“棄檔”現(xiàn)象突出 淺談人事檔案管理應(yīng)變之策

廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 肖偉芳

“棄檔”現(xiàn)象突出 淺談人事檔案管理應(yīng)變之策

廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 肖偉芳

人事檔案在我國(guó)是一個(gè)人的歷史紀(jì)錄、資歷證明，記載著家庭出身、政治成份、社會(huì)關(guān)系，學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，職稱(chēng)評(píng)聘、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等各方面的情況，是踏入工作崗位的“準(zhǔn)入證”。 隨著傳統(tǒng)人事制度的變革，越來(lái)越多的“單位人”變成了“社會(huì)人”，而現(xiàn)代企業(yè)的用人觀(guān)念也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，崇尚“以人為本、能力優(yōu)先”，對(duì)傳統(tǒng)人事檔案的重視減弱，加上人才流動(dòng)頻繁，人們對(duì)對(duì)檔案的觀(guān)念越來(lái)越擔(dān)保，因此導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象的出現(xiàn)，大量人事檔案在各級(jí)人才管理中心“沉睡”。本文嘗試分析棄檔產(chǎn)生的原因，論證檔案的重要性，并在幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案工作管理和建設(shè)，以適合社會(huì)的需求和發(fā)展，從而避免再出現(xiàn)大量人事檔案棄檔的現(xiàn)象。

棄檔 人事檔案 管理

一、人事檔案的發(fā)展

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人的家庭關(guān)系、政治面貌、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲等方面的信息，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。在過(guò)去，是我國(guó)各級(jí)各類(lèi)國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才尤其是干部的重要依據(jù)。

據(jù)中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)系鄧紹興教授介紹，傳統(tǒng)人事檔案是從延安整風(fēng)時(shí)期形成的。在那個(gè)中共黨史上“純潔干部隊(duì)伍”的重要時(shí)期，干部檔案制度是整風(fēng)的重要措施之一，而政審材料成為檔案的最重要內(nèi)容。①

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，無(wú)論是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都是公有。人是“單位的人”，通過(guò)單位進(jìn)行自己的政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)生活。絕大多數(shù)人一生只在一個(gè)單位“端著鐵飯碗”。單位管理約束一個(gè)人的重要手段，就是管理控制他的人事檔案，依據(jù)上面的資料記載，決定其工作崗位及待遇等。

改革開(kāi)放后我國(guó)開(kāi)始以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，特別是20世紀(jì)90年代計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變，非國(guó)有經(jīng)濟(jì)與國(guó)有經(jīng)濟(jì)并存，人事檔案的地位由此發(fā)生了微妙的變化。人才資源的行政分配正在被市場(chǎng)配置所取代，身份、地位、地域、資歷、職稱(chēng)的界限開(kāi)始被打破，人才已由單位所有變?yōu)樯鐣?huì)所有，其在各所有制單位間的流動(dòng)配置日益活躍，使得人盡其才、能上能下、能進(jìn)能出。

傳統(tǒng)人事檔案一紙定命運(yùn)的歷史已不再，越來(lái)越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，加上人才流動(dòng)的頻繁，人們對(duì)檔案的觀(guān)念逐漸淡薄，很多人不重視人事檔案，認(rèn)為沒(méi)有檔案也無(wú)所謂，導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，尤其是大中專(zhuān)院校的畢業(yè)生，放棄人事檔案者呈逐年上升的趨勢(shì)：全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心代管的三四百萬(wàn)份人事檔案中，至少有60多萬(wàn)份被主人拋棄。②

二、人事檔案被“丟棄”的原因

對(duì)人事檔案不理不睬，任其在人才管理中心“沉睡”的原因有以下幾點(diǎn)：

1、檔案已不是眾多企業(yè)考察個(gè)人能力的標(biāo)準(zhǔn)。籠統(tǒng)地記載著大量陳舊、靜態(tài)的經(jīng)歷資料的人事檔案，已不能真實(shí)客觀(guān)地反映最新的素質(zhì)能力信息，也不能成為用人單位廣納群賢的依據(jù)。目前很多企業(yè)在招聘時(shí)求職者或考察員工能力時(shí)不調(diào)閱人事檔案的原因很簡(jiǎn)單：其一，傳統(tǒng)的人事檔案信息不足，特別是缺少反映當(dāng)事人綜合能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)和有權(quán)威部門(mén)認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核資料，已不能滿(mǎn)足用人單位渴望了解和掌握應(yīng)聘者全部信息的要求，對(duì)實(shí)際人力資源管理工作的幫助不大；其二，由于人才流動(dòng)頻繁，很多人工作地點(diǎn)和單位更換頻繁，檔案放在哪里連自己都搞不清，人事部門(mén)查閱起來(lái)不僅手續(xù)繁雜，時(shí)間成本也很高；其三，企業(yè)更重視人才的實(shí)際工作才干、創(chuàng)新能力以及溝通能力，尤其是外資企業(yè)，動(dòng)用360度評(píng)價(jià)方法(自我評(píng)價(jià)、同事相互評(píng)價(jià)、領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)、群眾評(píng)價(jià))來(lái)考察個(gè)人能力，檔案所記錄的內(nèi)容更是只用來(lái)作為參考，甚至完全忽略人事檔案。

2、一些不合時(shí)宜的規(guī)章制度成了人才自由流動(dòng)的“絆腳石”，過(guò)高的檔案管理費(fèi)和煩瑣的檔案調(diào)動(dòng)手續(xù)，是導(dǎo)致“棄檔”的又一原因；沒(méi)有進(jìn)入國(guó)家政府機(jī)構(gòu)、國(guó)營(yíng)企業(yè)、事業(yè)單位的人員或者是流動(dòng)人員，其人事檔案多由省市人才市場(chǎng)待管，管理費(fèi)用收取標(biāo)準(zhǔn)不一，大多數(shù)是兩三百元一年，過(guò)高的費(fèi)用使人難以承擔(dān)；而一旦找到合適并且愿意接收檔案的單位，想從人才市場(chǎng)管理中心調(diào)出檔案，則要進(jìn)行一系列煩瑣的手續(xù)，耗費(fèi)大量時(shí)間，使人筋疲力盡，也是產(chǎn)生棄檔的一個(gè)原因。

3，各地人事檔案管理單位對(duì)檔案僅限于“保管”這一低層次服務(wù)，無(wú)法給當(dāng)事人帶來(lái)就業(yè)或成長(zhǎng)的指導(dǎo)和幫助，也是導(dǎo)致檔案日益貶值的重要原因。從管理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省市人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會(huì)，其管理對(duì)象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案，其服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性，但目前各個(gè)人事檔案管理單位只是單純地對(duì)檔案進(jìn)行保管，而沒(méi)有提供相應(yīng)的有價(jià)值的服務(wù)，如就業(yè)指導(dǎo)、技能培訓(xùn)、職業(yè)規(guī)劃指導(dǎo)等，人們便任由檔案在管理單位長(zhǎng)年“沉睡”了。

三、人事檔案的重要性

雖然檔案的“決定性”作用在弱化，在某些領(lǐng)域還是有重要作用，如辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等國(guó)家強(qiáng)制推行的福利政策，或者進(jìn)行職稱(chēng)評(píng)定、各種政審等的時(shí)候，還需利用人事檔案進(jìn)行。無(wú)論是在原單位供職的人還是辭職后另求新職者，在交納養(yǎng)老保險(xiǎn)金和退休后保險(xiǎn)金發(fā)放時(shí)，人事檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時(shí)間等都是主要依據(jù)。即便以后推行電子檔案，也需要文本檔案作為依據(jù)。因此，在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理制度不會(huì)取消。此外，出國(guó)、升學(xué)、結(jié)婚、生育等很多方面都需要檔案。由于檔案遺失而遇到麻煩的例子在日常生活中并不少見(jiàn)。有些大學(xué)畢業(yè)生工作幾年后忽然發(fā)現(xiàn)自己無(wú)法按期轉(zhuǎn)正定級(jí)、申請(qǐng)職稱(chēng)，在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)手續(xù)時(shí)也遇到麻煩，經(jīng)咨詢(xún)才知道是因?yàn)樽约捍髮W(xué)畢業(yè)時(shí)疏忽了檔案的存放問(wèn)題，追悔莫及。

此外，從離職人員的角度來(lái)考慮此問(wèn)題，在單位干滿(mǎn)了一年，只要是非本人意愿離職的，都可以領(lǐng)取到失業(yè)救濟(jì)金，但是前提是本人檔案中的所有材料都要齊全。如果個(gè)人沒(méi)有及時(shí)處理好人事檔案的管理問(wèn)題，那面臨的不僅是失業(yè)救濟(jì)金無(wú)法領(lǐng)取，而且直接影響了工齡計(jì)算、職稱(chēng)評(píng)定、出具以檔案為依據(jù)的證明等，后果是很?chē)?yán)重。

還有，假如我們達(dá)到退休年齡的時(shí)候，勞動(dòng)局這時(shí)就需要審核個(gè)人檔案，查看檔案中上學(xué)時(shí)的學(xué)籍材料、工作時(shí)所簽訂的勞動(dòng)合同，是否符合正常退休的條件，如果少一樣也都無(wú)法辦理退休，將會(huì)給個(gè)人帶來(lái)極大的損失。

四、人事檔案管理應(yīng)變之策

盡管越來(lái)越多棄檔事件的出現(xiàn)，但可以肯定的是，檔案制度不會(huì)取消，人事檔案也將追隨個(gè)人一生，并且在關(guān)鍵的時(shí)候它起著舉足輕重的作用。在新的社會(huì)形勢(shì)下，各級(jí)檔案管理單位、人才市場(chǎng)檔案管理中心，需要從幾個(gè)方面來(lái)提高人們檔案意識(shí)，重視檔案管理。

1、強(qiáng)化檔案意識(shí)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人才的流動(dòng)以及信息的溝通，尤其是用人觀(guān)念上的轉(zhuǎn)變，使得過(guò)去以單位來(lái)確定人們身份，慢慢轉(zhuǎn)向?qū)ζ渖鐣?huì)價(jià)值的認(rèn)可，人的身份由單位人轉(zhuǎn)向社會(huì)人。從某些方面來(lái)說(shuō)檔案的作用在現(xiàn)代社會(huì)中有不斷弱化的趨勢(shì)，但這絕不意味著檔案無(wú)用。弱化的只是檔案的形式，即“袋裝檔案”，而強(qiáng)化的應(yīng)是檔案的資源和信息性質(zhì)。尤其對(duì)有較高學(xué)歷的年輕人，更不應(yīng)該淡化自己的檔案意識(shí)。高校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該定期舉行檔案知識(shí)講座，提醒廣大高校畢業(yè)生檔案在現(xiàn)實(shí)中的重要性，讓他們?cè)诿χ夜ぷ鞯耐瑫r(shí)，應(yīng)及時(shí)把檔案轉(zhuǎn)入政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)保存，確保自身的合法權(quán)益和應(yīng)有的社會(huì)、福利待遇得到保障。

2、對(duì)檔案功能進(jìn)行定位

⑴各級(jí)檔案管理單位以及人才管理中心應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)需求，對(duì)檔案功能進(jìn)行定位，提高其價(jià)值，而不能只對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的保管。

社?？ㄖ泻w的內(nèi)容，戶(hù)口簿上登記的事項(xiàng)，檔案里要有所精簡(jiǎn)。同時(shí)增加一些其他諸如勞動(dòng)技能、學(xué)習(xí)獎(jiǎng)懲、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)等方面的材料，以便使其所具有的功能更加適合用人單位對(duì)人才的需求。其次，對(duì)檔案的原有重要部分予以保留。此外，還可考慮補(bǔ)充其他有關(guān)求職者和用人單位都十分需要的功能，如為求職者提供就業(yè)信息、職業(yè)規(guī)劃指導(dǎo)、個(gè)人技能培訓(xùn)等，從而能夠更好地為人才服務(wù)，減少“棄檔”現(xiàn)象。

⑵應(yīng)用電子化管理

由于檔案記錄著個(gè)人的信息，與許多重要的福利、保險(xiǎn)等政策有關(guān)系，目前我國(guó)還不可能取消個(gè)人檔案和檔案管理制度。但應(yīng)對(duì)檔案管理制度加以改革，實(shí)現(xiàn)電腦化與網(wǎng)絡(luò)化。將檔案資料存入電腦中去，以備有關(guān)部門(mén)調(diào)取選用。北京崇文區(qū)率先實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，解決以往檔案分地保管、分散管理、頻繁使用及轉(zhuǎn)移造成的種種弊端，不但可以提高存檔人員的辦事效率、保障檔案的真實(shí)性和保密性，更可以為社?；鸬陌踩鸬奖Ｕ献饔谩＂?/p>

還可以還可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門(mén)與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_(kāi)放式的交流模式。而中國(guó)南方人才市場(chǎng)于1997年就上了因特網(wǎng)，在這個(gè)網(wǎng)址里，可以搜尋25000條人事檔案信息，它已經(jīng)向1500個(gè)單位提供了人才信息網(wǎng)絡(luò)的終端，還開(kāi)發(fā)了人才測(cè)評(píng)軟件系統(tǒng)，為7000多人進(jìn)行了評(píng)估。④

應(yīng)用電子化管理時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)處理，注意保密，這樣檔案本身的功能作用才能真正地全部發(fā)揮出來(lái)，更好地為用人單位和人才服務(wù)。

3、對(duì)檔案嚴(yán)格審查確保真實(shí)性

在當(dāng)今社會(huì)，人事檔案不應(yīng)只是一個(gè)人身份的證明，應(yīng)該是一個(gè)權(quán)威的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。人事檔案應(yīng)該與建立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的個(gè)人信用體系聯(lián)系起來(lái)，進(jìn)入公共信用體系的檔案，應(yīng)以憑證部分和職業(yè)生涯、職業(yè)能力和信用記錄為主要內(nèi)容；同時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，防止有人提供虛假信息，為用人單位提供科學(xué)準(zhǔn)確的人事信息，有效防止用人失誤，如發(fā)現(xiàn)虛假材料，堅(jiān)決拒絕接收，并予以退回。

總之，各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)和人才管理中心應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)改革與發(fā)展的需要，與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳，利用網(wǎng)絡(luò)和電子化管理，不斷拓展檔案功能，提高檔案自身利用價(jià)值，努力使檔案成為人才求職、出國(guó)、升學(xué)等方面的重要助推工具。

①《全國(guó)至少60萬(wàn)份檔案被棄 傳統(tǒng)人事檔案政策滯后亟需改革》，2006年1月5日《南方日?qǐng)?bào)》，文章網(wǎng)址：http://news.sina.com.cn/o/2006-01-05/09297900093s.shtml

②《全國(guó)至少60萬(wàn)份檔案被棄 傳統(tǒng)人事檔案政策滯后亟需改革》，2006年1月5日《南方日?qǐng)?bào)》。文章網(wǎng)址：http://news.sina.com.cn/o/2006-01-05/09297900093s.shtml

③《北京人事檔案管理有望電子化》，北京商報(bào)，2008年05月08日，網(wǎng)址：http://it.sohu.com/20080508/ n256727173.shtml

④《人事檔案管理模式的變革：社會(huì)化、開(kāi)放式管理》，中國(guó)軟件網(wǎng)，2006-10-24，文章網(wǎng)址：http://www. soft6.com/tech/6/60944.html ）