ERP在企業(yè)管理中的應(yīng)用

○蔡園生

（湖北石油潤滑油公司 湖北 武漢 430030）

一、ERP的形成背景

ERP最初是由本世紀60年代的MRP（物料需求計劃）發(fā)展到80年代的MRPⅡ（制造資源計劃），到90年代中后期，現(xiàn)實社會開始發(fā)生革命性變化，即從工業(yè)經(jīng)濟時代開始步入知識經(jīng)濟時代，企業(yè)所處的時代背景與競爭環(huán)境發(fā)生了很大變化，企業(yè)資源計劃ERP系統(tǒng)就是在這種時代背景下面世的。

ERP的中文意思是企業(yè)資源規(guī)劃。ERP是將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷、運輸、財務(wù)、人力資源進行規(guī)劃，從而達到最佳資源組合，取得最佳效益。其核心管理思想主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是體現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈資源進行管理的思想；二是體現(xiàn)精益生產(chǎn)、敏捷制造和同步工程的思想；三是體現(xiàn)事先計劃與事前控制的思想。

二、ERP在企業(yè)管理中的作用

1、規(guī)范了企業(yè)基礎(chǔ)管理工作。ERP理順和規(guī)范了企業(yè)業(yè)務(wù)流程，消除了業(yè)務(wù)處理過程中的重復(fù)勞動，實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的標準化和規(guī)范化，促使企業(yè)從“人治”走向“法治”，使得企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作得到加強，工作的質(zhì)量進一步得到保證。

2、提高了企業(yè)運行效率。ERP提供集成的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和資料共享，通過準確和及時的信息傳遞，使得企業(yè)能對人、財、物、信息等資源進行有效管理與調(diào)控，提高了資源運作效率。

3、降低了企業(yè)運營成本。使用ERP系統(tǒng)，管理人員減少10%，企業(yè)庫存下降30%~50%，企業(yè)的采購提前期縮短50%。這些庫存費用下降、勞動力節(jié)約、采購費用節(jié)省等一系列人、財、物的效應(yīng)，必然會引起生產(chǎn)成本的降低，從而使企業(yè)管理水平明顯提高。

4、改變了企業(yè)管理方式。使用ERP系統(tǒng)以前，企業(yè)內(nèi)部各自為政和管理滯后的現(xiàn)象屢見不鮮。ERP系統(tǒng)是高度集成化的系統(tǒng)軟件，它強調(diào)企業(yè)的整體觀，把生產(chǎn)、財務(wù)、銷售、工程技術(shù)、采購等各個子系統(tǒng)結(jié)合成一個一體化的系統(tǒng)，使各子系統(tǒng)在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)環(huán)境下工作。ERP系統(tǒng)的使用，一是使得企業(yè)整體合作的意識和作用加強了，每個部門可以更好地了解企業(yè)的整體運作機制，更好地了解本部門以及其他部門在企業(yè)整體運作中的作用和相互關(guān)系，從而改變了企業(yè)中的部門本位觀。二是實現(xiàn)了事前控制和及時反映。ERP通過流程再造，優(yōu)化了企業(yè)業(yè)務(wù)流程，使得每一個控制點能得到及時控制，同時對每一環(huán)節(jié)所存在的問題都可以隨時反映出來，系統(tǒng)可以提供績效評定所需要的數(shù)據(jù)。

5、提高了決策質(zhì)量。使用ERP系統(tǒng)以后，企業(yè)的各種數(shù)據(jù)處理是由系統(tǒng)自動完成，一方面減輕了工作強度，促使企業(yè)管理人員從繁瑣的事務(wù)處理中解放出來，用更多的時間研究業(yè)務(wù)過程中存在的問題；另一方面企業(yè)的決策層能適時得到企業(yè)動態(tài)的經(jīng)營數(shù)據(jù)和ERP系統(tǒng)的模擬功能來協(xié)助進行正確的決策。

三、ERP對企業(yè)內(nèi)控制度的影響

1、內(nèi)控制度形式的變化。企業(yè)使用ERP系統(tǒng)之前，企業(yè)內(nèi)部控制制度主要是通過人工控制來實現(xiàn)。ERP系統(tǒng)使得原手工操作下一些內(nèi)控制度措施轉(zhuǎn)移到計算機內(nèi)通過會計軟件來實現(xiàn)，計算機系統(tǒng)的內(nèi)控制度也由手工條件下的單一人工控制轉(zhuǎn)為人工控制和程序控制。

2、內(nèi)控制度范圍的變化。ERP系統(tǒng)是一種程序軟件，傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制主要包括管理控制和會計控制，而在我國則特別強調(diào)了會計控制。引入ERP之后，內(nèi)部控制除了上述兩個控制內(nèi)容外又增加了IT控制。

3、職責(zé)權(quán)限的變化。授權(quán)是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)控制度。在以往的內(nèi)控制度中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，自然形成了層層復(fù)核、道道把關(guān)，具有嚴格的審核復(fù)查機制。但使用ERP系統(tǒng)中，可通過書面授權(quán)，在權(quán)限指引的控制下，可由計算機自動完成控制，審查、復(fù)核等控制就被削弱。

四、ERP系統(tǒng)應(yīng)用的不足

1、存在投資風(fēng)險。ERP系統(tǒng)項目應(yīng)用是一項高風(fēng)險、高投入的工程，在考慮ERP軟件的具體功能時，要結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境和具體業(yè)態(tài)的特點、企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、組織形式、組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、職責(zé)分工等，才能確保企業(yè)有一個科學(xué)、規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和管理基礎(chǔ)，從而實現(xiàn)組織扁平化、小型化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高管理效率和對市場的快速反應(yīng)能力。而目前的ERP系統(tǒng)一般是以一種預(yù)先固定好的模式結(jié)構(gòu)提供給用戶，企業(yè)在建立其管理系統(tǒng)時，軟件無法靈活地適應(yīng)個性化的企業(yè)管理流程要求，這就要求企業(yè)管理流程需按ERP系統(tǒng)中的固有模式去運作，否則要經(jīng)過二次開發(fā)才能使用。因此，企業(yè)選用ERP軟件系統(tǒng)時存在設(shè)備選型不合理、軟件、硬件不配套等投資風(fēng)險。

2、存在技術(shù)風(fēng)險。一是ERP系統(tǒng)管理模式與軟件系統(tǒng)不相分離，一旦ERP系統(tǒng)實施完畢，企業(yè)在需要進行管理與業(yè)務(wù)流程重整時，很難真正達到從組織結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)流程、業(yè)務(wù)流程全面重整的效果，即現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)與功能制約了企業(yè)的動態(tài)重整過程。二是ERP系統(tǒng)的發(fā)展起源于制造業(yè)并主要應(yīng)用于制造業(yè)，而ERP在服務(wù)業(yè)的應(yīng)用，特別是在跟蹤客戶服務(wù)和實現(xiàn)在線客戶服務(wù)方面，難以實現(xiàn)對客戶服務(wù)需求的快速響應(yīng)和高滿意度。三是ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)供應(yīng)鏈上如何建立知識管理體系與管理手段方面還是一片空白。四是ERP系統(tǒng)中的工作流程與ERP系統(tǒng)功能組成的業(yè)務(wù)流程并沒有緊密融合在一起，從而沒有形成對業(yè)務(wù)處理過程的控制與管理。

3、存在管理風(fēng)險。一是ERP實行的是流程化的管理，會打破原來的條塊分割，勢必導(dǎo)致企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的改變，甚至是對業(yè)務(wù)流程的重新思考。二是ERP系統(tǒng)使用會改變企業(yè)員工的職權(quán)。這種工作角色的轉(zhuǎn)變和適應(yīng)過程同樣具有不確定性，當(dāng)外部環(huán)境需要他或她自身改變時，就容易出現(xiàn)抵觸情緒。三是個別流程執(zhí)行不到位，影響ERP系統(tǒng)整體功能的發(fā)揮。ERP系統(tǒng)流程化的管理進一步密切了部門與部門之間的關(guān)系。過去職能化的管理也許還有繞過變通的方法，而使用了ERP系統(tǒng)后就非得通過每個流程。在這種情況下，任何一個環(huán)節(jié)出差錯，就直接影響到后續(xù)流程的實施，顯然風(fēng)險特征與過去大不相同了。四是ERP系統(tǒng)使數(shù)據(jù)的捕捉一次性完成。所有的數(shù)據(jù)采取一次性單點輸入，數(shù)據(jù)輸入過程中如果出錯，將會生成錯誤的結(jié)果。

4、存在安全風(fēng)險。ERP系統(tǒng)的使用涉及到整個企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。ERP系統(tǒng)的特點一方面使企業(yè)員工以更大的靈活性去處理問題、提高效率，但另一方面如果對這種靈活性缺乏有效的控制，那么ERP的高度集成性和分布式的系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)同樣會為企業(yè)帶來風(fēng)險。一是ERP系統(tǒng)中高度集成的功能模塊使得任何一點出現(xiàn)問題都會影響到其他模塊的正常運行。二是傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)采用的是客戶端/服務(wù)器結(jié)構(gòu)。但是，這種分布式的技術(shù)架構(gòu)使系統(tǒng)管理的難度增大，系統(tǒng)更容易暴露在有意和無意的系統(tǒng)攻擊的風(fēng)險中。三是ERP系統(tǒng)任何數(shù)據(jù)的輸入都是單點的。這一方面保證了ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性，減少了重復(fù)勞動，使各個部門能夠共享信息。另一方面，在這樣的環(huán)境中，數(shù)據(jù)的所有權(quán)和維護成為一個問題。如果存在不合適的訪問權(quán)限的定義，缺乏有效的法規(guī)對系統(tǒng)使用的控制，那么系統(tǒng)中的一些機密數(shù)據(jù)將會變得非常透明，將會導(dǎo)致企業(yè)的重大損失。

五、完善ERP在企業(yè)管理中的應(yīng)用

1、完善ERP功能。ERP是一個管理軟件，管理軟件需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營環(huán)境的變化不斷調(diào)整和完善功能，這樣才能真正發(fā)揮管理軟件的作用，使管理軟件與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。

2、加強ERP系統(tǒng)日常操作管理控制。ERP系統(tǒng)操作管理控制主要表現(xiàn)為操作權(quán)限控制和操作規(guī)程控制兩個方面。操作權(quán)限控制就是要求每個崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對系統(tǒng)進行作業(yè)，不得超權(quán)限接觸系統(tǒng)，以保證系統(tǒng)的安全。操作規(guī)程控制就是要求系統(tǒng)操作必須遵循一定的標準操作規(guī)程，操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)、操作程序和注意事項等。標準操作規(guī)程還包括：軟、硬件操作規(guī)程、工作運行規(guī)程、上機時間記錄規(guī)程等。

3、加強ERP數(shù)據(jù)日常監(jiān)控。ERP系統(tǒng)是一個高度集成的管理軟件，并且任何數(shù)據(jù)的輸入都是單點的，ERP數(shù)據(jù)如果錄入信息不準或出現(xiàn)差錯，那么ERP提供的也是一個錯誤的分析。因此，ERP系統(tǒng)應(yīng)用過程中要加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)的日常監(jiān)控和管理，尤其是對虛擬庫存、應(yīng)收賬款等數(shù)據(jù)要嚴格監(jiān)管。

4、加強ERP系統(tǒng)維護控制。ERP系統(tǒng)的維護就是日常為保障系統(tǒng)正常運行而對系統(tǒng)硬、軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統(tǒng)維護包括硬件維護和軟件維護。硬件維護主要包括對硬件定期進行檢查并做好記錄，在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)故障要及時排除并做好故障分析記錄。軟件維護包括正確性維護、適應(yīng)性維護和完善性維護。在軟件修改、升級過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進行監(jiān)督。

5、強化ERP系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全控制。ERP系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全控制主要是ERP數(shù)據(jù)和程序控制。ERP數(shù)據(jù)控制的目標是要做到在任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失、不泄露、不被篡改。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數(shù)據(jù)的恢復(fù)與重建等，而數(shù)據(jù)的備份則是數(shù)據(jù)恢復(fù)與重建的基礎(chǔ)。程序的安全控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程序備份等。接觸控制是指非系統(tǒng)維護人員不得接觸到程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件，從而減少程序被修改的可能性。程序備份則是指有關(guān)人員在注明程序功能后備份存檔，以備系統(tǒng)損壞后重新安裝之需。程序的安全控制還要求系統(tǒng)使用單位制定具體的防病毒措施，包括對來歷不明的介質(zhì)在使用前進行病毒檢測，定期對系統(tǒng)進行病毒檢測，使用網(wǎng)絡(luò)病毒防火墻等。

6、加強人員隊伍培訓(xùn)。ERP系統(tǒng)的每一模版的每一項基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都需要人工輸入，如果錄入不及時或錄入錯誤，那么ERP集成的數(shù)據(jù)將得到一個錯誤的結(jié)果。加強人員培訓(xùn)既要加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)關(guān)鍵用戶來培訓(xùn)和指導(dǎo)每一名操作用戶，確保每一項數(shù)據(jù)的錄入及時、準確，從而提高整個員工隊伍的綜合素質(zhì)。同時又要注重員工職業(yè)道德教育，增強員工的工作責(zé)任心。

[1]馮仁德、邵傳毅、劉海英：實施適宜的ERP系統(tǒng)提升企業(yè)競爭力[J].商業(yè)研究，2002（5）.

[2]2001年度中國內(nèi)地ERP市場聯(lián)合調(diào)查活動報告[Z].電子商務(wù)技術(shù)，2002（1）.

[3]張福海：用ERP促進企業(yè)管理變革與創(chuàng)新[J].企業(yè)管理，2002（5）．