對高校檔案編研工作的幾點思考

王桂巖

（赤峰學(xué)院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

對高校檔案編研工作的幾點思考

王桂巖

（赤峰學(xué)院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校檔案編研工作是高校檔案工作的重要組成部分.本文提出了高校檔案編研工作的意義及作用，闡述了高校檔案編研工作所具有的特點、編研的范圍和編研的形式.最后，在高校教育體制改革不斷深入和發(fā)展的大趨勢下，對高校檔案編研工作提出了自己的看法和建議.

高校；檔案；編研

高校檔案編研工作是提煉高校檔案內(nèi)涵的一項艱辛且有價值的勞動，它是系統(tǒng)開發(fā)高校檔案資源的重要手段，也是高校檔案管理的最高境界.隨著高校教育體制改革的不斷深入和發(fā)展，高校檔案工作，特別是高校檔案的編研工作，與高校其它工作一樣，始終發(fā)揮著極其重要且不可替代的作用.

1 高校檔案編研工作的意義和作用

1.1 為高校教學(xué)、科研及行政管理提供及時準(zhǔn)確的信息

高校檔案真實地記錄了高校歷年來艱苦創(chuàng)業(yè)、曲折發(fā)展的全過程，具有較大的信息量和較高的科學(xué)價值.高校檔案部門通過對這些檔案進行分析研究，經(jīng)過提煉，去粗取精，去偽存真，綜合加工，將準(zhǔn)確的、可靠的各種檔案信息，按要求、按專題分門別類編輯檔案系列匯編提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門調(diào)閱使用.利用這些編研成果，調(diào)閱使用人員可少花時間、少費精力，獲得自己所需要的全面完整和準(zhǔn)確可靠的檔案信息.通過編研工作，還可以解決檔案文獻數(shù)量大、保存分散的狀況同人們利用要求的專題性、集中性之間的矛盾，它的突出作用集中表現(xiàn)為：提供方式的主動性、檔案史料的系統(tǒng)性、發(fā)揮作用的廣泛性.改變過去那種“看門守攤”和“你查我調(diào)”的被動服務(wù)方式，使“死檔案”變成“活信息”，最大限度地發(fā)揮檔案的信息功能作用，為高校教學(xué)、科研及行政管理提供及時準(zhǔn)確的信息.

1.2 為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確最佳信息

高校檔案部門不能停留在“借借還還”這種服務(wù)方式上，要改變?nèi)藗儼迅咝n案部門工作看作是資料庫和圖紙庫的模糊認識.高校檔案部門要根據(jù)本校教學(xué)、科研、行政管理工作的需要，充分利用檔案信息資源，開拓編研新路子，濃縮檔案信息精華，按一定專題對檔案文獻進行收集、挑選、考訂、加工，編出具有前瞻性的對實際工作具有指導(dǎo)作用和參考價值的檔案編研精品，最后以出版的方式將檔案編研材料提供給本校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門使用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確最佳信息，為學(xué)校發(fā)展作出積極的貢獻.

1.3 是保持高校檔案原件長遠流傳的重要措施

檔案是黨和國家的寶貴財富.高校檔案是國家檔案的重要組成部分.加強對高校檔案的保護，最大限度地延長高校檔案的壽命，是高校檔案部門的重要職責(zé).通過編研工作，可以編印多份檔案文件匯編和以檔案為基礎(chǔ)編寫的檔案參考資料，減少利用者反復(fù)使用原件，避免檔案遭到損壞和遺失，有利于檔案原件的世代流傳.

2 高校檔案編研工作的特點、范圍和形式

高校檔案編研工作以高校檔案為主要對象，在檔案數(shù)量不斷增多、類型多種多樣、內(nèi)容豐富的情況下，要摸清庫存，了解家底，全面掌握檔案情況，在加工整理、分析研究的基礎(chǔ)上，編輯參考資料，撰寫專題文章，形成編研成果.其自身特點：

一是實用性.高校檔案是學(xué)校本身在教學(xué)、科研、行政管理實踐活動中形成的歷史記錄，其主要服務(wù)對象是本學(xué)校，因此，高校檔案編研工作首要的特點就是實用性.應(yīng)從本校的實際出發(fā)，確定編研課題，撰寫出符合本校發(fā)展需要的檔案編研成果.

二是技術(shù)性.拿高校教學(xué)檔案來說，教學(xué)檔案記載了教學(xué)管理工作的內(nèi)容、途徑和效果，準(zhǔn)確地反映出學(xué)校各個歷史時期的教學(xué)管理、教育質(zhì)量面貌，在高校全部檔案中具有特殊的重要作用.檔案編研人員要對這些教學(xué)檔案進行分析研究，比較評價，綜合歸納，了解、熟悉這些檔案所記述和反映的教學(xué)業(yè)務(wù)專業(yè)知識，這樣才能拿出合格的檔案編研成果.因此可以說，高校檔案的編研工作也是一項技術(shù)性的工作.

三是真實性.編研人員必須尊重歷史、尊重科學(xué)、尊重本校發(fā)展規(guī)律，實事求是地開展檔案編研工作.因此，編研成果的內(nèi)容和所取得的數(shù)據(jù)等都必須準(zhǔn)確無誤，不僅選題要科學(xué)，選材要忠于原文，而且在編研過程中要認真細致、一絲不茍，一個數(shù)據(jù)、一段文字都要仔細核對，絕不能出錯，確保檔案編研成果的真實性.

高校檔案編研工作的范圍，按不同加工層次檔案編研成果的類型主要有三個層次：

第一層次是根據(jù)高校教學(xué)、科研、行政管理等活動中形成的原始文件，按時間或不同類別匯編成冊.一次加工檔案編研成果主要是利用原始文件或復(fù)印件匯編而成，基本保持檔案原貌，繼續(xù)發(fā)揮依據(jù)作用，其加工編輯比較簡單.如《高校年度發(fā)文匯編》、《干部職務(wù)任免匯編》、《專業(yè)技術(shù)職務(wù)匯編》等.

第二層次是對原始文件進行摘錄、縮編、剪輯，并按一定要求重新組織編寫而成.按專題特點，進行加工歸納，形成概要性、介紹性資料.如《大事記》、《組織機構(gòu)沿革》等.二次加工檔案編研成果改變了檔案原來的面貌，針對性強，信息相對集中，提供利用簡便迅速，既有依據(jù)作用，又有參考作用.現(xiàn)有的高校檔案編研成果大多數(shù)屬于此類.

第三層次是對檔案資源進行分析研究和歸納的基礎(chǔ)上，編寫形成的一種新的參考材料.如《高?！痢聊臧l(fā)展史》、《高校志鑒》等.三次加工檔案編研成果的編寫過程是一個再創(chuàng)造過程，編寫難度比較大，對檔案編研人員的要求特別高.這一高層次的編研成果不同程度地產(chǎn)生其他材料沒有的知識和內(nèi)容，形成了新的知識產(chǎn)品，從信息量的角度來看這些都是新增加的信息，更具有參考價值.可以說，有了這三個層次的檔案編研成果，基本滿足了高校教學(xué)、科研、行政管理工作的需要.

高校檔案編研成果的形式，根據(jù)高校的具體情況，常見的有八種形式：

一是專題匯編.專題匯編是將反映同一問題的一組文件匯集成冊.可以是全文匯編，也可以是摘錄匯編；可以是文字匯編，也可以是圖形匯編.

二是大事記.大事記是按照時間順序，簡要地反映學(xué)校一定歷史時期與一定范圍內(nèi)發(fā)生的大事要事真實的文字記錄.大事記述范圍要準(zhǔn)確，力求大事突出，要事不漏.

三是組織機構(gòu)沿革.主要是將學(xué)校組織機構(gòu)和院系結(jié)構(gòu)等方面的情況編寫成冊，供高校領(lǐng)導(dǎo)、人事部門及有關(guān)方面研究使用.

四是簡介.主要是對檔案的內(nèi)容、范圍作簡單的介紹，為利用者選用檔案提供線索.簡介突出“簡”字，簡明扼要，要點突出.

五是手冊.手冊大多是專業(yè)性的，具有簡明、實用、方便的特點，是深受高校領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員喜愛的資料齊全、知識全面的工具書.

六是志鑒.志鑒是以記述學(xué)校綜合情況為內(nèi)容的歷史性資料工具書，編纂志鑒對檔案史料的征集和檔案編研人員的要求較高，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各業(yè)務(wù)部門必須高度重視，密切配合，并在志鑒主管部門指導(dǎo)下才能完成.

七是文摘.以簡單的文字摘錄檔案的主要內(nèi)容，便于人們了解檔案的概況.摘錄要精煉，文字要簡短.

八是調(diào)研報告.主要對某一個專題、某個專業(yè)、某項技術(shù)的檔案進行綜合研究后編寫的專題報告.

高校檔案編研成果除上述形式外，還可以列出不同形式.這就要求高校檔案編研人員堅持一切從實際出發(fā)的原則，根據(jù)高校的特點，切忌單純追求編研數(shù)量，而不顧實際需要帶來學(xué)校成本增加，給學(xué)校造成浪費.

3 做好高校檔案編研工作應(yīng)注意的問題

高校檔案編研工作是高校檔案部門的一項基礎(chǔ)性工作，也是一項專業(yè)性、技術(shù)性和知識性較強的工作.努力完成高校檔案編研工作，確保在檔案編研成果上出“精品”奪“名牌”，是高校檔案編研部門必須認真思考的問題.

3.1 加強學(xué)習(xí)，注重實踐，提高高校檔案編研人員的素質(zhì)

檔案編研人員良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好高校檔案編研工作的前提和保障.檔案編研人員要加強理論修養(yǎng)，改進思想作風(fēng)，熱愛本職工作，忠于職守，盡職盡責(zé)，確保檔案安全，自覺遵守檔案法律法規(guī).高校檔案編研工作的專業(yè)性、技術(shù)性特點要求檔案編研人員除了具備系統(tǒng)扎實的檔案學(xué)的基本理論、基本知識和基本技能外，還應(yīng)熟悉和掌握高校教育管理和教學(xué)辦法等方面的科學(xué)知識，同時要理論聯(lián)系實際，勤于實踐，不斷提高自己的業(yè)務(wù)才干和辦事能力.要腳踏實地，愛崗敬業(yè)，淡泊名利，埋頭苦干，在平凡的崗位上做出不平凡的業(yè)績.高校檔案編研人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和辦事能力越高，檔案編研的水平就高，編研成果的質(zhì)量也就越高.

3.2 依托檔案，拓寬渠道，擴大高校檔案編研素材的來源

高校檔案是搞好編研工作的來源和基礎(chǔ)，沒有豐富的檔案提供給編研人員使用，是無法開展編研工作的.但是，僅僅依靠這一點是不夠的.要搞好編研，提高編研成果的質(zhì)量，特別是提高高層次檔案編研成果的質(zhì)量，不能局限于高校的檔案資源，還應(yīng)該拓寬渠道，擴大編研工作基本素材的來源，編寫出具有一定深度的編研成果.因此，高校檔案部門除加強內(nèi)部文件資料的收集和整理外，還應(yīng)注重收集與高校有關(guān)的各種教育、教學(xué)和教改文獻，不斷豐富編研工作的素材，適應(yīng)高校檔案編研工作的需要.

3.3 部門配合，優(yōu)勢互補，增強高校檔案編研工作的合力

檔案編研工作是高校檔案部門的重要工作，理所當(dāng)然應(yīng)由高校檔案編研人員來完成.但在多數(shù)高校存在這樣情況：

一是由于編研人員知識的局限性，對種類繁多的高校檔案、特別是內(nèi)容豐富的教學(xué)檔案難以全部熟悉；

二是勝任編研工作的檔案人員不可能配備足額，無法承擔(dān)大量的編研任務(wù).

為解決這些問題，高校檔案部門可以聘請其它部門的專門人才協(xié)助，合作完成提出的編研課題.通過高校檔案部門和其它部門相互合作，取長補短，優(yōu)勢互補，形成高校檔案編研工作的合力，既完成了編研工作的既定任務(wù)，又提高了檔案編研成果的質(zhì)量.

總之，檔案編研工作是對人類精神財富的升華和再創(chuàng)造，是一項功在當(dāng)今，利于后代的偉業(yè).因此要在實踐中始終堅持求真務(wù)實的態(tài)度，勤奮學(xué)習(xí)，勇于探索，要從根本上轉(zhuǎn)變觀念，變被動為主動，開拓創(chuàng)新，努力開發(fā)更多適應(yīng)高校工作需要的檔案編研材料，充分體現(xiàn)高校檔案編研工作的價值，為本校及社會提供準(zhǔn)確及時的檔案信息.

〔1〕曹喜琛.檔案文獻編纂學(xué).中國人民大學(xué)出版社,1989.

〔2〕丁永奎,曹喜琛.檔案史料編纂學(xué)概要.檔案出版社,1982.

〔3〕何麗云.檔案編研工作的發(fā)展與思想變遷.檔案學(xué)，2008（5）.

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