抓好“五個(gè)必須”構(gòu)建檔案安全保障體系

冉君宜

抓好“五個(gè)必須”構(gòu)建檔案安全保障體系

冉君宜

檔案安全工作是檔案建設(shè)工作的生命線，是檔案管理部門的基本任務(wù)和第一要?jiǎng)?wù)。國(guó)家檔案局在2002年發(fā)布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中，明確提出了加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)的具體要求?！?·12”汶川大地震、“4·14”玉樹地震和前不久的“8·7”甘肅舟曲特大泥石流災(zāi)害，更是為檔案全方位安全建設(shè)敲響了警鐘。大災(zāi)之后，檔案搶救工作的艱辛和修復(fù)工作的困擾，尤其是部分珍貴檔案資源無(wú)法恢復(fù)的無(wú)助與遺憾，都時(shí)刻警醒著我們：檔案安全，至關(guān)重要！

在日常管理工作中，我們要研究建立檔案安全保障體系，使得檔案實(shí)體安全和信息安全得到同步保護(hù)，就應(yīng)當(dāng)抓好“五個(gè)必須”：

一、必須樹立“安全第一”的思想認(rèn)識(shí)，為檔案安全提供健全的制度保障

各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案管理部門應(yīng)當(dāng)首先加強(qiáng)對(duì)檔案安全保護(hù)工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視，建立健全檔案安全保護(hù)工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將檔案安全管理工作納入日常工作議事日程，通過完善責(zé)任追究制度，按照科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，抓好檔案的制度建設(shè)與執(zhí)行環(huán)節(jié)，使之與其他各項(xiàng)工作同步發(fā)展。其次，應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和《檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)的要求，并借鑒國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案館防治災(zāi)害工作指南》，以自身實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，制定切實(shí)可行的檔案保護(hù)、電子文件保存、檔案保密等方面的檔案安全業(yè)務(wù)制度，建立完善的檔案安全制度管理體系。同時(shí)，加強(qiáng)內(nèi)部管理，通過層層落實(shí)檔案安全責(zé)任制，分級(jí)簽訂檔案安全保密承諾書等措施，健全檔案安全保護(hù)防控網(wǎng)絡(luò)體系。明確對(duì)違反檔案安全制度的具體處罰措施，在檔案安全問題上實(shí)行“一票否決制”，促進(jìn)檔案安全管理制度真正起到作用、發(fā)揮實(shí)效，奠定檔案事業(yè)安全、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、必須按照“以防為主、防治結(jié)合”的基本原則，為檔案安全提供完善的基礎(chǔ)設(shè)施保障

1.加強(qiáng)各類檔案館和檔案庫(kù)房建設(shè)。嚴(yán)格遵循《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，按照“因地制宜”的原則，合理確定館舍的建設(shè)規(guī)模和水平，做到功能齊全、設(shè)施完善、經(jīng)濟(jì)實(shí)用，充分滿足檔案收集、整理、保管、利用等工作需要。在建設(shè)過程中，要全面考慮防震、防火、防水、防山體滑坡、防污染等因素，選擇工程地質(zhì)條件和水文地質(zhì)條件較好、交通便利、城市公用設(shè)施比較完備、地勢(shì)較高、排水通暢、空氣流通和環(huán)境安靜的地段，遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所，并盡量采用防火、防水的高品質(zhì)建筑材料。在設(shè)計(jì)上盡量減少?gòu)?qiáng)光、塵土、高溫高濕、有害氣體等對(duì)檔案的危害，建好保障檔案安全的外圍屏障。

2.加強(qiáng)館內(nèi)檔案安全設(shè)施建設(shè)。

所有檔案庫(kù)房都應(yīng)當(dāng)逐步安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火設(shè)施和溫濕度調(diào)控設(shè)施。存放音像檔案、電子檔案等特殊載體檔案的庫(kù)房，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定安裝防磁設(shè)施。涉密計(jì)算機(jī)房等還應(yīng)建設(shè)信息屏蔽設(shè)施。涉密檔案的掃描、存儲(chǔ)、復(fù)印、傳真、縮微等設(shè)備，要經(jīng)過安全檢測(cè)，防止檔案信息在傳遞過程中被竊取。

三、必須將檔案信息安全與檔案實(shí)體安全放在同等重要位置，通過各種有效措施保證檔案信息安全

1.加強(qiáng)檔案原件安全管理，加速開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作。檔案數(shù)字化管理不僅方便了檔案資源的開發(fā)與利用，還可以對(duì)檔案原件起到保護(hù)作用。數(shù)字化管理工作應(yīng)以全宗為單位普遍進(jìn)行，而不宜在一個(gè)全宗內(nèi)只挑選部分進(jìn)行，否則起不到替代原件利用的作用。對(duì)于利用率高的檔案資料要優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。有條件的檔案管理部門在縮微、復(fù)印、數(shù)字化掃描后，應(yīng)將檔案原件封裝保存，除核對(duì)原件、抽查蟲霉等特殊情況外，不再開封，以最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。對(duì)配有復(fù)制件的檔案，無(wú)論是館內(nèi)利用還是館外利用，可以一律以復(fù)制件代替原件利用。封存原件時(shí)，最好用無(wú)酸、阻燃的紙箱，或用檔案多節(jié)柜，加以密封保存。密封保存，對(duì)檔案而言可以起到防盜、防塵、防潮、防光、防鼠的作用，遇到緊急情況時(shí)又便于轉(zhuǎn)移；即使遇到地震等自然災(zāi)害，密封箱柜也能起到保護(hù)檔案原件的作用。

2.加強(qiáng)電子檔案安全管理，積極推行檔案“異質(zhì)備份”工作。積極推進(jìn)區(qū)域性電子文件中心建設(shè)，對(duì)歸檔范圍內(nèi)的各類電子文件進(jìn)行集中保存、集中備份。積極推行“異質(zhì)備份”制度，即除了要將本單位所有電子文件在異地備份一套外，劃入永久保存的電子文檔，還要轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)或縮微膠卷形式，以確保電子文件的安全保存。同時(shí)，要加強(qiáng)各類行政機(jī)關(guān)、檔案管理機(jī)關(guān)內(nèi)部系統(tǒng)、內(nèi)部使用的涉密計(jì)算機(jī)及涉密載體的安全保密措施，嚴(yán)防文件在內(nèi)部傳輸過程中被竊取。對(duì)于電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)也應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)和認(rèn)證，以確保存儲(chǔ)介質(zhì)長(zhǎng)期可用。

3.正確處理公共檔案開放利用與檔案信息安全管理矛盾，充分發(fā)揮檔案資料的社會(huì)價(jià)值功能。隨著我國(guó)政治體制改革的深化、社會(huì)主義民主政治的發(fā)展以及公民知情權(quán)意識(shí)的不斷增強(qiáng),政府信息公開已經(jīng)逐步成為社會(huì)各界的普遍共識(shí)。檔案館是政府文件的歸口管理單位和主要聚集地，2008年5月1日起正式實(shí)施的《政府信息公開條例》，賦予其一種新的身份，即政府現(xiàn)行文件的法定公開場(chǎng)所。新身份的確立既為檔案工作帶來(lái)了機(jī)遇，也帶來(lái)了安全管理等方面的新挑戰(zhàn)。檔案保存的根本目的在于利用，在做好信息開放、最大限度利用檔案資源為社會(huì)服務(wù)的同時(shí)，各級(jí)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行保密管理規(guī)定，對(duì)涉及政治、經(jīng)濟(jì)、國(guó)防、外事、科研等內(nèi)容的檔案開放工作嚴(yán)格審批流程，建立必要的檔案開放聯(lián)審制度，會(huì)同各類專業(yè)技術(shù)信息管理部門，對(duì)敏感資料的信息安全進(jìn)行等級(jí)鑒定，在充分發(fā)揮檔案潛在價(jià)值的同時(shí)，保證國(guó)家利益、集體利益和個(gè)人合法權(quán)益不受侵害。同時(shí)，還要加大檔案執(zhí)法監(jiān)督力度，建立完善的、立體的檔案行政執(zhí)法監(jiān)察體系，避免失密、泄密的現(xiàn)象發(fā)生。

四、必須進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平，積極開展檔案異地備份工作

面對(duì)自然災(zāi)害和各類突發(fā)社會(huì)事件對(duì)檔案安全的威脅，我們必須強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，提高災(zāi)害應(yīng)對(duì)能力，抓好重要檔案異地備份制度，在不同的地方存放重要檔案的副本或縮微品、光盤等復(fù)制品。

檔案安全備份的目的既是要防止火災(zāi)、蟲災(zāi)、盜竊、溫濕度損害等較小范圍破壞對(duì)檔案的損害，還要防止地震、洪水、戰(zhàn)爭(zhēng)、群體性事件等較大范圍破壞對(duì)檔案的損害。因此，最好將檔案進(jìn)行遠(yuǎn)距離、跨區(qū)域的異地存放。2008年以來(lái)，按照國(guó)家檔案局的要求，全國(guó)副省級(jí)市以上國(guó)家檔案館異地備份結(jié)對(duì)工作已全面完成，47家檔案館互相結(jié)對(duì)，互為對(duì)方提供檔案異地備份庫(kù)。

同時(shí)，各省級(jí)檔案管理部門也還應(yīng)當(dāng)抓緊制定本行政區(qū)內(nèi)地市級(jí)檔案館異地備份的具體方案，并督促推進(jìn)實(shí)施。備份館雙方應(yīng)就權(quán)利與義務(wù)、備份復(fù)制件交接、保管條件、安全管理等事宜充分溝通協(xié)商，簽訂協(xié)議；制定完善的備份策略，對(duì)備份范圍、備份技術(shù)、備份介質(zhì)、備份方式等做出明確規(guī)定；抓緊進(jìn)行檔案?jìng)浞輳?fù)制件制作，無(wú)論采取何種備份介質(zhì)和備份方式，都要在備份過程中嚴(yán)格執(zhí)行安全管理，確保檔案原件及復(fù)制件安全。要認(rèn)真做好檔案?jìng)浞萁唤庸ぷ?，確保檔案實(shí)體及檔案信息的安全。

五、必須堅(jiān)持以科技創(chuàng)新為先導(dǎo)，為檔案安全提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障

先進(jìn)的安全防范技術(shù)可以彌補(bǔ)檔案館庫(kù)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面的先天不足，彌補(bǔ)人們?cè)诎踩Ｃ芊矫娴男傅∈枋?，可以為檔案安全加一道“技術(shù)保險(xiǎn)”。在檔案管理過程中，我們可以積極探索采用各種先進(jìn)的安全防范技術(shù)手段，如指紋識(shí)別、虹膜識(shí)別、臉部識(shí)別、紅外報(bào)警、磁條防盜、條碼管理、水印防偽、電子文件封裝、信息防火墻等，以確保檔案信息的安全保密。同時(shí)，積極開展電子文件的安全保護(hù)技術(shù)研究工作。努力在電子文件保真技術(shù)、保密技術(shù)、長(zhǎng)期可讀技術(shù)這三個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域內(nèi)取得突破性進(jìn)展，為國(guó)內(nèi)外檔案事業(yè)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

（作者單位：山東省青島市排水管理處）