積極心理學(xué)對教學(xué)秘書管理工作的啟示

莊文彬

（廈門理工學(xué)院 商學(xué)系，福建 廈門 361024）

積極心理學(xué)對教學(xué)秘書管理工作的啟示

莊文彬

（廈門理工學(xué)院 商學(xué)系，福建 廈門 361024）

教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理中最重要的工作之一，加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)是提高教學(xué)質(zhì)量必不可少的環(huán)節(jié).本文對教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)和心理特質(zhì)進(jìn)行分析，通過積極心理學(xué)的視角，探討教學(xué)秘書管理的新理念，以期能為高校的教育管理工作提供參考.

教學(xué)秘書；積極心理學(xué)；人格特性

教學(xué)秘書作為高校最基層最直接的管理人員，是教學(xué)信息上傳下達(dá)的橋梁，是教學(xué)工作正常運(yùn)行的樞紐，在教學(xué)管理中發(fā)揮著重要作用.但同時，教學(xué)秘書工作量大，事務(wù)瑣碎繁雜，工作人員容易產(chǎn)生消極倦怠的心理.如何幫助教學(xué)秘書克服倦怠心理，充分調(diào)動積極性、主動性和創(chuàng)造性，對于提高管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，提高教學(xué)管理水平，具有十分重要的意義.本文試圖運(yùn)用積極心理學(xué)，對高校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)和心理特征進(jìn)行分析，探索教學(xué)秘書管理的激勵機(jī)制.

1 積極心理學(xué)的基本內(nèi)容及主要觀點(diǎn)

積極心理學(xué)由著名心理學(xué)家Seligman于2000年在《美國心理學(xué)家》上刊登的《積極心理學(xué)導(dǎo)論》一文中正式提出，是美國心理學(xué)界正在興起的一個新的研究領(lǐng)域.積極心理學(xué)致力于研究人的積極情感體驗(yàn)，積極的個人特質(zhì)以及使個體成為優(yōu)秀公民的制度體系.從原來過分關(guān)注個體所存在的問題轉(zhuǎn)向關(guān)注個體的積極品質(zhì)，提倡用一種積極的方式來對人的心理現(xiàn)象做出新的詮釋，關(guān)注人類的潛力、動機(jī)和積極因素等方面，從而激發(fā)人內(nèi)在的積極的力量和優(yōu)秀的品質(zhì)，幫助人們最大限度地挖掘自身的潛力，獲得成功和幸福.美國著名心理學(xué)家Schultz稱其為當(dāng)代心理學(xué)研究的最新進(jìn)展之一.

在積極心理學(xué)中,積極的人格特性引起了越來越多的研究者的興趣.積極的人格特征中存在兩個獨(dú)立的維度：（1）正性的利己特征（2）與他人的積極關(guān)系.其中正性的利己特征是指接受自我、具有個人生活目標(biāo)，能感覺到生活的意義、感覺獨(dú)立、感覺到成功，能夠把握環(huán)境和環(huán)境的挑戰(zhàn)；與他人的積極關(guān)系則指的是當(dāng)自己需要的時候能獲得他人的支持,在別人需要的時候愿意并且有能力提供幫助,看重與他人的關(guān)系，對于已達(dá)到的與他人的關(guān)系表示滿意.當(dāng)個人的積極特性產(chǎn)生，能夠激發(fā)事業(yè)感、責(zé)任心，從而提高工作效率.

目前積極心理學(xué)已應(yīng)用在社會各個領(lǐng)域.在教學(xué)管理工作中，積極心理學(xué)對于激勵教學(xué)秘書人員，挖掘他們的積極心理品質(zhì)，塑造積極人格，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，提高教學(xué)管理品質(zhì)有著重要意義.

2 教學(xué)秘書崗位的基本特征和管理問題

教學(xué)秘書既是教學(xué)管理工作的具體執(zhí)行者和實(shí)施者，又是各項(xiàng)教學(xué)活動的組織者和安排者，教學(xué)秘書工作的內(nèi)容包括協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)處理日常教學(xué)管理的常規(guī)事務(wù)，保證教學(xué)工作正常進(jìn)行；同時教學(xué)秘書要為教務(wù)部門與本單位之間，教師與教師之間，教師與學(xué)生之間傳遞和溝通信息，協(xié)調(diào)關(guān)系；并且還要及時向院系領(lǐng)導(dǎo)匯報本單位教學(xué)工作的情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息，起到參謀助手的作用.目前高校教學(xué)秘書崗位工作存在著以下的一些問題：

2.1 教學(xué)秘書崗位工作繁重、事務(wù)單調(diào)瑣碎.教學(xué)秘書是教學(xué)單位的窗口，要與教務(wù)部門、學(xué)生管理部門等相關(guān)職能部門以及各個系之間聯(lián)系，需要協(xié)調(diào)本院系教師與學(xué)生的有關(guān)教學(xué)事宜，需要處理各式各樣紛繁復(fù)雜的工作，同時還要對大量的教學(xué)文檔資料進(jìn)行收集、整理、驗(yàn)收以及歸檔.一方面業(yè)務(wù)繁忙，服務(wù)性強(qiáng)，承擔(dān)的責(zé)任大，需要耗費(fèi)大量心力勞力，另一方面又必須百密無一疏，在某一環(huán)節(jié)的疏忽可能就會打亂正常的教學(xué)秩序，給教學(xué)工作帶來困難.工作繁瑣枯燥，重復(fù)性強(qiáng)，缺乏新鮮感，缺少機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時又不能在短時期內(nèi)體現(xiàn)明顯的工作績效，就容易產(chǎn)生心理疲勞.特別對于現(xiàn)在很多抗壓能力較弱的年輕秘書，更易對現(xiàn)有的工作產(chǎn)生厭惡感和對個人前途產(chǎn)生失落感.

2.2 外界對教學(xué)秘書的工作認(rèn)識和重視程度不夠.教學(xué)秘書的工作往往辛苦在背后，不為人知，不被看重.由于對教學(xué)秘書工作缺乏正確的認(rèn)識，部分高校領(lǐng)導(dǎo)者不夠重視甚至輕視教學(xué)秘書的工作，認(rèn)為他們的工作簡單瑣碎，只有水平較低，能力較低的人員才會從事教輔工作.加上教學(xué)秘書工作涉及的部門和人員很廣，碰到的困難和矛盾較多，經(jīng)常會遭受誤會批評和委屈，有些人不能理解教學(xué)秘書的工作，對他們吹毛求疵.這樣的外部環(huán)境，使部分教學(xué)秘書對未來的前景產(chǎn)生了懷疑和焦慮，以致工作態(tài)度消極，責(zé)任感不強(qiáng)，對所從事的工作喪失信心，失去興趣，甚至敷衍了事.

2.3 傳統(tǒng)薪酬機(jī)制不合理.教學(xué)秘書的地位和待遇往往不高，其薪酬一般只與學(xué)歷、工齡、職稱等掛鉤，而業(yè)務(wù)水平的高低、服務(wù)質(zhì)量的好壞對工資的分配幾乎沒有影響.這種制度使得秘書人員對自己的薪酬不滿意，不愿意投入更多的時間、精力在工作品質(zhì)、業(yè)務(wù)水平的提升上，就無法實(shí)現(xiàn)高效優(yōu)質(zhì)的管理和服務(wù)，更談不上改革和創(chuàng)新.

2.4 教學(xué)秘書個人進(jìn)修、培訓(xùn)機(jī)會少，工作能力有待提升.由于對教學(xué)秘書缺乏重視，很多高校往往忽略了對于教學(xué)秘書的培訓(xùn)和進(jìn)修學(xué)習(xí).絕大部分的教學(xué)秘書之前所學(xué)的專業(yè)與從事的工作并不一致，他們大多沒有系統(tǒng)地接受過教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)方面的基本理論培訓(xùn)，缺乏對高等教育學(xué)、高等教育發(fā)展新動向的了解和研究.這相對于教學(xué)秘書崗位應(yīng)有的素質(zhì)要求來說，他們在教務(wù)管理方面知識顯得很貧乏，缺乏先進(jìn)科學(xué)的管理理念、現(xiàn)代的管理能力與技術(shù)，教學(xué)管理仍停留在經(jīng)驗(yàn)型、事務(wù)型的水平，難以適應(yīng)學(xué)校改革和發(fā)展的需要，從而在一定程度上制約著教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益的提高.

3 積極心理學(xué)對教學(xué)秘書工作的啟示

在現(xiàn)實(shí)的教學(xué)秘書管理工作中，由于過于強(qiáng)調(diào)教學(xué)秘書所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，強(qiáng)調(diào)對教學(xué)秘書的各種素質(zhì)及能力的要求，而忽視了對其情緒體驗(yàn)和情緒活動的關(guān)注和有效引導(dǎo)，導(dǎo)致他們工作熱情以及積極性缺乏，心理調(diào)適困難.積極心理學(xué)啟發(fā)我們，應(yīng)切實(shí)激發(fā)教學(xué)秘書的積極情緒，這將有利于克服消極的心理狀態(tài)，將有助于調(diào)動他們的工作主動性、積極性和創(chuàng)造性，發(fā)展健全的人格，促成其能力、心理和社會適應(yīng)性等各方面的全面提升.具體可從以下幾個方面的措施著手：

3.1 營造積極和諧的工作氛圍.積極心理學(xué)中對積極社會環(huán)境有著重要闡述.積極良好的社會環(huán)境條件與個人才能的發(fā)揮，與個人創(chuàng)造力的體現(xiàn)、培養(yǎng)等有著密切的關(guān)系.當(dāng)周圍環(huán)境提供了最優(yōu)的支持和選擇時,他們最有可能擁有良好的心理健康和行為方式.這就要求高校教學(xué)秘書管理必須體現(xiàn)人文精神，要尊重人、要關(guān)懷人，要牢牢抓住“人”這個因素.當(dāng)個人處于滿意、幸福、快樂的工作狀態(tài)，其積極性和潛能才能夠得到充分的發(fā)揮.因此，應(yīng)努力營造一個尊重人、信任人的寬松和諧的工作環(huán)境，使高校成為享受工作快樂，體現(xiàn)人身價值的地方.教學(xué)秘書在工作中獲得幸福感和滿足感，才能更加特愛自己、特愛單位、熱愛工作，兢兢業(yè)業(yè)、腳踏實(shí)地，心甘情愿地奉獻(xiàn)自己的忠誠和才能，才能以校為家、以苦為樂，最大限度地發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性.

3.2 激發(fā)教學(xué)秘書的積極人格，促進(jìn)其積極情緒體驗(yàn).院系領(lǐng)導(dǎo)要對教學(xué)秘書給予充分的信任，相信他們有能力，有潛力完成有一定挑戰(zhàn)性的工作，給他們提供發(fā)展的機(jī)會，充分發(fā)揮潛能，幫助他們實(shí)現(xiàn)人生價值.積極心理學(xué)認(rèn)為，積極人格特質(zhì)主要是通過對個體各種現(xiàn)實(shí)能力和潛在能力加以激發(fā)和強(qiáng)化，當(dāng)激發(fā)和強(qiáng)化使某種現(xiàn)實(shí)能力或潛在能力變成一種習(xí)慣性的工作方式時，積極人格特質(zhì)也就形成了.當(dāng)個體擁有積極人格時，便能夠積極的接受自我，具有個人生活目標(biāo)，感覺到生活的意義，感覺到成功.積極人格有助于個體把握環(huán)境和環(huán)境的挑戰(zhàn)，當(dāng)他們面對挫折困難將會采取更有效的應(yīng)對策略，以積極的方式面對.因此高校管理者要努力挖掘教學(xué)秘書內(nèi)在的積極動機(jī)和資源，培養(yǎng)其積極特質(zhì)，使教學(xué)秘書成為自己行為的主動決定著，而不是被動執(zhí)行者.當(dāng)教學(xué)秘書人員形成積極的個人心理表現(xiàn)，以一個良好的心態(tài)投入工作，便能樂觀地看待問題，主動地解決問題，形成強(qiáng)烈的職業(yè)歸屬感，必定會在工作中表現(xiàn)出強(qiáng)大的動力.

3.3 要用開放和欣賞的眼光看待教學(xué)秘書工作崗位.積極心理學(xué)的研究對象是普通人的積極認(rèn)知過程、積極情緒體驗(yàn)和積極人格特點(diǎn)等等，它認(rèn)為應(yīng)該采用開放和欣賞性觀點(diǎn)重新認(rèn)識普通人的潛能、動機(jī)和能力.高校管理者應(yīng)對教學(xué)秘書工作準(zhǔn)確定位，了解他們在教學(xué)管理和教學(xué)活動中的重要作用，以人為本，從心理上關(guān)注教學(xué)秘書的成長，創(chuàng)設(shè)良好的心理環(huán)境，幫助和引導(dǎo)他們建設(shè)積極的人格特征.關(guān)注教學(xué)秘書身上的積極因素，讓其獲得積極樂觀的情感體驗(yàn)，增進(jìn)身體健康和心理健康，從而激發(fā)出他們強(qiáng)大的主觀能動性和潛在能力，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任感和敬業(yè)精神.

3.4 完善績效制度，建立科學(xué)的激勵機(jī)制.積極心理學(xué)致力于研究人內(nèi)在的積極力量，認(rèn)為只有人所固有的積極力量得到培育和增長，人性的消極方面才能被消除或抑制，實(shí)施一些正面外界的刺激，可以引導(dǎo)個體形成積極的心理.薪酬是激勵員工工作積極性的根本保證.薪酬不但是生存的需要，更是個人成就與自我價值的重要體現(xiàn).要實(shí)現(xiàn)薪酬的激勵作用，就要加快薪酬改革，對教學(xué)秘書工作進(jìn)行科學(xué)分析，完善對其的考核評估方案，建立績效薪酬制度，建立規(guī)范、合理、科學(xué)的收入分配機(jī)制，將薪酬與具體的工作內(nèi)容、業(yè)績成效相掛鉤，對工作表現(xiàn)突出的人員給予額外獎勵，從內(nèi)在主動性出發(fā)調(diào)動個人的工作熱情與積極性.合理的激勵機(jī)制不僅能肯定教學(xué)秘書的工作，還能進(jìn)一步激發(fā)教學(xué)秘書的尊重感，成就感和榮譽(yù)感，形成奮發(fā)向上的激情.

3.5 組織教學(xué)秘書培訓(xùn)及深造.創(chuàng)新時代唯有不斷學(xué)習(xí)充電，不斷提高自身素質(zhì)和能力才能適應(yīng)形勢的發(fā)展，高校應(yīng)當(dāng)為教學(xué)秘書提供教育和培訓(xùn)機(jī)會.例如組織崗前培訓(xùn)、在崗業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或者到其他兄弟院校交流、學(xué)習(xí)、互動，開拓教學(xué)秘書的眼界，甚至參與教學(xué)管理和教育研究.鼓勵他們在培訓(xùn)或研究工作中結(jié)合學(xué)校具體情況探索和把握教育規(guī)律，促進(jìn)管理知識和管理理念的更新，提高管理技能，不斷提升自我價值，逐步提升整個學(xué)校的教學(xué)管理水平.同時也能促使教學(xué)秘書對學(xué)校提供的支持產(chǎn)生感恩心理，對學(xué)校產(chǎn)生認(rèn)同感和歸屬感，激發(fā)工作的熱情和積極性.

總之，要提高高校教學(xué)管理水平，教學(xué)秘書隊(duì)伍應(yīng)得到應(yīng)有的重視，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快樹立積極的人力資源管理觀念，正確認(rèn)識教學(xué)秘書的工作性質(zhì)、地位和發(fā)展，關(guān)注他們的心理特征，建立積極工作制度，構(gòu)建積極工作環(huán)境.在管理中既要重視教學(xué)秘書的物質(zhì)生活，也要關(guān)心他們的精神生活，給予充分的信任和尊重，引導(dǎo)他們建立積極人格，努力提高教學(xué)秘書隊(duì)伍素質(zhì).

〔1〕張曉璐.論高校系級教學(xué)秘書的角色定位與能力修養(yǎng)[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報,2006（2）.

〔2〕龐春菊.教學(xué)秘書工作探討[J].北京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2006（1）.

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1673-260X（2010）12-0150-02