從人才培養(yǎng)工作水平評估看高校檔案管理工作

王 萍

[摘 要]針對檔案在服務(wù)人才培養(yǎng)工作水平評估中呈現(xiàn)的一些問題,從分析檔案與“評估”之間的相互作用入手,論述了做好高校檔案管理工作的重要性,提出了加強(qiáng)高校檔案管理工作的新思路。

[關(guān)鍵詞]人才培養(yǎng)工作水平評估;高等院校;檔案管理

一、人才培養(yǎng)工作水平評估的目的意義及檔案在服務(wù)人才培養(yǎng)工作水平評估中所暴露的問題

人才培養(yǎng)工作水平評估是教育部對全國高職院校加強(qiáng)宏觀管理,以推動(dòng)高職教育持續(xù)健康發(fā)展,不斷提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的一種手段。然而,在 “評估”活動(dòng)實(shí)際開展中卻遇到了諸多問題,其中評估資料數(shù)量不足、內(nèi)容不全、質(zhì)量不高、查閱不便是各受評高校普遍存在的問題。分析其原因大致有以下幾方面:

1.檔案管理體制不健全、制度不完善,管理分散、混亂。隨著辦學(xué)規(guī)模的日益擴(kuò)大和教育資源的有機(jī)整合,學(xué)校占地面積擴(kuò)大、校區(qū)增多、校址分散,這無形中給檔案管理增加了難度,加之有些領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄,“重教學(xué)、輕檔案”意識嚴(yán)重,在檔案管理的體制上、制度上、職責(zé)劃分、人員配備及資金投入上均未給予足夠的重視,導(dǎo)致了檔案管理體制不健全、制度不完善、職責(zé)不明確等問題,造成了實(shí)際工作中檔案集中管理難、收集歸檔難、查找利用難的局面。

2.日常收集不完整、不齊全,整理不系統(tǒng)、不規(guī)范。有些高校在檔案的收集、整理、分類上沒有明確規(guī)定和要求,日常收集、整理及鑒定工作均由檔案人員自行隨意來完成,平時(shí)收集只重視紅頭文件,不重視各教學(xué)系部教學(xué)、科研活動(dòng)材料,在劃定文件材料的保管期限上也沒有嚴(yán)格規(guī)定和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),更缺乏長遠(yuǎn)的規(guī)劃和打算,這些勢必造成日后查找利用難的問題。

3.管理手段落后。有些高校在檔案管理上計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)薄弱,基本上還停留在手工管理模式上,檔案信息存儲(chǔ)量小,收集、整理、檢索難,利用率低。有些高校雖然采用了計(jì)算機(jī)輔助管理檔案,但由于沒有實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化,使檔案信息資源難以共享,檔案利用效率不高。

這些問題都極大地影響了人才培養(yǎng)工作水平評估的順利開展,有些高校為了能通過評估驗(yàn)收,不惜花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力來彌補(bǔ)檔案的缺口,這既給學(xué)校造成了很大經(jīng)濟(jì)損失,也影響了正常教學(xué)工作秩序,同時(shí)也影響了檔案的原始、真實(shí)性。

二、檔案在人才培養(yǎng)工作水平評估中所起的作用及人才培養(yǎng)工作水平評估對高校檔案管理工作產(chǎn)生的影響

檔案是“評估”的基礎(chǔ)。人才培養(yǎng)工作水平評估的主要方式是通過系統(tǒng)地搜集受評學(xué)校教育的主要信息,準(zhǔn)確地了解受評學(xué)校情況,進(jìn)行科學(xué)分析之后,對學(xué)校的辦學(xué)水平和教育質(zhì)量進(jìn)行全面客觀的評估。在人才培養(yǎng)工作水平評估指標(biāo)體系中共有6個(gè)一級指標(biāo)、15個(gè)二級指標(biāo)和32個(gè)觀測點(diǎn)及1個(gè)特色或創(chuàng)新項(xiàng)目,每個(gè)指標(biāo)體系、每個(gè)項(xiàng)目都需要大量的佐證材料予以論證,而這些佐證材料大多是由原始檔案或以原始檔案為基礎(chǔ)進(jìn)行加工過的二次文獻(xiàn)組成。因此,完整、豐富、充實(shí)的檔案資料是開展人才培養(yǎng)工作水平評估的基礎(chǔ)。

1.檔案是“評估”的依據(jù)。人才培養(yǎng)工作水平評估中,專家組對學(xué)校進(jìn)行了解的信息來源主要有兩方面:一是查閱由學(xué)校提供的各項(xiàng)指標(biāo)體系的原始資料;二是通過問卷調(diào)查、聽取匯報(bào)、座談、訪談、聽課等形式獲取有關(guān)信息。整個(gè)評估驗(yàn)收只有兩三天時(shí)間,專家組要在這短短的幾天時(shí)間里對一所學(xué)校有一個(gè)全面的認(rèn)識了解,主要還是依靠查閱檔案信息資料,通過手中收集掌握的檔案信息材料,整理歸納出系列數(shù)據(jù)材料,最后做出符合學(xué)校實(shí)際的評估結(jié)論。因此,完整、系統(tǒng)、真實(shí)的檔案資料是“評估”專家準(zhǔn)確合理評價(jià)估量高校人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要依據(jù)。

2.“評估”促進(jìn)了檔案管理工作。由于檔案在“評估”中的作用無可替代,所以通過“評估”也容易發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的不足?？梢哉f,人才培養(yǎng)工作水平評估既是對高校教育教學(xué)質(zhì)量的綜合評估,也是對高校檔案管理工作的最好檢驗(yàn)?！霸u估”之后,許多親歷了“評估”現(xiàn)場的教職工都不無感慨地說:檔案工作真是太重要了!學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作也越來越重視,相繼增加了資金投入,增添了人員配備,充實(shí)、更新了設(shè)施。檔案工作的地位大大提高,全員的檔案意識明顯增強(qiáng)。

三、結(jié)合人才培養(yǎng)工作水平評估,進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理工作,提高管理質(zhì)量和水平

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),明確責(zé)任。進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),理順管理體制,完善管理制度,明確管理職責(zé)范圍。把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)重要議事日程,納入學(xué)校年度工作計(jì)劃與管理目標(biāo)中,并作為學(xué)校建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)來抓。科學(xué)劃分二級院系檔案類目,明確院系檔案管理職責(zé)范圍,加強(qiáng)對院系檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo),定期開展對院系檔案工作的督查,要有計(jì)劃、有步驟、有針對性地對院系檔案人員進(jìn)行多種形式的教育、培訓(xùn)和指導(dǎo),促使他們系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)知識、業(yè)務(wù)技能,逐步實(shí)現(xiàn)工作理念、知識結(jié)構(gòu)、工作技能的同步更新和提升。

2.加強(qiáng)宣傳和教育,提升全員檔案意識。加強(qiáng)檔案有關(guān)法律法規(guī)的宣傳和教育,強(qiáng)化全員建檔、存檔、用檔意識,使全體教職員工真正認(rèn)識到在日常工作及教學(xué)科研活動(dòng)中形成的各類文件材料都是學(xué)校的信息資源和文化財(cái)富,必須及時(shí)完整地歸檔保存。檔案人員要提高自身素質(zhì),增強(qiáng)服務(wù)意識,積極主動(dòng)地為教職員工提供熱情周到的檔案信息服務(wù),使每個(gè)教職員工的檔案意識在利用檔案信息的親身經(jīng)歷中得到不斷增強(qiáng)和升華。

3.加強(qiáng)管理和利用,提高管理水平和利用效率。建立高標(biāo)準(zhǔn)、符合“六防”要求的檔案專用庫房,提高計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù),充分利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)格技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源存儲(chǔ)數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)遠(yuǎn)程化以及信息資源共享和網(wǎng)上匯編資料的傳送。積極探索利用途徑,不斷豐富檢索工具,編制豐富的、適合高校當(dāng)前發(fā)展需求的檔案編研資料,使各類檔案在服務(wù)高校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中發(fā)揮其最大效用。

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(編輯/丹桔)