淺析會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用

江西財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院 徐華

財(cái)務(wù)信息管理具有封閉和不真實(shí)的缺點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理是克服這些缺點(diǎn)的有效途徑?，F(xiàn)代企業(yè)管理學(xué)認(rèn)為，會(huì)計(jì)信息管理最根本的是信息的管理，企業(yè)只有在及時(shí)掌握真實(shí)的信息的情況下，才能控制資金流和物流。但是，當(dāng)前許多財(cái)務(wù)部門由于信息的不透明、不對(duì)稱和不集成，致使高層決策者在獲取準(zhǔn)確快捷的財(cái)務(wù)信息上，心有余而力不足。會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用使這些問題在實(shí)質(zhì)層面上得以解決。

一、計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用

在現(xiàn)代企業(yè)的管理上，獲取信息成本的降低歸功于計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用。第一，利用互聯(lián)網(wǎng)，從公共數(shù)據(jù)庫(kù)提取數(shù)據(jù)的方式使成本大大降低；第二，以前需要會(huì)計(jì)人員進(jìn)行的整個(gè)報(bào)表編制，可以通過系統(tǒng)軟件來完成；第三，通過軟盤、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行報(bào)表報(bào)送，不需要在傳統(tǒng)報(bào)表基礎(chǔ)上通過增加成本來追加物價(jià)變動(dòng)報(bào)表作附表。

單一的貨幣計(jì)量手段由于計(jì)算機(jī)的使用而得以改變。在如今的信息時(shí)代，提高會(huì)計(jì)信息的可靠性是時(shí)代發(fā)展的必然要求。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有多方面的優(yōu)勢(shì)：強(qiáng)大的信息處理及傳輸、存儲(chǔ)能力。這些優(yōu)點(diǎn)又為會(huì)計(jì)對(duì)象的擴(kuò)展成為可能。在現(xiàn)代企業(yè)中，會(huì)計(jì)對(duì)象的范圍出現(xiàn)了某種轉(zhuǎn)變：由資金運(yùn)動(dòng)逐漸轉(zhuǎn)向非資金運(yùn)動(dòng)，進(jìn)而要求改變采用貨幣這種單一的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的計(jì)量手段。再則，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)以它強(qiáng)大的信息處理能力順利解決了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)計(jì)量的許多問題，用貨幣和非貨幣計(jì)量單位做會(huì)計(jì)計(jì)量的單位。

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)大大延伸了會(huì)計(jì)確認(rèn)的范圍，會(huì)計(jì)信息的決策相關(guān)性得到了很大的增強(qiáng)。以前信息處理能力會(huì)影響會(huì)計(jì)人員向信息使用者提供更充分、有效的信息，但會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用克服了這個(gè)制約因素。它可以把與信息使用者密切相關(guān)的信息，如：企業(yè)未來的經(jīng)濟(jì)行為，未來的經(jīng)濟(jì)利益或未來的機(jī)會(huì)和風(fēng)險(xiǎn)等，也將被納入會(huì)計(jì)確認(rèn)的范圍，這樣做的結(jié)果會(huì)大大加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性。

計(jì)算機(jī)的應(yīng)用縮短了報(bào)送報(bào)表的時(shí)間，提高了報(bào)表的效率。在傳統(tǒng)的傳遞信息的方式下，傳遞會(huì)計(jì)信息的成本較高和使用的時(shí)間較長(zhǎng)，效率較低。所以，受客觀的成本—效益原則的約束，企業(yè)編制財(cái)務(wù)報(bào)告只能采取定期的方式，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)報(bào)告所提供信息的及時(shí)性。為了彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的這一不足，人們發(fā)明和開始使用電子聯(lián)機(jī)實(shí)時(shí)報(bào)告。電子聯(lián)機(jī)實(shí)時(shí)報(bào)告可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)來進(jìn)行，企業(yè)通過將已發(fā)生的經(jīng)濟(jì)交易和事項(xiàng)反映在財(cái)務(wù)報(bào)告上，把動(dòng)態(tài)的財(cái)務(wù)報(bào)告?zhèn)鬟f給信息使用者，省去了以前必須等到某個(gè)會(huì)計(jì)期間結(jié)束才可獲得的麻煩。這種實(shí)時(shí)處理、隨時(shí)提供信息的特點(diǎn)就是區(qū)別于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)模式的突出優(yōu)點(diǎn)。

二、計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用中應(yīng)注意的問題

計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的組織管理控制變得復(fù)雜了，系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)制度也不斷進(jìn)行調(diào)整改變，使原有的模式不再適合新的系統(tǒng)，必須進(jìn)行更新?lián)Q代。計(jì)算機(jī)操作制度、硬軟件控制、系統(tǒng)安全控制、系統(tǒng)文檔控制、計(jì)算機(jī)處理與數(shù)據(jù)文件的控制也都發(fā)生變化。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之間的差異使得在建立計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)過程中，務(wù)必做好以下幾方面的工作：

（一）系統(tǒng)的初始化設(shè)置工作

可以通過會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的最終結(jié)果：賬簿數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)是否精確、過程控制是否有效，來判斷計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的優(yōu)劣。當(dāng)財(cái)務(wù)軟件本身的程序及控制運(yùn)行正常的情況下，系統(tǒng)的初始化設(shè)置直接關(guān)系到數(shù)據(jù)輸出結(jié)果的正確與否，所以，在系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)，由于不同企業(yè)會(huì)計(jì)核算的需要不同，設(shè)置要求也會(huì)變化?？傊?，要恰當(dāng)?shù)卦O(shè)置會(huì)計(jì)科目的級(jí)數(shù)和位長(zhǎng)，建立標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)科目代碼體系；認(rèn)真整理和錄入最明細(xì)科目的年初余額；慎重設(shè)置操作員的姓名、用戶代碼和口令，根據(jù)會(huì)計(jì)工作的分工和內(nèi)部控制的要求，合理開放每位操作員的權(quán)限；正確設(shè)置企業(yè)的憑證類型、記賬方法、核銷方法、外匯匯率的記賬方法、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄、非法對(duì)應(yīng)科目和各種外部設(shè)備類型等參數(shù)。

（二）精確和完整地設(shè)置科目代碼

會(huì)計(jì)電算化代替?zhèn)鹘y(tǒng)的會(huì)計(jì)模式，使科目代碼成為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中最重要的一種代碼，使其置于核心地位，當(dāng)涉及到會(huì)計(jì)科目的處理時(shí)，系統(tǒng)幾乎都以科目代碼為依據(jù)，根據(jù)科目代碼而運(yùn)行。所以，合理設(shè)置科目及代碼在整個(gè)系統(tǒng)中扮演著重要的角色?；谟?jì)算機(jī)處理的高速度和準(zhǔn)確性，會(huì)計(jì)科目可以被劃分到足夠精細(xì)的水平，科目的級(jí)數(shù)和位長(zhǎng)設(shè)置應(yīng)根據(jù)報(bào)表數(shù)據(jù)取數(shù)的需要進(jìn)行，這樣獲得的會(huì)計(jì)核算資料會(huì)更詳實(shí)。

（三）修改由憑證引起的差錯(cuò)

在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，如果發(fā)現(xiàn)賬簿或報(bào)表數(shù)據(jù)出現(xiàn)了某種差錯(cuò)，則可以確定是作為數(shù)據(jù)源的記賬憑證存在錯(cuò)誤，因?yàn)榭傎~、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助賬和報(bào)表數(shù)據(jù)都來源于記賬憑證。糾正錯(cuò)誤的憑證可有如下三種情況：一是未審核憑證出現(xiàn)錯(cuò)誤的，均由憑證編制員直接修改；二是已審核的憑證被發(fā)現(xiàn)有誤的，在審核員取消審核標(biāo)記并交由編制員修改后的基礎(chǔ)上，交給審核員進(jìn)行審核；三是登賬后發(fā)現(xiàn)憑證有誤，且再不能修改該憑證時(shí)，應(yīng)由編制員先編制一張能沖銷錯(cuò)誤憑證的紅字憑證，另加一張正確的憑證，將紅字憑證和正確的憑證交由審核員審核后，進(jìn)行登賬。

（四）報(bào)表系統(tǒng)的初始設(shè)置

作為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中應(yīng)注意事項(xiàng)最多的工作，報(bào)表子系統(tǒng)的初始設(shè)置，一直是必須首要解決的問題。通用報(bào)表程序是一種由系統(tǒng)提供接口，由用戶自己定義報(bào)表的名稱、表線的類型、空表格式、數(shù)據(jù)來源公式的運(yùn)作程序。這是在商品化的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，目前大都采用的操作程序。其好處在于，當(dāng)報(bào)表格式或數(shù)據(jù)源發(fā)生變化時(shí)，只需修改初始定義，而不必修改系統(tǒng)內(nèi)部的程序，就能適應(yīng)不同用戶的要求。在進(jìn)行初始設(shè)置時(shí)，由于在眾多公式中某一個(gè)符號(hào)的差錯(cuò)都將導(dǎo)致報(bào)表數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤，所以設(shè)置人員必須充分理解報(bào)表的編制原理，搞清楚公式表達(dá)式的設(shè)置規(guī)則，尤其應(yīng)琢磨每一項(xiàng)數(shù)據(jù)的取數(shù)公式。當(dāng)發(fā)現(xiàn)報(bào)表數(shù)據(jù)有誤時(shí)，應(yīng)首先查出導(dǎo)致報(bào)表最終結(jié)果錯(cuò)誤的源頭，即出錯(cuò)數(shù)據(jù)項(xiàng)，并檢查和改正其數(shù)據(jù)取數(shù)公式的錯(cuò)誤，如無誤，則可判定是賬簿或憑證數(shù)據(jù)有誤，根據(jù)該項(xiàng)錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)項(xiàng)公式查找出賬簿或憑證的錯(cuò)誤之處，比照上述更改錯(cuò)誤憑證的方法進(jìn)行改正，并重新制作報(bào)表。

（五）計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的維護(hù)與安全

在對(duì)其進(jìn)行經(jīng)常性的維護(hù)上，根據(jù)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，維護(hù)工作必須從始到終進(jìn)行。維護(hù)的內(nèi)容包括：硬件設(shè)備、財(cái)務(wù)軟件、數(shù)據(jù)文件和各種編碼維護(hù)。以上幾種維護(hù)工作的重要性在于它們都有可能涉及到軟件的維護(hù)。眾所周知，軟件維護(hù)是系統(tǒng)維護(hù)中最重要也是最艱難的工作。同時(shí)，為了保護(hù)系統(tǒng)的安全，首先要建立會(huì)計(jì)組織體系的內(nèi)部控制制度；其次系統(tǒng)和操作員口令必須進(jìn)行定期修改與保密，數(shù)據(jù)要定期備份與保存；最后要不斷更新應(yīng)用程序來增強(qiáng)程序自身的自我保護(hù)能力。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的應(yīng)用逐步深化，以驚人的速度改變著當(dāng)前圄于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)模式的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的工作方式，把一個(gè)個(gè)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，帶給計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。同時(shí)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制也產(chǎn)生了許多新的問題和新的風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的組織管理控制變得復(fù)雜了。因此，創(chuàng)新和完善計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度勢(shì)在必行，只有不斷創(chuàng)新，不斷提高才能使計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域里得以充分地利用。

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