對環(huán)保電子檔案管護的一些思考

齊天峰

(云南省環(huán)境科學(xué)研究院,云南昆明 650034)

對環(huán)保電子檔案管護的一些思考

齊天峰

(云南省環(huán)境科學(xué)研究院,云南昆明 650034)

闡述了環(huán)保電子文件的特點,分析了影響環(huán)保電子檔案的不安全因素,并提出了在管理和維護環(huán)保電子文件的過程中應(yīng)注意的一些問題。

環(huán)保電子檔案;特點;思考

隨著辦公自動化的進(jìn)一步發(fā)展和深化,環(huán)保電子文件的推廣和應(yīng)用和其它行業(yè)的電子文件一樣正以幾何級速度不斷增長。環(huán)保電子檔案不但能與紙質(zhì)文件一樣承擔(dān)起“環(huán)保人記憶”的歷史使命,而且還能充分發(fā)揮其存儲密集、處理靈活、傳播迅速、檢索快捷、生動直觀等獨特的優(yōu)勢,可有效提升環(huán)保檔案信息資源的豐裕度、凝聚度、集成度、共享度和適用度,實現(xiàn)環(huán)保檔案信息資源管理和開發(fā)利用工作的跨越式發(fā)展。環(huán)保電子文件的大量產(chǎn)生給環(huán)保檔案工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),如何安全妥善地保管歸檔環(huán)保電子檔案成為新時期環(huán)保檔案安全保護工作的一個新課題。

1 環(huán)保電子檔案的特性

(1)電子文件易于修改,而且改動后可以不留任何痕跡。電子文件一方面為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件,同時也難以保證文件的原始性、真實性。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件在“原稿”上刪改,但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙稿文件要大得多,從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。

(2)電子文件制作過程的虛擬使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制作出一份或一批原件來行使其職責(zé),有時它只不過制作一個 “窗口”,將必要的信息集中在一起,并在需要的時候?qū)⑵漭敵?。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來,也可被不同的收文者拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同的時間、不同的地點、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別,無法區(qū)別其中哪個是“原件”,哪個是 “復(fù)制件”。

(3)電子文件具有對設(shè)備的依賴性。電子計算機軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代,迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”,離開了計算機及相應(yīng)的軟件,電子文件就無法生成、傳遞、識別,這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r。因此,長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。

(4)電子文件不再具有固定的存儲載體,根據(jù)利用需要,人們可以采用不同的方式輸出。對長期保存的電子文件,還需要定期進(jìn)行復(fù)制,轉(zhuǎn)換載體,以防信息丟失。電子文件沒有了固定的載體,也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。

(5)具有紙制文件和其它文件無可比擬的優(yōu)越性。電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據(jù)需要在不同的地點、不同的場合,以不同的字體、字號將電子文件輸入或輸出,給我們的工作和生活提供了極大的便利。

(6)目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及,我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名,因此,也無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的以上特點決定了我們維護、保存它時的艱巨性。如何保存、維護好電子檔案,使之安全可靠,并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài),是我們環(huán)保檔案工作者急需解決的問題。同時,也對檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求,要求電子檔案的管理人員必須具備電子計算機應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識:如高等數(shù)學(xué)、物理學(xué)、化學(xué)、電子學(xué)、微電子技術(shù)、電子計算機技術(shù)、辦公自動化及電子計算機輔助設(shè)計技術(shù)、設(shè)備維護及標(biāo)準(zhǔn)化知識等。同時也要掌握檔案管理基礎(chǔ)知識:如檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、檔案保護技術(shù)等,還要熟練地掌握英語。

2 環(huán)保電子文件存在的不安全因素

(1)載體損害。電子文件信息雖然具有流動性、虛擬性,但它并非虛無的概念,在任何時刻都必須寄存于某種實體,處于某種外部環(huán)境,因而受到各種物理因素的制約。如電磁干擾、光輻射、大氣污染、溫濕度等都可對電子文件構(gòu)成威脅;

(2)電子文件信息的不穩(wěn)定性。電子文件信息是一種數(shù)字信息,數(shù)字信息具有流動性、不穩(wěn)定性的特點,導(dǎo)致其易被修改、丟失或損壞;

(3)設(shè)備故障。任何設(shè)備都可能因各種原因發(fā)生故障,電子文件的生存環(huán)境是極其精密復(fù)雜的系統(tǒng),運行過程中發(fā)生故障不可避免;

(4)網(wǎng)上黑客的攻擊。電子文件中含有大量有價值和秘密的信息,處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,必然會引來黑客的非法訪問或為了某種目的刪除、修改、重發(fā)某些重要信息,使文件所有者蒙受損失;

(5)計算機病毒的入侵。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,計算機病毒已成為一大公害,病毒的更新速度永遠(yuǎn)領(lǐng)先于殺毒技術(shù),電子文件信息將始終面臨病毒的侵害;

(6)信息的泄露。計算機在信息處理過程中會產(chǎn)生電磁輻射,在一定范圍內(nèi)將這些電磁輻射收集起來,通過專用儀器可還原成正在處理的信息。更有甚者,故意將竊聽、竊錄、竊收裝置置入計算機芯片中,對電子信息進(jìn)行截取。由于這種泄露往往不被人注意,一些重要的、秘密的電子文件信息在不知不覺中就被截獲、篡改;除此之外,自然災(zāi)害、人為操作失誤、失竊、電源等故障都會造成計算機網(wǎng)絡(luò)的種種不安全,從而直接影響電子信息的安全。

3 管護環(huán)保電子文件應(yīng)注意的問題

(1)要保證環(huán)保電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的環(huán)保電子檔案,必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示。可采用以下三種方法:一是保存環(huán)保電子檔案相關(guān)支持軟件,即在保存環(huán)保電子檔案的同時,將與環(huán)保電子檔案相關(guān)的軟件及整個應(yīng)用系統(tǒng)一并保存,并與環(huán)保電子檔案存放在一起,恢復(fù)時,使之按本來的面目顯示;二是保存環(huán)保原始檔案的電子圖像;三是保存環(huán)保電子檔案的打印輸出件或制成縮微膠片。

(2)環(huán)保電子檔案形成后應(yīng)及時進(jìn)行積累,以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動。在機關(guān)辦公活動中形成的環(huán)保電子文件一經(jīng)定稿就不得進(jìn)行任何修改,環(huán)境監(jiān)測電子文件在收集積累過程中的一切變更都應(yīng)記錄在案,科研生產(chǎn)中記錄的數(shù)據(jù)不能隨意改動。并對收集積累起來的電子檔案進(jìn)行備份。

(3)建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度。歸檔時應(yīng)對環(huán)保電子檔案進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查,在內(nèi)容方面檢查歸檔的環(huán)保電子檔案是否齊全完整,真實可靠;歸檔的電子檔案是否為最終稿本;環(huán)保電子檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件內(nèi)容及相關(guān)說明是否一致,軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等;在技術(shù)方面檢查歸檔電子檔案載體的物理狀態(tài),有無病毒,讀出信息的準(zhǔn)確性等。

(4)建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度。歸檔環(huán)保電子檔案應(yīng)使用光盤作為存儲介質(zhì),對所有歸檔環(huán)保檔案應(yīng)作寫保護處理,使之置于只讀狀態(tài);必要時,也可對存檔電子檔案進(jìn)行簽署和加密技術(shù)處理;在對環(huán)保電子檔案進(jìn)行整理和因軟硬件平臺發(fā)生改變而對電子檔案實行格式轉(zhuǎn)換時,要特別注意防止轉(zhuǎn)換過程中的信息失真;對環(huán)保電子檔案要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查,發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時,及時采取維護措施,進(jìn)行修復(fù)或拷貝。

(5)加強對環(huán)保電子檔案的利用活動管理。環(huán)保電子檔案入庫載體不得外借,只能以拷貝的形式提供利用。對環(huán)保電子檔案的利用者進(jìn)行利用權(quán)限控制,并進(jìn)行身份驗證,防止無關(guān)人員對環(huán)保電子檔案系統(tǒng)的非法訪問,防止利用過程中泄密和損傷信息。

(6)建立環(huán)保電子檔案管理的記錄系統(tǒng)。環(huán)保電子檔案形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形式,如果沒有相關(guān)信息可以證實文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化,人們將無法確定它的真實性。因此,應(yīng)該為每一份電子檔案建立必要的記錄,記載文件形成、管理和使用情況,用這些記錄來證實電子檔案內(nèi)容的真實性。

對環(huán)保電子檔案的有效保存與維護,是一項極其重要而復(fù)雜的工作。因此,在對環(huán)保電子檔案的保存與維護過程中,應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點等綜合條件,來制定技術(shù)方案和工作模式,并采取有效措施,確保環(huán)保電子檔案的安全可靠,能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài),使其在環(huán)境管理與保護、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境科學(xué)研究中發(fā)揮更大的作用。

Consideration on Management of Electronic Document of Environmental Protection Work

Q I Tian-feng

(Yunnan Institute of Environmental Science,Kunming Yunnan 650034 China)

The characteristics of electronic document environmental protection work are summarized.The unsafe factors influencing the electronic document are analyzed,based on which,some key pointed are put forward for managing the documents.

electronic document of environmental protection work;characteristic;consideration

X3

A

1673-9655(2010)增 1-0031-02

2010-04-30