環(huán)節(jié)通過一些違規(guī)操作牟取暴利。與此同時，一些食品公司沒有與供貨商之間簽訂協(xié)議，對供貨應(yīng)的行為沒有明確要求，在后續(xù)的采購環(huán)節(jié)，一些供貨商可能會提供部分質(zhì)量較差的原材料，但是價格卻出現(xiàn)上漲的情況；最后，部分食品公司對市場上的信息不夠敏感，習(xí)慣于通過固定的渠道采購原材料，一些原材料的價格可能會出現(xiàn)虛高的情況，導(dǎo)致采購成本大大提升。比如，以甲企業(yè)為例，其在生產(chǎn)過程中需要用到玉米原料，為了避免質(zhì)量出現(xiàn)問題，與相關(guān)的供應(yīng)商建立了合作關(guān)系，采用直接采購的方式保證原材料質(zhì)量，但是由于企業(yè)對于市場的調(diào)查不夠深入，原材料的價格波動較大，對公司的發(fā)展造成了一定的負面影響。

3.銷售與收款

一方面，通過對食品公司銷售部門的了解發(fā)現(xiàn)，他們對于客戶的檔案更新不夠及時，尤其是對于新客戶的檔案，更新具有滯后性的特點。與此同時，對于客戶的具體信息了解不夠清楚。比如，客戶的信用情況、經(jīng)營情況等等，沒有做出明確說明。一些食品公司為了獲得競爭優(yōu)勢，通常會采用賒銷手段進行發(fā)展，這種方式看似能夠在一定程度上促進公司的發(fā)展，但是需要注意的是，也大大提高了企業(yè)發(fā)展的賬款風(fēng)險；另一方面，在銷售合同的制定方面，主要是領(lǐng)導(dǎo)或者具體的一個部門進行制定，其他部門的參與度不高。比如，財務(wù)部門、法務(wù)部門等等，并沒有參與到銷售合同的制定中，進一步加大了食品公司發(fā)展的風(fēng)險。

二、完善內(nèi)部控制機制的策略

（一）加強內(nèi)部控制基礎(chǔ)環(huán)境的建設(shè)

第一，對于公司內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)人員，需要強調(diào)其決策的權(quán)利，明確其責(zé)任。對于審計的決策，要及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員；第二，企業(yè)文化作為一種抽象的存在，雖然看不到、摸不著，但是卻能夠推動公司的發(fā)展，成為公司發(fā)展的內(nèi)在動力。對此，可以將內(nèi)部控制工作與企業(yè)文化結(jié)合起來，通過對工作人員的宣傳，使工作人員能夠意識到內(nèi)控的重要性，支持和配合內(nèi)控工作。與此同時，對于工作中的問題，要鼓勵員工之間進行互相交流，可以向相關(guān)負責(zé)人提出自己的意見，對公司的發(fā)展起到積極的促進作用；第三，做好對員工的培訓(xùn)工作。在食品公司中，通過對大部分員工的了解發(fā)現(xiàn)，他們并不清楚內(nèi)部控制工作的內(nèi)容、意義、作用是什么。對此，在具體的培訓(xùn)工作中，可以制定長期培訓(xùn)計劃和短期培訓(xùn)計劃。通過短期培訓(xùn)計劃，要使其能夠認識到內(nèi)部控制工作到公司發(fā)展的積極作用，使其了解具體的工作內(nèi)容，從行動上支持公司的各項工作。通過長期培訓(xùn)計劃，要使其的內(nèi)部控制意識能夠得到有效提升，在后續(xù)的培訓(xùn)工作中，可以根據(jù)公司工作內(nèi)容的調(diào)整，及時對培訓(xùn)內(nèi)容進行調(diào)整。通過培訓(xùn)工作，能夠使員工以積極、主動的態(tài)度對待內(nèi)部控制工作，且意識到自身在工作中的具體職責(zé)。

（二）建立全面的風(fēng)險管理機制

食品公司風(fēng)險管理工作的重要性不言而喻，主要有以下幾個方面需要注意。第一，要從評估、風(fēng)險識別等多個不同的方面入手，結(jié)合公司的經(jīng)營特點、性質(zhì)，成立相應(yīng)的風(fēng)險管理部門。在具體的部門中，需要由公司中的關(guān)鍵人員參與，對于具體的項目，需要對與風(fēng)險相關(guān)的信息進行全面收集，做好分析工作；第二，要明確風(fēng)險管理的目標(biāo)，制定出風(fēng)險識別的具體方法、應(yīng)對風(fēng)險的具體策略等，保證在發(fā)生風(fēng)險時，公司能夠第一時間采取相應(yīng)的措施，靈活應(yīng)對各種風(fēng)險，避免對公司的發(fā)展造成負面影響；第三，對于風(fēng)險管理的相關(guān)部門來說，需要定期將自己的風(fēng)險管理內(nèi)容進行匯報，形成風(fēng)險評估報告。比如，決策所產(chǎn)生的風(fēng)險、產(chǎn)品質(zhì)量方面的風(fēng)險等等，建立與風(fēng)險相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，使食品公司能夠輕松應(yīng)對各種風(fēng)險。

（三）優(yōu)化內(nèi)部控制活動

1.解決生產(chǎn)與存貨問題的具體策略

第一，在原材料以及產(chǎn)品、半成品的管理方面，食品公司要細化管理工作的內(nèi)容，由專人負責(zé)管理具體的部分。具體地來說，對于各種資源的入庫記錄、生產(chǎn)記錄，都需要及時以數(shù)據(jù)的形式記錄下來，并且錄入到系統(tǒng)中，確保信息的準確；第二，制定具體的質(zhì)量監(jiān)測程序，在產(chǎn)品入庫前，需要有專人嚴格按照相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)測標(biāo)準、要求進行檢測。對于一些質(zhì)量較差、有問題的產(chǎn)品，需要了解具體情況，追究責(zé)任到具體的工作人員；第三，相關(guān)部門要定期對倉庫中產(chǎn)品、原材料的情況進行統(tǒng)計，做好清算工作。與此同時，要加強各個部門之間的聯(lián)系，財務(wù)部門要及時與倉庫管理部門進行溝通，在完成庫存盤點工作之后，需要及時編制成清算報告，最后交給財務(wù)部門，使財務(wù)核算工作能夠順利進行。

2.優(yōu)化采購與付款的控制

第一，對于食品公司來說，需要對供貨商的具體信息、經(jīng)營情況等進行詳細登記，完善對供貨商的管理制度。在選擇供貨商時，需要充分考慮各方面的因素。比如，采購時的成本，并且在原材料質(zhì)量相同的情況下，要選擇價格低廉的供貨商。采購部門的相關(guān)工作人員要提高對市場信息的敏感度，對于市場信息的變化情況要及時了解，掌握市場中原材料的價格變化情況，定期篩選市場上的優(yōu)質(zhì)供貨商。與此同時，還可以成立專門的評估小組，由采購人員、質(zhì)量監(jiān)測人員組成，對于優(yōu)質(zhì)的供貨商，可以與其簽訂信任管理機制，建立長期的合作關(guān)系；第二，針對供貨商各方面的信息，需要優(yōu)化和完善檔案管理制度，需要有專人負責(zé)檔案的管理工作。具體地來說，需要對供貨商的信息、信用等級等信息進行及時更新，且記錄好市場價格的變化，避免采購人員利用自己的工作之便從中謀取私利，最大程度上的保證采購成本的控制策略的執(zhí)行與落實；第三，采購部門要及時配合風(fēng)險管理部門的工作。一方面，要了解產(chǎn)品在市場上的實際需求，結(jié)合行業(yè)的發(fā)展情況，了解發(fā)展過程中可能會遇到的風(fēng)險，對風(fēng)險點進行詳細評估；另一方面要避免單一的采購方式，可以從多個不同的渠道進行采購，為采購決策提供更多有用的信息。

3.加大銷售與收款的控制力度

第一，完善客戶信息的管理制度。在具體的管理過程中，針對優(yōu)質(zhì)客戶，可以建立單獨的管理部門，不僅要收集與客戶相關(guān)的各項信息，并且要對客戶的信息進行及時整理。與此同時，還可以對客戶的信用情況進行詳細調(diào)查，建立信用評價機制。比如，在進行正式交易之前，除了要了解客戶是否有足夠的資金之外，還需要掌握其資信情況，根據(jù)客戶的實際情況確定賬款額度，確定在必要情況下，是否需要采取催收措施。在與客戶進行交易時，不能一味地重視發(fā)展規(guī)模的擴大，要在維系好與客戶關(guān)系的同時，避免出現(xiàn)壞賬的情況；第二，需要注意的是，如果客戶已經(jīng)超出了規(guī)定的時間，仍然沒有還上賬款，公司需要采取催收措施。在必要的情況下，也可以采取合理、可行的手段，維護自身的合法權(quán)益；第三，食品公司要提高銷售合同管理制度的規(guī)范性。通過這種方式，能夠避免公司內(nèi)的資金出現(xiàn)問題，為資金的正常運轉(zhuǎn)提供重要保障。比如，可以針對銷售合同建立責(zé)任機制，由負責(zé)人進行簽字，在合同簽署的全過程，都需要有相關(guān)部門參與進去，發(fā)揮重要指導(dǎo)作用，最大程度上的降低食品公司的經(jīng)營風(fēng)險。

（四）強化公司內(nèi)部的監(jiān)督職能

一方面，對于食品公司來說，針對成本的投入與產(chǎn)出情況、資金的支出與收益，都需要制定相應(yīng)的控制措施，并且成立監(jiān)督小組。不管是資金的投入方面，還是成本的消耗方面，都需要堅持以經(jīng)濟效益為導(dǎo)向，采取多種方法節(jié)約資源，避免出現(xiàn)對資源的不合理利用或者浪費的情況；另一方面，可以設(shè)置監(jiān)察部門，使其對財務(wù)部門相關(guān)信息進行核查，在確定信息的真實性、可靠性的同時，對財務(wù)部門的工作進行評價。與此同時，還可以與外部控制工作結(jié)合起來，形成審計分析報告，為公司的決策以及管理工作提供更多有價值的信息。

結(jié)語

綜上所述，解決食品公司的內(nèi)部控制問題十分重要。對此，在目前的發(fā)展背景下，對于食品公司來說，要想在激烈的市場競爭中處于優(yōu)勢，需要重視現(xiàn)代化管理制度的建立，將內(nèi)部控制管理應(yīng)用到公司經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)，通過對公司發(fā)展中各個環(huán)節(jié)的控制，提升公司經(jīng)營活動的規(guī)范性，在保證食品公司健康發(fā)展的同時，為食品行業(yè)的長遠發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。