新時期深化高校檔案管理工作的思考

李鶴 交通部管理干部學院遠程教育部辦公室

新時期深化高校檔案管理工作的思考

李鶴 交通部管理干部學院遠程教育部辦公室

本文分析了目前高校檔案管理工作存在的主要問題，提出了深化高校檔案管理工作的幾點措施。

檔案管理；高校；深化

archives management；university；Deepening

高校檔案是高校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案管理工作是高校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高校管理水平高低的重要標志之一。隨著計算機技術和信息技術的大量涌入，給高校檔案工作帶來了新的機遇，同時也帶來了壓力和挑戰(zhàn)。如何適應新形勢，對檔

案工作進行科學化管理，成了各高校檔案工作的主題。

一、高校檔案管理工作的重要性

1. 檔案資源是高校發(fā)展的歷史憑證

高校檔案資料詳細真實地反映了一所學校從建校初期到逐步發(fā)展的整個歷史過程，它以各種不同的形式真實而客觀的記載著學校教學及管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，它是廣大師生員工勞動智慧和經(jīng)驗的結晶，是認識和把握高校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一所學校的寶貴財富。

2. 做好檔案管理工作，更好的為學校發(fā)展服務

做好檔案管理工作，其根本就是做好檔案的服務工作，這是檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點。完整的檔案資料在黨政管理、教學科研、基本建設及文化建設等方面發(fā)揮著重要的無可替代的作用。通過對學校檔案的查找和利用，可以清楚地看到學校歷史發(fā)展的足跡，看到在各個時期我們所取得的種種成績和榮譽；同時，也可以從中發(fā)現(xiàn)不足，以便總結經(jīng)驗教訓，更好地做好工作。

二、高校檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作重視不夠，檔案意識薄弱

當前，對檔案工作缺乏足夠的了解，檔案意識不強。一些領導認為高校的主要工作是教學、科研，不重視甚至忽視檔案工作，一些領導往往口頭上講檔案工作的重要性，但實際上卻是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”。另外，一些檔案形成人員檔案意識薄弱，認為檔案工作就是保管檔案，是檔案館的事，與學校其他部門、單位沒有多大關系，因而將工作中形成的檔案據(jù)為己有，不愿歸檔，造成檔案資源的缺失甚至丟失。

2.管理手段落后，整理方法過于繁瑣

在當前人工管理的模式下，由于時間、空間上的制約及紙質文檔的局限，使高校檔案資料在開放性、共享性等方面受到很大限制，檔案管理工作費時費力，整理方法繁瑣，使檔案工作人員無暇進行高校檔案的信息開發(fā)與利用，極大地限制了檔案工作人員的能動性。

3.檔案資源利用率較低

當前，由于受傳統(tǒng)思想以及現(xiàn)實狀況等因素的制約，高校對待檔案工作“重保管，輕利用”的現(xiàn)象普遍存在。很多學校的檔案管理工作仍停留在建檔、管檔、看家守攤，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導致許多很珍貴的、利用價值很高的檔案材料常年被束之高閣，不能發(fā)揮其應有的作用。

4. 部分檔案人員業(yè)務知識缺乏，綜合素質不高

一般說來，作為一名合格的檔案管理人員應該有扎實的專業(yè)知識，熟練的業(yè)務技能，但是目前高校檔案管理人員能達到上述要求的并不多。他們擁有豐富的管理經(jīng)驗，但學歷層次相對較低，大多未受過專門的檔案管理方面的教育，專業(yè)性和規(guī)范性較差，不能滿足日常工作開展的需要。部分檔案人員的職業(yè)道德素質、綜合業(yè)務素質不高，（政治）思想覺悟差。有一些檔案工作者，職業(yè)情感淡漠，奉獻意識與敬業(yè)精神欠缺，工作責任感不強。在業(yè)務上，工作態(tài)度散漫，不認真履行檔案工作人員職責，更不能很好地完成自己所承擔的業(yè)務工作。在服務上，對待利用者不主動，不熱情，缺少奉獻精神。在思想上，觀念相對落后、保守、僵化。

三、提高檔案管理工作水平的策略

1.思想觀念上的創(chuàng)新

一是領導的觀念要更新。高校各級領導應切實關注檔案工作，積極支持高校檔案信息化建設工作，要把檔案工作的發(fā)展作為高校整體發(fā)展的一個重要而必要的部分。二是要解放思想，轉變工作作風。作為高校檔案工作者要從思想上迅速轉變觀念，積極主動跟上高校檔案工作的發(fā)展步伐，增強大局觀念，提高思想認識，提高服務意識，服從高校整體工作安排，實現(xiàn)思想和工作的新跨越。

2.突出高校檔案室的雙重職能，強化行政管理

要把檔案工作作為學校內部行政管理的重要部門，因為法律要求其“對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導”，同時還要“負責保管本機關的檔案”。所以高校檔案機構具有雙重性，作為職能部門，它負有“監(jiān)督和指導”的職能;作為業(yè)務部門，它具有“保管”的職責。

3.提高檔案管理人員素質

為適應新形勢下檔案工作的需求，對檔案工作人員要進行必要的培訓，學習新知識、新技術，拓寬知識面，優(yōu)化知識結構，逐漸掌握計算機和其它有關方面的知識、技能。同時各院校應培養(yǎng)造就一批掌握現(xiàn)代科學技術的復合型檔案管理人員，只有這樣才能適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。

4.加強基礎業(yè)務工作，大力開發(fā)檔案信息資源，積極為高校發(fā)展做好服務工作

高校檔案是一種重要的信息資源，高校要提高自己的教學水平，不斷向前發(fā)展，就要大力開發(fā)自己的檔案信息資源，從高校檔案信息中獲取有價值的東西，同時，做好整理、編研、保管和利用服務等基礎業(yè)務工作，為高校發(fā)展更好的服務。

（1） 積極貫徹落實檔案法律法規(guī)，大力加強以法治檔力度，促進高校檔案管理水平的提高，檔案管理人員還要自覺堅持和遵守檔案工作基本原則和相關的法律法規(guī)，按規(guī)辦事、以法治“檔”，真正實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、有序化、高效化。

（2）充分發(fā)揮各個單位兼職檔案人員的作用，建立和諧的人際關系，推動檔案工作的進一步發(fā)展。檔案來源于學校各職能部門的職能活動，從文件產(chǎn)生到歸檔，需要經(jīng)歷一個很長的時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都會影響到文件材料的質量，影響到文件材料的完整性和準確性，所以應該協(xié)調好各部門的檔案兼職人員與檔案工作人員的關系，實現(xiàn)公文整理、歸檔的規(guī)范化、標準化和制度化。

5.采用現(xiàn)代信息技術，加快檔案管理的信息網(wǎng)絡化。

應全面應用現(xiàn)代信息技術，加快和有效開發(fā)檔案信息資源，充分挖掘和利用檔案的潛在價值，形成新的文獻形式和知識產(chǎn)品，并實現(xiàn)檔案信息資源共享。一是開展館藏檔案數(shù)字化。對館藏的文書檔案、磁帶檔案、圖片檔案等進行數(shù)字化，形成規(guī)范化、系列化的文字、聲像等檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫，并按照公開信息、內部信息、保密信息等級分類上網(wǎng)，為不同用戶提供相應等級的信息服務。二是實現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡化。利用校園網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，實行新信息上網(wǎng)發(fā)布、電子郵件服務、聯(lián)機公共目錄查詢和光盤遠程檢索服務，拓展檔案的服務功能，提高檔案服務質量。

總之, 高校檔案工作者應該不斷更新觀念,創(chuàng)新理論；更新知識,創(chuàng)新管理,掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律,樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識,與時俱進,以服務為宗旨,以創(chuàng)新為主題,做好檔案工作,使檔案管理現(xiàn)代化、科學化。

[1]石為群.新形式下如何做好高校檔案管理工作[J].杭州科技圖書情報.2004, ( 2).

[2]李華.對高校檔案管理創(chuàng)新的思考[J].佳木斯大學社會科學學報.2003,(4).

[3]蘇小妹.試論高校檔案管理工作存在的問題及對策[J].秘書之友.2007.8

[4] 苗慧珠.談更新觀念做好新時期高校檔案管理工作[J]科技情報開發(fā)與經(jīng)濟. 2005,(5).

Deepening Archives Management of University in New period

Li He

This paper analyzes the problems existing in the archives management of university, puts forward some corresponding solutions for promoting university to deepening Archives Management.

李鶴，交通部管理干部學院遠程教育部辦公室主任。