淺議電子檔案的管理

趙淑英

（赤峰學(xué)院 職教部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

淺議電子檔案的管理

趙淑英

（赤峰學(xué)院 職教部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

在經(jīng)濟(jì)迅猛騰飛的時(shí)代，檔案的電子化管理，是檔案工作中的一個(gè)新課題，它是在檔案工作初步實(shí)踐中的一個(gè)新生物，雖然還存在一些有待解決的問(wèn)題，但我們不能不承認(rèn)，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)程度，而且檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開(kāi)發(fā)，電子文件檔案的管理將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮出它應(yīng)有的作用.

檔案管理；電子檔案；電子文件

或公文性電子文件.由此引起的對(duì)電子文件和電子檔案的管理，是檔案工作者面臨的新問(wèn)題.電子文件被廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用，成為勢(shì)不可擋的潮流.計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用、電子文件的大量產(chǎn)生、信息高速公路的建成，為縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息，搞好信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，無(wú)疑將會(huì)帶來(lái)極大的方便，同時(shí)也給檔案工作帶來(lái)了一系列的新情況新問(wèn)題.

1 電子檔案形成過(guò)程的特殊性及其分散管理模式

電子檔案形成過(guò)程的特殊性對(duì)檔案管理工作如何保證電子檔案的完整性和保證電子文件與電子檔案之間的可逆性?xún)蓚€(gè)方面提出了新的要求.

1.1 未來(lái)的電子檔案管理模式中，保證電子檔案的完整性和可讀性必須首先依賴(lài)電子檔案的運(yùn)行系統(tǒng)，需要各種專(zhuān)門(mén)的軟硬件支持.如果再按照傳統(tǒng)載體檔案的管理模式，由機(jī)關(guān)檔案室將電子檔案移交給檔案館接收，則必須由檔案館安裝和保管各機(jī)構(gòu)電子檔案的運(yùn)行設(shè)備，檔案館則由于資金和技術(shù)的困難難以長(zhǎng)期有效地管理好這些電子檔案.

1.2 傳統(tǒng)檔案學(xué)認(rèn)為，歸檔和集中保存是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一般標(biāo)志和界限，而以文件生命周期理論為基礎(chǔ).電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案不是單一的不可逆的線(xiàn)性過(guò)程，也沒(méi)有明確的標(biāo)志.因此在《電子文件管理教程》中，甚至已經(jīng)不采用“電子檔案”這一詞語(yǔ).而是采用：“失去效用的電子文件”概念.

1.3 就我國(guó)檔案工作的現(xiàn)狀而言，管理模式的問(wèn)題不應(yīng)該一概而論，應(yīng)該分兩個(gè)層次來(lái)考慮：一個(gè)層次是單獨(dú)的機(jī)構(gòu)，另一個(gè)層次就是檔案館可與電子文件的生成機(jī)構(gòu)之間形成合作關(guān)系，實(shí)行以分散管理為主，集中與分散相結(jié)合的管理模式.

2 電子檔案的利用與管理

電子檔案的利用與傳統(tǒng)檔案相比，會(huì)更快捷、更方便.但必須建立在電子檔案所依賴(lài)的技術(shù)上，且必須滿(mǎn)足必要的條件和采取相應(yīng)的管理措施才能夠?qū)崿F(xiàn).

2.1 電子檔案提供利用的方法.對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，提供電子檔案利用主要有以下方法：一是提供物質(zhì)載體的拷貝，檔案部門(mén)可以向利用者提供記錄在特定載體上的電子檔案，提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟、硬件平臺(tái).當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟、硬件平臺(tái)時(shí)，也可以向這些用戶(hù)提供打印件和縮微品.二是用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，這一方法比較適合館際之間的信息資源互相交流及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通訊或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn).三是通過(guò)電腦直接提供利用.利用者通過(guò)檔案部門(mén)或另一檢索機(jī)構(gòu)的部門(mén)，在檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò)上直接查詢(xún).其特點(diǎn)是：可為利用者提供技術(shù)資源；同通訊傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案成為可能.但是，這種可能性取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少.可以采用根據(jù)利用者需求定期向系統(tǒng)加載數(shù)據(jù)的方法，并將加載的內(nèi)容或時(shí)序向利用者通報(bào).從利用者的角度出發(fā)，可建立利用者預(yù)約內(nèi)容申請(qǐng)文檔，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)這些申請(qǐng)的處理，及時(shí)將相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)加載到檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)系統(tǒng)，共利用者使用.

2.2 電子檔案的利用管理.由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴(lài)技術(shù)的多重化，使得加強(qiáng)電子檔案的利用管理顯得更加重要.電子檔案的利用管理應(yīng)從建立與各個(gè)工作環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)的措施、辦法、規(guī)程、規(guī)范入手，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行、有效監(jiān)督.其實(shí)現(xiàn)方式，可通過(guò)行政手段或技術(shù)手段來(lái)完成.

3 電子檔案工作面臨的問(wèn)題

3.1 電子檔案原件的真實(shí)性問(wèn)題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡.在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤(pán)上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性.即使有人出于自己的目的將軟盤(pán)中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定.

3.2 電子檔案內(nèi)容的保密性問(wèn)題

用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端.這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問(wèn)題，帶來(lái)了極大的威脅.

3.3 電子檔案保留的長(zhǎng)久性問(wèn)題

隨著辦公自動(dòng)化的不斷深人，好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤(pán)就可以得到所需的信息.這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問(wèn)題，遇到病毒問(wèn)題或其它方面的故障，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失.

3.4 檔案管理軟件的統(tǒng)一性問(wèn)題

計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲(chǔ)的需要.檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及全國(guó)的聯(lián)網(wǎng).

4 建議采取的對(duì)策

4.1 盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專(zhuān)業(yè)人才

培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門(mén)的當(dāng)務(wù)之急.當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，通過(guò)招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛(ài)檔案事業(yè);不僅會(huì)操作而且會(huì)設(shè)計(jì)程序，能夠開(kāi)發(fā)軟件.

4.2 建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施.因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全具有重要的意義.要通過(guò)法律形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來(lái)，使人們能夠自覺(jué)地遵守這些規(guī)定.同時(shí)要通過(guò)立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國(guó)家檔案行政管理部門(mén)依法管理電子文件和電子檔案.

4.3 制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范.將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類(lèi)、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來(lái)，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門(mén)面前的一項(xiàng)重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作.

4.4 研制開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，信息高速公路的建成，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命.檔案部門(mén)要盡快認(rèn)清形勢(shì)，采取有力措施，從工作重點(diǎn)和方式上來(lái)一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來(lái)一次大儲(chǔ)備，以勇敢地應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn).

5 電子檔案保護(hù)存在的問(wèn)題

5.1 電子檔案的不安全因素

5.1.1 在電子檔案的輸入、存儲(chǔ)、傳輸和提供利用過(guò)程中都存在信息失控、污染、干擾、過(guò)剩、丟失、竊取、病毒侵犯、人為破壞等不安全因素.在計(jì)算機(jī)支持下的信息網(wǎng)絡(luò)、信息高速公路、多媒體技術(shù)、傳真技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)等都面臨著安全防護(hù)問(wèn)題.

5.1.2 傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案強(qiáng)調(diào)原件才具有法律的憑證作用，而電子檔案由于技術(shù)原因，強(qiáng)調(diào)原件就毫無(wú)意義，那它的法律憑證作用靠什么來(lái)體現(xiàn).

5.1.3 檔案的信息會(huì)因沒(méi)有及時(shí)管理而丟失.這是因?yàn)椋娮訖n案存儲(chǔ)的形式是由數(shù)字代碼組成的而不是文字形式，并且是通過(guò)一套特定的程序來(lái)控制的，這樣對(duì)數(shù)據(jù)的改動(dòng)就非常容易，只要能接觸到計(jì)算機(jī)的人都有條件對(duì)其刪改；儲(chǔ)存電子檔案信息的載體為磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因?yàn)楸４娌簧贫斐善扑?、形變或其他物理或化學(xué)的損壞.

5.1.4 依賴(lài)性問(wèn)題.離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子檔案就無(wú)法生成、傳遞、識(shí)別，決定其設(shè)備依賴(lài)性的因素有：數(shù)字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設(shè)備更新因素、加密因素等.僅設(shè)備更新因素，就會(huì)給電子檔案的長(zhǎng)久保管帶來(lái)很大困難.

5.1.5 電子檔案非實(shí)體歸檔的可能性.不論電子檔案實(shí)際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲(chǔ)位置的情況下進(jìn)行邏輯歸檔.也就是說(shuō)，人們認(rèn)為是“集中”歸檔保存的電子檔案，實(shí)際上可能分布在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)角落，甚至相距十萬(wàn)八千里.由此而來(lái)的問(wèn)題是一旦網(wǎng)絡(luò)毀壞，電子檔案就可能永遠(yuǎn)丟失了.

5.2 電子檔案管理上存在的安全隱患

5.2.1 網(wǎng)絡(luò)是電子檔案的生存基礎(chǔ)也是引起不安全問(wèn)題的根源.電子檔案之所以涉及范圍迅速擴(kuò)展、數(shù)量急劇增加，最主要的原因就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展在短短幾年中就深入到世界的各個(gè)角落，多數(shù)檔案工作者又對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)了解甚少，缺少參與的能力.可以想像，這樣建成的網(wǎng)絡(luò)中，對(duì)電子檔案的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問(wèn)題不會(huì)少.

5.2.2 技術(shù)發(fā)展和更新過(guò)快，造成電子檔案長(zhǎng)久保管的困難.日新月異的多媒體技術(shù)使電子檔案的技術(shù)環(huán)境及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜.如果只限于單純的字處理范圍，電子檔案信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還比較高，技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子檔案就成了很復(fù)雜的多種信息的混合物.

5.2.3 保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性的技術(shù)難題很多.影響電子檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性的因素很多，而能有效解決問(wèn)題的方法卻很少.實(shí)際工作中，影響這些性質(zhì)的因素有，從電子檔案的生成到歸檔缺少規(guī)范的程序化管理；收集電子檔案時(shí)，忽略采集背景信息和元數(shù)據(jù)；一些草稿性電子檔案處于自生自滅的狀況；多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件之間未建立統(tǒng)一的管理方法；還有部分電子檔案已實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，只對(duì)其進(jìn)行了邏輯歸檔；存儲(chǔ)電子檔案選用的載體不耐久；保證電子檔案真實(shí)性的技術(shù)過(guò)于復(fù)雜，難以采用等.

6 電子檔案保護(hù)采取的措施

6.1 電子檔案的制作過(guò)程要責(zé)任分明

制作人員應(yīng)該對(duì)其制作的文件負(fù)有全責(zé)，在合作制作的文件或大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目中，要注意劃清參與人員的責(zé)任范圍.一般來(lái)說(shuō)，不相關(guān)人員不能進(jìn)入其他人的責(zé)任范圍，需要時(shí)可以允許用只讀形式調(diào)閱，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變.

6.2 建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度

歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子檔案是否齊全完整，真實(shí)可靠；電子檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體文件的內(nèi)容及相關(guān)說(shuō)明是否一致，軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等.

6.3 建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度

歸檔電子檔案應(yīng)使用光盤(pán)作為存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)所有歸檔的電子檔案應(yīng)作保護(hù)處理，使之置于只讀狀態(tài).對(duì)電子檔案要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查，發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時(shí)，及時(shí)采取維護(hù)措施，進(jìn)行修復(fù)或拷貝.

6.4 加強(qiáng)對(duì)電子檔案利用活動(dòng)的管理

電子檔案入庫(kù)載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用.對(duì)電子檔案的利用實(shí)行利用權(quán)限控制，防止無(wú)關(guān)人員對(duì)電子檔案系統(tǒng)的非法訪(fǎng)問(wèn)，防止利用過(guò)程中的泄密和損傷.

6.5 保證電子檔案歸檔的質(zhì)量

生成電子檔案的專(zhuān)用軟件必須一同歸檔；作為檔案長(zhǎng)期保管的電子檔案應(yīng)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件或硬拷貝一同歸檔；為確保歸檔電子檔案的完整性和有效性，應(yīng)當(dāng)從電子檔案形成起，就進(jìn)行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子檔案信息聯(lián)機(jī)傳送，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上集中，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上.具有保密要求的電子檔案，上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門(mén)的規(guī)定，要有必要的安全保密措施.涉密電子檔案嚴(yán)禁上開(kāi)放網(wǎng)絡(luò).

6.6 對(duì)電子檔案真實(shí)性問(wèn)題的解決

由于電子檔案可以隨時(shí)變換載體，或被不留痕跡地改動(dòng)，所以為保證電子檔案的真實(shí)性要采取專(zhuān)門(mén)技術(shù)措施.

對(duì)電子檔案的利用與利用的管理，將是我們遇到的新課題，做好這方面的工作，不僅可以更準(zhǔn)確、快捷、安全、完整地向用戶(hù)提供各種方式的服務(wù)，滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)利用系統(tǒng)的弱點(diǎn)與不足，調(diào)整和改進(jìn)工作方法或技術(shù)措施.達(dá)到既能使檔案信息最大限度的利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù).總之，對(duì)電子檔案和電子檔案的安全問(wèn)題，已經(jīng)引起了很多檔案工作者的重視，有關(guān)的研究工作正在逐步地深入進(jìn)行，相信會(huì)有更多的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)產(chǎn)生.

〔1〕傅榮校.認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案館——兼論數(shù)字檔案館與虛擬檔案館的區(qū)別.中國(guó)檔案，2001（5）.

〔2〕張曉.特色檔案館淺論.檔案管理，2002（3）.

〔3〕蔡學(xué)美.穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè).中國(guó)檔案，2003（3）

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1673-260X（2010）09-0143-03信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用使人類(lèi)生活的各個(gè)方面發(fā)生了巨大的變化.計(jì)算機(jī)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化和自動(dòng)化工程設(shè)計(jì)，己產(chǎn)生了大量的CAD