淺談檔案工作的標準化

趙宇博

（黑龍江工程學(xué)院）

1 簡化

簡化,就是在一定范圍內(nèi)縮減對象的類型數(shù)目,使之在既定的時空范圍內(nèi)足以滿足一般需要的標準化形式。一般來說,簡化是在檔案管理實踐中應(yīng)用較廣的一種標準化的初級形式。它不是主觀任意地縮減,而是只去掉檔安要管理中已經(jīng)成為多余的、重復(fù)的、低功能的環(huán)節(jié),如實行文檔一體化管理之后,過去的某些編目環(huán)節(jié)、登記環(huán)節(jié)便成為多余、重復(fù)、低效能的環(huán)節(jié)。通過標準化的簡化處理,便可以實現(xiàn)文檔一體化管理體系的整體優(yōu)化。標準化的簡化應(yīng)具有必要性和合理性的特征,這也是確定合理簡化的兩個界限。只有當標準化的工作對象的多樣性發(fā)展規(guī)模超出了必要的范圍時,才會使簡化成為可能。簡化的目的是使標準化的對象實現(xiàn)總體功能的最佳化。為此,在實際的檔案管理實踐中,應(yīng)當注意發(fā)現(xiàn)在檔案工作現(xiàn)代化的進程中不斷出現(xiàn)的多樣性情況,并在適當?shù)臅r機出臺一定的標準,對其實行必要的簡化控制。

2 統(tǒng)一化

統(tǒng)一化是把同一事物的兩種以上的表現(xiàn)形態(tài)歸并為一種或限定在一個范圍內(nèi)的標準化形式。它雖然也是一種標準化的初級形式,但卻是標準化的主導(dǎo)形式與手段。檔案管理活動中有許多對象需要在方法、操作規(guī)程、術(shù)語符號、參數(shù)標志等方面實現(xiàn)統(tǒng)一化,以提高檔案管理的標準化水平。值得注意的是,強調(diào)統(tǒng)一化的同時,一定不能“統(tǒng)死”,必須注重標準化對象的選擇,對于那些不具有重復(fù)性、反復(fù)性特征的事物與對象,不能通過制定所謂的行業(yè)標準或地方性標準等方式,硬性實行削足適履式的標準化。檔案工作標準的制定必須建立在調(diào)查研究和注意借鑒國內(nèi)外成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)之上,合理地確定統(tǒng)一化的對象及其程度。

統(tǒng)一化的主要內(nèi)容與范圍包括：

（1）一定范圍的統(tǒng)一。如檔案的著錄和標引工作直接關(guān)系到檔案信息資源的共享,只有實現(xiàn)全國乃至國際范圍內(nèi)的統(tǒng)一化,才能有效地滿足現(xiàn)代化社會人們對檔案信息檢索的需要；再如,某些檔案管理程序由于目前沒有可能實現(xiàn)全國或全行業(yè)的統(tǒng)一化,可以首先實現(xiàn)一個地區(qū)、一個部門的統(tǒng)一化。

（2）一定程度的統(tǒng)一。即明確規(guī)定標準中哪些方面的內(nèi)容、指標要統(tǒng)一,哪些不宜在較大的范圍內(nèi)統(tǒng)一而只能在較小的范圍內(nèi)實現(xiàn)統(tǒng)一。如對檔案實體的分類,由于各個單位、各個部門、各個行業(yè)的文件和檔安要的自然形成規(guī)律不盡相同,所以,就不宜在大的范圍內(nèi)統(tǒng)一。但是在一個單位之中,在文件標準化水平較高的一些部門,也可以在一定程度上對分類標準的選擇要求、分類方案的編制體例與技術(shù)性要求以及分類工作程序等,做出統(tǒng)一化的規(guī)定。

（3）一定級別的統(tǒng)一。應(yīng)該在全國各個行業(yè)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念,就必須制定國家性的檔案工作標準；應(yīng)該在一個行業(yè)或?qū)I(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念,就必須制定行業(yè)性或?qū)I(yè)性的檔案工作標準；應(yīng)當在一個地區(qū)范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念,而不宜在一個行業(yè)或全國范圍內(nèi)統(tǒng)一者,就必須制定地區(qū)性或地域性的檔案工作標準；應(yīng)當在一個企事業(yè)單位范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象,就只能制定企事業(yè)檔案工作標準。如果檔案工作統(tǒng)一化的對象級別選擇不當,輕者會造成一些行業(yè)或部門的檔案管理水平停滯不前,重者將會造成檔案工作混亂無序,以及國家人、財、物力的浪費。

（4）一定水平的統(tǒng)一。檔案工作標準的確立,應(yīng)當考慮到先進性與合理性的雙重要求。所謂先進性,是檔案工作統(tǒng)一化和標準化追求的主要目標之一,但是,不能不顧國情提出一些在經(jīng)濟上、技術(shù)上都難以保證的標準要求；所謂合理性,就是從國情出發(fā),從最大限度地提高檔案工作現(xiàn)代化水平和管理效益出發(fā),實事求是地確定檔案工作的標準化內(nèi)容。

（5）一定時間內(nèi)的統(tǒng)一。這是指檔案工作標準的穩(wěn)定期的長短。當標準所約束的對象已經(jīng)發(fā)展、標準已落后于檔案工作發(fā)展的需要時,如果不及時修訂或更新原來的某些規(guī)定,標準就會在功能上走向反面,阻礙檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

（6）一定合理多數(shù)的統(tǒng)一。檔案工作標準中的統(tǒng)一不一定就指統(tǒng)一為一種,而是可以統(tǒng)一于一個理想的多數(shù),可以規(guī)定出若干等級,以適應(yīng)各種不同管理層次的需要。

3 系列化

所謂標準的系列化,是檔案工作標準的高級形式,它是根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要,通過對某些標準化對象的發(fā)展規(guī)律的深入、全面的分析研究以及對國內(nèi)外同一對象的發(fā)展趨勢的合理預(yù)測,結(jié)合我國的檔案工作的不同發(fā)展條件,將有關(guān)的標準指標加以適當并歸簡化,并按照一定的規(guī)律排列起來,作為指導(dǎo)我國檔案事業(yè)發(fā)展的依據(jù)。目前,我國的檔案工作標準化工作尚無這種高級形式的檔案工作標準,這說明我國的檔案工作標準化還有很長的路要走。

4 通用化

通用化是指在不同的標準化對象之間可以互相通用的檔案工作標準。如檔安要工作基本術(shù)語標準、檔案著錄用符號標準等。注重檔案工作標準的通用化程度,也是提高我國檔案工作標準化工作質(zhì)量的一項基本要求。

5 典型化

典型化就是以最先進、最合理的工作方式、工作程序、技術(shù)指標、技術(shù)參數(shù)、技術(shù)手段或管理規(guī)定等為樣板,要求或倡導(dǎo)以后的有關(guān)方面的檔案工作均參照此執(zhí)行、取得統(tǒng)一的過程。它可以逐步實現(xiàn)檔案管理水平的整體優(yōu)化。

6 格式化

目前,各企事業(yè)單位正在大力建設(shè)文檔一體化信息管理系統(tǒng),此項工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是建立一套標準的、覆蓋整個組織的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu),而在這一結(jié)構(gòu)之中,合理地規(guī)定文檔信息的格式和信息鏈接的邏輯關(guān)系又是至關(guān)重要的內(nèi)容。建立這一標準化結(jié)構(gòu)有兩個目的：一是保證各個部門聯(lián)機處理數(shù)據(jù)的過程的統(tǒng)一性；二是滿足各種聯(lián)機分析處理信息的需要。

可見,格式化是檔案管理、尤其是現(xiàn)代信息社會中文檔一體化管理的重要形式之一。