商務(wù)英語交流有效性的研究

陳德鳳

【摘 要】商務(wù)英語出現(xiàn)是社會經(jīng)濟發(fā)展交流的必然要求,也是英語語言自身發(fā)展的必然趨勢。隨著我國對外貿(mào)易的增加,商務(wù)英語的作用也愈加突顯。本文通過對商務(wù)英語在現(xiàn)代社會中的重要作用的進一步分析與深入認識,提出了提高商務(wù)英語交流有效性的途徑和交流中應(yīng)注意的幾個方面,為商務(wù)工作者提供一定的參考。

【關(guān)鍵詞】商務(wù)英語;語言交流;有效性

中圖分類號:G633.41文獻標識碼:A 文章編號:1009-8283(2010)07-0179-02

1 前言

自從我國實行改革開放政策以來,對外貿(mào)易交流越來越多,而與此同時,在對外貿(mào)易中,出現(xiàn)的問題和糾紛也有所增加,其主要原因之一就是交流不暢。其中,因商務(wù)英語交流有效性的缺失而導致的糾紛為數(shù)不少。而作為交流媒介的商務(wù)英語日益重要,這就使得如何提高商務(wù)英語交流有效性成為當前需要研究和解決的重要課題。本文旨在通過深入認識商務(wù)英語在現(xiàn)代社會中的重要作用,探討提高商務(wù)英語交流有效性的途徑,希望能對提高商務(wù)英語交流有效性起到一定的促進作用。

2 商務(wù)英語作用的認識

商務(wù)英語是一類具有專門用途的英語(English for specific purposes),在我國成功加入WTO以后,社會發(fā)展和對外貿(mào)易的增加使得各項工作更加精細化,從而對商務(wù)人員提出了更高的要求。由于對外貿(mào)易的增加對商務(wù)人員在數(shù)量上的需求大幅度增加,新入行的工作人員在商務(wù)英語水平、能力方面就變現(xiàn)出較大的差異。隨著經(jīng)濟的全球化,在現(xiàn)代社會中,商務(wù)工作者除了要掌握通用英語EGP(English for general purposes),還要掌握商務(wù)專業(yè)英語(English for specific purposes),才能應(yīng)對商務(wù)活動中的各類談判和交流。

在商務(wù)交流中,有效的交流不但可以提高商務(wù)談判的效率,更重要的是可以使商務(wù)合作符合雙方的意愿,至少是符合談判交流的條件,而不至于因表達不準確導致理解上的分歧。有時,一個小小的錯誤會導致整筆交易的虧損,甚至影響雙方的貿(mào)易關(guān)系,因而傳遞給對方的信息應(yīng)該準確。尤其是當交流的信息具有合約的性質(zhì)時,應(yīng)特別注意其內(nèi)容的準確性。

3 提高商務(wù)英語交流有效性的途徑

3.1 交流中要使用規(guī)范的表達方式

面對激烈競爭的社會和職場,商務(wù)交流有效性的提高將有助于商務(wù)合作有效性的提高。商務(wù)交流中要使用通用的表達方式和表達形式,清晰,準確,簡潔,符合邏輯的語言就成為必要。如,商務(wù)英語中的術(shù)語:FOB(free on board 離岸價), CIF(cost, insurance, and freight 到岸價),L/C(letter of credit 信用證)等,最為直接的體現(xiàn)了這一需要。在日常工作和學習中,商務(wù)工作人員可以按照商務(wù)英語的基本特點來表述。以下面兩句為例:Enclosed is some additional technical information on the probers. Please dont hesitate to contact us if you require any further information. 句中的enclosed 一詞,體現(xiàn)的正是商業(yè)信函中有附件時,大家慣常使用的說法之一,翻譯為“茲附上……/隨函附上……”。這個用法使得寫信人無需寫出下面這樣的句子:we are sending you ……in this letter,既費時又費事。一見到enclosed這個詞,讀函人就知道有附件,簡單又明了。另外,句中的“dont hesitate to ……”也體現(xiàn)了交際性的特點。這個短語是一個慣常的客套話,在翻譯成中文的時候,一般是沒有必要翻譯出來的;在寫英文信函或與外國客戶談話時,這個客套語通常要考慮使用。在商務(wù)英語交流中,大家習慣的、通用的、規(guī)范的語言表達方式是提高商務(wù)交流有效性的一個重要因素。

3.2 交流中要有的放矢禮貌相待

無論是在哪個領(lǐng)域,商務(wù)工作的很大一部分內(nèi)容會涉及到請求或提供幫助。因此當別人打電話或過來請你幫忙時,無論他們是你的客戶還是老板,要微笑著回答,“How may I help you?”或是“What can I do for you?”千萬小心不要只是回答一句,“What do you want?”這句話聽起來相待的粗魯,特別是用錯了音調(diào)的話更可怕(句子末尾的降調(diào)會使之聽上去非常的不禮貌)。而反過來,當事情發(fā)生問題時,任何人都不希望聽到的是借口。因此首先要道歉,然后采取行動。如果你回答不出問題或是不能完成某人的請求時,就用“I'm sorry”開始。這是避免沖突的最好的方式。例如,說“I'm sorry, I don't know the answer.”但是不要就此停止!接著說出你將要做的內(nèi)容?！癇ut I will find out.” “I'm sorry”表示出你對他們的關(guān)心,用“I will”表示你會幫助他們以安慰他們的情緒。另外,在商務(wù)工作中,要討論新的想法或是項目時,更需要用禮貌的方式來解釋你的想法或是表示你不同意。將短語“In my opinion ”用在句首來告訴聽者你希望獲得各種各樣的不同意見。如果你不贊同某人,不要說,“That's the dumbest idea I've ever heard!” 而說,“I'm afraid I don't agree.”小心選擇你的用詞還讓和你共同協(xié)作的人更愿意聽你的意見!

3.3 交流中要因時因事因人靈活應(yīng)變

商務(wù)英語交流中要考慮許多因素,而這些因素又是隨著社會發(fā)展和進步在不斷變化的。商務(wù)工作者要順應(yīng)時代要求,在商務(wù)英語交流知識的學習上要隨時關(guān)注社會要求,不斷選取適時的商務(wù)英語形式。但不論怎么變化,商務(wù)英語的基本要領(lǐng)和本質(zhì)要求是不會改變的,那就是,提高商務(wù)談判交流的有效性。通常情況下,Would you mind?/Could you?/I'd appreciate.這些表達是適合于各類商務(wù)交流的,即使你是top dog(老板),你也不要讓別人覺得你是在發(fā)號施令。用疑問句比用陳述句更能表達你的請求?！癢ould you mind looking at this report?”或是“Could you take a look at this?”比以下的句子更恰當,“Look at this report.”當你禮貌的提出請求時,聽者會更樂意答應(yīng)你!當然,我們常說,因時因事因人采取靈活的交流方式,也使圍繞這個核心目標來進行的,對于具體的交流對象,還有許多值得探討的地方,這就需要商務(wù)工作者在實際的工作中不斷探索和總結(jié)。

4 提高商務(wù)英語交流有效性的原則

4.1 交流內(nèi)容準確完整

內(nèi)容準確完整(Correctness and Completeness)是指用正確的語言,準確完整地把信息傳遞給對方。這就要求商務(wù)工作者多花時間和精力學習,掌握商務(wù)英語的語言特點和使用技巧。在商務(wù)交流中,如遇數(shù)字,應(yīng)反復核實;如有長句,應(yīng)注意其邏輯關(guān)系。在此基礎(chǔ)上,傳遞給對方的信息應(yīng)完整。有些商務(wù)工作者在因特網(wǎng)上進行交易時,事先不作周全的考慮,想到什么叫說什么,本來一次就可以交代清楚的事情,結(jié)果要發(fā)幾封電子郵件才說清楚。因此,我們在進行交流前,應(yīng)對需要交流的信息深思熟慮,這不但有利于業(yè)務(wù)的順利進展,而且有助于個人形象和公司形象的樹立。

4.2 交流形式簡潔清楚

表達簡潔清楚(Clearness and Conciseness)是效率時代對我們每個人提出的要求。若交流起來長篇大論,使用的詞匯生僻難懂,所寫的句子冗長含糊,這就影響了交流的效率。所謂簡潔,就是要用最精練的語言把信息傳遞給對方。使用詞匯時,應(yīng)盡量選擇常用、有把握的詞。俚語和出現(xiàn)頻率太低的詞,應(yīng)該避免使用。寫作句子時,應(yīng)注意句子的長短的合理搭配:短句太多,會給人留下瑣碎的感覺;長句過于頻繁,讀起來會吃力難懂。段落不要太長,不同的內(nèi)容應(yīng)該分段寫。同時,清楚的表達可以促進商務(wù)的順利進行,避免不必要的誤解。對交流中涉及的數(shù)據(jù),應(yīng)盡可能精確,不可濫用about、approximately、probably、maybe等不利于精確表達的詞。

4.3 交流態(tài)度友好誠懇

態(tài)度友好誠懇(Consideration and Courtesy)是指在商務(wù)交流過程中,應(yīng)多為對方著想,即便是在對方催款或索賠時,也要表現(xiàn)出友好和誠懇的態(tài)度,這是不能忽略的原則。英語所說的You-Attitude就是這樣一種態(tài)度,它強調(diào)在交流時應(yīng)站在對方的角度,想想對方想了解什么,喜歡些什么,討厭些什么,真誠的與對方合作,求取共同的發(fā)展。如:在交流時,不要繞彎子,應(yīng)盡早把對方想了解的信息傳遞給對方;對方有過失時,不要蠻橫指責,應(yīng)考慮一下對方是否處于不得已的窘境;同時要主動發(fā)現(xiàn)對方的優(yōu)點,并不要吝嗇使用Good、Cool、Excellent、Great、Terrific、Fantastic之類贊美詞;在得到對方的幫助時,要及時地向?qū)Ψ奖硎靖兄x。

5 結(jié)語

商務(wù)英語的應(yīng)用性、工具性特點要求商務(wù)工作者不但要具備較強的書面表達,還應(yīng)具備較強的口頭表達能力。書面表達中板書字跡是否流暢易懂,板書內(nèi)容是否有層、次邏輯,板書是否詳略得當應(yīng)予以重視;不要該詳寫的內(nèi)容沒寫,該略寫的地方羅嗦反復?？陬^表達能力包括,英語發(fā)音純正與清晰、語速停頓重、輕音的抑揚頓挫、字母的連讀、英美式發(fā)音技巧等。在實際交流中說話流利通暢、發(fā)音清晰、表達清楚、不產(chǎn)生歧義,還要求商務(wù)工作者擁有自信、也不給聽話人造成壓力,能合理組織信息,能足夠準確地與他人溝通;同時又要擁有能聽懂復雜、快速、有缺陷的表達的能力,擁有迅速對他人的發(fā)言作出回應(yīng)的能力,掌握鑒別和核實模糊信息的技巧,能用恰當?shù)恼Z言和行為舉止去應(yīng)付不同的文化和環(huán)境發(fā)言的技巧?？傊?商務(wù)工作者要非常重視提高商務(wù)英語交流中的有效性。

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