加強(qiáng)對檔案電子文件“三性”的保護(hù)

徐州供電公司 董 梅

加強(qiáng)對檔案電子文件“三性”的保護(hù)

徐州供電公司 董 梅

目前檔案文件分為傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和現(xiàn)代電子文件兩類。所謂電子文件是指以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文件、電子信函、電子報表、電子圖紙等等。

電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的，這就為電子檔案管理帶來一些不安全的隱患。因此，對其“三性”（原始性、真實(shí)性和完整性）的保護(hù)便迫在眉睫。

與紙質(zhì)文件比較，電子文件有幾個特點(diǎn)：

1. 電子文件需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；

2. 電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；

3. 電子文件的利用是可共享的，不受時間和距離的影響；

4. 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

正因如此，電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性才受到前所未有的挑戰(zhàn)，對電子文件以上三性的認(rèn)定是非常困難的。這主要是因?yàn)椋?/p>

一是電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。

二是電子文件易于被盜。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改。

三是電子文件易于復(fù)制。在不同時間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個是“原件”，哪個是“復(fù)制件”。

四是電子文件易于“變形”。電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的環(huán)境，這種適應(yīng)往往使得電子文件的自身結(jié)構(gòu)、格式產(chǎn)生改變，因此，長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。

五是電子文件沒有了特定的“防偽標(biāo)識”。電子文件不便于簽字，不再具有特定的字跡。人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。我們還不能為每一份電子文件蓋章或簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的這些特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的“三性”，也就是無法辨別它的真?zhèn)?，首先需要為它建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是在當(dāng)時由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為惟一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會各方面對電子文件的需要，我們認(rèn)為建立這樣一個“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護(hù)卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個問題的解決有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。

隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要。電子文件歸檔應(yīng)對存儲載體有嚴(yán)格要求，并且明確保護(hù)措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成危害。為實(shí)現(xiàn)電子檔案長期保存所必須進(jìn)行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強(qiáng)對電子檔案的開發(fā)利用活動的管理。

首先要建立電子文件全過程管理的制度。

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時應(yīng)對電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成極大危害。

其次要建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)。

電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。

電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實(shí)時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對于從收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關(guān)信息；對于以存儲載體方式進(jìn)行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。

再次，要變革檔案人員的知識結(jié)構(gòu)。

我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

另外，各項(xiàng)技術(shù)性工作要跟上。

比如，隨著加密技術(shù)的改進(jìn)，可以在電子通信系統(tǒng)中采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密；可以采用光筆簽名、數(shù)字簽名的方式加密；可以利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證；可以給每個合法用戶一個“通行證”，確保特定用戶進(jìn)入；可以設(shè)置防火墻，凡符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外；可以設(shè)置防寫措施，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)。

上述這些技術(shù)對于維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠都具有很好的效果，我們相信，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實(shí)性可得到更為可靠的認(rèn)定和更加有效的保護(hù)，從而確保電子文件的憑證作用。