ERP項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)及控制、改進(jìn)措施

哈爾濱理工大學(xué) 朱璽

ERP項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)及控制、改進(jìn)措施

哈爾濱理工大學(xué) 朱璽

當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)全球化步伐的加快，ERP系統(tǒng)(企業(yè)資源計(jì)劃)將為企業(yè)提供更多、更好的功能，來幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理信息化和現(xiàn)代化，提高其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和綜合實(shí)力。而如何控制ERP實(shí)施過程中的風(fēng)險(xiǎn)，充分發(fā)揮其功能，也隨之變得極其重要。

ERP 實(shí)施 風(fēng)險(xiǎn) 控制

1 ERP的產(chǎn)生、發(fā)展和重要性

信息技術(shù)加速了經(jīng)濟(jì)全球化，與此同時(shí)也促使企業(yè)不斷地利用技術(shù)去面對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)信息化是現(xiàn)代企業(yè)管理必不可少的手段。在經(jīng)濟(jì)全球化的過程中，信息技術(shù)起到了重要的技術(shù)支持和保證作用，它是連接各國、各地區(qū)的技術(shù)紐帶。同樣，經(jīng)濟(jì)全球化極大地提高了信息的應(yīng)用價(jià)值，促使信息技術(shù)的技術(shù)性和應(yīng)用性不斷提高。當(dāng)今環(huán)境下，信息技術(shù)已普遍應(yīng)用在各行各業(yè)，很難想象沒有信息技術(shù)而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)全球化。

ERP最初是一種基于企業(yè)內(nèi)部“供應(yīng)鏈”的管理思想，由訂貨點(diǎn)法、MRP、MRPⅡ發(fā)展而來，是在MRPⅡ的基礎(chǔ)上擴(kuò)展了管理范圍，提出了新的結(jié)構(gòu)。它的基本思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一個(gè)緊密連接的供應(yīng)鏈，將企業(yè)內(nèi)部化分成多個(gè)相互協(xié)同作業(yè)的支持子系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)、市場(chǎng)營銷、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、服務(wù)維護(hù)以及工程技術(shù)等。ERP從面向事務(wù)處理的管理模式向面向智能且優(yōu)化管理模式的方向發(fā)展，可使管理人員按照設(shè)定的目標(biāo)尋找一種最佳的方案并迅速執(zhí)行，積極跟蹤甚至超前于市場(chǎng)的需求變化，快速做出正確的決策并以最快的速度執(zhí)行這些決策。然后以最通暢的渠道將產(chǎn)品提交到市場(chǎng)，盡快完成資本循環(huán)，以實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源在企業(yè)間、部門間的優(yōu)化配置及充分利用。在管理技術(shù)上，ERP也為企業(yè)提供了從內(nèi)部到外部各環(huán)節(jié)上的管理工具。

從經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國家的實(shí)踐我們可以認(rèn)識(shí)到，ERP確實(shí)是一種先進(jìn)的企業(yè)管理思想，能夠給企業(yè)帶來顯著的經(jīng)濟(jì)效益。ERP系統(tǒng)軟件是這一先進(jìn)管理理念的載體，它能夠從系統(tǒng)的觀念出發(fā)，將企業(yè)各種管理信息按客觀規(guī)律高度集成并快速處理。并且為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、管理和科學(xué)決策提供大量有效的信息，有效地協(xié)調(diào)企業(yè)所有資源，從而規(guī)范企業(yè)管理，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，降低成本，增加銷售。ERP可以實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)的整個(gè)運(yùn)作過程，最終達(dá)到提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的目標(biāo)。因此，ERP軟件的實(shí)施自然成為全世界現(xiàn)代企業(yè)的客觀需要和一種發(fā)展趨勢(shì)，國際上的知名企業(yè)幾乎沒有不使用ERP的。

據(jù)美國生產(chǎn)與庫存控制學(xué)會(huì)(APICS)統(tǒng)計(jì)，使用一個(gè)MRPⅡ/ERP系統(tǒng)，平均為企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益可用圖1表示。

圖1 ERP帶來的經(jīng)濟(jì)效益

(1)庫存下降11%；(2)庫存投資減少45%；(3)庫存周轉(zhuǎn)率提高50%；(4)延期交貨減少80%；(5)準(zhǔn)時(shí)交貨率55%；(6)誤期率平均降低35%；(7)采購提前期縮短50%；(8)停工待料減少60%；(9)制造成本降低12%；(10)管理人員減少10%；(11)生產(chǎn)能力提高13%。

2 現(xiàn)有的風(fēng)險(xiǎn)

ERP項(xiàng)目的實(shí)施過程伴隨著一些挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)，人們對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)因素的研究主要集中在以下幾個(gè)方面的問題上：企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、有關(guān)人員的技術(shù)水平、管理層支持、軟件設(shè)計(jì)方案、用戶的積極性、對(duì)技術(shù)的選擇與規(guī)劃、項(xiàng)目管理水平以及能否對(duì)待項(xiàng)目進(jìn)展過程中遇到的困難和問題。而這些問題，可以歸納為人才、技術(shù)、資源以及項(xiàng)目規(guī)模這四個(gè)方面。只有在人才、技術(shù)、資源成本、項(xiàng)目規(guī)模這些因素上達(dá)到合理的配置，ERP才能完全發(fā)揮效果，企業(yè)的信息化才能全面達(dá)成。

2.1 人才

ERP項(xiàng)目的實(shí)施過程中，相當(dāng)一部分風(fēng)險(xiǎn)與人力資源有關(guān)。一般來說，如果企業(yè)IT部門的員工對(duì)他們將要部署的ERP模塊比較熟悉，系統(tǒng)部署工作的效率和效果就會(huì)好得多。但是現(xiàn)在社會(huì)中ERP專業(yè)的人才比較少，市場(chǎng)需求較多導(dǎo)致很少有企業(yè)中儲(chǔ)備了較多的ERP專業(yè)人才，從而使企業(yè)IT部門的員工缺乏對(duì)ERP模塊的必要了解，項(xiàng)目成本和時(shí)間就會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)需要重新培訓(xùn)員工隊(duì)伍或聘用外來專家而大幅增加。

2.2 技術(shù)

技術(shù)問題在這些ERP項(xiàng)目的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)中也占有很大的比重，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)主要是指ERP系統(tǒng)所采用的新技術(shù)是否能與企業(yè)現(xiàn)有的硬件體系結(jié)構(gòu)和操作系統(tǒng)環(huán)境相匹配。如果企業(yè)引入的新技術(shù)與它現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境不相適應(yīng)，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)變大。

2.3 資源、組織結(jié)構(gòu)和成本

實(shí)施ERP對(duì)企業(yè)資源和成本的要求都是相當(dāng)巨大的。資源主要包括企業(yè)綜合硬件、軟件各方面的條件。例如各部門的配合，資源的調(diào)配，對(duì)項(xiàng)目延期或成本加大風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)期等。而這其中也與組織結(jié)構(gòu)有很大的關(guān)系。除此之外，ERP項(xiàng)目實(shí)施的成本巨大，所以對(duì)企業(yè)的資金鏈來講也是一次考驗(yàn)。這些成本通常包括：硬件費(fèi)用、軟件費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用、實(shí)施咨詢費(fèi)用及維護(hù)費(fèi)用等。根據(jù)國外成熟經(jīng)驗(yàn)，一般實(shí)施咨詢費(fèi)用是軟件費(fèi)用的1.5～2倍。

2.4 項(xiàng)目規(guī)模

正如上面所提到的那樣，ERP項(xiàng)目往往是企業(yè)有史以來單筆投資額最大的技術(shù)項(xiàng)目。不論是從需要花費(fèi)的時(shí)間、所涉及的員工人數(shù)和他們的參與程度，還是從預(yù)算項(xiàng)目總額、項(xiàng)目的影響范圍等方面衡量，這類項(xiàng)目的規(guī)模都稱得上是巨大的。所以隨之而來的風(fēng)險(xiǎn)也就相當(dāng)大，這對(duì)各部門員工和各級(jí)管理人員對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感和責(zé)任心都是一次巨大的考驗(yàn)。

3 改進(jìn)的方向和控制風(fēng)險(xiǎn)的策略

3.1 改進(jìn)的方向

人才的選擇與培養(yǎng)決定了信息化能否快速而有效地實(shí)施，而完成實(shí)施的要點(diǎn)在于IT人員的知識(shí)技能水平和最終用戶的知識(shí)技能水平。從IT人員的知識(shí)技能水平來說，如果他們普遍對(duì)ERP模塊比較熟悉，就將大大提高企業(yè)的信息化速率。而對(duì)于用戶知識(shí)技能水平的提升，最好的辦法就是讓用戶代表全面地參與項(xiàng)目工作，而不是讓他們只參與優(yōu)先的項(xiàng)目工作。

無論從哪一方面考慮，技術(shù)對(duì)商業(yè)的信息化來說都是一個(gè)必須的因素，而具體的體現(xiàn)就是ERP系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)有技術(shù)的配合程度以及ERP系統(tǒng)與技術(shù)人員現(xiàn)有知識(shí)技能水平的配合程度。在技術(shù)配合程度方面，新系統(tǒng)應(yīng)該與現(xiàn)有技術(shù)環(huán)境相適應(yīng)，對(duì)比企業(yè)需要對(duì)其現(xiàn)有技術(shù)環(huán)境作重大改變才能部署新系統(tǒng)的情況來說，可以減少很多不必要的麻煩。而技術(shù)人員的現(xiàn)有知識(shí)技能水平可以滿足新系統(tǒng)在技術(shù)方面(比如數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等)的要求也是很重要的一點(diǎn)。

對(duì)于實(shí)施ERP的潛在企業(yè)，資源、組織結(jié)構(gòu)和成本往往是制約ERP實(shí)施的關(guān)鍵因素。企業(yè)需要調(diào)配必要的資源對(duì)ERP項(xiàng)目給與足夠的支持，比如修訂和制定合理的管理策略、商業(yè)投資分析收益手段以及對(duì)成本的控制方案等。在組織結(jié)構(gòu)方面，企業(yè)需要大刀闊斧地再造業(yè)務(wù)流程以適應(yīng)ERP軟件，并要考慮到將會(huì)有0～25%的業(yè)務(wù)流程會(huì)受到ERP軟件項(xiàng)目的影響，同時(shí)進(jìn)行成本預(yù)算，避免產(chǎn)生不健康的資金流。

在項(xiàng)目進(jìn)行前和項(xiàng)目進(jìn)行中，項(xiàng)目的規(guī)模也會(huì)制約ERP實(shí)施的的進(jìn)度和效果，所以，企業(yè)必須將注意力適當(dāng)?shù)胤诺巾?xiàng)目規(guī)模方面，例如考慮并制定項(xiàng)目時(shí)間表、項(xiàng)目的分解細(xì)化以及項(xiàng)目的側(cè)重點(diǎn)。

3.2 控制風(fēng)險(xiǎn)的策略

根據(jù)現(xiàn)階段已實(shí)現(xiàn)ERP的企業(yè)經(jīng)驗(yàn)，我們可以對(duì)ERP項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)因素的控制策略進(jìn)行分析與總結(jié)。

人才方面的風(fēng)險(xiǎn)主要與相關(guān)人員的技術(shù)技能水平、用戶的參與和培訓(xùn)，以及項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)。因此，在有關(guān)人員的技術(shù)技能水平方面，可以通過設(shè)法招聘并留住專業(yè)技術(shù)人員、加大對(duì)現(xiàn)有IT員工隊(duì)伍的技術(shù)技能培訓(xùn)、聘用具備ERP模塊知識(shí)的商業(yè)分析師、發(fā)揮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的外來咨詢專家的作用，以及通過有效的管理措施讓外來咨詢師發(fā)揮專長(zhǎng)以填補(bǔ)企業(yè)在這方面的欠缺。在用戶參與方面，加強(qiáng)對(duì)最終用戶的培訓(xùn)，讓用戶全面參與項(xiàng)目管理工作，圍繞業(yè)務(wù)流程展開培訓(xùn)，而非單純地傳授技術(shù)以及加強(qiáng)溝通。在項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)方面，則需要從業(yè)務(wù)部門挑選項(xiàng)目帶頭人，并要求項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者提供一份能得到證實(shí)的工作經(jīng)歷記錄，確保領(lǐng)導(dǎo)者具備使項(xiàng)目按軌道前進(jìn)的能力。

技術(shù)方面的風(fēng)險(xiǎn)主要與軟件設(shè)計(jì)方案，ERP系統(tǒng)與企業(yè)結(jié)構(gòu)的匹配程度，對(duì)技術(shù)的選擇、計(jì)劃和集成，技術(shù)挑戰(zhàn)以及定制有關(guān)?？刂骑L(fēng)險(xiǎn)的策略上，則需要用按供應(yīng)商推薦的一整套項(xiàng)目管理方法和最佳時(shí)間開展工作，嚴(yán)格遵守ERP軟件的技術(shù)指標(biāo)；業(yè)務(wù)流程再造，高級(jí)管理層要參與業(yè)務(wù)流程再造并遵守為支持?jǐn)?shù)據(jù)集成而制定的企業(yè)變革計(jì)劃；聘用技術(shù)專家，說服供應(yīng)商提供對(duì)ERP系統(tǒng)的功能擴(kuò)展支持和升級(jí)支持，制定“客戶—服務(wù)器”計(jì)算環(huán)境的部署計(jì)劃，包括客戶工作站；對(duì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和接口開發(fā)工作的復(fù)雜性有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)；不要對(duì)ERP模塊進(jìn)行修改，按供應(yīng)商在軟件包文檔里推薦的最佳實(shí)踐模式完整地安裝全套ERP軟件分別給予對(duì)應(yīng)，以減少技術(shù)方面的風(fēng)險(xiǎn)。

在此類別中，在管理策略，供應(yīng)商關(guān)系，管理變革，管理商業(yè)投資收益手段，成本控制分析給予合適的手段都可以不同程度地降低ERP實(shí)施中所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。具體說來，在管理策略中需實(shí)施設(shè)法獲得高級(jí)管理層的支持，建立一個(gè)民主集中制的項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)任命一位項(xiàng)目帶頭人。對(duì)于供應(yīng)商關(guān)系，在建立并維持好與供應(yīng)商的關(guān)系，雙方共同監(jiān)控合同的執(zhí)行情況并簽署必要的補(bǔ)充協(xié)議的同時(shí)需要采取一種借助于供應(yīng)商來加快系統(tǒng)部署工作的策略。對(duì)于管理變革，則需要有效的變革管理以及建立一種人人都能暢所欲言的企業(yè)文化。對(duì)于管理商業(yè)投資收益手段則需要持續(xù)監(jiān)控ERP項(xiàng)目的匯報(bào)情況并為下一步工作提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備。此外，對(duì)于成本控制，最好的辦法就是節(jié)約不必要的開支以及在實(shí)施的前期進(jìn)行預(yù)算。

對(duì)于項(xiàng)目規(guī)模，企業(yè)最好把那些看似無關(guān)既要的需求和活動(dòng)也逐一落實(shí)到項(xiàng)目時(shí)間表里，并把ERP項(xiàng)目分解細(xì)化為一系列較小的子項(xiàng)目，積小勝為大勝，最后，把項(xiàng)目側(cè)重點(diǎn)放在ERP項(xiàng)目的商業(yè)效益上。

4 結(jié)語

ERP系統(tǒng)的實(shí)施是一個(gè)漫長(zhǎng)而又復(fù)雜的過程，只有把握住其中的每一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，并根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀不斷調(diào)整，量體裁衣，才能使ERP系統(tǒng)發(fā)揮出最佳的效果，從而創(chuàng)造更大的企業(yè)價(jià)值。

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1005-5800(2010)11(c)-078-03