醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對(duì)策

何麗麗，田 園，朱 榮

（中國人解放軍蘭州軍區(qū)臨潼療養(yǎng)院，陜西臨潼 710600）

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、預(yù)防、科研、教學(xué)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。我院作為部隊(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)的一個(gè)基層組織，由于各種原因，檔案管理工作無論是所處地位、經(jīng)費(fèi)投入、發(fā)展速度、發(fā)揮作用，還是檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化方面，與醫(yī)院其它業(yè)務(wù)工作之間比較存在較大差距。

1 醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 檔案管理制度體制不健全 醫(yī)院檔案管理與其它行業(yè)檔案相比存在著較大差距，檔案工作業(yè)務(wù)受上級(jí)檔案業(yè)務(wù)主管部門指導(dǎo)，工作關(guān)系受本單位領(lǐng)導(dǎo)。在確定醫(yī)院檔案發(fā)展方向、檔案管理結(jié)構(gòu)、檔案工作人員的業(yè)績考核等，單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)主管部門往往因?yàn)樵u(píng)價(jià)的指標(biāo)和要求不同經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)矛盾，檔案管理人員會(huì)出現(xiàn)無所適從的現(xiàn)象。醫(yī)院檔案管理存在著集中管理和分散管理等模式，集中管理和分散管理各有優(yōu)劣，如何取長補(bǔ)短，是長期困擾醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門的一個(gè)難題。

1.2 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠 在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于分工不明，醫(yī)院檔案未設(shè)定專門工作部門，檔案在醫(yī)院工作中發(fā)揮的作用和開發(fā)程度不夠，導(dǎo)致醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和職工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)有偏差。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往來自于臨床部門，缺乏對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，僅重視醫(yī)療護(hù)理人員素質(zhì)和技能的提高，忽略檔案工作人員知識(shí)提高和更新的必要性，對(duì)檔案工作需要的規(guī)章制度、依法保管、依法利用、學(xué)習(xí)和借鑒國內(nèi)外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的認(rèn)識(shí)不足，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量和效益的提高。

1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高 醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員所占比例高，而檔案從業(yè)人員普遍匱乏。本地區(qū)所在醫(yī)院幾乎沒有檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，除了少數(shù)醫(yī)院配備少量病案（病歷檔案）專業(yè)中專生外，絕大多數(shù)醫(yī)院檔案從業(yè)人員學(xué)歷偏低。人才因素嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理工作，表現(xiàn)為：從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊；人員配備隨意，流動(dòng)性大，檔案管理人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在人員老化、專業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面較窄、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、學(xué)歷偏低、思想觀念和管理水平相對(duì)滯后等問題，難以適應(yīng)新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.4 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化不足 檔案工作是一項(xiàng)需要長期投入的工作，隨著信息化的快速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了較高要求，檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化是建立現(xiàn)代化醫(yī)院檔案工作的必要手段和標(biāo)志。目前，我院經(jīng)濟(jì)實(shí)力還不十分雄厚，加上政府投入相對(duì)不足，加大對(duì)檔案管理的投入有一定困難，這些因素都制約了醫(yī)院檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和正規(guī)化建設(shè)。

1.5 醫(yī)院檔案歸檔質(zhì)量不高 主要表現(xiàn)在：不歸檔或歸檔材料不全；歸檔不及時(shí)，主動(dòng)性不夠；不屬于歸檔范圍內(nèi)的文件材料歸檔；歸檔材料未予立卷。醫(yī)院在管理檔案時(shí)，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各個(gè)醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理，不應(yīng)該納入管理的材料又被納入檔案管理，浪費(fèi)了人力和物力。

2 防范對(duì)策

2.1 改進(jìn)檔案管理體制和機(jī)制，提高檔案管理科學(xué)性 醫(yī)院檔案應(yīng)按部門分為黨務(wù)、行政、人事、醫(yī)療、設(shè)備、總務(wù)、科研和病歷等各種類型。醫(yī)院在構(gòu)建檔案管理體制的時(shí)候，要考慮社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景、醫(yī)院自身狀況、醫(yī)院檔案狀況以及管理文化背景等。管理模式、組織體系、運(yùn)行機(jī)制和基本管理形式，是構(gòu)建時(shí)需要考慮的核心問題，同時(shí)要處理好醫(yī)院檔案管理“統(tǒng)”和“分”的關(guān)系。

2.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案專業(yè)人員的素質(zhì) 只有檔案人員自身素質(zhì)提高了，檔案工作發(fā)展才有保證。培訓(xùn)是提高檔案管理水平的重要途徑，隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，檔案工作由傳統(tǒng)型的管理向高度知識(shí)化、高度集約化、高度技術(shù)化轉(zhuǎn)變，檔案領(lǐng)域更需要一支具有較強(qiáng)綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才[1]。有條件的醫(yī)院可以適當(dāng)增補(bǔ)檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，提升檔案服務(wù)層次；同時(shí)也要提高現(xiàn)有檔案人員的素質(zhì)，將提高專、兼職檔案管理人員業(yè)務(wù)水平放在突出位置，加大對(duì)現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，或聘請專家講學(xué)，或派出人員參加學(xué)習(xí)班、學(xué)位班。鼓勵(lì)自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤，最大限度發(fā)揮檔案專業(yè)技術(shù)人員工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2.3 重視綜合開發(fā)，充分發(fā)揮檔案的效益 檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作做好服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮綜合效益。

2.4 提高檔案工作現(xiàn)代化、信息化水平建設(shè) 在醫(yī)院統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)信息、檔案一體化管理，有利于統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一收集整理、加工統(tǒng)計(jì)有關(guān)信息，統(tǒng)一目標(biāo)體系，統(tǒng)籌各類信息結(jié)構(gòu)。不僅便于檢索、利用，更重要的是建立醫(yī)院管理系統(tǒng)、病案統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、藥庫管理系統(tǒng)等，并實(shí)行全醫(yī)院計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，為實(shí)現(xiàn)信息資源共享打下良好基礎(chǔ)。

2.5 規(guī)范和健全檔案管理制度 大力宣傳檔案法和檔案工作，使醫(yī)院職工和領(lǐng)導(dǎo)都充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性。建立檔案收集和歸檔制度，檔案利用、保管制度。嚴(yán)格遵循檔案保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和考核辦法中。由于醫(yī)院檔案工作具有內(nèi)容繁多復(fù)雜、部門眾多而又分散等特點(diǎn)，因此，應(yīng)建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度，并在實(shí)際工作中不斷加以完善。建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫(yī)院全員檔案意識(shí)、積極配合檔案部門工作主動(dòng)歸檔的同時(shí)，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性；建立健全分管檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，主要包括定期研究檔案工作，解決檔案工作的實(shí)際問題；專職檔案人員責(zé)任制，主要負(fù)責(zé)本單位的指導(dǎo)、立卷、歸檔、編目、提供利用等各項(xiàng)工作；兼職檔案員的責(zé)任制，負(fù)責(zé)文件材料的收集、積累，并按照歸檔要求立好卷，定期向綜合檔案室移交，做到檔案齊全完整[2]。

總之，醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，作為醫(yī)院歷史的守護(hù)者，檔案室應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)，本著對(duì)醫(yī)院歷史高度負(fù)責(zé)的精神，積極研究對(duì)策，耐心細(xì)致地做好醫(yī)院檔案管理工作。

[1]張麗.高職院校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策[J].湖北檔案，2007，（3）：20-21.

[2]楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：中國檔案出版社，2004.37，101.