規(guī)范科技型種子公司倉(cāng)庫(kù)管理初探

安順新金秋科技股份有限公司 龔正越

日新月異的發(fā)展速度，要求我們以審慎的眼光跟上時(shí)代的步伐?，F(xiàn)在是一個(gè)高度發(fā)展的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，公司的生存不僅關(guān)系著員工的生存發(fā)展，也關(guān)系到社會(huì)的穩(wěn)定和諧。對(duì)于種子公司這樣一個(gè)特殊行業(yè)來(lái)說(shuō)，種子是一種特殊的商品，倉(cāng)庫(kù)是公司的金庫(kù)，是公司的生命，關(guān)系到公司的生死存亡。因此，亟待需要一個(gè)規(guī)范化的體制來(lái)進(jìn)行種子倉(cāng)庫(kù)管理。重點(diǎn)體現(xiàn)在提高倉(cāng)庫(kù)技術(shù)人員管理水平和行使倉(cāng)庫(kù)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理。

一、提高技術(shù)人員管理水平

倉(cāng)庫(kù)在整個(gè)運(yùn)作過(guò)程中需要一個(gè)規(guī)范的管理制度。倉(cāng)庫(kù)實(shí)存物資的進(jìn)銷存，要做到賬實(shí)相符、賬帳相符。若管理不善將會(huì)給公司造成嚴(yán)重的損失。如倉(cāng)庫(kù)實(shí)存物資與財(cái)務(wù)賬上的物資、種子對(duì)賬不一致，其主要原因是倉(cāng)庫(kù)管理人員未按倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定隨意發(fā)貨，造成單位物資短少，損害公司利益。因此，對(duì)于公司來(lái)說(shuō)，首先要從規(guī)范倉(cāng)庫(kù)技術(shù)人員的管理入手。

1.對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)倉(cāng)管人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)和技能培訓(xùn)，讓倉(cāng)庫(kù)管理員掌握必備的基本理論知識(shí)和登賬要求，掌握紅字、藍(lán)字入庫(kù)單、發(fā)貨單、退貨單、收料單、領(lǐng)料單及各聯(lián)次表示的內(nèi)容，熟悉單位的工作流程，讓倉(cāng)庫(kù)管理人員從思想上、意識(shí)上、行動(dòng)上自覺(jué)遵守公司規(guī)章制度，樹(shù)立倉(cāng)庫(kù)管理人員的集體意識(shí)和責(zé)任感。

2.培訓(xùn)倉(cāng)管人員熟練掌握財(cái)務(wù)軟件信息管理系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)庫(kù)存管理與控制能力，對(duì)貫穿公司產(chǎn)供銷各個(gè)環(huán)節(jié)的供應(yīng)鏈進(jìn)行合理、科學(xué)的整合，創(chuàng)建高度共享的數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)進(jìn)行安全、高效的傳遞和處理，為決策者提供有效的預(yù)測(cè)、控制和分析依據(jù)，要求倉(cāng)庫(kù)管理人員樹(shù)立市場(chǎng)觀念，思想上要強(qiáng)化改革開(kāi)放意識(shí)，作風(fēng)上要樹(shù)立雷厲風(fēng)行意識(shí)，精神上要樹(shù)立艱苦創(chuàng)立意識(shí)，用現(xiàn)代企業(yè)管理制度規(guī)范每一個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié)、程序和責(zé)任人。

二、加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)各個(gè)環(huán)節(jié)管理

（一)入庫(kù)管理

1.倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理合格物資、種子入庫(kù)時(shí)，必須憑送貨人、經(jīng)辦人、檢驗(yàn)員簽字[三進(jìn)]的《貨運(yùn)單》查點(diǎn)物資、種子的類別、品名、數(shù)量、規(guī)格、產(chǎn)地、供貨商等核對(duì)無(wú)誤后并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)抽樣才能辦理入庫(kù)手續(xù)。

2.入庫(kù)單一式四聯(lián)，一聯(lián)存根，一聯(lián)倉(cāng)管入賬，其他二聯(lián)分別送交財(cái)務(wù)、采購(gòu)部門(mén)入賬。

3.拒絕手續(xù)不齊全的物資種子入庫(kù)。

4.如發(fā)現(xiàn)物資、種子數(shù)量、質(zhì)量、產(chǎn)地、規(guī)格等不全或不符時(shí)，不得辦理入庫(kù)手續(xù)。未經(jīng)辦理入庫(kù)手續(xù)的物資一律作待檢物資處理放在“待檢區(qū)域內(nèi)”；經(jīng)檢驗(yàn)不合格的物資、種子一律退回，放在“暫放區(qū)域”，同時(shí)必須在短期內(nèi)通知經(jīng)辦人員、送貨人、供應(yīng)商負(fù)責(zé)處理。

5.倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)倉(cāng)儲(chǔ)安全管理，詳實(shí)記錄種子的品種、數(shù)量、質(zhì)量，安排貼標(biāo)、定包、發(fā)貨、調(diào)貨、退貨核驗(yàn)等工作。

（二）出庫(kù)管理

1.各類物資、種子發(fā)出加工時(shí)，原則上采用先進(jìn)先出法；開(kāi)具的加工領(lǐng)料單經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并辦理相關(guān)手續(xù)后方可領(lǐng)料加工。

2.種子是一種特殊的商品，受海撥、氣候、溫度、水源、栽培技術(shù)、生育期等影響很大，若銷售區(qū)域不合適將造成種植農(nóng)戶絕收，給公司、供貨商帶來(lái)巨大的損失和風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)社會(huì)的穩(wěn)定和諧不利。因此，種子銷售發(fā)出時(shí)，倉(cāng)管管理人員必須認(rèn)真核對(duì)發(fā)貨單是有檢驗(yàn)員簽字(對(duì)質(zhì)量負(fù)責(zé))，銷售部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字(對(duì)銷售適應(yīng)區(qū)域嚴(yán)格把關(guān))，代銷戶（核對(duì)品種、數(shù)量無(wú)誤）簽字[三出]，出納收款簽字蓋章的《發(fā)貨單》，認(rèn)真核驗(yàn)品名、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)、產(chǎn)地、發(fā)貨倉(cāng)庫(kù)等準(zhǔn)確無(wú)誤后才能發(fā)貨；同時(shí)逐一登記清楚每位代銷戶各品種的發(fā)貨批次、編碼，為營(yíng)銷提供品種是否竄貨的依據(jù)，提高公司自有品牌的市場(chǎng)管控能力。

（三）退貨管理

1.最大限度減少退貨數(shù)量及成本。因種子受季節(jié)性影響很強(qiáng)，凡是超過(guò)播種季節(jié)客戶未銷售完的種子公司要給客戶冷藏或退貨，并在下一個(gè)播種季節(jié)由檢驗(yàn)員檢驗(yàn)合格后才能換包裝銷售；退貨會(huì)產(chǎn)生一系列費(fèi)用：物流費(fèi)、上下車(chē)費(fèi)、貼標(biāo)費(fèi)、換包費(fèi)、檢驗(yàn)費(fèi)、損耗費(fèi)、人員費(fèi)等，由于退回的種子數(shù)量小、品種繁多、處理業(yè)務(wù)復(fù)雜，故必須加以嚴(yán)格控制：一是分析退貨的原因，一般情況下，只要營(yíng)銷人員掌握本公司種子代銷點(diǎn)的銷售狀況及終端農(nóng)戶對(duì)種子的需求情況，作出短期的銷售預(yù)測(cè)，調(diào)整公司的配貨、發(fā)貨數(shù)量和種類就能從根本上解決減少退貨數(shù)量，降低退貨成本。二是要從根本上減少退貨數(shù)量及成本，公司必須改變營(yíng)銷績(jī)效評(píng)價(jià)制度，不以營(yíng)銷的銷售額作為獎(jiǎng)懲的依據(jù)，以營(yíng)銷人員開(kāi)發(fā)市場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)、全年實(shí)銷量、銷售額及售后服務(wù)等的滿意程度作為激勵(lì)的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能有效降低退貨數(shù)量、成本，提高經(jīng)營(yíng)效率。三是在制度上明確劃分產(chǎn)生退貨的責(zé)任，按公司規(guī)定進(jìn)行退種，根據(jù)客戶的銷售實(shí)力有計(jì)劃配貨、放種、發(fā)貨、調(diào)貨等。

2.退貨工作要公平、公正、公開(kāi)。為了下一年度市場(chǎng)價(jià)格、包裝、品種的統(tǒng)一，保證公司經(jīng)營(yíng)品種的質(zhì)量，對(duì)于公司規(guī)定的不退貨種子、超過(guò)公司規(guī)定比例退貨的種子建議公司全部退貨，公司除承擔(dān)一部份退貨損失外，代銷戶每公斤交公司適當(dāng)?shù)姆?wù)管理費(fèi)用；財(cái)務(wù)每年給代銷戶結(jié)算清楚。這樣的處理方式能真實(shí)地反映公司品牌種子市場(chǎng)占有力、財(cái)務(wù)狀況、營(yíng)銷業(yè)績(jī)，能準(zhǔn)確地核算公司的庫(kù)存情況、分析公司管理中存在的問(wèn)題，為公司管理者提供生產(chǎn)、銷售的決策依據(jù)；公司對(duì)客戶銷售不完的種子全部采取了辦理退貨，公司雖然目前暫時(shí)遭受點(diǎn)損失，但從公司長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展和利益來(lái)看可以提升公司的品牌信譽(yù)，使公司向著良性循環(huán)的方向發(fā)展。

3.暫存形式帶來(lái)的弊端。對(duì)于公司規(guī)定的不退貨、超過(guò)公司規(guī)定比例不退貨的種子采取暫存的方式處理有以下弊端：一是提前確認(rèn)公司收入，不符合《會(huì)計(jì)法》的規(guī)定；二是增大公司所得稅費(fèi)用；三是掩蓋了公司管理中存在的問(wèn)題，雖然公司眼前暫時(shí)得到小的利益，但會(huì)使公司向著惡性循環(huán)的方向發(fā)展，給公司造成潛在的風(fēng)險(xiǎn)，不利于公司的發(fā)展；四是不能真實(shí)的考核營(yíng)銷人員的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、各代銷戶的銷售能力、公司種子在市場(chǎng)上的占有力；五是造成財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)公司的倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物質(zhì)失去了監(jiān)控，賬實(shí)不符、財(cái)務(wù)信息失真，誤導(dǎo)管理層作出錯(cuò)誤決策，導(dǎo)致公司盲目生產(chǎn)、采購(gòu)形成積壓，造成營(yíng)銷人員作出錯(cuò)誤的市場(chǎng)管理方案，不利于公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和樹(shù)立公司品牌信譽(yù)。

（四）賬簿及倉(cāng)庫(kù)日常管理

1.倉(cāng)庫(kù)保管員必須合理設(shè)置各類品種、物資的明細(xì)臺(tái)賬。原材料倉(cāng)庫(kù)（種子袋、編織袋、包衣劑、內(nèi)、外標(biāo)簽等）必須根據(jù)實(shí)際情況和各類原材料的性質(zhì)、用途、類型分門(mén)別類建立相應(yīng)的明細(xì)臺(tái)賬；半成品（裸種）、成品(小包裝種子)應(yīng)按照類型及規(guī)格型號(hào)設(shè)立明細(xì)賬；合格種（新種、陳種）、不達(dá)標(biāo)種（新種、陳種）等應(yīng)分別建賬反映。

2.倉(cāng)庫(kù)賬簿、盤(pán)點(diǎn)表、入庫(kù)單、發(fā)貨單、退貨單、領(lǐng)料單、收料單等檔案按時(shí)裝訂并進(jìn)行分類歸檔。

3.嚴(yán)格按倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)程進(jìn)行日常操作，倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)當(dāng)日發(fā)生的業(yè)務(wù)必須及時(shí)逐筆錄入《倉(cāng)庫(kù)出入庫(kù)日?qǐng)?bào)表》，做到日清日結(jié)，確保物資、種子進(jìn)出及結(jié)存數(shù)據(jù)的正確無(wú)誤。

4.做好各類物資、種子的日常核查工作，倉(cāng)庫(kù)保管員必須配合財(cái)務(wù)人員定期或不定期對(duì)各類庫(kù)存物資、種子進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，并做到賬、實(shí)相符，庫(kù)存物資清查盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和差錯(cuò)，應(yīng)及時(shí)查明原因，如屬正常短缺或需作報(bào)廢處理的，必須按審批程序經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行處理。

5.倉(cāng)庫(kù)保管員必須定期進(jìn)行各類存貨的分類整理，對(duì)存放期限較長(zhǎng)的種子通知檢驗(yàn)員定期抽檢，不達(dá)標(biāo)的要編制報(bào)表報(bào)送公司負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部，由公司負(fù)責(zé)人按審批程序經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才可進(jìn)行處理。

6.倉(cāng)庫(kù)管理人員必須做到防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防潮、防漏、防霉變等“七防”工作，庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁提貨人員及閑雜人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)，做好庫(kù)存保密工作，各類種子、物資有序堆垛存放，保證庫(kù)房通風(fēng)、干燥。下班后檢查庫(kù)內(nèi)所有電源、門(mén)窗，確保庫(kù)存種子的質(zhì)量和數(shù)量安全。

國(guó)以人為本，民以食為天。在這樣一個(gè)特殊行業(yè)的特殊環(huán)節(jié)中，小小的種子生命力極強(qiáng)，但也很脆弱；種子庫(kù)存管理中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出問(wèn)題，都將給公司帶來(lái)滅頂之災(zāi)；“三進(jìn)”與“三出”管理體系可以達(dá)到內(nèi)部牽制，規(guī)范管理，能最大限度實(shí)現(xiàn)公司、職工、股東的利益，最終實(shí)現(xiàn)服務(wù)三農(nóng)、服務(wù)社會(huì)、成就自我。

[1]《新企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及相關(guān)制度》東方出版社 2006年9月

[2]《高級(jí)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)》中國(guó)財(cái)經(jīng)出版社 2009年6月