基于ASP的吉林省中小物流企業(yè)信息化管理研究

蘇立清李 丹

(1.長(zhǎng)春市市直機(jī)關(guān)事物管理局,吉林長(zhǎng)春 130022;2.長(zhǎng)春工業(yè)大學(xué)工商管理學(xué)院,吉林長(zhǎng)春130012)

基于ASP的吉林省中小物流企業(yè)信息化管理研究

蘇立清1李 丹2

(1.長(zhǎng)春市市直機(jī)關(guān)事物管理局,吉林長(zhǎng)春 130022;2.長(zhǎng)春工業(yè)大學(xué)工商管理學(xué)院,吉林長(zhǎng)春130012)

物流信息化是作為物流合理化的一個(gè)重要途徑,信息化管理對(duì)吉林省中小物流企業(yè)具有重要意義。本文對(duì)ASP及吉林省中小物流企業(yè)加以界定,并分析目前吉林省中小物流企業(yè)信息化管理中存在的主要問(wèn)題,闡述在ASP的基礎(chǔ)上如何實(shí)現(xiàn)吉林省中小物流企業(yè)信息化建設(shè)。

吉林省;中小物流企業(yè);應(yīng)用服務(wù)器提供商(ASP)

吉林省的物流行業(yè)于20世紀(jì)90年代開(kāi)始發(fā)展,各中小物流企業(yè)蓬勃發(fā)展,但是吉林省中小物流企業(yè)不僅要面對(duì)國(guó)內(nèi)同行小、亂、雜的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境,同時(shí)又要面對(duì)國(guó)外巨頭大、精、專(zhuān)的競(jìng)爭(zhēng)。此時(shí),利用信息化實(shí)現(xiàn)差異化的服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)成為面對(duì)挑戰(zhàn)、提升實(shí)力的最有效的手段。先進(jìn)水平相比,吉林省信息化整體水平尚處于較低層次,特別是中小物流企業(yè)的信息化水平很低。

一、ASP及吉林省中小物流企業(yè)概述

(一)ASP的概念

ASP(Application Service Provider)是指以網(wǎng)絡(luò)為傳輸工具,以一對(duì)多、多對(duì)多租賃的形式向用戶提供各種應(yīng)用與服務(wù)的服務(wù)提供商,ASP將各類(lèi)用戶經(jīng)營(yíng)、運(yùn)行、管理各環(huán)節(jié)所需的各種應(yīng)用程序放在 IDC(International Data Company國(guó)際數(shù)據(jù)公司)數(shù)據(jù)中心的服務(wù)器,由用戶在遠(yuǎn)程終端通過(guò) Internet調(diào)用,ASP根據(jù)用戶的要求提供幫助、咨詢(xún)、資源利用和共享,為用戶解決企業(yè)運(yùn)營(yíng)、管理中所遇到的各種問(wèn)題。

(二)ASP的應(yīng)用服務(wù)的主要內(nèi)容及其服務(wù)過(guò)程

圖1 ASP應(yīng)用服務(wù)過(guò)程簡(jiǎn)圖

ASP所提供的服務(wù)內(nèi)容包括:

第一,基礎(chǔ)性服務(wù)ASP為用戶管理應(yīng)用軟件的使用環(huán)境,對(duì)軟件進(jìn)行更新升級(jí)與維護(hù),全天候監(jiān)控網(wǎng)絡(luò),保證用戶的基本需求。

第二,高級(jí)服務(wù)在基礎(chǔ)性服務(wù)的基礎(chǔ)上,提供專(zhuān)業(yè)技術(shù)支持,保證應(yīng)用軟件的安全和性能,每日數(shù)據(jù)備份及數(shù)據(jù)恢復(fù)。

第三,外延性服務(wù)在高級(jí)服務(wù)的基礎(chǔ)上更為專(zhuān)業(yè)的服務(wù),如配置和擴(kuò)展應(yīng)用軟件、為用戶定制專(zhuān)用軟件、提供解決方案和代為培訓(xùn)等。

(三)中小物流企業(yè)的定義

2005年5月1日,國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布的《物流企業(yè)分類(lèi)與評(píng)估指標(biāo)》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)正式實(shí)施。指出了相應(yīng)的信息系統(tǒng)是物流企業(yè)的必要條件。其中,以物流企業(yè)中的交通運(yùn)輸業(yè)和郵政業(yè)為例,說(shuō)明中小物流企業(yè)的范圍,中小企業(yè)和中型企業(yè)的分類(lèi)如表2所示。

表1 運(yùn)輸業(yè)中小企業(yè)和中型企業(yè)的分類(lèi)

表2 郵政業(yè)中小企業(yè)和中型企業(yè)的分類(lèi)

(四)吉林省中小物流企業(yè)概況

吉林省中小物流企業(yè)大約有500家,包括吉林市華騰物流有限公司、長(zhǎng)春安華物流有限公司、榆樹(shù)市物流有限公司、長(zhǎng)春天予物流有限公司、吉林白城市仁和物流有限公司、吉林省飛鴻配送服務(wù)有限公司、吉林省松原物流、吉林省金櫥餐具配送有限公司、四平空運(yùn)物流、農(nóng)安泰瑞運(yùn)輸有限責(zé)任公司等。

二、吉林省中小物流企業(yè)應(yīng)用ASP的必要性

對(duì)于吉林省的中小物流企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),在于加強(qiáng)分工合作,利用自身的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)和精力于自身的物流業(yè)務(wù);對(duì)于信息系統(tǒng)和對(duì)于IT技術(shù),中小物流企業(yè)沒(méi)有充足的資金和技術(shù)投資于這方面的建設(shè),而良好的信息系統(tǒng)對(duì)中小物流企業(yè)卻是生存競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵,而ASP可以有效地替代公司IT部門(mén)部分或全部功能。通過(guò)應(yīng)用全部或部分系統(tǒng)對(duì)構(gòu)成整個(gè)公司IT業(yè)務(wù)的程序和步驟、角色和關(guān)系產(chǎn)生替代效果。ASP就像公司的一個(gè)IT部門(mén)規(guī)劃公司的環(huán)境、系統(tǒng)、應(yīng)用和服務(wù)。ASP設(shè)計(jì)系統(tǒng)和流程,運(yùn)行軟件,以及負(fù)責(zé)安裝、開(kāi)發(fā)、操作和管理。ASP要與設(shè)備供應(yīng)商、帶寬提供商、軟件發(fā)布商、系統(tǒng)集成商和咨詢(xún)公司聯(lián)系,特別是與客戶內(nèi)部用戶進(jìn)行交流。所有這些原本是由企業(yè)自己做的工作現(xiàn)在成了ASP的責(zé)任。

同時(shí),與傳統(tǒng)的物流軟件外包模式相比,ASP也擁有著相對(duì)的優(yōu)勢(shì),如表3所示:

表3 傳統(tǒng)軟件模式與ASP模式的比較

三、吉林省中小物流企業(yè)信息化進(jìn)程中存在的主要問(wèn)題

吉林省許多中小物流企業(yè)由傳統(tǒng)運(yùn)輸倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)發(fā)展而來(lái),由于人員素質(zhì)及資源有限,習(xí)慣于用傳統(tǒng)的思想解決問(wèn)題,使信息化在實(shí)施過(guò)程中遇到了極大的阻力,信息不能實(shí)現(xiàn)共享。另外,吉林省中小物流企業(yè)的企業(yè)資金、規(guī)模和經(jīng)營(yíng)能力有限,適合中小物流企業(yè)的物流軟件有限,提供基礎(chǔ)信息和公共服務(wù)的物流平臺(tái)發(fā)展緩慢,自己開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)物流信息系統(tǒng)軟件的可能性不大,故迫切需要物流公共信息平臺(tái)。

(一)信息“孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重

吉林省中小物流企業(yè)的企業(yè)資金、規(guī)模和經(jīng)營(yíng)能力有限,自身發(fā)展不健全,不能與其他物流企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息共享。很多用戶對(duì)自己的信息化需求并不了解,往往是想到什么就做什么,結(jié)果導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象非常嚴(yán)重。與其他中小物流企業(yè)的信息系統(tǒng)缺乏聯(lián)系與溝通,不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的共享,導(dǎo)致許多發(fā)貨錯(cuò)誤,降低了客戶的滿意度,影響企業(yè)的聲譽(yù)。這一現(xiàn)象如圖2所示。

圖2 信息孤島現(xiàn)象

(二)缺乏員工的信息技能培訓(xùn)

吉林省許多中小物流企業(yè)由傳統(tǒng)運(yùn)輸倉(cāng)儲(chǔ)企業(yè)發(fā)展而來(lái),由于人員素質(zhì)及資源有限,導(dǎo)致物流發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)許多問(wèn)題。中小物流的員工卻普遍缺乏對(duì)系統(tǒng)的了解,也缺少相應(yīng)的信息技能,許多物流應(yīng)用軟件的功能得不到有效利用,致使客戶的貨物發(fā)錯(cuò)了接貨站,影響客戶的接貨時(shí)間,喪失客戶的忠誠(chéng)度。

(三)信息系統(tǒng)缺乏變更管理和維護(hù)

吉林省許多中小物流企業(yè)的綜合管理系統(tǒng)在剛剛引入的時(shí)候給企業(yè)帶來(lái)了前所未有的效益,可是隨著時(shí)間的推移,企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大,原本先進(jìn)的系統(tǒng)似乎有點(diǎn)“力不從心”了。其實(shí)這就是考慮到系統(tǒng)的更新問(wèn)題了,倘若中小型物流企業(yè)堅(jiān)持地認(rèn)可原來(lái)的系統(tǒng),遲遲不肯更新的話,將會(huì)阻礙其正常發(fā)展。

(四)信息技術(shù)落后

目前,信息技術(shù)在吉林省中小物流企業(yè)方面的應(yīng)用不僅比較少,而且應(yīng)用層次較低,計(jì)算機(jī)應(yīng)用多局限在大型物流企業(yè)。調(diào)查顯示,在國(guó)外物流企業(yè)得到普遍采用的條碼技術(shù)、RFID、GPS/GIS和 EDI技術(shù)在吉林省物流企業(yè)的應(yīng)用不夠理想。同時(shí),在國(guó)外得到廣泛應(yīng)用的倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)、運(yùn)輸管理系統(tǒng)、自動(dòng)導(dǎo)向車(chē)系統(tǒng)、貨物自動(dòng)跟蹤系統(tǒng)、訂單管理系統(tǒng)在吉林省的眾多中小物流企業(yè)中卻應(yīng)用不多。缺少信息技術(shù)的支持將會(huì)影響企業(yè)應(yīng)用ASP運(yùn)作的效率。

四、吉林省中小物流企業(yè)推進(jìn)ASP信息化進(jìn)程的措施

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明,目前吉林省中小物流企業(yè)中,實(shí)施信息化的比例還不到10%,甚至有些企業(yè)仍然采用純手工操作。面對(duì)吉林省中小物流企業(yè)的信息化困境,ASP可以提供一個(gè)相對(duì)可行的解決方案,然而,不僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的ASP的引入便可以使中小物流的企業(yè)的信息化困境變得明朗,這需要中小物流企業(yè)本身的信息化重要的意識(shí),政府部門(mén)的正確引導(dǎo),積極建造一個(gè)適合中小物流企業(yè)發(fā)展的環(huán)境,以及ASP服務(wù)提供商的專(zhuān)業(yè)性和可靠性支持。

(一)應(yīng)用新技術(shù)

鼓勵(lì)中小物流企業(yè)普遍采用條形碼技術(shù)(Bar-Coding)和射頻識(shí)別技術(shù)(RFID),提高信息采集效率和準(zhǔn)確性。采用基于互聯(lián)網(wǎng)的電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)(Web EDI)進(jìn)行企業(yè)內(nèi)外的信息的傳輸,實(shí)現(xiàn)訂單錄入、處理、跟蹤、結(jié)算等業(yè)務(wù)處理的無(wú)紙化;廣泛應(yīng)用的倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)、運(yùn)輸管理系統(tǒng)、自動(dòng)導(dǎo)向車(chē)系統(tǒng)、貨物自動(dòng)跟蹤系統(tǒng)、訂單管理系統(tǒng);加強(qiáng)對(duì)物流信息的服務(wù),包括:預(yù)先發(fā)貨通知、送達(dá)簽收反饋、訂單跟蹤查詢(xún),庫(kù)存狀態(tài)查詢(xún)、貨物在途跟蹤、運(yùn)行績(jī)效(KPI)監(jiān)測(cè)、管理報(bào)告等。有了完善的信息技術(shù)作為強(qiáng)勁的后盾,在使用ASP進(jìn)行業(yè)務(wù)作業(yè)時(shí)會(huì)大幅度提高企業(yè)的運(yùn)作效率。效率越高勞動(dòng)時(shí)間越少,則完成任務(wù)時(shí)間快,客戶滿意度也會(huì)提高,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益也會(huì)隨之提高。

(二)明確合同條款

第一,在硬件方面,ASP應(yīng)擁有自己的數(shù)據(jù)處理中心,不能將數(shù)據(jù)中心外包給另外的外包服務(wù)商。前者比后者具有更高的安全性。

第二,在對(duì)數(shù)據(jù)的存放方面,ASP必須提供必要的數(shù)據(jù)冗余和災(zāi)難保護(hù)措施,經(jīng)常備份數(shù)據(jù)等,ASP應(yīng)有能力應(yīng)付突發(fā)的事件以保證數(shù)據(jù)不被丟失和破壞。

第三,在保證數(shù)據(jù)的安全方面,ASP應(yīng)具有完善的安全保護(hù)措施,諸如安裝先進(jìn)的防火墻軟件、對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密、對(duì)用戶進(jìn)行嚴(yán)格的授權(quán)管理、對(duì)員工規(guī)定嚴(yán)格的工作制度等,以保證客戶企業(yè)數(shù)據(jù)不被竊取和泄露。

第四,雙方應(yīng)簽訂符合法律規(guī)定的合同。其內(nèi)容包括:

首先,指明在不同的時(shí)間段,ASP應(yīng)提供的服務(wù)級(jí)別是什么;ASP應(yīng)提供怎樣的用戶支持;何種系統(tǒng)故障是可以接受的,何種故障造成的損失應(yīng)當(dāng)由ASP承擔(dān)責(zé)任;當(dāng)雙方出現(xiàn)糾紛時(shí)誰(shuí)是最終的裁定者等內(nèi)容。

其次,確定ASP服務(wù)的收費(fèi)方法及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。這方面的內(nèi)容主要包括:系統(tǒng)是否要收取初裝費(fèi),如果收取,費(fèi)用是多少;每月的月租費(fèi)是否包含以后的維護(hù)、升級(jí)、支持等費(fèi)用,如果沒(méi)有包括,就應(yīng)詳細(xì)寫(xiě)明ASP在以后的系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)升級(jí)、用戶支持時(shí)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);當(dāng)雙方終止合同關(guān)系時(shí),用戶是否可以擁有應(yīng)用系統(tǒng),如果需要購(gòu)買(mǎi),購(gòu)買(mǎi)費(fèi)用是多少等內(nèi)容。

最后,明確ASP的違約責(zé)任及賠償。這方面的內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)注明系統(tǒng)故障的認(rèn)定及其責(zé)任的承擔(dān)情況,具體包括:哪些故障是屬于ASP的違約責(zé)任,是否應(yīng)付違約金或予以賠償,以及賠償金的數(shù)額等;對(duì)于由于系統(tǒng)故障而使用戶遭受的其他商業(yè)損失,ASP是否負(fù)有責(zé)任,如何賠償?shù)燃?xì)節(jié)。

(三)實(shí)現(xiàn)ASP集成應(yīng)用

中小物流企業(yè)舊軟件的“退出成本”,對(duì)物流企業(yè)來(lái)說(shuō)是一次大手筆的項(xiàng)目運(yùn)作,需要格外慎重。

首先,企業(yè)要按照ASP運(yùn)作的要求,成立項(xiàng)目運(yùn)作小組,對(duì)自有軟件資源進(jìn)行分析;對(duì)ASP進(jìn)行全面評(píng)價(jià),包括合作的前景和風(fēng)險(xiǎn)分析;對(duì)退出資源的優(yōu)劣、多少和轉(zhuǎn)化的難易程度進(jìn)行調(diào)查、分析和評(píng)估。

其次,企業(yè)應(yīng)預(yù)測(cè)潛在風(fēng)險(xiǎn)因素,提出相應(yīng)的解決對(duì)策,并評(píng)估;成本和收益的平衡分析;對(duì)預(yù)測(cè)收益進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析。

最后,決定是否原有軟件的退出或延用和重新引進(jìn)ASP的應(yīng)用。此外也可以根據(jù)企業(yè)狀況繼續(xù)延用原有軟件與購(gòu)置的ASP共同應(yīng)用。

(四)建立完善的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施

在吉林省,由于網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后,開(kāi)展ASP服務(wù)存在著先天不足。近年來(lái),中國(guó)電信等帶寬提供商逐漸加大了主干網(wǎng)擴(kuò)容的力度,進(jìn)一步降低費(fèi)率,提高網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性,近幾年來(lái),基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)狀況已大大緩解。局域網(wǎng)的使用可以免去或最大程度地減少網(wǎng)絡(luò)布線的工作量,一般只要安裝一個(gè)或多個(gè)接入點(diǎn)設(shè)備,就可建立覆蓋整個(gè)區(qū)域的局域網(wǎng)絡(luò)。

07年以來(lái),電信企業(yè)和ISP掀起了數(shù)據(jù)中心建設(shè)熱潮,在很大程度上,數(shù)據(jù)中心是因應(yīng)ASP的迫切需要而發(fā)展起來(lái)的。它為ASP提供帶寬,可以說(shuō),數(shù)據(jù)中心是ASP的ASP。對(duì)于ASP來(lái)說(shuō),把自己的網(wǎng)站委托給數(shù)據(jù)中心托管,可以在減少設(shè)備投入的同時(shí)獲得專(zhuān)業(yè)級(jí)服務(wù),這與ASP提供應(yīng)用租賃服務(wù)沒(méi)什么不同。數(shù)據(jù)中心提供商是ASP合作伙伴中至關(guān)重要的一環(huán)。

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蘇立清(1957-),女,長(zhǎng)春市市直機(jī)關(guān)事物管理局高級(jí)會(huì)計(jì)師,主要從事財(cái)務(wù)管理研究。