試論現(xiàn)代決策活動中的秘書職能

余婷

（延安大學(xué)文學(xué)院，陜西 延安 716000）

試論現(xiàn)代決策活動中的秘書職能

余婷

（延安大學(xué)文學(xué)院，陜西 延安 716000）

現(xiàn)代社會的發(fā)展與科技的進(jìn)步要求決策實現(xiàn)科學(xué)化。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，要想在決策中更好地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，秘書必須充分履行管理事務(wù)和輔助決策的職能，幫助領(lǐng)導(dǎo)實現(xiàn)科學(xué)化的決策，使自身價值在科學(xué)化的決策中得到充分實現(xiàn)。

科學(xué)化決策；秘書素養(yǎng)；管理事務(wù)；輔助政務(wù)

一、現(xiàn)代決策活動的特點

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，社會活動日益復(fù)雜多變，科學(xué)決策的呼聲越來越高。隨著自然科學(xué)、社會科學(xué)研究的不斷發(fā)展，尤其是信息技術(shù)的迅速普及，決策科學(xué)所需要的知識和手段日趨成熟；現(xiàn)代決策所面臨的對象內(nèi)部結(jié)構(gòu)錯綜復(fù)雜，而且彼此之間相互制約、依賴和滲透，某一方面決策很快會影響到其他諸多方面，決策的系統(tǒng)性科學(xué)性要求越來越高。在這種趨勢下，決策呈現(xiàn)了如下一些特點和要求：一是高速化。社會經(jīng)濟(jì)和科技的迅猛發(fā)展決定了決策必然要實現(xiàn)高速化,時間的價值在現(xiàn)代決策中表現(xiàn)得極為突出和鮮明。二是準(zhǔn)確化?，F(xiàn)代決策必須做到準(zhǔn)確，這不僅指質(zhì)的準(zhǔn)確，還表現(xiàn)為量的準(zhǔn)確。三是相關(guān)化?，F(xiàn)代決策面臨交織多變的事物，往往“牽一發(fā)而動全身”，必須全面考慮各種相關(guān)因素。四是信息化。決策系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)將一改傳統(tǒng)的直線式和“金字塔型”，而趨向于立體化，從多維空間取得信息，從而獲得生命力。五是兩極化?，F(xiàn)代決策活動趨向于把大量規(guī)范性決策向下轉(zhuǎn)移，由中下層決策者和計算機(jī)來完成；高層決策者主要承擔(dān)起戰(zhàn)略性決策，將精力轉(zhuǎn)移到保證和提高決策的有效性上來。

二、科學(xué)化決策對秘書素質(zhì)的要求

作為領(lǐng)導(dǎo)的助手與咨詢智囊，科學(xué)化的決策對秘書的素養(yǎng)提出了更高的要求，秘書必須具備各方面的綜合知識，遵守本行業(yè)的職業(yè)道德，同時具備突出的能力。否則便難以勝任本職工作，起不到應(yīng)有的作用。

秘書工作具有綜合性和專業(yè)性的特點，因此，秘書要具有復(fù)合型的知識結(jié)構(gòu)。由于秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，所以其知識結(jié)構(gòu)應(yīng)具備目的性，同時也要不斷充實完善，適應(yīng)外界的變化。對于秘書人員而言，要能為領(lǐng)導(dǎo)提供有效輔助，首先要具備合理的知識結(jié)構(gòu)。合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)包括三個方面：基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識和相關(guān)知識?；A(chǔ)知識是秘書知識的最低層次。秘書人員的知識面要廣，基礎(chǔ)知識要扎實，為此秘書要掌握科學(xué)文化知識、馬列主義理論知識、政策法規(guī)知識，以提高文字功底和理論修養(yǎng)。專業(yè)知識是秘書知識結(jié)構(gòu)的核心和主體，主要包括理論知識、業(yè)務(wù)知識和行業(yè)知識，它是秘書開展工作的手段和技能。相關(guān)知識是秘書的輔助知識，它可以拓寬秘書的視野，提高其交際溝通能力幫助秘書在緊張繁忙的工作中進(jìn)行心理調(diào)節(jié)；同時，稱職的秘書履行自己的職能時，還必須遵守秘書行業(yè)的職業(yè)道德，否則便起不到領(lǐng)導(dǎo)助手與咨詢智囊的作用。秘書的職業(yè)道德包括：忠于職守，履行職責(zé)，不擅權(quán)越位；嚴(yán)守機(jī)密，服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；遵紀(jì)守法，廉潔奉公；文明禮貌，善于合作，恪守信用等。

秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，不僅要積極主動地獻(xiàn)計獻(xiàn)策，還要具備將自己的聰明才智融進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策過程中的能力，這是一個由基本能力和專業(yè)能力組成的立體的能力結(jié)構(gòu)。所謂基本能力，主要是指秘書人員的智力，包括敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、豐富的想象能力和科學(xué)的思維能力。這是秘書人員賴以吸收外界知識的能力，也是其他能力的基礎(chǔ)。秘書人員的專業(yè)能力，主要是指語言文字應(yīng)用能力、組織能力、判斷能力、應(yīng)變能力和社交能力。較高的文字水平是對秘書的基本要求，秘書人員必須具備扎實的文字理解與寫作功底；較強的組織能力即要求現(xiàn)代的秘書是具有一定的組織和管理能力的人才；準(zhǔn)確的判斷能力能避免決策失誤，減少工作中的差錯，對可能發(fā)生或即將發(fā)生的問題做出事先的估計，并據(jù)此確定相應(yīng)的做法；敏捷的應(yīng)變能力是秘書工作的性質(zhì)所決定的，秘書工作會遇到許多突發(fā)事件，秘書必須以變應(yīng)變，始終保持正確的思維方式，見招拆招，在最短的時間內(nèi)拿出最合適和最有效的解決方案。

三、秘書在決策中的管理事務(wù)職能

科學(xué)化決策要求高效率，而秘書的事務(wù)管理與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作效率有著直接的聯(lián)系。秘書快節(jié)奏高效率地管理事務(wù)，能有效地促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)特別是領(lǐng)導(dǎo)者工作效率的提高，從而對整個組織運轉(zhuǎn)產(chǎn)生積極的影響，以適應(yīng)科學(xué)化決策的需要。管理事務(wù)時要運用主導(dǎo)性原則，只要是本職工作范圍內(nèi)的事務(wù)，都要積極主動地去管理，而不是消極被動，等待觀望，以免讓領(lǐng)導(dǎo)分心，保證領(lǐng)導(dǎo)把主要精力都投入到?jīng)Q策中去。

要想快節(jié)奏高效率地管理事務(wù)，首先必須了解事務(wù)性工作的特點：一是多樣瑣碎性。從接聽電話、接待來訪、車輛安排、福利發(fā)放、文件處理、檔案管理到承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項，所有這些都屬于秘書事務(wù)性工作內(nèi)容，可謂面廣量大、千頭萬緒，秘書不得不埋首于“事務(wù)堆”里，花費大量的時間、精力去應(yīng)對。這些事務(wù)性工作往往又是具體瑣碎的，而且很容易出錯，完成了這類事務(wù)性工作常常不為人所知，難見成績，而一旦處理不好就可能使領(lǐng)導(dǎo)工作甚至整個部門的正常運行受到影響，進(jìn)而影響決策的質(zhì)量。二是隨機(jī)突發(fā)性。一個部門通常按照既定的工作計劃和工作步驟開展日常工作。但即使將計劃制定得再完美，考慮得再細(xì)致，也常常會因突發(fā)事件的出現(xiàn)而打亂整個工作部署，秘書不得不充當(dāng)“協(xié)調(diào)員、信息員”的角色，迅速調(diào)整策略，處置臨時性、突發(fā)性事件。三是領(lǐng)導(dǎo)指派性。秘書工作的核心就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這決定了秘書工作必須緊跟領(lǐng)導(dǎo)的需要。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，秘書除了要高質(zhì)量地完成各項分內(nèi)工作外，還必須完成好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)，甚至對領(lǐng)導(dǎo)委托辦理的個人私事也必須認(rèn)真完成，支配領(lǐng)導(dǎo)時間和精力的另一種輔助形式，客觀上也為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了必要的輔助。四是保密性。秘書工作具有很強的機(jī)密性，因此秘書處理各類事務(wù)必須嚴(yán)守保密紀(jì)律，知而不言，謹(jǐn)慎從事。秘書只有掌握了處理事務(wù)性工作的多種方法和途徑，增強處理的藝術(shù)性，才能充分發(fā)揮參謀助手作用，履行好秘書的職責(zé)。

領(lǐng)導(dǎo)決策是一種政務(wù)工作，但任何決策都離不開事務(wù)活動，優(yōu)質(zhì)的事務(wù)活動，可以極大地提高決策的效率和質(zhì)量。秘書的事務(wù)工作包括通訊信息處理、檔案管理、更新辦公用具、籌備會議、收集資料、準(zhǔn)備報告、公關(guān)接待、環(huán)境管理等等，任何一個方面出現(xiàn)問題，都會影響決策的質(zhì)量與效率。因此，秘書應(yīng)不分親疏、不圖名利、不違反原則，在管理事務(wù)時善于審時度勢，靈活善變，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)化決策提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、秘書在決策中的輔助職能

事務(wù)管理是輔助決策的基礎(chǔ)，一名稱職的秘書，其工作不能僅僅局限于事務(wù)管理上，特別是在科學(xué)化決策已成為時代潮流的今天，為了更好地適應(yīng)科學(xué)化決策的環(huán)境，秘書人員還應(yīng)輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。

科學(xué)化決策的一個特點就是信息化，要使決策做到準(zhǔn)確有效，占有大量數(shù)據(jù)和資料是極為重要和必不可少的條件。資料是否充分、準(zhǔn)確和及時會直接影響到?jīng)Q策的質(zhì)量，因此，搜集信息是一個重要的秘書職能，這就要求秘書在輔助決策時要樹立信息觀念。可以說，信息工作是貫穿秘書職能的主要形式，無論是撰寫公文，處理事務(wù)，還是協(xié)調(diào)督察，秘書人員無時無刻不在與信息打交道。獲取信息的一個主要途徑就是調(diào)查研究，然后才能在此基礎(chǔ)上對獲得的信息進(jìn)行鑒別，取用信息，及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋。在搜集信息時要特別注意全面搜集。首先明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，然后據(jù)此搜集大量信息，經(jīng)過辨別取舍，將信息按價值量大小提供給領(lǐng)導(dǎo)。

另一方面，秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的助手，由于和領(lǐng)導(dǎo)一起工作，聯(lián)系緊密，客觀上為秘書發(fā)揮其參謀咨詢作用提供了更多的機(jī)會，其提供的意見和建議能起到參考作用。秘書的參謀咨詢職能有自己獨特的特點：一是隨機(jī)性。由于秘書和領(lǐng)導(dǎo)共同工作，相互熟悉，秘書可以隨時提出自己的意見和建議，領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時征求秘書的意見。二是依附性。只有取得領(lǐng)導(dǎo)的信任，秘書才能發(fā)揮自己的參謀咨詢作用。三是多樣性和權(quán)變性。這是由依附性決定的，秘書必須根據(jù)具體情況，靈活善變，采用多種方法和手段，提出自己的意見和建議，以便使領(lǐng)導(dǎo)接受。

撰寫公文也是輔助決策的一個重要的手段。有人認(rèn)為，寫作公文只是寫一些遵命文章，看不到文字工作的價值。其實撰寫公文在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮著“以文輔政，謀在其中”的重要作用。在決策的準(zhǔn)備階段，要搜集信息，調(diào)查研究匯集意見；在決策進(jìn)行中，要形成材料，參與論證；在決策實施階段，要收集反饋意見、總結(jié)完善。因此，文稿的寫作過程，就是為領(lǐng)導(dǎo)出主意并將自己的思考結(jié)果滲透到文稿中供領(lǐng)導(dǎo)參考，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的過程。的確，文字秘書的工作成果不代表個人的見解，而是為一個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)集體或某一位領(lǐng)導(dǎo)“立言”。但正是在為他人立言的過程中，體現(xiàn)了自我價值，正所謂“為人作嫁”亦有價。同時能夠起到輔助決策的作用。

在決策實施過程中，秘書的一個重要職能便是協(xié)調(diào)和督察。由于組織的分工與合作是一個復(fù)雜的系統(tǒng)，秘書又居于中心樞紐的位置，必須要協(xié)調(diào)各部分之間的聯(lián)系，以理順各部分之間的關(guān)系，淡化、化解矛盾，以確保組織的正常運轉(zhuǎn)和高效率，使決策有效實施。為避免各部分執(zhí)行決策不力，秘書還要肩負(fù)起督察的職能。協(xié)調(diào)和督察緊密相連，不可分割，秘書要在協(xié)調(diào)時進(jìn)行督察，督察中進(jìn)行協(xié)調(diào)。

秘書要在輔助決策中實現(xiàn)自己的價值，很重要的一條就是“無領(lǐng)導(dǎo)之位，學(xué)領(lǐng)導(dǎo)之能”。學(xué)會站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考、分析問題，得出符合領(lǐng)導(dǎo)意圖和實際情況的結(jié)論，這樣才能與領(lǐng)導(dǎo)“一條心”，“為領(lǐng)導(dǎo)所用”。一是學(xué)宏觀把握的能力。胸懷全局，正確把握外部環(huán)境對本部門發(fā)展的影響力，把握各個部門的工作在領(lǐng)導(dǎo)工作和全局工作中的地位和作用，把握各個部門工作之間的關(guān)系。二是學(xué)理解領(lǐng)會的能力。領(lǐng)導(dǎo)的意圖往往零散表達(dá)，有時甚至是隱性的，需要秘書多聽、多記、多歸納。領(lǐng)導(dǎo)意圖實際上是一個領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖，講什么，怎么講，都具有很強的規(guī)定性，也是有規(guī)律可循的。

隨著經(jīng)濟(jì)、科技和社會的不斷發(fā)展，決策活動必然會出現(xiàn)一些新的變化和特點，秘書職能也會相應(yīng)地發(fā)生一些變化。在這個過程中，秘書人員必須努力提高學(xué)習(xí)能力、調(diào)研能力和創(chuàng)新能力，在實踐中堅持不懈地提高自己的素養(yǎng)，提高服務(wù)的層次和質(zhì)量，針對新形勢、新變化，靈活機(jī)動地履行自己的職能，使個人價值在實踐中得到充分的實現(xiàn)，也使領(lǐng)導(dǎo)的決策活動更加科學(xué)有效。

［1］廖小鷗.第一次當(dāng)秘書［M］.北京：企業(yè)管理出版社，2002.

［2］方圓.辦公室文秘事務(wù)處理技巧［M］.北京：石油工業(yè)出版社，2001.

［3］袁國維.秘書學(xué)［M］.北京：高等教育出版社，1990.

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1673-0046（2010）5-0182-02