高校辦公室辦公自動化建設初探

陳清欽

（集美大學 誠毅學院，福建 廈門 3 6 1 0 2 1）

高校辦公室辦公自動化建設初探

陳清欽

（集美大學 誠毅學院，福建 廈門 3 6 1 0 2 1）

辦公室作為高校的綜合服務部門、協(xié)調(diào)部門，是學校的“樞紐”和“窗口”，辦公自動化已經(jīng)越來越成為其日常工作不可或缺的條件.因此，我們必須加大力度，積極進行高校辦公室辦公自動化的建設.本文試從系統(tǒng)的功能、必要性和可行性、原則、面臨的問題及思考四個方面，對高校辦公室的辦公自動化建設做初步探討.

高校；辦公室；辦公自動化；功能；必要性

在現(xiàn)代辦公室工作中，推崇一種新的概念“O A”(O f f i c e A u t o m a t i o n)，即辦公自動化，是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)提供的技術(shù)手段改善辦公室工作的環(huán)境，提高辦公室工作的效率與水平.高校辦公室，是各項政策的推行者，也是師生的服務者，其辦公自動化程度的高低，不僅關系到自身的管理水平，也關系到學校的形象和聲譽，辦公自動化已經(jīng)越來越成為高校辦公室日常管理工作不可或缺的條件.因此，我們必須加大力度，積極進行高校辦公室辦公自動化的建設.

1 高校辦公室辦公自動化系統(tǒng)的功能

1.1 信息查詢功能

領導在做出各項重大決策之前需要獲取大量的、有用的信息，輔助決策是辦公室工作的重要內(nèi)容.在這項工作中，工作人員的職責主要是進行有關輔助決策信息的收集和處理.利用辦公自動化系統(tǒng)，工作人員可以高效率、大容量地查詢、檢索、閱讀、存儲各種信息，為領導提供決策支持.

1.2 文字處理功能

文字工作是辦公室的主要工作之一.傳統(tǒng)的辦公方式重復勞動多、工作效率低，不僅浪費時間,還浪費了大量的人力和物力.在辦公自動化系統(tǒng)中，文件錄入電腦后,可以任意進行編輯、修改、增補或刪減，還可以自動校對、調(diào)節(jié)行距、編碼等.各種復雜格式的文件便于再次產(chǎn)生和再形成,并避免或減少由草稿到最終定稿過程中,多次打字輸入的工作量,稿件修改到正確無誤之前,無需重復打印,極大地提高了文件編制的效率.工作人員還可利用計算機的文檔管理系統(tǒng)來完成文書立卷和檔案管理工作.在歸檔時，由于所有收發(fā)的文件都實行計算機登錄，年終可由打印機按公文順序打印出各處室承辦的文件清單，再根據(jù)清單核對歸檔文件，立卷后由計算機根據(jù)原有文件的內(nèi)容和特征，進行自動編目，實行文件和檔案的一體化管理.1.3 信訪處理功能

信訪工作是辦公室工作的重要組成部分.信訪處理工作的程序為：登記—呈閱—交辦—轉(zhuǎn)辦—催辦—回告—審查結(jié)果—復信—信訪歸檔.辦公自動化的軟件中具有信訪管理功能，這種程序可以在辦公自動化系統(tǒng)中得到數(shù)字化的體現(xiàn).可進行信件的登記、閱讀、分類并注明主送領導，自辦或轉(zhuǎn)辦標識，還有自動示警催辦，處理完畢還可以根據(jù)計算機登錄的內(nèi)容進行自動歸卷，這樣就大大減少了人工操作繁雜事務，有效地提高了工作效率.

1.4 智能化會議功能

辦公自動化系統(tǒng)可以幫助工作人員辦好各項會務工作.傳統(tǒng)的會務工作經(jīng)常要涉及到很多方面，而利用辦公自動化系統(tǒng)的電子日程表安排會議，在很短的時間內(nèi)就可以了解到領導的日程安排，從而確定好會議時間，妥善地安排好會議地點、聲像設備等，并能通過語音功能做好會議記錄，統(tǒng)計會議討論或選舉的結(jié)果等等.

2 高校辦公室進行辦公自動化建設的必要性和可行性

2.1 高校辦公室工作的特點決定了對辦公自動化的要求

辦公室作為高校的綜合服務部門、協(xié)調(diào)部門，是學校的“樞紐”和“窗口”，集參與政務、處理事務、協(xié)調(diào)關系和提供服務等職能于一身，承擔著學校溝通上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右的任務，其日常工作包括文件的收發(fā)、起草、歸檔、查詢、領導日程的安排，信息收集上報，對外交流、接待、內(nèi)部行政管理、信訪等.事務繁雜、信息量大，且其工作必須快捷、及時、準確.因此，加快辦公自動化建設是提高辦公室工作質(zhì)量和效率必不可少的前提條件.

2.2 降低成本支出的需要

隨著高校辦公室信息量的日益增加，若仍采用陳舊的辦公方式，勢必要不斷增加工作人員.從資本支出角度來看，建設辦公室辦公自動化系統(tǒng)相對投入較大，但從長遠來看，與單純的增加人員相比，大大節(jié)約了財力.另外，目前高校辦公室的信息傳遞模式仍保留在紙質(zhì)的形式上，這需要大量的辦公耗材和設備損耗.如果通過辦公自動化系統(tǒng)，就可以實現(xiàn)無紙化辦公，從而大大節(jié)約了辦公成本.

2.3 移動辦公的需要

隨著國際化、開放式辦學，高校與國內(nèi)外的交往日益增加，學校中層以上的領導干部會經(jīng)常因公需要外出考察學習或參加學術(shù)交流等活動，致使需要通過領導班子會議決定或需領導親筆確認的一些緊急的、重要的文件得不到審批，在一定程度上影響了辦事效率.這就要求有先進的辦公系統(tǒng)獲取信息、處理工作.使用辦公自動化系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡的方式傳遞文件、申請、審批，可以即時到達.還能通過手機短信、郵件等方式自動提醒，確保事務的及時處理.

2.4 硬件條件完善

目前，各高校辦公自動化的條件有了較大的發(fā)展，基本上達到了人手一部電腦的程度，也新購置了很多的復印機、傳真機等辦公自動化設備，已達到了辦公自動化的初級階段，辦公室實現(xiàn)辦公自動化的硬件設施基本具備.

2.5 軟件設施條件成熟

隨著全社會計算機的普及和網(wǎng)絡信息技術(shù)的高度發(fā)展，各高校都投入了大量的資金建設自己的校園網(wǎng)絡，通過不斷的完善和發(fā)展，基本完成了校園網(wǎng)絡化建設，也基本實現(xiàn)了與教育系統(tǒng)網(wǎng)絡高速連接、與國際互聯(lián)網(wǎng)相通.這就為高校辦公室實行辦公自動化提供了良好的契機.

2.6 辦公室工作人員的素質(zhì)普遍提高隨著高校擴招、內(nèi)部管理體制和人事聘任制度的日益深入,各高校都從應屆畢業(yè)生中選了一批優(yōu)秀的、基礎知識較為全面的人員為辦公室工作人員，他們具有良好的計算機和外語水平，接受新知識速度快；對原有的工作人員也普遍進行了計算機知識、英語水平的培訓，使得辦公室工作人員熟悉了計算機、復印機、傳真機等現(xiàn)代化的辦公設備，從而能高效率、高質(zhì)量地完成辦公室各項日常工作.這就為高校辦公室實行辦公自動化奠定了良好的基礎.

3 高校辦公室進行辦公自動化系統(tǒng)建設應遵循的原則

3.1 規(guī)范化原則

辦公自動化系統(tǒng)的流程應該是規(guī)范的、系統(tǒng)的，才能符合辦公室日常工作的要求，使得公文管理、辦公事務處理、信息管理、會務管理、決策服務等內(nèi)容，成為一個流暢的、按照一定程序運行的有機系統(tǒng).

3.2 先進性原則

辦公自動化系統(tǒng)的功能設計應立足于較高的起點，在考慮性能價格比的同時，著重考慮系統(tǒng)的先進性.在軟硬件平臺的選用上應選擇較新的技術(shù)，避免因只考慮節(jié)省投資而導致系統(tǒng)過早被淘汰，反而浪費投資的結(jié)果.

3.3 完備性原則

在利用辦公自動化系統(tǒng)提高辦公室辦公效率的情況下，要保證整體系統(tǒng)的完備性，使得辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和功能體系能充分滿足辦公室各項日常工作的要求.

3.4 適用性原則

辦公自動化系統(tǒng)應具有良好的人機交互界面而易于使用.

3.5 可擴充性原則

辦公自動化系統(tǒng)的要素、編碼、功能和數(shù)據(jù)庫應考慮到可擴充性原則，便于擴充維護，以滿足將來發(fā)展的需要.

3.6 可靠性原則

辦公自動化系統(tǒng)必須考慮數(shù)據(jù)的安全性和可靠性.使機密數(shù)據(jù)能夠集中保護與備份，通過多層的安全控制機制，確保有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問系統(tǒng)資源.要有詳細的系統(tǒng)安全日志和程序日志記錄所有訪問系統(tǒng)的用戶，對I P地址加以屏蔽.

4 高校辦公室進行辦公自動化建設面臨的問題及

思考

4.1 辦公自動化與傳統(tǒng)辦公方式的矛盾

傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)運行了幾十年，有一套完整的制度和行之有效的方法，一些辦公室工作人員已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)的辦公方式，產(chǎn)生了依賴性，不愿主動去改變.另外，部分年齡較大的工作人員由于計算機應用水平較低，對辦公自動化存在畏難、排斥心理.辦公自動化與傳統(tǒng)辦公方式的這些矛盾妨礙了辦公自動化的實行.辦公室工作人員應該認識到高校辦公室實行辦公自動化不僅可以大大減輕勞動強度，簡化工作程序，提高工作效率和質(zhì)量，而且辦公自動化建設的好壞是衡量高?，F(xiàn)代管理水平高低的重要標尺之一.因此，要自覺地、不斷地更新觀念，從求穩(wěn)怕亂、安于現(xiàn)狀的陳舊觀念中解脫出來，主動地接受新的管理方式，克服傳統(tǒng)習慣勢力，積極參加培訓，提高計算機和網(wǎng)絡知識的應用水平，進而提高綜合業(yè)務能力.

4.2 與辦公自動化相關的制度尚不完善

辦公自動化的應用，如公文的起草、發(fā)文、簽閱、批示、查閱、傳遞等均在計算機上進行，目前國家還沒有統(tǒng)一的標準，電子文檔的法律效力還未得到公認，文件的審核、簽批等涉及到電子簽名、電子印章問題的，其使用的有效性受到質(zhì)疑.同時，辦公自動化需要建立和完善各種規(guī)章制度，才能使工作人員能夠接受和嚴格按規(guī)定使用.目前，一部分高校還未建立相關的規(guī)章制度，即使己經(jīng)建立了相關的規(guī)章制度，制度也還不完善.這就影響了辦公自動化系統(tǒng)的正常運行.因此，在辦公自動化系統(tǒng)建設中，要逐步建立和完善與辦公自動化相適應的規(guī)章制度.現(xiàn)階段國內(nèi)尚無立法，學校要制定相關的制度，確保電子公文的合法性；要建立健全的管理制度，使工作人員嚴格按照規(guī)定操作使用.

4.3 辦公自動化系統(tǒng)的安全問題

辦公室自動化系統(tǒng)要處理、傳輸、存儲的信息具有很高的價值和保密性，但辦公自動化系統(tǒng)在建設中較多側(cè)重滿足功能性需求，安全設計的針對性、系統(tǒng)性不強，這就容易造成數(shù)據(jù)的泄露.另外，辦公室自動化系統(tǒng)使用最多的操作系統(tǒng)是Wi nd o w s，作為一種商業(yè)軟件，微軟并沒有公開Wi nd o w s的源代碼，涉及信息安全的核心技術(shù)不透明，辦公自動化系統(tǒng)建立在一個很難讓人放心的基礎上.此外，一些辦公室工作人員對信息安全知識掌握較少，也缺乏病毒查殺、系統(tǒng)升級等必要的安全防范技能.系統(tǒng)安全需要進行整體規(guī)劃和綜合治理，要通過提高安全意識和加強安全管理，將技術(shù)與管理有效地結(jié)合起來，對系統(tǒng)提供整體的、全方位的安全保護.具體措施主要有：在互聯(lián)網(wǎng)之間的連接處加裝防火墻和隔離設備；在網(wǎng)絡內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件；對操作系統(tǒng)進行安全配置檢測和加固；運用加密手段，確保辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性；采用認證機制，對用戶進行身份驗證、識別和訪問控制等.

綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)給高校辦公室工作的開展提供了良好的物質(zhì)基礎，在工作中的作用將日益突出.高校辦公室實行辦公自動化是信息化建設的必經(jīng)階段.這是一項基礎的、長期的工作，工作人員需要在思維、管理、制度等方面經(jīng)歷一次深層次的、全面的轉(zhuǎn)變，將辦公自動化系統(tǒng)廣泛應用于日常工作中，進而提升學校的管理水平.

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