淺談現(xiàn)代檔案人員對電子文件的管理及應(yīng)用

江玲玲

（蚌埠學(xué)院，安徽 蚌埠 2 3 3 0 3 0）

淺談現(xiàn)代檔案人員對電子文件的管理及應(yīng)用

江玲玲

（蚌埠學(xué)院，安徽 蚌埠 2 3 3 0 3 0）

所謂電子文件，即指以計算機磁盤、光盤等磁性材料為載體，由計算機等現(xiàn)代的辦公設(shè)備來進行迅速處理與傳遞的文件材料.電子文件作為非紙質(zhì)文件，不受時間、距離的影響，可以實現(xiàn)資源共享，并且大大減少了保存場地的面積.本文將就現(xiàn)代檔案人員在檔案工作中關(guān)于電子文件的應(yīng)用與不足進行分析，并對其管理與安全措施作出一些建議.

現(xiàn)代檔案；電子文件；收發(fā)保密；管理應(yīng)用

“十一五”期間的檔案信息化建設(shè)首要任務(wù)，即是進一步加強檔案的信息化建設(shè)與資源共享，實現(xiàn)社會信息化.因此，現(xiàn)代檔案人員對于電子文件的管理應(yīng)用就突顯出重要.本文將就此展開論述.

1 檔案工作中電子文件的應(yīng)用優(yōu)勢以及不足

檔案事業(yè)的發(fā)展，人工智能模式的識別系統(tǒng)，已經(jīng)被逐步推廣應(yīng)用，有助于檔案的真實性鑒別.此外，新型的流媒體技術(shù)也在檔案多媒體中開始采用，為用戶利用網(wǎng)絡(luò)來遠程獲取時基性強、數(shù)據(jù)量大的多媒體檔案提供了條件.在檔案信息公眾服務(wù)方面，我國也建立了眾多的數(shù)字檔案館.

例如沈陽市檔案館等借助于光盤存儲器實現(xiàn)的檔案全文信息存儲與檢索系統(tǒng)；清華大學(xué)檔案館對多媒體檔案的信息處理；浙江省檔案館采用的自動標引技術(shù)；以及北京市檔案館等將部分檔案管理信息聯(lián)機進入互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)共享等，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，提高了檔案的管理水平.

現(xiàn)代檔案工作中，電子文件在管理應(yīng)用過程中有以下幾種特點與不足：

1.1 電子文件方便修改，且不易留改動痕跡.電子文件其內(nèi)容便于修改的特質(zhì)，使其內(nèi)容發(fā)生變化相對紙質(zhì)文件的可能性要大得多.目前，一些現(xiàn)有的防止偽造電子文件技術(shù)也處于初步階段，不僅造成人們感到難以確定電子文件內(nèi)容的原始性，也使電子文件在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的過程中有被非法截獲或更改的可能.

1.2 電子文件技術(shù)更新迅速，格式易變動.由于計算機軟硬件技術(shù)的更新?lián)Q代十分迅速，進而基于此的電子文件也因此需要改變自身結(jié)構(gòu)、格式來適應(yīng)技術(shù)的變化.致使電子文件經(jīng)過長期保存情況下，很有可能會在結(jié)構(gòu)與格式上同最初形式相比有所不同.

1.3 電子文件無固定載體，并且不具有特定字跡.電子文件不具有固定存儲的載體，以及特定的字跡.并且可根據(jù)使用者的需要，采用不同方式的輸出.但也由于電子文件這一特性，使得需要進行長期保存的電子文件，在經(jīng)過定期的復(fù)制、裁體的轉(zhuǎn)換過程后，難以通過載體與字跡途徑判定其完整性.

1.4 電子文件的簽署技術(shù)尚未普及，因此，在法律效力方面，尚無法實現(xiàn)電子檔案的憑證作用.

1.5 現(xiàn)代檔案工作人員有待提高應(yīng)用管理電子文件的素質(zhì).電子文件管理作為一門新型檔案管理的學(xué)科，需要檔案人員不僅應(yīng)具備檔案管理的知識，同時需要盡快掌握相關(guān)的計算機技術(shù)，對電子文件進行有效的管理.

針對上述特點與不足，檔案工作中電子文件的應(yīng)用效率的提高，需要依托于信息技術(shù)的進步及其相關(guān)法律的建立與完善.同時需要建立科學(xué)完整的管理制度.

2 電子文件的保密與安防技術(shù)

2.1 文件加密技術(shù).電子文件可以用雙密鑰碼進行文件加密，即在網(wǎng)絡(luò)中，每一位加密者配有一對密鑰：一個是加密密鑰，可以公開；另一個解密密鑰，需要進行嚴格保密.發(fā)方須使用收方公開的密鑰發(fā)文，而收方則用自有的解密密鑰進行解密.如此，任何人都可以使用公開密鑰來向收方進行電子文件的發(fā)送，只有收方能夠識別此加密電子文件的內(nèi)容.由于使用不同密鑰進行加密與解密，因此他人無法從所截獲密文中解出原文內(nèi)容，從而保證文件傳輸安全.

2.2 防寫入技術(shù).防寫入技術(shù)是指采取不可逆的記錄介質(zhì)，從而防止用戶對電子文件的內(nèi)容加以更改.例如可以將文件設(shè)置成“只讀”的狀態(tài)；或者在存儲過程中使用只讀光盤，使用戶只可以讀出信息而并不能寫入或刪除信息；或利用一次寫入性光盤，用戶只能進行讀信息與追加記錄的操作，不能刪除原有信息.

2.3 文件簽署技術(shù).文件簽署技術(shù)，有兩種方式：手寫式光筆簽名與證書式數(shù)字簽名.手寫式光筆簽名，是指由專用光筆在屏幕上直接簽名，形式直觀、真實；證書式數(shù)字簽名，是指采用上文提到的“雙密密鑰”手法在電子文件上簽名，數(shù)字簽名是采用特定的字母數(shù)字串，發(fā)送方利用自身不公開密鑰來對所發(fā)出電子文件進行加密的處理，進而生成“數(shù)字簽名”，其與電子文件一起進行發(fā)出，與此同時，一并帶走可使數(shù)字簽名生效的公開密鑰.而相對應(yīng)的，接收方則使用發(fā)送方的公開密鑰而運用特定計算方法來對簽名進行解碼檢驗.若結(jié)果位字符串與傳輸一致，則可以斷定兩點：首先，此電子文件來自發(fā)送方，并且內(nèi)容未被人作過修改，從而得以證明其原始性；其次，發(fā)送方必須承認此份電子文件確實由自己發(fā)出，全權(quán)負責(zé)其產(chǎn)生的效應(yīng).使用此種簽名方式，需要向例如電子郵件安全認證站點、數(shù)字標識授權(quán)機構(gòu)等專業(yè)的技術(shù)管理機構(gòu)進行注明，這些機構(gòu)主要負責(zé)向用戶進行有限期密鑰與數(shù)字證書的發(fā)放，并進行用戶有效身份的認證.

2.4 信息封鎖保存技術(shù).信息封鎖技術(shù)的原理，是指計算機將電子文件的信息資源儲存到保險柜內(nèi)，進行永遠留存，若因誤操作或病毒影響而使外部的信息資源受到破壞，計算機即可以從保險柜內(nèi)提取原始信息，實現(xiàn)計算機的零維護.此種方式操作簡單迅速，不過于占硬盤空間與內(nèi)存，即插即用，智能集成.

2.5 身份驗證手段.身份驗證手段，可以防止無關(guān)人員侵入系統(tǒng)進行文件或數(shù)據(jù)的非法訪問.常見方法即為授予合法用戶“通行字”，借以代表該用戶的身份.其中，通行字可以由數(shù)字、字母或者特定的符號組成，并且保證只由用戶本人與計算機系統(tǒng)所知.合法用戶進入系統(tǒng)進行訪問時，首先需要輸入通行字，然后計算機自動將該通行字與有關(guān)該用戶資料進行驗證訪問，若驗證不合格，則系統(tǒng)拒絕訪問.

2.6 訪問控制技術(shù)——防火墻.防火墻作為一種訪問控制技術(shù)，是指在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，從而監(jiān)測所有通過的數(shù)據(jù)流，允許符合條件的信息通過，拒絕含有潛在風(fēng)險的信息.實現(xiàn)防火墻功能，所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)與代理服務(wù)等.防火墻可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，使被保護網(wǎng)絡(luò)的信息與結(jié)構(gòu)不受侵犯，從而保護網(wǎng)絡(luò)電子文件的真實性.

2.7 網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù).網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)，是指在一臺計算機上利用物理隔離實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間的隔離.從而確保計算機外網(wǎng)在遭到攻擊與毀壞之時，內(nèi)網(wǎng)能夠安全，保證網(wǎng)上文檔系統(tǒng)的保密安全.

上述信息保護技術(shù)的采用，確保了計算機的信息資源安全.現(xiàn)代檔案工作者可以針對以上技術(shù)進行研發(fā)，確保電子文件的應(yīng)用發(fā)展更加完善.

3 現(xiàn)代檔案對電子文件應(yīng)用的管理措施

3.1 建立完善的電子文件的管理與監(jiān)督制度.完整的審查制度的建立，可以從源頭上確保電子文件的原始性與真實性.在電子文件系統(tǒng)中，應(yīng)使用規(guī)范的語言與格式.監(jiān)督與審查制度可以明確具體管理措施，提高電子文件管理人員的責(zé)任心，使其養(yǎng)成認真負責(zé)的工作作風(fēng).

3.2 電子文件的管理過程職責(zé)明確.電子文件由生成至歸檔通常經(jīng)過多個部門，這些部門在工作中互有交錯的范圍.同時，對于合作制作的電子文件或者一些大型的輔助設(shè)計項目，則必須要明確電子文件管理體系與職責(zé)范圍，特別是制作人員的職責(zé)范圍.從而避免由于誤操作或者有意的增刪改而造成電子文件失真.

3.3 電子文件全過程管理制度的建立.電子文件的全過程由形成后以防處于分散狀態(tài)下而發(fā)生信息丟失得收集、積累工作開始，經(jīng)過整理與歸檔保證電子檔案原始、真實與完整性，通常還會進行電子文件的移交、保管過程，以及保密手段與鑒定檢查過程進而結(jié)束.由于電子檔案的使用有許多便捷之處，同時也帶來許多不安全的隱患，因此，對于電子檔案的開發(fā)利用的加強管理顯得尤為重要，只有建立健全的電子文件全過程的管理制度，才能確保最終歸檔電子文件的可靠性.

3.4 電子文件管理記錄系統(tǒng)的建立.電子文件不同于一般的紙質(zhì)文件，紙質(zhì)原件中包含的內(nèi)容以及形式特征不會因移交等過程而發(fā)生變化，可以確保其原始性.但是電子文件在形成后，會由于載體與格式的轉(zhuǎn)換而改變自身的存在形式.因此，需要有相關(guān)信息對電子文件的內(nèi)容是否發(fā)生變化進行證實，否則將難以確認其原始性.所以有必要為電子文件建立形影的記錄制度.記錄系統(tǒng)應(yīng)從文件的收集、積累開始，記錄電子文件的管理與使用狀況.從而成為證實電子文件是否真實可靠的有效依據(jù).對于在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進行收集、積累階段的電子文件，可由網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動記錄的功能來記錄有關(guān)信息；而對于通過存儲載體進行收集與積累的文件，則要加以必要的人工記錄.

3.5 檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高.電子文件的管理，一方面需要增加計算機專業(yè)的系統(tǒng)分析、設(shè)計人員進行軟件編制與硬件維護.另一方面，現(xiàn)代檔案人員需要提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而能夠系統(tǒng)與科學(xué)的進行電子文件管理操作.做到不利用部門電子文件系統(tǒng)進行個人事務(wù)的處理；不利用電子郵件系統(tǒng)訪問未經(jīng)授權(quán)的信息；不得私自侵入他人系統(tǒng)，不盜用他人密碼與信箱；不利用部門的電子文件系統(tǒng)進行非法消息的傳播.

總之，對電子文件的管理是擺在檔案工作者面前的新課題.我們必須重新審視檔案工作者的職責(zé)和任務(wù)，據(jù)此調(diào)整工作思路和更新知識結(jié)構(gòu)，既要懂得紙質(zhì)文件的一套管理方法，也要懂得電子文件信息形成、傳輸和管理的操作知識，以適應(yīng)電子時代的需要.

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