施工企業(yè)合同管理初探

程言峰

(中鐵建電氣化局集團(tuán)有限公司，北京100043)

施工企業(yè)合同管理初探

程言峰

(中鐵建電氣化局集團(tuán)有限公司，北京100043)

施工企業(yè)對(duì)合同管理的理念相對(duì)滯后，致使合同在簽訂和履行過(guò)程中不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，已嚴(yán)重影響施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及發(fā)展，成為需要及時(shí)解決的問(wèn)題。要建立企業(yè)內(nèi)部以合同管理為核心的組織機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)法律規(guī)范意識(shí)、合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、強(qiáng)化科學(xué)規(guī)范的合同管理程序，使合同管理規(guī)范化、專業(yè)化。

施工企業(yè)；合同管理；規(guī)范化；風(fēng)險(xiǎn)

隨著我國(guó)加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，施工企業(yè)得到了迅速發(fā)展，所承攬的業(yè)務(wù)數(shù)量及完成產(chǎn)值都得到了大幅的提升。在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中，有關(guān)合同帶來(lái)的問(wèn)題日趨增多，對(duì)合同的管理變得尤為重要。施工企業(yè)的合同按照簽訂主體、合同內(nèi)容等可將合同分為兩大類：一是和建設(shè)單位簽訂的施工合同，二是施工企業(yè)在施工過(guò)程中和材料供應(yīng)商、勞務(wù)人員簽訂的材料采購(gòu)與勞務(wù)合同。在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，不論是與建設(shè)單位簽訂的施工合同，還是施工企業(yè)與材料供應(yīng)商、勞務(wù)公司簽訂的物資采購(gòu)合同及勞務(wù)分包合同，均不同程度的存在合同風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。合同履約程度較低，違約現(xiàn)象是屢見(jiàn)不鮮，主因就是施工企業(yè)對(duì)合同管理的理念相對(duì)滯后，致使合同在簽訂和履行過(guò)程中不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，已嚴(yán)重影響施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及發(fā)展，成為需要及時(shí)解決的問(wèn)題。

一、施工企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

施工企業(yè)在工程實(shí)施中一般會(huì)存在建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多，施工地點(diǎn)分布面廣，管理部門與施工部門人員比較分散，施工現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境比較復(fù)雜，交通和通迅不夠便捷等現(xiàn)象，諸多因素造成施工企業(yè)對(duì)合同管理比較混亂，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）投標(biāo)人員片面追求承攬項(xiàng)目數(shù)量及項(xiàng)目大小。對(duì)投標(biāo)人員現(xiàn)行的業(yè)績(jī)考核制度中，單純追求承攬項(xiàng)目數(shù)量及項(xiàng)目大小，沒(méi)有考核承攬項(xiàng)目效益指標(biāo)?！巴诘交@子里就是菜”，致使投標(biāo)人員因利益驅(qū)動(dòng)，只要能中標(biāo)就行。而對(duì)預(yù)付款的撥付條件，是否需要墊資，現(xiàn)場(chǎng)對(duì)施工的影響，變更及索賠要件，工期松緊，竣工結(jié)算的時(shí)間等合同風(fēng)險(xiǎn)未能進(jìn)行合理評(píng)估，造成虧損項(xiàng)目增多，使許多施工企業(yè)步入了經(jīng)營(yíng)承攬及完成產(chǎn)值不斷攀升，但企業(yè)利潤(rùn)卻沒(méi)有同步增長(zhǎng)的怪圈。

（2）項(xiàng)目職能部門解讀施工合同不透，變更信息溝通不暢。在施工合同履行過(guò)程中，通常施工項(xiàng)目上由工程技術(shù)部門提供已完成工程量數(shù)據(jù)清單，再由計(jì)量部門套上單價(jià)對(duì)業(yè)主進(jìn)行計(jì)量。而對(duì)合同中是否存在數(shù)量、工期、設(shè)計(jì)等方面的變更情況、合同條款中有無(wú)潛力或是有多少潛力可挖、如有變更是否已經(jīng)完善變更手續(xù)等方面，項(xiàng)目部部門之間做得還非常欠缺，許多信息未能及時(shí)溝通反饋。形成了工地上已經(jīng)按照變更數(shù)據(jù)完成工程量，計(jì)量部門還不知情，事后再進(jìn)行補(bǔ)簽資料的“兩層皮”狀況，使成本增加，索賠難度加大。

（3）簽訂合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)合同雙方?jīng)]有形成有效約束。在合同簽約過(guò)程中，許多企業(yè)沒(méi)有能對(duì)合同簽約單位的資質(zhì)進(jìn)行認(rèn)真地審查，如簽約資格、履行能力、履約信譽(yù)等，在合同條款中對(duì)合同履約及違約條款表述的過(guò)于粗略簡(jiǎn)單，不夠具體充分，為合同的執(zhí)行帶來(lái)隱患。目前，施工合同在合同簽訂與管理中狀況較好，物資采購(gòu)與勞務(wù)合同沒(méi)有嚴(yán)格進(jìn)行招投標(biāo)，有的沒(méi)有按照招投標(biāo)文件進(jìn)行簽訂，合同履約程度較低，違約現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，有的竟出現(xiàn)材料供應(yīng)商和勞務(wù)承包團(tuán)隊(duì)在履約中多次要求提價(jià)的狀況，嚴(yán)重影響施工進(jìn)度和施工現(xiàn)場(chǎng)的管理秩序。

二、存在問(wèn)題的原因分析

（一）缺乏規(guī)范化、法制化的市場(chǎng)環(huán)境

目前，我國(guó)建設(shè)市場(chǎng)發(fā)育尚不完善，項(xiàng)目招投標(biāo)行為不規(guī)范。業(yè)主往往利用其買方市場(chǎng)的優(yōu)勢(shì)地位，提出苛刻的合同條件，使工程產(chǎn)品的價(jià)格與價(jià)值相背離，優(yōu)質(zhì)不優(yōu)價(jià)。施工單位合理的利潤(rùn)空間被壓擠，不利于施工單位正常的發(fā)展與運(yùn)營(yíng)。另外，有關(guān)建筑及合同的法律體系不夠完善，部分法律條款權(quán)責(zé)不夠明晰，產(chǎn)生很多不必要的合同糾紛。

（二）合同簽約前期工作準(zhǔn)備不充分

資信審查不夠徹底，對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份證明、授權(quán)委托等資料的真?zhèn)螞](méi)有進(jìn)行有效甄別，致使發(fā)生糾紛時(shí)難以主張權(quán)利或主張成本太大。

（三）合同的審查程序流于形式

部分合同承辦人員未能遵守標(biāo)準(zhǔn)的簽約審查程序，以先形成合同事實(shí)后再履行簽約，或是簽訂合同之后再找法律審計(jì)人員進(jìn)行審查，以至于未能有效地規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。合同審查程序形成一紙空文，未能發(fā)揮其應(yīng)有的功能。如在新疆奎塞項(xiàng)目中的一家施工企業(yè)，因?yàn)槭韬?，簽訂的合同條款中不小心多了一個(gè)字，文字表述與原意不一致，沒(méi)有能夠?qū)彶槌鰜?lái)，最后就匆匆簽訂，結(jié)果因一字之差給企業(yè)造成30多萬(wàn)元的損失，其教訓(xùn)相當(dāng)?shù)纳羁獭?/p>

（四）合同管理未能深入推行

有些單位合同管理仍然停留在簡(jiǎn)單的存放、歸檔、錄入臺(tái)賬上，而沒(méi)有對(duì)合同的履行過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)的全過(guò)程監(jiān)控，對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題部門之間也未能及時(shí)反饋與交流。

三、加強(qiáng)合同管理的幾點(diǎn)建議

如何解決上述矛盾是一個(gè)綜合性很強(qiáng)而又十分復(fù)雜的問(wèn)題，既有法律政策制定的深層次問(wèn)題，又有市場(chǎng)層面的客觀因素，還有企業(yè)內(nèi)部的管理問(wèn)題。筆者本著解決問(wèn)題的思路，從企業(yè)內(nèi)部管理的視角入手，建議采取以下措施：

（一）樹(shù)立合同觀念，加強(qiáng)合同意識(shí)

施工企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同意識(shí)，強(qiáng)化法律觀念，加強(qiáng)對(duì)《合同法》、《建筑法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等一系列法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，使全體員工能夠熟悉和使用這些法律、法規(guī)。讓全體員工了解合同是雙方真實(shí)的意思表示，一旦簽訂即具備法律效力，簽訂時(shí)務(wù)必要慎重。

（二）加強(qiáng)施工合同簽訂前期工作

工程施工承包合同具有執(zhí)行周期較長(zhǎng)，內(nèi)容較多，涉及面較廣，一次性投資大等特點(diǎn)。施工企業(yè)在獲得工程信息和接到招標(biāo)文件后，投標(biāo)小組應(yīng)組織專題會(huì)議對(duì)涉及到合同內(nèi)容的方面要進(jìn)行預(yù)審，與建設(shè)方進(jìn)行合同談判與簽訂。合同談判這一環(huán)節(jié)尤為重要，施工企業(yè)在合同簽訂前，需要專業(yè)及法律人員認(rèn)真審閱、分析招標(biāo)文件，審查合同文本，勘察施工現(xiàn)場(chǎng)，制定報(bào)價(jià)及調(diào)價(jià)策略，并做出相應(yīng)的分析報(bào)告，對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)及利潤(rùn)作出綜合性合理性評(píng)估。

（三）成立合同管理機(jī)構(gòu)，建立和完善合同管理審批通道

建立企業(yè)內(nèi)部以合同管理為核心的組織機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)法律規(guī)范意識(shí)、合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、強(qiáng)化科學(xué)規(guī)范的合同管理程序，使合同管理規(guī)范化、專業(yè)化。施工企業(yè)除和業(yè)主簽訂的施工合同外，許多合同基本上是項(xiàng)目上簽訂的，因此建立一套擬訂、上報(bào)、審批、簽訂、實(shí)施、信息反饋的流程及合同管理工作制度并嚴(yán)格實(shí)施，杜絕合同簽訂的隨意性顯得尤為重要。應(yīng)堅(jiān)決杜絕項(xiàng)目上先簽訂后上報(bào)審核或先造成合同事實(shí)再簽訂合同的做法，將合同管理融入施工項(xiàng)目管理全過(guò)程。

（四）重視合同當(dāng)事人的資信審查工作

資信審查主要看以下幾個(gè)方面：一是營(yíng)業(yè)執(zhí)照，二是授權(quán)委托書(shū)，三是資產(chǎn)負(fù)債情況，四是相關(guān)業(yè)績(jī)，五是特許行業(yè)或特種商品的經(jīng)營(yíng)許可證等。另外，質(zhì)量體系認(rèn)證書(shū)、銀行和稅務(wù)部門出具的信用證書(shū)等，也應(yīng)該予以審查。對(duì)于資信審查不達(dá)標(biāo)的單位，堅(jiān)決杜絕與之簽訂合同。

（五）對(duì)合同履行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查

企業(yè)的合同管理部門要監(jiān)督檢查合同的履行情況，一般應(yīng)采取重點(diǎn)檢查和定時(shí)檢查相結(jié)合的方式。檢查內(nèi)容包括三個(gè)方面：一要看各方是否按合同約定全面履行合同，督促各方嚴(yán)格履約；二要看履行過(guò)程中是否存在合同數(shù)量、工期或供貨日期、單價(jià)、設(shè)計(jì)等方面的變更情況，如有變更應(yīng)履行變更審查及簽約手續(xù)，以合同形式明確變更情況；三要看是否存在違約情況，合同當(dāng)事人任何一方違反合同約定的任何一項(xiàng)義務(wù)，都會(huì)導(dǎo)致違約情況的發(fā)生。合同管理部門對(duì)此過(guò)程應(yīng)重點(diǎn)監(jiān)控，在合同履行過(guò)程中，當(dāng)事各方的往來(lái)函件、通知等文書(shū)都具有法律效力，如果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責(zé)任的重要證據(jù)，所以對(duì)合同履行的每一道環(huán)節(jié)形成的書(shū)面材料都應(yīng)要求在項(xiàng)目上保存完整。

綜上所述，對(duì)于施工企業(yè)來(lái)講，針對(duì)合同管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，成立合同管理機(jī)構(gòu)，建立規(guī)范化、專業(yè)化的合同管理程序，合理的避免風(fēng)險(xiǎn)和損失，是當(dāng)前管理工作中的一個(gè)重點(diǎn)，也是企業(yè)優(yōu)質(zhì)高效發(fā)展的保證。

[1]黃欣.施工企業(yè)合同管理中的問(wèn)題及對(duì)策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2008,(23):12-13.

[2]程森,劉康,錢秀紅.淺談當(dāng)前施工合同管理中的問(wèn)題及對(duì)策[J].山東水利,2004,(12):27-28.

（責(zé)任編輯 李冠楠）

Contract Management of Construction Enterprises

CHENG Yan-feng
（China Railway Construction Electrification Bureau Group Co.,Ltd,Beijing 100043,China）

Construction enterprises is lagging behind the concept of contract management,resulting in the signing of the contract and not rigorous enough to fulfill the process of specification,seriously affect the construction and development of production and operation,it has being a problem to be solved as soon as possible.Establishment of internal management as the core of the contract the organization,enhance awareness of legal norms and contract risk,strengthen the scientifilc and standardized procedures for contract management,it has made the contract management standardization and specialization.

construction enterprises;contract management;standardization;risk

TU723.1文獻(xiàn)標(biāo)設(shè)碼：B

1671-0142（2010）06-0071-03

程言峰（1976-），男，江蘇豐縣人，中級(jí)會(huì)計(jì)師.