制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的原則、要求與方法

遲真貞

（黑龍江工程學(xué)院）

1 制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的原則

1.1 統(tǒng)一性原則

在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi),必須確保每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容前后協(xié)調(diào)一致,同時(shí)又要保證各項(xiàng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之間在內(nèi)容與技術(shù)方面的協(xié)調(diào)一致。只有這樣,才能有效地維護(hù)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系的系統(tǒng)性及與其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)間的一致性。如國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（1999年修訂后改為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）的制定就體現(xiàn)了這一原則。該標(biāo)準(zhǔn)的制定充分考慮到與國際和國內(nèi)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)一致性,其中包括《國際標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)著錄（總則）》、《國際檔案理事會團(tuán)體、個(gè)人和家族規(guī)范記錄》、國家標(biāo)準(zhǔn)《文獻(xiàn)著錄總則》、國際圖聯(lián)的《規(guī)范與參照款目指南》等。這些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化文件的制定提供了技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化原則。

1.2 優(yōu)化原則

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)的每項(xiàng)具體標(biāo)準(zhǔn),其內(nèi)容必須反映優(yōu)化了的技術(shù)、工作程序與組織程序,必須高于具體的一般性的管理工作的操作內(nèi)容,具有一定的技術(shù)與管理的先進(jìn)性。

1.3 適時(shí)性原則

標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作,標(biāo)準(zhǔn)本身雖好,如不適時(shí)付諸實(shí)踐,也無濟(jì)于事；反之,如果標(biāo)準(zhǔn)脫離工作實(shí)際和發(fā)展需要做出硬性規(guī)定,則不僅會延誤時(shí)機(jī),而且會給工作帶來負(fù)面影響。因此,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)必須依據(jù)檔案工作實(shí)際發(fā)展的需要和客觀的可能性,適時(shí)制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),體現(xiàn)出檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的有序性。

1.4 繼承性原則

在進(jìn)行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過程中,有關(guān)方面必須注意使標(biāo)準(zhǔn)能在一定時(shí)空范圍內(nèi)保持相對的穩(wěn)定性。不能孤立地考慮標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性與先進(jìn)性,而忽視其穩(wěn)定性和繼承性,否則易引起實(shí)際工作的混亂。同時(shí),制定與實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)充分考慮檔案工作原有基礎(chǔ),如果標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定事項(xiàng)同實(shí)際工作的技術(shù)水平和管理水平差距過大,那么,在實(shí)際工作中這類標(biāo)準(zhǔn)就難以貫徹實(shí)施,起不到提高工作水平和管理效益的作用。

2 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)制定的一般要求

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定同其他工作領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)制定工作一樣,都應(yīng)當(dāng)遵守如下幾點(diǎn)基本要求：

第一,標(biāo)準(zhǔn)的編寫應(yīng)注意貫徹國家法令并與有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相協(xié)調(diào)。制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)自覺遵守國家的檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章等法律規(guī)范的相關(guān)規(guī)定；并且注意與同級有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相協(xié)調(diào),下級檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不得與上級檔案工作標(biāo)準(zhǔn)相抵觸。

第二,文字表達(dá)準(zhǔn)確、簡明。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化文件中的文字表達(dá)應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡明、通俗易懂、邏輯嚴(yán)謹(jǐn),避免產(chǎn)生不易理解或不同理解之處。宜用文字的用文字,宜用圖表的用圖表。

第三,技術(shù)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)正確無誤。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中的圖樣、表格、數(shù)值、公式、化學(xué)分子式（或結(jié)構(gòu)式）和其他技術(shù)內(nèi)容都應(yīng)做到正確無誤。

第四,術(shù)語、符號、代號應(yīng)統(tǒng)一。在制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中,同一標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語、符號、代號應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一,與其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)當(dāng)一致。同一術(shù)語應(yīng)當(dāng)表達(dá)同一概念,同一概念應(yīng)采用同一術(shù)語來表達(dá),類似部分要采用相同的表達(dá)方式與措辭。

第五,編排格式和細(xì)則應(yīng)當(dāng)符合規(guī)定。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成、內(nèi)容編排、層次劃分及其編號、編寫細(xì)則應(yīng)當(dāng)符合《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則標(biāo)準(zhǔn)編寫的基本規(guī)定》的要求。

3 檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的立項(xiàng)與標(biāo)準(zhǔn)的制定

國務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門每年都要根據(jù)實(shí)際工作和社會需要安排標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃項(xiàng)目,用以指導(dǎo)國家標(biāo)準(zhǔn)的制定。國家檔案局每年也要根據(jù)全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會上報(bào)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃項(xiàng)目草案,統(tǒng)一匯總、審查、協(xié)調(diào)后,批準(zhǔn)下達(dá)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目的計(jì)劃,國家檔案局負(fù)責(zé)制發(fā)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的立項(xiàng)通知。有關(guān)組織、部門、單位或個(gè)人,都可以按照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表的范圍和當(dāng)年下發(fā)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)指南,結(jié)合本地區(qū)本部門的實(shí)際情況,確定所要研制的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目,之后便可填報(bào)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書。

如果所要擬定的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)有相應(yīng)的國際標(biāo)準(zhǔn)或國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)或其他相關(guān)領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn),那么,在填報(bào)計(jì)劃任務(wù)書時(shí)就應(yīng)當(dāng)注明對這些標(biāo)準(zhǔn)的采用情況,并應(yīng)說明采用的目的、意義、標(biāo)準(zhǔn)的水平等。

在各地申報(bào)立項(xiàng)截止后,全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化委員會應(yīng)召開會議,集中論證和審查申請立項(xiàng)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn),并向國家檔案局提出是否批準(zhǔn)立項(xiàng)的建議。國家檔案局根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會的建議,正式發(fā)文通知被批準(zhǔn)的立項(xiàng)項(xiàng)目并同時(shí)劃撥標(biāo)準(zhǔn)補(bǔ)助費(fèi)。

對于立項(xiàng)后的標(biāo)準(zhǔn),項(xiàng)目承擔(dān)者應(yīng)按《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則》的規(guī)定和編寫要求,認(rèn)真進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的草擬工作。

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的編制程序主要包括：

（1）標(biāo)準(zhǔn)的征求意見階段。除了在一定范圍內(nèi)以一定形式多次征求意見外,還要在全國范圍內(nèi)征求意見。對所搜集的反饋信息,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類整理,并需對采納和不采納的有關(guān)意見分別予以說明。對這些反饋意見的處理意見,應(yīng)當(dāng)匯總在處理表中。

（2）標(biāo)準(zhǔn)的送審階段。完成標(biāo)準(zhǔn)的起草工作之后,項(xiàng)目承擔(dān)者應(yīng)及時(shí)形成送審稿。國家檔案局政策法規(guī)研究司的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)化處,負(fù)責(zé)組織或委托起草單位組織專家,對標(biāo)準(zhǔn)的送審稿及其附件進(jìn)行技術(shù)審查（包括“會審”和“函審”等形式）。審查后,要形成會議紀(jì)要或函審結(jié)論等書面文件。項(xiàng)目承擔(dān)者應(yīng)當(dāng)根據(jù)這些反映專家意見的文件,對標(biāo)準(zhǔn)文件進(jìn)行認(rèn)真的修改,并形成報(bào)批稿。

（3）標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)批階段。項(xiàng)目承擔(dān)者應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)備好標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)報(bào)批材料。其中主要有：報(bào)批的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的正式公文；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿20份,有力瓣應(yīng)另附符合制版要求的黑線圖1份；標(biāo)準(zhǔn)的編制說明及有關(guān)附件、征求意見稿的意見匯總處理表、審查會議紀(jì)要或函審結(jié)論各3份；被采用的國際標(biāo)準(zhǔn)或國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的原文（復(fù)印件）和譯文各1份。報(bào)批稿由項(xiàng)目起草者直接送全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會秘書處（即國家檔案局政策法規(guī)研究司法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)化處）；經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會審查,再一次進(jìn)行修改后,就可以報(bào)國家檔案局批準(zhǔn)發(fā)布。