細(xì)論用 PDCA實施方針管理

劉宗祥,楊志剛

(1.唐山愛信齒輪有限責(zé)任公司,河北唐山 063033;2.河北理工大學(xué)計算機與自動控制學(xué)院,河北唐山 063009)

細(xì)論用 PDCA實施方針管理

劉宗祥,楊志剛

(1.唐山愛信齒輪有限責(zé)任公司,河北唐山 063033;2.河北理工大學(xué)計算機與自動控制學(xué)院,河北唐山 063009)

PDCA;方針管理

方針是一個組織指導(dǎo)事業(yè)向前發(fā)展的綱領(lǐng),是引導(dǎo)事業(yè)前進的方向。方針的制定與管理,是直接影響組織長久經(jīng)營的關(guān)鍵。所以,方針及方針的管理是組織的大事。

無論一個組織的規(guī)模大小,發(fā)展的早晚,都會有方針的存在。只是你清楚和重視的程度問題。方針是指導(dǎo)組織的事業(yè)發(fā)展和前進的綱領(lǐng)和方向;是為了完成經(jīng)營目標(biāo),不斷地取得經(jīng)營成果的必做之事。有了方針和管理,這個組織就會不斷的進行挑戰(zhàn)和改善,進而健全組織體制,朝著既定的方向、目標(biāo)永續(xù)地經(jīng)營和發(fā)展,走向成功。反之,就會朝三暮四,一事無成。

一 方針

1 什么是方針

方針,是指導(dǎo)事業(yè)向前發(fā)展的綱領(lǐng),是引導(dǎo)事業(yè)前進的方向和目標(biāo),是組織的高層管理者對管理的期望,是執(zhí)行過程的總體指導(dǎo)思想,是蘊涵在管理流程中的思想精髓。

2 方針管理的意義

方針管理是組織司為實現(xiàn)以質(zhì)量為核心,長期和年度的經(jīng)營方針,目標(biāo)及為實現(xiàn)這些方針目標(biāo)而實施的活動。通過方針目標(biāo)的建立,來進一步

明確重點 (公司經(jīng)營活動的主要意圖)。以下均稱“公司”,并按部、科、系、班、員工的設(shè)置論述。

明確高層以下全員的各自立場 (整個團隊朝著一個方向形成合力)。

明確目標(biāo)和對策 (制定不同級別的目標(biāo)的對策)。

在實施過程中進行確認(rèn)和跟蹤 (現(xiàn)地、現(xiàn)物、現(xiàn)認(rèn)的實施過程管控)。

有效實施PDCA循環(huán)。

取得成果、強化企業(yè)體制 (不斷實施 PDCA循環(huán),進行標(biāo)準(zhǔn)化)。

3 方針的體系

公司根據(jù)中長期遠景規(guī)劃,制定公司方針,公司下屬各部門根據(jù)公司方針來制定各部門的方針,同理,各部下屬各科根據(jù)各部門方針來制定各科方針,各系根據(jù)科方針來制定自己的系方針,最后一層是個人根據(jù)系方針和目標(biāo)來設(shè)定個人的挑戰(zhàn)課題。各階層的方針都是依據(jù)上一級方針的對策和目標(biāo)來制定,上級方針是本級方針的目標(biāo),本級方針是上級方針的對策手段及下級方針的目標(biāo),上下級方針是目的和手段的關(guān)系,基層方針的貫徹決定著公司方針和經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn),方針管理中,不僅僅是目標(biāo) (結(jié)果)重要,為達到結(jié)果而實施的過程也非常重要。

4 方針的內(nèi)容和方針管理的目的

公司經(jīng)營就是要通過進一步的改革來產(chǎn)生更大的成效,要打破業(yè)務(wù)管理的現(xiàn)狀,方針針對的是課題的解決。

二 方針的制定與管理

1 使用PDCA

為了高效率的達成目標(biāo),制定解決問題的對策和行動計劃并付諸實施,進而對其實施的結(jié)果進行確認(rèn)和跟蹤等一系列 PDCA活動,稱之為管理。PDCA管理循環(huán)是指 Plan (制定對策和行動方案),Do(實施),Check(對結(jié)果進行確認(rèn)、評價),Action(采取必要的措施)。

2 方針的制定和實施 (即 PDCA中 P和D階段)

1)方針制定的要求

(1)企業(yè)的方針是由總方針、目標(biāo)和措施構(gòu)成的有機整體?？偡结樖侵腹镜膶?dǎo)向性要求和目的性方針,是公司各類重點目標(biāo)的歸總和概括;目標(biāo)是指帶有激勵性的定量化目標(biāo)值;措施是指對應(yīng)于目標(biāo)的具體對策。所以公司制定的方針應(yīng)包括總方針、目標(biāo)和措施三個方面,并使其有機統(tǒng)一起來。

(2)公司方針目標(biāo)內(nèi)容可以包括:質(zhì)量品種、利潤效益、成本消耗、產(chǎn)量產(chǎn)值、技術(shù)進步、安全環(huán)保、職工福利、管理改善等項目。應(yīng)根據(jù)實際情況選擇重點、關(guān)鍵項目作為目標(biāo)。

(3)目標(biāo)和目標(biāo)值應(yīng)有挑戰(zhàn)性,即應(yīng)略高于現(xiàn)有水平,至少不低于現(xiàn)有水平。

(4)在指導(dǎo)思想上要體現(xiàn)以下原則:長遠目標(biāo)和當(dāng)前目標(biāo)并重,社會效益和企業(yè)效益并重,發(fā)展生產(chǎn)和提高職工福利并重。

2)方針制定的考慮因素

(1)上一級方針

·為實現(xiàn)公司的遠景規(guī)劃、經(jīng)營目標(biāo)而設(shè)定重點實施事項

(2)職場使命 (含顧客需求)

·為了誰,如何提供有價值的服務(wù)

(3)環(huán)境變化和未來預(yù)測 (含調(diào)查比較的信息)

· [Benchmark](調(diào)查比較),為了創(chuàng)造比對手更高的價值,順應(yīng)環(huán)境的變化,尋找能實現(xiàn)價值的途徑

· (4)職場上的規(guī)劃 (含職場的中長期課題·計劃)

·Benchmark信息、按照自身職場的競爭力的現(xiàn)狀(環(huán)境變化和將來的預(yù)測),以及對 (職場上的 規(guī)劃)進行再確認(rèn),把握整合性的課題

(5)按照職場管理的反思進行課題改善

·把握上年度遺留的課題、問題的根源,然后對課題(推進體制、方針制定、過程等等)進行整理。

3)方針制訂的程序

(1)宣傳教育 (2)搜集資料、提出報告 (3)確定問題點 (4)起草建議草案 (5)組織評議 (6)審議通過 (7)三個階段

三個階段具體表現(xiàn)為:

◆第一階段

發(fā)現(xiàn)過去的不足,產(chǎn)生改善意識的階段。

◆第二階段

設(shè)定 6個月至 1年的短期目標(biāo),進而付諸實施的階段。

為完成半年＊年度銷售收入和利潤目標(biāo),確定進行品質(zhì)、成本、交貨期、人材培養(yǎng)等重點實施項目。

◆第三階段

該階段明確遠景規(guī)劃 (5年以上),并針對性的實施改善活動。

對新產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)體制改善、長期人材培育等企業(yè)體制進行根本性改善活動。

4)方針的設(shè)定

按考慮因素抽出課題后一定要明確優(yōu)先順序,有重點的投入資源,可以有效的解決課題。所謂的重要度,不僅僅是效果的大小或取得的效率,也包括對新業(yè)務(wù)的適應(yīng)性和涉足領(lǐng)域的廣泛性等,管理才能方面的課題。

設(shè)定方針的視點一定要本著

(1)為了什么 (目的)

(2)做什么 (對象)

(3)怎么做 (手段)

為了高效率的完成目標(biāo),不僅僅是單一的制定和實施對策,有必要對其結(jié)果進行跟蹤和確認(rèn),完成良好的管理循環(huán)。為此,有必要按照方針能涉及到的各項目,設(shè)定相應(yīng)的目標(biāo)值,明確每個課題解決之后會產(chǎn)生什么變化。

5)方針管理的目標(biāo)內(nèi)容

(1)什么 (評價尺度、測量指數(shù))。

(2)到什么形態(tài) (目標(biāo)值)。這里需要注意的是明確客觀的進行評價,達成量化衡量。很難做到量化衡量的情況下,設(shè)想 (解決該課題后會產(chǎn)生什么變化),從而確定衡量指數(shù)。目標(biāo)的設(shè)定要向比競爭對手或行業(yè)最高水平更高的水準(zhǔn)挑戰(zhàn)。

(3)到什么時候 (完成期限)。設(shè)定完成期限時不能單一的只確定開始和結(jié)束時間,應(yīng)該按照方針項目設(shè)定完成期限,對直接影響最終的結(jié)果的各個過程設(shè)定界限。

6)方針的共有

上述內(nèi)容都確定后,可以著手制作方針書,各級方針書都包括封頁,公司的經(jīng)營理念,去年的回顧和今年形勢展望,今年的公司方針,今年的重點活動以及今年的重點目標(biāo)指標(biāo)分解情況等,方針書不是用來控制部下的工具,讓所有成員能夠理解并接受其內(nèi)容,讓它成為大家用以自律的自我管理的工具。

制定方針書后一定要做到方針在公司周知共有,為了有效地貫徹并實施方針,使本職場的成員以及公司的相關(guān)組織成員都共有并理解方針,應(yīng)該明確每個人的擔(dān)當(dāng)業(yè)務(wù)跟方針的關(guān)聯(lián)關(guān)系。對于本職場上的成員,每個人都設(shè)定為實現(xiàn)目標(biāo)的具體行動計劃,因此,不僅僅是方針的內(nèi)容,也應(yīng)該就方針的背景、由來以及制定者的想法等向大家作充分說明。方針?biāo)婕暗捻椖?有的是初次實踐、有的涉足范圍很廣,往往需要借助相關(guān)組織的配合才能解決課題。因此,公司的相關(guān)組織也應(yīng)該共同理解方針,創(chuàng)造共同行動的局面是很重要的。

7)方針的分解及聯(lián)鎖

公司方針制定完成后,為達成公司目標(biāo),分解和連鎖工作尤其重要,分解的結(jié)果是各階層的方針根據(jù)對策和目標(biāo)形成緊密的聯(lián)鎖關(guān)系,而分解過程中,各階層之間進行充分的鏈接,使彼此形成共同的問題意識,汲取現(xiàn)場 (成員)的信息、智慧、要求和期待。

3 方針的點檢即動態(tài)管理 (PDCA中 C階段)

方針管理中一定要切實實施 C(CHECK)和A(ACT ION),避免遭到 (只是一味的D(DO),造成 PDCA循環(huán)不正常。為了切實執(zhí)行相互關(guān)聯(lián)的各階層方針,提高企業(yè)整體的業(yè)績,各級管理人員有要采取迅速的行動,對方針的展開狀況進行相應(yīng)的點檢。

點檢的目的是確認(rèn)目前的目標(biāo)達成狀況,保障 PDCA管理循環(huán)。及時修訂各課題的執(zhí)行計劃并設(shè)定新的行動計劃。把握包含制定方針和展開方針的方法在內(nèi)的管理上的改善課題。

點檢要注意的不僅是結(jié)果,也對產(chǎn)生結(jié)果的過程進行點檢。不僅是對各課題進行過程點檢也對職場上的管理過程進行點檢。

方針點檢目的是盡快讓 PDCA管理循環(huán)轉(zhuǎn)起來,加速進程確認(rèn)的循環(huán)過程 (每日、每周),如果把握住計劃和實際,計劃推遲的情況下可以及時采取對策。

4 方針的處置階段 (標(biāo)準(zhǔn)化和防止再發(fā),即 PDCA中A階段)

方針管理中處置的著眼點主要是針對已有的成果進行標(biāo)準(zhǔn)化和進行防止再發(fā)的問題改善。標(biāo)準(zhǔn)化可以持續(xù)提供品質(zhì)高的產(chǎn)品和良好的服務(wù),可以將個人的技術(shù)訣竅成為集體的財富,成為進一步改善業(yè)務(wù)的基礎(chǔ) (明確工作現(xiàn)狀才能探索出更好的工作方式),在方針點檢處置階段,將分析的結(jié)果反映到下一期的課題、目標(biāo)以及推進體制的設(shè)定過程中是重要的工作。

(1)方針管理的考核

1)側(cè)重點在于通過對上一時段的成果和部門、員工做出貢獻進行考核核定,供以激勵職工,為完成下一時段的目標(biāo)而奮進。考核的對象包括公司的基礎(chǔ)單位、職能部門、班組和個人。

2)方針管理的評價

方針管理的評價是通過對本年度 (或半年)完成的成果、審核、評定企業(yè)、基礎(chǔ)單位、部門和個人為實現(xiàn)方針管理所做的工作,借以激勵職工,為進一步推進方針目標(biāo)管理和實現(xiàn)方針目標(biāo)而努力。

方針管理的考核和評價區(qū)別:考核是在執(zhí)行中進行的,評價是把全過程的綜合情況與結(jié)果聯(lián)系起來進行綜合評價。

3)方針管理的診斷:

方針管理的診斷是對企業(yè)方針的制訂、實施、檢查及處置四個階段的全部或部分工作的指導(dǎo)思想、工作方法和效果進行診察,提出改進建議和忠告,并在一定條件下幫助實施,使公司的方針管理更加科學(xué)、有效。

診斷的要點:

⑴是否實事求是的表述事實

⑵是否用數(shù)據(jù)做鋪墊

⑶不單純只是追求業(yè)績,也對過程 (工作的方法、體系能力)進行改善

⑷多次快速實施 PDCA循環(huán)

⑸以新的視點融會新的創(chuàng)意了么嗎

⑹其結(jié)果是否跟組織能力及個人能力的提高相掛鉤

⑺反思切中點和遺留問題是否理順

三 管理者在方針管理中的作用

1 管理者的作用

無論是方針管理還是其他,管理者的作用都是無法比擬的。在我們這,還要再加一個“更”字。尤其是方針和方針管理,是公司經(jīng)久不衰的大事。“一把手”要親自掛帥,責(zé)成相關(guān)部門進行推進。

2 成功進行方針管理的 7個條件

(1)實施者要認(rèn)真·有干勁·有勇氣·有毅力 (創(chuàng)造這樣的環(huán)境)

(2)思想·體系·培訓(xùn)·手法(3)同相關(guān)部門的協(xié)調(diào)、合作

(4)補充不足的能力、排除障礙、匯集智慧和資源

(5)通過 PDCA快速運轉(zhuǎn)積累更多的改善

(6)適當(dāng)?shù)脑\斷、指導(dǎo)支援

(7)方針管理體系的維護和改善

[1] 門田安弘 .新豐田生產(chǎn)方式 [M].保定:河北大學(xué)出版社,2001.

[2] 彼得·德魯克 .管理的實踐 [M].北京:機械工業(yè)出版社,2006.

Key words:PDCA;approach to the management

Abstract:Policy is a guiding principle which puts for ward an organization’s development.The formulation and management of policy,directly affect the organization,and it is the key for long-ter m business.Therefore,guiding principle and it’smanagement are very important for organization.

Delve Into the Deta ilsW ith the PDCA Approach to theManagement to I mplement

L IU Zong-xiang,YANG Zhi-gang
(Hebei Polytechnic University,Tangshan Hebei 063009,China)

F 270.7

A

1673-2804(2010)05-0044-03

2010-03-16