略論信息資源管理工作創(chuàng)新

馬 青

略論信息資源管理工作創(chuàng)新

馬 青

進入21世紀(jì)以來，隨著信息化程度的提高，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營方式逐漸走向自動化、網(wǎng)絡(luò)化。現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)、管理中大規(guī)模的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這就對信息管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，同時也提供了一個契機，促使信息管理工作從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術(shù)、積極開發(fā)信息資源、深層次挖掘信息中所蘊涵知識的方向轉(zhuǎn)變。下面，筆者通過對信息交流方式現(xiàn)狀的分析，談?wù)勑畔①Y源管理工作如何創(chuàng)新。

在傳統(tǒng)的信息交流中，信息的組織與傳遞是一個獨立的環(huán)節(jié)，其主要職能由信息管理部門承擔(dān)。在現(xiàn)代信息交流的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這一環(huán)節(jié)的獨立性受到了一定影響。傳統(tǒng)的信息傳遞采取的是“實物送達”，基本上由信息發(fā)布部門、信息管理部門和資料室共同承擔(dān)這一職能。而網(wǎng)絡(luò)載體技術(shù)的介入使信息的傳遞機構(gòu)部分實現(xiàn)了虛擬化，信息的組織與傳遞從理論上可以擺脫實物載體的束縛，實現(xiàn)數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)傳遞。因此，盡管目前信息的組織與傳遞職能仍然由資料管理部門承擔(dān)，但網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成功應(yīng)用已使其職能有所弱化。

目前，信息交流渠道由傳統(tǒng)的信息交流渠道和網(wǎng)絡(luò)信息交流渠道共同構(gòu)成，其中傳統(tǒng)渠道有所弱化，但有新興的網(wǎng)絡(luò)媒介加以彌補。因此從總體上來說，信息交流的渠道被擴大，使信息消費者不僅可以單獨利用某一渠道，也可以綜合利用各種渠道來獲取信息。

結(jié)合信息交流的特點，我們可以看出：傳統(tǒng)的文件資料手工管理模式是以保存工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實現(xiàn)歸檔資料在必要時的歷史查考作用為工作目的。隨著信息與通訊技術(shù)提供了新的信息存貯載體和傳遞渠道，信息的處理方式從根本上發(fā)生了變化，從而促進了傳統(tǒng)信息服務(wù)機構(gòu)——資料管理部門由一個巨大的檔案資料保管庫向信息檢索網(wǎng)絡(luò)發(fā)展；信息傳遞也由單向的紙張傳遞向雙向的電子傳遞演進，特別是自動化管理工具的成熟和普遍使用，使得資料管理部門對其所需信息的控制已開始從庫房管理轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施也已滲透到部門活動的各個方面……所有這些變化，為信息管理新模式——“信息資源管理”的形成和發(fā)展創(chuàng)造了條件。

一、信息資源與信息資源管理

所謂信息資源,狹義上是指文獻資源、數(shù)據(jù)資源以及各種媒介和形式的信息集合，如文字、聲像、印刷品、電子信息、數(shù)據(jù)庫等。廣義上的信息資源是信息活動中各種要素的總稱，包含了信息以及與信息相關(guān)的人、設(shè)備、技術(shù)、資金等各種資源，因此現(xiàn)代意義上的信息資源管 理（IRM—Information Resources Management）就是指為達到預(yù)定目的，運用各種手段，對信息在生產(chǎn)、流通、分配、利用等全過程中的要素進行全面管理,側(cè)重于信息資源的整體綜合效益。

從19世紀(jì)晚期的純文本管理開始，先后經(jīng)過信息的物理控制階段、自動化技術(shù)管理階段，一直發(fā)展到21世紀(jì)的戰(zhàn)略信息管理，可以說信息資源管理是在傳統(tǒng)的文獻管理、數(shù)據(jù)管理和技術(shù)管理的基礎(chǔ)上形成的更高層次的信息管理模式，它強調(diào)對所有信息進行全面管理，既不局限于文獻信息管理，也不局限于數(shù)據(jù)的處理與傳輸，而是突出地把信息及其相關(guān)要素作為資源來管理，通過合理的配置，有效地滿足企業(yè)乃至整個社會的信息需求。

IRM的內(nèi)容貫穿于用戶信息需求分析、信息采集與轉(zhuǎn)換、信息組織、信息存儲、信息檢索、信息開發(fā)、信息傳遞直至滿足用戶信息需求的全過程，其特點主要表現(xiàn)在：

（1）它是圍繞用戶信息需求的產(chǎn)生和滿足而形成的閉環(huán)系統(tǒng)，用戶是其出發(fā)點、歸宿和核心；

（2）它是由信息資源管理人員控制和操作的過程；

（3）它是由現(xiàn)代信息技術(shù)支持和銜接的過程，以計算機技術(shù)為核心的IS/IT構(gòu)成了它的操作平臺；

（4）它是以認(rèn)識論意義上的信息生命周期為內(nèi)在依據(jù)的、從管理的角度重塑的信息生命周期。

從IRM的涵義、內(nèi)容及其發(fā)展過程可以看出，信息資源管理已不等同于傳統(tǒng)的文獻管理、文書管理，也不等同于數(shù)據(jù)管理，它不僅是各種信息流的集成，更是信息手段的集成，是建立在信息技術(shù)、信息經(jīng)濟和信息文化三種基本管理模式之上的信息資源管理體系。

二、信息資源管理體系

IRM是信息資源交流和管理相契合的產(chǎn)物，是圍繞用戶信息需求的產(chǎn)生和滿足而形成的閉環(huán)系統(tǒng)，它的運行有賴于計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制等管理功能的實現(xiàn)，因此，如何通過優(yōu)化組合，使信息系統(tǒng)各要素之間形成強大的協(xié)同作用，以最大程度達到管理的高效、實效和經(jīng)濟的最佳效果，是改進創(chuàng)新信息管理模式、構(gòu)建信息資源管理體系的核心所在，更是保證現(xiàn)代企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。

1.體制創(chuàng)新，建立健全信息資源管理機構(gòu)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用日益廣泛，原有涉及信息管理(包括文件信息、檔案、情報、圖書、信息技術(shù)、信息標(biāo)準(zhǔn)化等)的部門，應(yīng)該變“分散式”管理方式為“集中——分散”組合管理方式，遵循經(jīng)濟規(guī)律，引進市場經(jīng)濟觀念，運用經(jīng)濟管理方式對信息實施管理，實現(xiàn)信息資源的最優(yōu)配置和最大限度的利用，以獲得最佳效益。即：

建立信息中心，將信息資源的規(guī)劃和開發(fā)統(tǒng)一進行。信息中心作為一個獨立機構(gòu)，主要負(fù)責(zé)信息的組織、協(xié)調(diào)、采集、服務(wù)等日常管理，其主要職能有信息平臺建設(shè)、信息整合、提供技術(shù)支持（如：組織各部門進行信息需求分析并分類匯總；確定信息的內(nèi)容、提供時間和提供方式；理順信息系統(tǒng)和信息使用渠道；保障信息的暢通和充分共享；預(yù)測未來的信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)展方向等）。

建立和完善各業(yè)務(wù)部門信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，將信息系統(tǒng)的應(yīng)用和管理分散進行。信息資源的使用單位可根據(jù)業(yè)務(wù)職責(zé)提出信息需求，并按照信息化和現(xiàn)代化管理要求，對本部門的技術(shù)資源和文獻資源進行專業(yè)管理。

2.技術(shù)創(chuàng)新，進一步提高信息資源的利用價值

信息資源的技術(shù)管理是用情報學(xué)的理論方法研究信息系統(tǒng)、媒介和利用方式，對各種現(xiàn)代化信息傳播、存貯、處理技術(shù)及計算機技術(shù)、辦公自動化等進行合理組配，構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，以實現(xiàn)資源共享?，F(xiàn)代信息的數(shù)字化發(fā)展環(huán)境，意味著信息資源管理工作要從目前文件信息的組織、傳遞、保管，提高到知識信息的發(fā)掘、組織、傳遞、檢索的層次。因此，信息管理人員的主要工作之一是要應(yīng)用最新的信息技術(shù)，加強有關(guān)數(shù)字化信息理論與關(guān)鍵技術(shù)的研究、開發(fā)和試驗，把對信息資源管理的研究成果轉(zhuǎn)化為信息技術(shù)，由自動化系統(tǒng)代替人來完成從信息采集到信息服務(wù)的具體工作。例如：可通過“協(xié)調(diào)控制——集中前加工與集中后處理——資源共享”方式，實現(xiàn)信息技術(shù)從文獻信息管理向多種媒體信息的集成性全面管理的轉(zhuǎn)軌。具體來講就是：

協(xié)調(diào)控制。建立信息管理應(yīng)用子系統(tǒng)，包括信息生產(chǎn)、標(biāo)引、傳遞、檢索、歸檔、利用等子系統(tǒng)，協(xié)調(diào)控制縱向（信息中心到各資料信息室）與橫向（信息中心與設(shè)計、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)、質(zhì)量等部門）的協(xié)作關(guān)系，使未來信息資源的職能管理機構(gòu)和人員可以隨時監(jiān)控信息在開發(fā)、傳遞、利用系統(tǒng)中的運轉(zhuǎn)情況，并能實時發(fā)出干預(yù)信號進行調(diào)控；同時系統(tǒng)內(nèi)的單個機構(gòu)——資料信息室的管理者也能實時監(jiān)督和調(diào)控其子系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)，并能實時了解整個系統(tǒng)的進展與態(tài)勢，這樣，網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境使得變間接的逐層管理為直接的實時管理成為現(xiàn)實。

集中前加工與集中后處理 。嚴(yán)格遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則對未經(jīng)處理的數(shù)據(jù)進行預(yù)加工，以保證后期的標(biāo)引質(zhì)量；將加工后的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)進行集中處理，合理安排布局，統(tǒng)一按格式進行計算機標(biāo)引和數(shù)據(jù)錄入。如：按照用戶檢索的原則，可將信息中與某一主題相關(guān)的節(jié)點進行集中，用熟悉的語言組織起來，建立分類型、主題型的信息資源導(dǎo)航庫，一方面向用戶提供這些資源的分布情況，另一方面還能提供多種檢索途徑，指引用戶查詢所需信息源，從而節(jié)省用戶上網(wǎng)查詢時間，提高工作效率。

資源共享 生成的電子文件一方面按規(guī)定備份和歸檔，另一方面進行網(wǎng)上發(fā)布和傳遞，從而實現(xiàn)信息資源共享，實現(xiàn)遠(yuǎn)端查詢、全文調(diào)閱和利用。

3.智能創(chuàng)新，建立信息人文管理新理念

信息資源建設(shè)就其本質(zhì)而言，就是將傳統(tǒng)的信息管理模式發(fā)展到更高層次的以“信息的檢索利用”為其主要內(nèi)容的工作，因此，如何滿足用戶信息需求、多大程度滿足需求、信息資源管理系統(tǒng)能達到什么樣的運行狀態(tài)等等，在很大程度上取決于信息資源管理部門和管理人員的整體結(jié)構(gòu)、素質(zhì)和能力。

在知識信息更新周期越來越短、學(xué)科門類越分越細(xì)的背景下，作為信息資源管理的主體，信息資源管理部門應(yīng)充分利用科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動所產(chǎn)生的豐富的信息資源，最大限度地滿足用戶需求，并逐步達到從對信息的文字處理向知識處理的智能化轉(zhuǎn)變；充分調(diào)動信息資源管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以提高信息資源管理系統(tǒng)的效能；改進和完善信息技術(shù)，打開被動的、自我封閉的管理之門，面向各個角落，通過積極有效的數(shù)據(jù)清理和信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，設(shè)計和確定信息流動渠道和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，借助自動化管理平臺，提供全方位的信息檢索途徑，把信息管理系統(tǒng)創(chuàng)建為網(wǎng)絡(luò)化的信息資源庫，實現(xiàn)資源共享，促進和維持信息資源管理系統(tǒng)的有序運行和良性循環(huán)。

目前，許多部門和單位已基本具備了實現(xiàn)文件信息電子存貯與網(wǎng)絡(luò)傳遞的能力，并已經(jīng)逐漸將信息資源的開發(fā)、傳播和利用納入到現(xiàn)代化管理中，使信息管理很大一部分工作在一個弱化了時空概念的虛擬化的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中運行，因此，信息管理者們應(yīng)把自己的角色調(diào)整為信息資源管理者，將目光從眼前的圖包、柜架、賬本轉(zhuǎn)向計算機和網(wǎng)絡(luò)工具，文件標(biāo)引工作也應(yīng)從簡單的紙面文字著錄轉(zhuǎn)向深層次的知識信息的開發(fā)，既了解信息資源及其運行過程，熟悉信息資源的類型、范圍、分布，又了解用戶的信息需求，并掌握各種適用的信息技術(shù)，只有這樣才能更好地引導(dǎo)用戶充分利用各種信息源，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率，同時在引進、消化、適應(yīng)信息技術(shù)成果中發(fā)展自我，肩負(fù)起信息資源建設(shè)的重任，不被現(xiàn)代社會所淘汰。

綜上所述，信息資源管理工作的改革與創(chuàng)新是社會信息化發(fā)展給我們提出的迫切要求，也是給信息資源建設(shè)者們提供的新的契機?？梢哉f，處于變革中的信息資源管理工作希望與困難并存、機遇與挑戰(zhàn)同在，關(guān)鍵在于我們要以積極而又謹(jǐn)慎的態(tài)度，抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)。只要我們在信息化的發(fā)展道路上積極探索，勇于創(chuàng)新，信息資源管理工作就能逐步走向輝煌！

（作者單位：中航工業(yè)西飛公司）