淺談做好民生檔案工作的“功”和“力”

□任冬莉

民生檔案工作近年來成為檔案工作的重點(diǎn)和熱點(diǎn)，各地檔案部門在努力構(gòu)建兩個(gè)體系以實(shí)現(xiàn)兩個(gè)轉(zhuǎn)變時(shí)特別將重點(diǎn)放在了民生檔案工作上。在突出檔案為民生工作服務(wù)理念的同時(shí)，也采取了多種手段和方式，但從實(shí)際效果來看，與我們的預(yù)期還存在一定的差距。在此，作者以近兩年來在民生檔案資源建設(shè)中的實(shí)踐和體會(huì)，談?wù)剬?duì)做好民生檔案工作的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

何謂民生，《辭海》中對(duì)于“民生”的解釋是“人民的生計(jì)”。這是一個(gè)帶有人本思想和人文關(guān)懷的詞語，語境中滲透著一種大眾情懷。在現(xiàn)代社會(huì)中，民生和民主、民權(quán)相互倚重，而民生之本，也由原來的生產(chǎn)、生活資料，上升為生活形態(tài)、文化模式、市民精神等既有物質(zhì)需求也有精神特征的整體樣態(tài)。由此決定了民生檔案的涉及領(lǐng)域廣泛和內(nèi)容豐富。這一認(rèn)識(shí)，是做好民生檔案工作的基礎(chǔ)。

1、政府的各項(xiàng)政策和規(guī)章是最大的、最重要的民生檔案。我們的黨和政府在管理國(guó)家中，是以人民的利益為根本出發(fā)點(diǎn)，以為人民謀福祉為最終目標(biāo)的。正如鄧小平同志指出：“構(gòu)建和諧社會(huì)，就是要把民生問題作為重中之重，讓廣大人民群眾有活干，有學(xué)上，有飯吃，有衣穿，有屋住，病有醫(yī)，老有養(yǎng)，生活幸福，都過上好日子?！币虼?，政府的各項(xiàng)政策、法規(guī)仍是民生檔案的重點(diǎn)。檔案館一直都是以此為中心，開展檔案的接收與利用。

2、我國(guó)各級(jí)政府在黨的基本路線確定之后，圍繞黨的宗旨開展執(zhí)政活動(dòng)。政府各部門的檔案是記錄其圍繞法律、法規(guī)、政策、制度執(zhí)政活動(dòng)過程，記錄其依法管理社會(huì)、建設(shè)社會(huì)的過程，行使的是國(guó)家公權(quán)。其在管理社會(huì)、建設(shè)社會(huì)中產(chǎn)生了大量的行政管理的規(guī)范性文件和行政審批材料，其中廣泛地涉及民生。

3、國(guó)家綜合檔案館是保管國(guó)家檔案資源的中心。也就是說，國(guó)家綜合檔案館保管的檔案是國(guó)家的財(cái)產(chǎn)和資源，具有公共性。這種公共性不僅僅表現(xiàn)在其利用上，更應(yīng)該表現(xiàn)在其內(nèi)容上。

據(jù)上認(rèn)識(shí)，筆者認(rèn)為，之所以我們對(duì)檔案服務(wù)民生工作的效果不滿意，并不完全是理念、方法、手段和形式上有多大問題，關(guān)鍵是缺乏服務(wù)的資本，即服務(wù)民生工作需要的檔案信息資源。館藏資源單一，種類缺乏，是檔案館普遍存在的現(xiàn)象。要徹底改變館藏結(jié)構(gòu)單一的情形，也不是一兩天的事情。也正是基于此，國(guó)家檔案局提出了“建立兩個(gè)體系，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)轉(zhuǎn)變”的檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，只有這樣，才能從根本上解決檔案資政惠民、服務(wù)民生資源不足的問題。檔案館在現(xiàn)階段做好民生檔案工作的關(guān)鍵是明確怎樣用“功”、如何著“力”，明確了這兩點(diǎn)，就一定會(huì)有事半功倍的效果。

功，乃功夫也。

我們要把做好民生檔案工作的功夫放在檔案的形成和歸檔上。這幾年提出的民生檔案的種類和范圍，絕大部分都是行政審批材料。在以往的檔案歸檔中，這部分檔案一般劃為業(yè)務(wù)檔案或?qū)I(yè)檔案，不管是在歸檔范圍和劃分保管期限上均未列入重點(diǎn)或重要，加之檔案形成單位為了便于利用，常常出現(xiàn)不歸檔或歸檔材料不全的情況。在南京市民生檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作中，我們就發(fā)現(xiàn)了在同一級(jí)政府機(jī)構(gòu)的檔案中，歸檔材料的情形卻大不相同的情況。如兵役檔案，有在區(qū)縣一級(jí)政府機(jī)構(gòu)中的，有在街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）政府機(jī)構(gòu)中的，還有兩級(jí)中都有或兩級(jí)中都沒有的情況。因此，是否歸檔，如何歸檔就成為民生檔案形成的根本和基礎(chǔ)，也是檔案館開展服務(wù)的根本和基礎(chǔ)。檔案館的功夫當(dāng)然就應(yīng)該用在解決根本和基礎(chǔ)之上。

首先，各級(jí)檔案館要借助貫徹“8號(hào)令”的機(jī)會(huì)，突出解決在民生檔案的形成、整理、歸檔過程中存在的問題，保證歸檔材料的全面、完整與準(zhǔn)確。改變過去重機(jī)構(gòu)輕個(gè)人、重文件輕材料的觀念。

其次，要根據(jù)各檔案進(jìn)館單位報(bào)審的歸檔范圍和保管期限材料，對(duì)照其管理職能，查找是否有遺漏或不全的情況，確保其各類檔案，特別是涉及民生的行政管理、行政審批檔案的業(yè)務(wù)管理檔案的完整。

再則，要根據(jù)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程及政府職能調(diào)整、機(jī)構(gòu)調(diào)整的需要，調(diào)整本地區(qū)檔案進(jìn)館單位和進(jìn)館時(shí)間，特別還要注意具有公權(quán)行使權(quán)而非政府機(jī)構(gòu)單位的檔案，以確保涉民檔案的完整與準(zhǔn)確有效。

當(dāng)我們從根本上解決涉民檔案的形成、歸檔的完整與準(zhǔn)確后，我們才有了為民生工作服務(wù)的資本和基礎(chǔ)。

力，乃力氣，亦著力也。

當(dāng)我們明白了功夫所在之后，就應(yīng)該花力氣去做好余下的事情，并要找準(zhǔn)著力點(diǎn)。

第一是要花力氣確保涉民檔案收集歸檔的完整。著力點(diǎn)就在通過檔案行政執(zhí)法，督查執(zhí)行情況，依法糾正和查咎違法行為和違法現(xiàn)象。

第二是要花力氣規(guī)范涉民檔案的整理。著力點(diǎn)是從檔案管理的基本要求上規(guī)范各類、各專業(yè)檔案的整理，編制整理辦法，制定目錄數(shù)據(jù)的采集格式等。

第三是要花力氣挖掘館藏檔案中涉民檔案的信息。著力點(diǎn)是建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檢索體系，關(guān)鍵是建立目錄體系，要通過各類完整的目錄體系，充分反映和揭示館藏檔案中的涉民信息，以豐富涉民檔案的信息資源。

第四是要花力氣保證利用過程中的信息安全。著力點(diǎn)是要解決個(gè)人信息利用及利用權(quán)限的控制，出臺(tái)本地區(qū)檔案利用管理辦法及實(shí)施細(xì)則。要改變目前在利用過程中法律規(guī)定操作性不強(qiáng)或缺失的情況，避免檔案館在利用過程中因控制過嚴(yán)而影響利用，或掌握不當(dāng)而侵犯他人利益和權(quán)利的情形發(fā)生。

總之，對(duì)檔案館而言，不論是“功”，還是“力”，都應(yīng)該隨著社會(huì)發(fā)展的需要和進(jìn)程及時(shí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)卣{(diào)整和完善，要遵循檔案學(xué)的基本原則，“功”要扎實(shí)，“力”要有道，“功”扎實(shí)了，“力”才能順。功力相結(jié)合，功力相作用，就一定會(huì)為檔案工作“實(shí)現(xiàn)兩個(gè)轉(zhuǎn)變，建立兩個(gè)體系”作出“功在今朝，利在千秋”的貢獻(xiàn)。