淺談如何做好人事檔案管理工作

宋奇芳

【摘 要】由于人事檔案真實(shí)的記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷、政治、思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等,是干部個(gè)人自身成長(zhǎng)歷史的真實(shí)記載,為學(xué)校和企業(yè)黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù),為學(xué)校和企業(yè)合理分配使用人力資源提供了可靠的信息。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入,學(xué)校和企業(yè)人事檔案管理出現(xiàn)了許多新的情況,新的問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn),人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn),如何加快發(fā)展,更好的為黨的組織、人事工作提供服務(wù)提出一些意見。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;管理

中圖分類號(hào):G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-8283(2010)07-0125-01

1 人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料,按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的,是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。

2 人事檔案管理存在的問題

人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來,作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具對(duì)中國(guó)的信用建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn),但隨著改革開放的進(jìn)程加快和社會(huì)主要市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn),傳統(tǒng)的人事檔案制度的身份和體制性弊端也顯露無遺?！八罊n棄檔”、“虛假檔案”、“人檔脫節(jié)”、等現(xiàn)象也日益增多,其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負(fù)面功能愈加顯現(xiàn),在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜,其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此,傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié),新的、科學(xué)的人事檔案制度必將走向前臺(tái)。根據(jù)全國(guó)人才工作會(huì)議精神,要促進(jìn)人才的合理流動(dòng),必須進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制等限制,發(fā)展人事代理業(yè)務(wù),改革戶籍、人事檔案管理制度,放寬戶籍準(zhǔn)入政策,推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度,探索建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。人事檔案及其制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會(huì)化、電子化和法制化的方向發(fā)展,也就是說契約化、社會(huì)化、電子化、法制化是人事檔案制度創(chuàng)新的必然路徑。

內(nèi)容上,立卷不夠規(guī)范,案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一?！叭g一歷”(年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷)記載多樣,個(gè)別干部的“年齡越填越小,參加工作時(shí)間越填越早,文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公紙,但現(xiàn)行的公文材料大部分都是A4紙,紙張大小不同,致使有些表格制作超過了裝訂線,給裝訂歸檔工作帶來了不便。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔,而應(yīng)該在歸檔范圍內(nèi)的零散材料去沒有及時(shí)歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分的材料散失較多,有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外,隨著時(shí)代的發(fā)展,干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多,而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少,這些都會(huì)直接影響到檔案質(zhì)量。

使用上,技術(shù)手段滯后,運(yùn)行效率較低。在整理檔案過程中,有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理技術(shù),大部分是靠手工操作,費(fèi)時(shí)、費(fèi)力,效率低,與企業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

3 關(guān)于人事檔案管理的建議

保持人事檔案工作的高質(zhì)量,就必須要有科學(xué)的管理辦法。傳統(tǒng)的管理辦法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性,但隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)人事檔案管理工作要求的變化,就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。因此,目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求,實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。

(1)實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高,重要的一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料,而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量,對(duì)收集到的檔案材料,從手續(xù)是否完備,表達(dá)是否準(zhǔn)確、精煉,觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別,對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回,限期糾正再歸檔,對(duì)于不屬于歸檔范圍的材料,及時(shí)推給相關(guān)單位、做到不散失、不積壓。

(2)改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法,實(shí)行計(jì)算機(jī)管理,提高檔案管理的信息化。對(duì)于干部人事檔案的檢索,無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行,這兩種方法均有一定的科學(xué)性,但用起來比較繁瑣,工作效率低。為提高效率,可以采取英文字母的順序進(jìn)行編排,便于記憶,利于查找,提高速度。

(3)分類管理。國(guó)家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理;其余人員的檔案,則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制,由政府人事部門所屬的人事機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。

(4)人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度。制度硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn),并加強(qiáng)執(zhí)法檢查;同時(shí),檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度,并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

(5)利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理制度也要與時(shí)俱進(jìn),不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用,開拓創(chuàng)新,開發(fā)新手段,加大投入,對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù),開發(fā)研制人事檔案管理軟件,建立數(shù)字檔案和多媒體檔案,并實(shí)行聯(lián)網(wǎng),通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

只有與時(shí)俱進(jìn),注重檔案的服務(wù)性,才能提高檔案的利用價(jià)值,牽一發(fā)而動(dòng)全身,人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績(jī)檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力,必將使社會(huì)生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解,必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

げ慰嘉南:

[1] 王云慶 苗壯《現(xiàn)代檔案管理學(xué)》青島:青島出版社2002年

[2] 傅華 《聚焦人事檔案》《中國(guó)檔案》2003年第4期

[3] 吳建美《高校人事檔案管理淺議》《江蘇廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)》2006年第6期