血站檔案管理的現(xiàn)狀及現(xiàn)代化

廣州血液中心 陳 翀

血站檔案管理的現(xiàn)狀及現(xiàn)代化

廣州血液中心 陳 翀

血站檔案管理的現(xiàn)代化對(duì)于血站的發(fā)展和運(yùn)行具有重要意義，目前血站在現(xiàn)代化上已經(jīng)采取了一些措施，但仍有不足。本文就血站管理的現(xiàn)代化和血站設(shè)施的現(xiàn)代化做了簡(jiǎn)要的分析。

血站 檔案管理 現(xiàn)代化 網(wǎng)絡(luò)

一、 前言

隨著社會(huì)發(fā)展，知識(shí)更新周期越來(lái)越短，人們的社會(huì)檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，對(duì)檔案管理手段的現(xiàn)代化、檔案信息的需求量也不斷增加，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化也越來(lái)越顯得重要。這就要求檔案部門要充分利用各種現(xiàn)代化管理手段，提高管理水平，搞好檔案工作，有效地開發(fā)利用好檔案信息資源，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。所謂血站檔案管理現(xiàn)代化就是指利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和現(xiàn)代科學(xué)方法進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)現(xiàn)代化血站檔案工作的要求。血站必須在這方面下功夫，采取多種方法，樹立血站檔案工作者的現(xiàn)代化管理觀念，提高其現(xiàn)代化管理技能。

二、血站檔案管理的現(xiàn)狀

目前許多醫(yī)院對(duì)血站檔案管理都進(jìn)行了不同程度的現(xiàn)代化嘗試，也取得了一定的成績(jī)。但總的來(lái)說(shuō)，血站檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程仍然遇到了許多問(wèn)題。

1．現(xiàn)代化檔案意識(shí)不強(qiáng)。由于社會(huì)公眾對(duì)“檔案”了解非常有限，以致對(duì)檔案管理現(xiàn)代化不關(guān)心。再加上一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)也不夠，對(duì)檔案管理落后的局面不著急，許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2．基礎(chǔ)工作太差。檔案管理現(xiàn)代化的前提是檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。然而，目前機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案質(zhì)量不高。立卷、編目、檢索等也未按檔案行政管理機(jī)關(guān)制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范操作。這種低水平的管理工作，亟須改善。否則實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的難度將越來(lái)越大。

3．檔案管理設(shè)備和技術(shù)不先進(jìn)。目前，各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位使用的計(jì)算機(jī)硬件性能落后、種類繁多、型號(hào)各異。軟件通用性、實(shí)用性差，使研究成果難以推廣應(yīng)用．造成計(jì)算機(jī)長(zhǎng)期處于封閉、半封閉狀態(tài)，有些只起打字機(jī)的作用。

4．檔案人員素質(zhì)跟不上?，F(xiàn)代化的管理，必須有現(xiàn)代化的人。所謂現(xiàn)代化的人，就要有現(xiàn)代化技能、現(xiàn)代化適應(yīng)力與發(fā)展能力。然而，許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案管理人員，多數(shù)缺少現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)，沒(méi)有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。

三、管理的現(xiàn)代化

目前，隨著人們自我保護(hù)法律意識(shí)的增強(qiáng)，全社會(huì)對(duì)血液質(zhì)量安全的要求越來(lái)越高。輸血后傳染病引起的醫(yī)療糾紛或由此引發(fā)的諸多社會(huì)問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。到目前為止，我國(guó)血站檔案管理還沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度和方法，各地血站各自依照自己的實(shí)際情況制定有各自的管理體制，沒(méi)有一定的管理網(wǎng)絡(luò)和模式，并且檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置也不健全，這不僅影響檔案的管理和利用，也會(huì)給運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代管理手段的應(yīng)用造成困難。因此作者認(rèn)為，應(yīng)從幾個(gè)方面加強(qiáng)血站檔案工作的管理。

1建立組織、完善機(jī)構(gòu)成立由站領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、檔案管理人員組成的檔案管理小組，把檔案管理工作列入議事日程；建立綜合檔案室，完善檔案室所需的各種軟、硬件等；建立站科兩級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，定人、定崗、定責(zé)的管理模式。

2建立檔案管理制度，健全檔案管理新模式健全檔案管理制度的內(nèi)容很多，如建立檔案利用、保管制度、制定檔案保管期限、歸檔制度等，并將這些制度納入血站崗位責(zé)任制和考核方法之中，由于血站檔案工作有其獨(dú)特性，因此，應(yīng)建立符合血站實(shí)際的檔案管理模式。

3管理制度的創(chuàng)新。任何管理制度都不可能一成不變，隨著時(shí)代發(fā)展，很多新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，一些檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，甚至成為前進(jìn)道路上的障礙。鑒于此，檔案工作者不能安于現(xiàn)狀，固步自封，要認(rèn)真檢查一些長(zhǎng)期以來(lái)被認(rèn)為是正確的、不可缺少的做法，檢查哪些制度需要進(jìn)行修改、哪些需要完全推倒重來(lái)，哪些需要延伸其范圍等。例如，在目前幾乎所有血站檔案室采用電腦管理的情況下，除編制檔案目錄、專題目錄外，是否有必要投入大量精力去編制日常工作中幾乎沒(méi)有用處的檢索卡片等；在當(dāng)前信息急劇發(fā)展、文件生命周期日益縮短的社會(huì)，是否還要遵循文件滿"# 年才能對(duì)外開放的規(guī)定；在各個(gè)科室都可能留有重要價(jià)值的文檔材料情況下，是否有必要將歸檔對(duì)象僅局限于一些職能科室等。根據(jù)實(shí)際，我們應(yīng)該從繁鎖的工作中解脫出來(lái)，投入更多的人力精力、去完成更多實(shí)用性強(qiáng)、高質(zhì)量的編研工作。

四、設(shè)施的現(xiàn)代化

通過(guò)詳細(xì)記錄各種檔案資料，使管理工作正規(guī)化、現(xiàn)代化，極大地方便了采供血工作的開展在血站日常工作中，獻(xiàn)血者的大量資料需要記錄并長(zhǎng)期保存，以便日后查詢。以往采用手工登記的方法，不僅工作量大、易出錯(cuò)，而且給資料的檢索帶來(lái)很大不便，且不易保存。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息處理已經(jīng)比以往任何時(shí)候都要更加容易。在所有信息技術(shù)之中，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)于血站檔案的管理起到最為重要的作用。

運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和開發(fā)利用等日常管理工作，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)遵循檔案形成的規(guī)律，建立科學(xué)的檔案信息管理系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作，根據(jù)市場(chǎng)和用戶對(duì)檔案信息服務(wù)的需要和希望提供的功能，結(jié)合檔案工作自身發(fā)展，制定一整套包括數(shù)據(jù)著錄與標(biāo)引、錄入與儲(chǔ)存、加工與處理．檢索與輸出等環(huán)節(jié)在內(nèi)的檔案信息管理系統(tǒng)總體方案。通過(guò)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的密集存儲(chǔ)和快速檢索功能，提高檔案信息的利用效能，是檔案管理工作發(fā)展的必由之路。

而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的存在，無(wú)論是技術(shù)還是設(shè)備上都能夠支撐高校檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的需求。網(wǎng)絡(luò)化所提供的強(qiáng)大統(tǒng)計(jì)功能，使血站領(lǐng)導(dǎo)及各部門能及時(shí)掌握血站最新的采供血業(yè)務(wù)情況如血站血液地采集、庫(kù)存等，并快速、準(zhǔn)確地制定采、供血計(jì)劃，避免血液資源的浪費(fèi)和短缺。自動(dòng)化設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在血站血液檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室和血站管理方面的應(yīng)用，使血站的管理、理念、技術(shù)等各個(gè)方面都發(fā)生了根本的變化。血站采供血及血站與醫(yī)院管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)一體化建設(shè)，對(duì)于血液資源、輸血技術(shù)知識(shí)的相互交流和利用，控制經(jīng)血傳播的疾病，掌握患者的臨床用血需要，輔助臨床醫(yī)生確定防治方案具有重要的作用。

【1】孫日輝.紅十字中心血站會(huì)計(jì)檔案管理工作研究-現(xiàn)代商業(yè)2008(27)

【2】宿曉玲.談檔案管理現(xiàn)代化2007，(1)