新形勢(shì)下對(duì)人事檔案管理的幾點(diǎn)設(shè)想

■范萍

人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，是人才的主要信息來源，是知人善任，選賢舉能的重要工具。但是，傳統(tǒng)人事檔案管理存在很多弊端：認(rèn)識(shí)不夠，責(zé)任心不強(qiáng)；主觀隨意性強(qiáng)；“棄檔案”現(xiàn)象愈加嚴(yán)重；人事檔案管理信息化程度不高。

針對(duì)現(xiàn)階段人事檔案管理存在的弊端，本文從四個(gè)方面提出了人事檔案管理方式，及人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

1.提高思想認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)做好干部人事檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。

領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領(lǐng)導(dǎo)要自覺地加強(qiáng)相關(guān)的法律法規(guī)學(xué)習(xí)，維護(hù)人事檔案的證實(shí)性和嚴(yán)肅性，明確檔案工作是各級(jí)黨委政府義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。應(yīng)高度認(rèn)識(shí)干部人事檔案工作是干部人事工作的重要組成部分，是干部人事管理工作中一項(xiàng)不可缺少的基礎(chǔ)工作，應(yīng)將其納入到議事日程。如根據(jù)要求保管500-1000卷干部人事檔案的部門和單位，要有專用的檔案庫(kù)房，有條件的設(shè)置庫(kù)房和閱檔室。保管500卷以下干部人事檔案的部門和單位，庫(kù)房與整理檔案工作室合二為一。所有管理單位全部使用鐵制檔案柜存放干部人事檔案，并達(dá)到“六防”要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，信息不失密、不泄密。另外，在對(duì)待干部人事檔案管理的工作人員，領(lǐng)導(dǎo)要真心實(shí)意地關(guān)心、愛護(hù)他們，合理解決他們的職級(jí)待遇問題和生活上的實(shí)際困難，支持他們按有關(guān)規(guī)定評(píng)定專業(yè)技術(shù)職稱和任職資格。

2.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高干部人事檔案工作人員素質(zhì)。

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決與檔案工作人員。《干部檔案工作條例》中第三十八條規(guī)定：各級(jí)組織人事部門要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治書上可靠，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，并堅(jiān)持不懈地做好培養(yǎng)教育工作。按照講政治的要求，樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀。努力具備和發(fā)揚(yáng)主動(dòng)服務(wù)精神，默默無聞的奉獻(xiàn)精神，加強(qiáng)責(zé)任感。在平常的管理工作中體現(xiàn)他的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則，嚴(yán)守紀(jì)律。遵守制度，保守秘密。同時(shí)自覺加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注意自身專業(yè)水平的提高。熟悉人事檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對(duì)材料的鑒別、分類、歸檔、成冊(cè)了如指掌。隨著政治經(jīng)濟(jì)改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升、工資調(diào)整等需要入檔材料不斷增多，給檔案收集工作帶來新的要求。要做得認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，取之有據(jù)，以保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

3.完善人事檔案管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依。

完善的人事檔案管理制度，人員是基礎(chǔ)，制度是保障。實(shí)踐證明：建立完善的管理制度是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的有力措施和可靠保證。建立《收集管理制度》明確收集的范圍和要求，主動(dòng)積極地收集各時(shí)期，不同階段的干部任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等原始資料和數(shù)據(jù)，并按要求整理歸類，充實(shí)檔案內(nèi)容。建立《鑒別歸檔制度》，屬于歸檔的材料應(yīng)該真實(shí)、完整、齊全，文字清楚，手續(xù)完備，經(jīng)組織審查或本人簽字的方能歸入人事檔案。對(duì)于收集的材料要進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假，查漏補(bǔ)缺，自覺維護(hù)檔案工作的嚴(yán)肅性，準(zhǔn)確性。建立《保管保密制度》，采取確實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，建全“六防”設(shè)施，定期檢查，確保人事檔案的安全，延長(zhǎng)使用壽命。干部檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行 《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人們共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失和泄露檔案內(nèi)容。建立《查閱制度》，《干部檔案工作條例》中要求，凡查閱干部檔案，人員身份必須是共產(chǎn)黨員，必須嚴(yán)格遵守制度和閱檔規(guī)定。做到轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出接收材料有登記，查閱、借閱檔案有記錄，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。

4.采用信息化管理方式，提高人事檔案工作效率和水平。

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革和發(fā)展的需要。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用借助計(jì)算機(jī)輔助管理，采用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。根據(jù)需要，通過屏幕查閱，大大提高人事檔案工作效率和質(zhì)量。與此同時(shí)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式，可將不屬于保密范圍和個(gè)人隱私內(nèi)容的人檔案上網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)管理以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。有利于人才流動(dòng)，人盡其才，也有利于人事檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化管理。這是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對(duì)人事檔案管理模式的補(bǔ)充。由于有些人才市場(chǎng)不規(guī)范，流動(dòng)人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待逐步調(diào)整、改進(jìn)。目前我們?nèi)耸聶n案管理正處在這兩種模式并存發(fā)展階段。

總之，人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，它是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任，選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。我們只有“以人為本”和“以民為本”來進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，同時(shí)積極探索新的管理模式，才能為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。