對加強地方本科院校檔案管理隊伍建設(shè)的思考

王常虹

對加強地方本科院校檔案管理隊伍建設(shè)的思考

王常虹

分析了地方本科院校檔案管理人員的現(xiàn)狀和問題，指出應(yīng)從轉(zhuǎn)變觀念、提高技能、拓寬視野等方面提高檔案管理人員素質(zhì)，提出了加強新建本科院校檔案管理隊伍建設(shè)的具體措施。

本科院校；檔案管理；隊伍建設(shè)

近年來，在我國高等教育不斷發(fā)展的過程中，為優(yōu)化配置高等教育資源，我國各地積極進行了高校布局調(diào)整，一批專科院校通過合并重組升格為本科院校。這批新建本科院校能否健康持續(xù)發(fā)展，能否保證教育教學(xué)質(zhì)量，離不開高等學(xué)校廣大教師的教書育人，同樣也離不開高校的檔案管理工作。高校檔案是高等院?；顒拥闹苯佑涗?，是學(xué)校教書育人、科學(xué)研究、教學(xué)評價等教學(xué)管理活動直接的信息資料來源。高校檔案管理已成為高校建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。全面提高地方本科院校檔案管理人員的素質(zhì)，不僅是新形勢下高校發(fā)展的客觀要求，也是高校檔案管理隊伍自身建設(shè)的內(nèi)在要求。

一、新建地方本科院校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)現(xiàn)狀和存在問題

目前新建地方本科院校檔案管理隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要，特別是進入21世紀(jì)以后，熟悉檔案內(nèi)容、能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才仍顯得十分匱乏，跨世紀(jì)人才嚴(yán)重短缺，集中表現(xiàn)在：

一是檔案專業(yè)人員貧乏，專業(yè)技術(shù)人員偏少。相比于教學(xué)、科研人員，檔案管理人員學(xué)歷結(jié)構(gòu)偏低、知識面偏窄，畢業(yè)于檔案專業(yè)學(xué)校的寥寥無幾。專職檔案員中，具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例還是偏低。

二是檔案管理人員隊伍崗前教育和崗位培訓(xùn)機制不夠健全，知識結(jié)構(gòu)不合理，理論修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)缺失，一般管理知識缺乏系統(tǒng)性，新的管理思想和理念不能及時得到充實，嚴(yán)重影響了檔案管理工作水平和質(zhì)量的提高。

三是復(fù)合型的檔案管理人才嚴(yán)重缺乏，極大地影響了高校檔案的信息開發(fā)和編研工作。

事實表明，如果不加強人才的培養(yǎng)，提高檔案干部隊伍的素質(zhì)，高校檔案室的功能將受到很大制約。

二、提高檔案管理人員素質(zhì)的對策

檔案工作是一門管理科學(xué)，要實行檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，檔案人員除了具備良好的政治、道德素養(yǎng)外，還應(yīng)有精明強干的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力素質(zhì)，只有這樣，才能在技術(shù)上做到精益求精，不斷提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。針對當(dāng)前地方高校檔案人員的實際，筆者認(rèn)為，應(yīng)抓好以下幾個方面的工作來提高檔案管理人員的素質(zhì)。

（一）轉(zhuǎn)變觀念，不斷創(chuàng)新

高校檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。高校檔案人員要適應(yīng)新形勢，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，重新定位。社會主義市場經(jīng)濟體制的確立已為檔案工作開辟了廣闊的前景。檔案人員必須樹立起強烈的市場意識，要改變“守攤看點”的倉庫保管員形象，樹立質(zhì)量意識、效益意識，使檔案信息進入市場，根據(jù)信息市場的需求優(yōu)化服務(wù)措施，提高服務(wù)質(zhì)量，開發(fā)含“金”量高的檔案信息，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益，提高檔案工作的自身價值。

（二）苦練本領(lǐng)，掌握技能

檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，每個程序都有一整套的理論和方法，檔案工作人員只有學(xué)習(xí)和掌握這些理論和方法，才能保證工作質(zhì)量，提高工作效率。因此，具備較高的業(yè)務(wù)技能是做好檔案工作的關(guān)鍵。

一是掌握豐富的檔案專業(yè)知識，減少工作中的隨意性和盲目性。要掌握檔案學(xué)的基本原理和檔案管理過程中的各種實際操作方法，如歸檔文件整理方法、檔案著錄方法、編制目錄方法、排卷方法和電子文件歸檔方法等等。要運用科學(xué)的管理原則和方法，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計、利用、編研等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全過程進行管理。通過這種管理，建立合理的館（室）藏結(jié)構(gòu)，大力開發(fā)檔案信息資源，為各項工作服務(wù)。檔案管理人員還要在知識積累和工作經(jīng)驗積累的基礎(chǔ)上，逐步思考探索，使自己具有起碼的檔案科研能力，要能夠?qū)懗鼍哂幸欢ㄋ降恼{(diào)研報告或論文。

二是掌握相關(guān)的學(xué)科知識，提高業(yè)務(wù)處理綜合能力。檔案工作涉及的知識范圍比較廣，檔案工作者要博采眾長，力獲新知。知識面狹窄，則必將坐井觀天、目光短淺，最終將成為時代的落伍者，無法適應(yīng)新時期檔案工作的要求。檔案人員除了學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)基本知識外，也要學(xué)習(xí)其它社會科學(xué)和自然科學(xué)知識。還要學(xué)習(xí)中外發(fā)展史和外國檔案管理科學(xué)知識，了解世界檔案工作及其發(fā)展情況，以開闊視野，增長見識，取人之長，補己之短，從而做到厚積薄發(fā)，舉一反三；還要了解一些社科情報、計算機等相關(guān)學(xué)科知識，掌握一些識圖、制圖、工程、建筑學(xué)的知識，從而保證檔案管理水平的提高。

三是具備扎實的語言知識。檔案工作者還應(yīng)具有較高的語言基礎(chǔ)知識、歷史知識、寫作知識和書法知識，語言文字是檔案管理工作和檔案服務(wù)工作的基本工具，不具備扎實的語言知識就無法從事這項工作。如學(xué)校檔案的文件匯編、大事記的編寫、全宗介紹、組織沿革、檢索工具、科研匯編、數(shù)字匯編等，沒有一定的語言文字、寫作知識是很難完成這些材料的編寫的。所以一個優(yōu)秀的檔案工作者只有掌握了扎實的專業(yè)知識和其他檔案工作相關(guān)的學(xué)科知識，才能更好勝任檔案工作的需要。

（三）拓寬視野、豐富知識

21世紀(jì)學(xué)科技術(shù)的發(fā)展，大大加快了檔案工作的現(xiàn)代化管理。如今，各高校已普遍利用計算機等通信設(shè)備以及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進行檔案管理，從而更加迅速準(zhǔn)確地完成檔案信息的收集、加工、傳送處理、檢察儲存和管理等過程，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、自動化。這不但把檔案工作人員從繁重、重復(fù)的手工勞動中解放出來，大大提高信息的開發(fā)與利用效率，同時還實現(xiàn)了檔案信息資源共享，擴大檔案信息的利用范圍。而所有這些，都要求檔案管理人員必須熟悉和掌握復(fù)制、縮微以及電子計算機等現(xiàn)代化技術(shù)知識，否則根本無法適應(yīng)現(xiàn)代高校檔案管理的要求。因此，檔案人員必須注重專業(yè)知識的學(xué)習(xí)與更新，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。因此，應(yīng)根據(jù)當(dāng)前實際，加強對現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育，不斷更新檔案人員的知識面，使他們不斷提高使用先進管理手段的能力。當(dāng)然，繼續(xù)教育應(yīng)注意以下幾個方面：

一是注重實用性。要結(jié)合工作實際需要和未來的發(fā)展趨勢，與實際工作緊密配合，并根據(jù)不同的層次、不同的需求，按需施教，學(xué)以致用，便于實際操作，講究實效。

二是要因材施教。檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育的類型、形式方法與手段，可因人而異。有些單位的檔案人員，由于人員變動，需要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識，掌握檔案管理工作的基本技能；但也有些單位的檔案人員穩(wěn)定，又具有一定的文化知識，需要補充一些新技術(shù)、新方法，因此，繼續(xù)教育的內(nèi)容應(yīng)根據(jù)各層次人員的情況，因人而異。

三是要注重提高檔案管理人員的外語水平。利用各種教育方式，提高他們學(xué)習(xí)外語的興趣，鼓勵他們克服學(xué)習(xí)中遇到的困難，樹立起為檔案事業(yè)而奮發(fā)向上的自信心，同時也改變檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)人員貧乏的狀況。

[1]和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2005.

[2]黃國賜.提高人員的素質(zhì)是發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵[J].檔案時空，1999（3）.

[3]吳娟.檔案工作者應(yīng)樹立五種理念[N].協(xié)商新報.2009-04-03（A01）.

[4]李澤光.新時期如何提高檔案管理人員的素質(zhì)[N].承德日報.2008-08-18（A6）.

[5]范麗娜.檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].西安郵電學(xué)院學(xué)報，2009（3）.

[6]杜榮光.淺談檔案管理人員職業(yè)道德修養(yǎng)[J].山東檔案，2007（8）.

book=88,ebook=168

G271

A

1673-1999（2010）14-0088-02

王常虹（1970-），女，湖南長沙人，湘南學(xué)院（湖南郴州423000）檔案館政工師。

2010-03-30