“一專兩全”合同風(fēng)險(xiǎn)管理模式的構(gòu)建與實(shí)踐

文/李海燕 王春輝

“一專兩全”合同風(fēng)險(xiǎn)管理模式的構(gòu)建與實(shí)踐

文/李海燕 王春輝

近年來(lái)，臨沂礦業(yè)集團(tuán)田莊煤礦認(rèn)真推行全面風(fēng)險(xiǎn)管理，牢固樹立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，將風(fēng)險(xiǎn)管控理念貫徹于合同管理，建立了“一專兩全”合同風(fēng)險(xiǎn)管理模式，取得了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

一、“一專兩全”合同風(fēng)險(xiǎn)管理模式的涵義

概括地講，“一專兩全”合同風(fēng)險(xiǎn)管理模式就是通過建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，對(duì)合同管理全過程進(jìn)行全方位的管理和控制，保證企業(yè)有效防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，改進(jìn)基礎(chǔ)管理水平，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

“一專”：即在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)專門的合同管理機(jī)構(gòu)，選用懂經(jīng)濟(jì)、懂法律、懂管理的人才，統(tǒng)一管理合同的簽訂和履行，同時(shí)充分利用企業(yè)外部的專業(yè)法律資源，切實(shí)解決合同管理中所遇到的各種問題。

“兩全”：一是指從法律風(fēng)險(xiǎn)防范、優(yōu)化管理、成本控制、績(jī)效考評(píng)等多角度全方位地開展企業(yè)合同管理工作。通過將法律風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制植入企業(yè)合同管理體系，能夠使法律工作貫穿合同管理全過程，真正做到事前預(yù)防、專業(yè)預(yù)防。使業(yè)務(wù)部門從大量的信息收集、文件制作、資料整理等事務(wù)性工作中解放出來(lái)，將力量投入到業(yè)務(wù)水平提高等方面，進(jìn)一步優(yōu)化人力資源，加快合同審查審批的節(jié)奏，節(jié)省管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。二是指合同管理的全過程，包括合同準(zhǔn)備、締約管理、履約管理、統(tǒng)計(jì)考評(píng)、糾紛處理五個(gè)環(huán)節(jié)。

合同管理與企業(yè)資金的流出流入緊密關(guān)聯(lián)，涉及企業(yè)產(chǎn)品、物資、技術(shù)各個(gè)方面。“一專兩全”合同管理模式可以進(jìn)行有效防止不正之風(fēng)與職務(wù)犯罪，有利于反腐倡廉，凈化企業(yè)環(huán)境，樹立良好的風(fēng)氣。

二、實(shí)施“一專兩全”合同風(fēng)險(xiǎn)管理的步驟

“一專兩全”合同風(fēng)險(xiǎn)管理的具體實(shí)施過程可分為三步。

1.設(shè)置“2+1”式的合同管理機(jī)構(gòu)

即企業(yè)內(nèi)部2級(jí)合同管理機(jī)構(gòu)加1級(jí)外部專業(yè)法律機(jī)構(gòu)。首先，成立企業(yè)合同管理辦公室，作為合同的一級(jí)管理部門，獨(dú)立于企業(yè)其他部門，對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。其次，企業(yè)各業(yè)務(wù)部門作為二級(jí)合同管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本部門的合同簽訂和履行，并向合同管理辦公室報(bào)告合同的執(zhí)行情況。第三，將專業(yè)律師作為企業(yè)合同管理的“外腦”，參與處理企業(yè)合同管理中遇到的重大疑難問題。

2.建立“十基兩配”的企業(yè)合同管理制度體系

十項(xiàng)基本制度包括資信調(diào)查制度、授權(quán)委托制度、動(dòng)態(tài)法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警制度、采購(gòu)詢價(jià)制度、招標(biāo)投標(biāo)制度、合同評(píng)審制度、定期培訓(xùn)制度、證據(jù)保全制度、合同管理責(zé)任追究和獎(jiǎng)懲制度、合同糾紛處理制度。兩項(xiàng)配套制度包括合同檔案管理制度和合同印鑒管理制度。完善的制度體系使企業(yè)的合同行為有了一個(gè)科學(xué)規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，可以有效控制合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理等全過程，從源頭上降低了企業(yè)的合同風(fēng)險(xiǎn)。

3.明確合同管理流程

（1）合同準(zhǔn)備。包括對(duì)合同當(dāng)事人進(jìn)行資信管理，做好合同洽談的可行性分析，了解洽談對(duì)象、確定洽談目標(biāo)、擬定洽談議程，并起草好合同文本，以利于確定洽談要點(diǎn)、難點(diǎn)與思路。

（2）締約管理。一是洽談過程中找準(zhǔn)雙方利益平衡點(diǎn)。二是重視合同文本質(zhì)量，做到規(guī)范用語(yǔ)、準(zhǔn)確用詞。三是嚴(yán)格執(zhí)行合同審批程序，對(duì)合同條款逐條研讀、認(rèn)真推敲。

（3）履約管理。這是合同管理的重要環(huán)節(jié)。一是根據(jù)合同的性質(zhì)和內(nèi)容，確認(rèn)履行順序，制訂履行時(shí)間表。按照合同法的規(guī)定，適當(dāng)行使履行抗辯權(quán)和不安抗辯權(quán)。二是制訂風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案。合同履約時(shí)，要密切注意對(duì)方的履約行為，注意搜集整理相關(guān)證據(jù)，制訂風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案。三是風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案的實(shí)施，要加強(qiáng)管理和監(jiān)控，暢通決策和執(zhí)行渠道。

（4）統(tǒng)計(jì)考評(píng)。主要圍繞合同資料的存檔管理、履約質(zhì)量的考評(píng)開展工作。首先是合同資料管理。合同是企業(yè)對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證，應(yīng)當(dāng)妥善保管。界定好合同資料的范圍和分類保管辦法，分正副卷存放保管。正卷保存合同訂立和履行的相關(guān)資料，副卷保存締約前的調(diào)查資料、背景資料、履約質(zhì)量考核資料等內(nèi)容。其次是履約質(zhì)量考評(píng)。按照本單位合同管理制度的要求，編制出本單位履約質(zhì)量考核細(xì)則。

（5）爭(zhēng)議處理。結(jié)合實(shí)際，制定本單位合同爭(zhēng)議處理制度。

三、“一專兩全”合同風(fēng)險(xiǎn)管理模式的應(yīng)用效果

建立“一專兩全”合同風(fēng)險(xiǎn)管理模式以來(lái)，田莊煤礦在防范法律風(fēng)險(xiǎn)、改進(jìn)企業(yè)基礎(chǔ)管理、提高職工素質(zhì)、取得經(jīng)濟(jì)收益和挽回經(jīng)濟(jì)損失等方面取得了顯著成效。概括起來(lái)主要有以下幾個(gè)方面：

1.提升了企業(yè)糾紛處理能力

通過設(shè)置“2+1”式合同管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)了法律資源共享，使企業(yè)解決法律糾紛的能力和抗御法律風(fēng)險(xiǎn)的能力大大增強(qiáng)。例如某公司因煤矸石磚生產(chǎn)線租賃合同訴田莊煤礦一案，由于有風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，使這起法律糾紛在萌芽狀態(tài)就被及早發(fā)現(xiàn)，法律事務(wù)人員介入較早，研究可能面臨的合同風(fēng)險(xiǎn)，制定了風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，并且在合同履行過程中田莊煤礦的證據(jù)保全措施得力，使田莊煤礦從訴訟伊始的不利地位轉(zhuǎn)變?yōu)橛欣匚?。本起糾紛的發(fā)生、演變、處理和結(jié)果均在田莊煤礦的可控范圍之內(nèi)，最終上述公司自動(dòng)撤回起訴，田莊煤礦因此挽回經(jīng)濟(jì)損失580余萬(wàn)元。

2.增強(qiáng)了企業(yè)法律意識(shí)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)

在增強(qiáng)企業(yè)干部職工法律觀念的同時(shí)，通過建立公開透明的詢價(jià)制度和招標(biāo)投標(biāo)制度，使企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)進(jìn)一步提高，增加了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

3.提高了企業(yè)管理水平

由于加強(qiáng)了合同管理，強(qiáng)化了事前防范，進(jìn)一步規(guī)范了企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為，提高了工作效率，提升了企業(yè)形象，從源頭上降低了合同風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。近年來(lái)，田莊煤礦沒有發(fā)生負(fù)主要責(zé)任的合同糾紛，杜絕了無(wú)效合同，合同履約率達(dá)100%。

4.促進(jìn)了企業(yè)廉潔文化建設(shè)

“一專兩全”合同風(fēng)險(xiǎn)管理模式使企業(yè)合同管理做到了全程監(jiān)察、環(huán)環(huán)受控，完備的詢價(jià)制度、招標(biāo)投標(biāo)制度、合同評(píng)審制度和責(zé)任追究及獎(jiǎng)懲制度，減少了人為的不良因素，有效地促進(jìn)了企業(yè)廉潔文化建設(shè)。

（作者單位：臨沂礦業(yè)集團(tuán)田莊煤礦）

（責(zé)任編輯：林海源）