高校圖書館成本管理制度初探

畢玲

（安徽財經(jīng)大學，安徽蚌埠 233041）

高校圖書館成本管理制度初探

畢玲

（安徽財經(jīng)大學，安徽蚌埠 233041）

高校圖書館的非營利性和公益性決定了其成本管理有著不同于企業(yè)成本管理的內(nèi)涵，圖書館在成本預算、成本分析、成本決策、資源利用、成本控制和成本監(jiān)督等方面的各個環(huán)節(jié)共同組成了圖書館成本管理體系。樹立成本管理觀念、提高成本管理意識，建立健全成本決策體系、提高成本決策的科學性，嚴格執(zhí)行成本預算、強化成本支出監(jiān)控，完善崗位職責、提高成本利用效率，是圖書館成本管理制度建設(shè)重要內(nèi)容。

高校圖書館；成本管理；圖書館資源；成本利用效率

成本管理作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中各項成本核算、成本分析、成本決策和成本控制等一系列科學管理行為的總稱，本屬于企業(yè)管理的范疇，但隨著管理科學的發(fā)展和科學管理意識的普及與管理水平的提高，成本管理一詞已經(jīng)超越了企業(yè)管理的范疇而成為各個管理領(lǐng)域廣泛使用的一個概念。近幾年來，在高等學校圖書館，為緩解高等學校招生規(guī)模急劇擴張對圖書館資源造成的需求壓力，優(yōu)化圖書館資源配置，提高圖書館資源使用效率，在一些學者的倡導和有關(guān)領(lǐng)導的支持下，一部分圖書館引入了成本管理機制，開始了成本管理制度的嘗試與創(chuàng)新。[1]然而，對于長期處于事業(yè)單位管理體制下的以公益為目的的高等學校來說，圖書館成本管理畢竟不同于企業(yè)成本管理，作為一項具有創(chuàng)新意義的新生事物，高校圖書館成本管理尚有許多問題需要研究和探討。本文從高校圖書館成本管理的內(nèi)涵入手對圖書館成本管理制度建設(shè)談一點粗淺的認識，以為拋磚引玉，期待更多的專家學者對此做更為系統(tǒng)和深入的研究。

一、高校圖書館成本管理的內(nèi)涵

從語言學角度分析，“成本管理”由“成本”與“管理”兩個概念集合而成，由于二者集成于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理之中，企業(yè)的營利性本質(zhì)特征賦予“成本”與“管理”特殊內(nèi)涵，“成本管理”成為了一個專有名詞。所謂“成本”，現(xiàn)代漢語詞典解釋為“生產(chǎn)一種產(chǎn)品需要的全部費用”，《管理經(jīng)濟學》解釋為“當資源進行交易或轉(zhuǎn)移時所形成的犧牲”，《成本管理體系（CMS）術(shù)語》解釋為“為過程增值或結(jié)果有效已發(fā)生或應(yīng)發(fā)生的資源消耗”。[2]在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，成本表現(xiàn)為固定資產(chǎn)成本、流動資產(chǎn)成本、人力資源成本及經(jīng)營費用、管理費用、財務(wù)費用、研發(fā)費用、稅金、損失等以實物資產(chǎn)、貨幣資產(chǎn)和無形資產(chǎn)形式體現(xiàn)的各項支出，企業(yè)通過成本核算、成本分析、成本決策和成本控制，提高成本支出的邊際效益，避免成本投入的不足和浪費，從而實現(xiàn)投資收益（利潤）的最大化，這就是成本管理的內(nèi)涵，也是企業(yè)成本管理的目的之所在。

高等學校是不以營利為目的的事業(yè)單位法人，作為為高等學校教學與科研提供服務(wù)的職能部門，高校圖書館的目標就是為教學與科研提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，與以利潤最大化為目標的企業(yè)有著質(zhì)的差異，其在為教學和科研服務(wù)過程中的人、財、物力投入嚴格來講雖不是企業(yè)經(jīng)營意義上的“成本”，其服務(wù)效益亦無法用貨幣單位計量，但也必不可免地存在著投入與產(chǎn)出的矛盾——圖書館資源投入不足必然影響圖書館服務(wù)質(zhì)量，圖書館資源投入超過教學與科研的實際需求必然造成圖書館資源的浪費，實際上也并不必然代表著圖書館優(yōu)質(zhì)服務(wù)。如何在圖書館資源投入（成本）與圖書館優(yōu)質(zhì)服務(wù)（產(chǎn)出）之間尋找最佳平衡點，以最合理的成本支出實現(xiàn)服務(wù)效益的最優(yōu)化，毋庸置疑應(yīng)當是高校圖書館必須解決的一個重要課題。

高等學校的非營利性決定了高校圖書館成本的構(gòu)成不同于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本的構(gòu)成。圖書館成本按照其存在形態(tài)分為顯性成本與隱性成本。顯性成本包括：（1）固定資產(chǎn)成本，主要表現(xiàn)為圖書館館舍及附屬設(shè)施、計算機與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通訊器材、紙質(zhì)及電子文獻資源方面的建設(shè)和購置成本及維護和折舊費用；（2）人力資源成本，主要包括圖書館工作人員的薪酬、津貼、補貼、獎勵、福利、社會保障費用、培訓費用等方面的人工費用支出；[3]（3）行政事業(yè)費用，主要包括辦公費、交通及差旅費、通訊及通信費、會議費、招待費、設(shè)備設(shè)施維護維修費、專用材料費等圖書館日常運行及管理方面的費用支出；（4）科研費用，即圖書館為完成所承擔的科研任務(wù)和為學校專項研究項目服務(wù)所支出的費用，主要包括課題調(diào)研費、為科研專門購置的文獻資料費、設(shè)備費及咨詢費、資料查詢費、成果鑒定費。隱性成本又稱無形財產(chǎn)成本，是指圖書館及其工作人員在為學校教學與科研服務(wù)過程中付出的，能夠形成圖書館無形資產(chǎn)的費用或努力，主要包括軟件開發(fā)費用、知識產(chǎn)權(quán)許可使用費用、圖書館文化建設(shè)費用、圖書館為提高其工作人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能所占用的時間資源以及工作人員個人所付出的努力。當然，要把這些顯性成本支出和隱性成本支出效益化為符合高校教育和科研需要的圖書館優(yōu)質(zhì)服務(wù)，還需要對這些成本支出進行科學的管理，不僅要對圖書館服務(wù)支出進行科學的成本預算、成本分析、成本決策、資源利用，而且還要強化成本控制和成本監(jiān)督，使圖書館成本支出合理化，服務(wù)效益最大化，也這是圖書館在成本預算、成本分析、成本決策、資源利用、成本控制和成本監(jiān)督等方面的各個環(huán)節(jié)共同構(gòu)筑起的圖書館成本管理體系。

二、高校圖書館成本管理制度建設(shè)構(gòu)想

高校圖書館成本管理目標的實現(xiàn)需要有一套科學、完整的制度作保障，惟有制度化方能規(guī)范化和常態(tài)化。然而，目前我國高校圖書館成本管理制度建設(shè)還處于部分學者的理論探討階段，盡管有的學校進行了局部嘗試，但總體而言尚無多少可資借鑒的經(jīng)驗，筆者根據(jù)自己對圖書館成本管理屬性的理解，借鑒企業(yè)成本管理原理，結(jié)合自己的工作實踐，對高校圖書館成本管理制度建設(shè)提出如下構(gòu)想：

1.樹立成本管理觀念，提高成本管理意識

理性人的行為無不受到觀念和意識的支配。高校圖書館建立成本管理制度，實現(xiàn)科學的成本管理，首先要樹立成本管理觀念，提高成本管理意識。

高校圖書館人力、財力、物力的投入作為國家、社會和公民個人對高等學校圖書館資源的社會教育成本支出，其目的在于追求社會效益——培養(yǎng)符合社會需要的優(yōu)秀人才。盡管這種效益無法以貨幣利潤的形式計量，效益高低也不直接影響包括圖書館在內(nèi)的高等學校的收入分配，但高等學校肩負的社會責任決定了其有義務(wù)保證對圖書館資源的足額投入；圖書館作為圖書館資源的管理者和為教學與科研提供服務(wù)的承擔者，在保證圖書館資源安全的基礎(chǔ)上，合理開發(fā)、配置、利用圖書館資源，為教學和科研提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實現(xiàn)圖書館資源效益最大化，這是其必須承擔的義務(wù)。加強圖書館成本管理，實現(xiàn)圖書館社會效益最大化，就是履行自己的社會義務(wù)，圖書館必須形成這樣的成本管理觀念和意識。

然而，由于長期受計劃經(jīng)濟模式影響和僵化的事業(yè)單位管理機制的約束，目前我國絕大多數(shù)高校圖書館尚未形成成熟的成本管理觀念，成本管理意識相對淡薄，主要表現(xiàn)在：學校對圖書館的投入缺乏科學性，隨意性大；圖書館在成本預算、成本決策中缺少足夠的話語權(quán)，參與的主動性不高；對圖書館資源配置、成本控制缺乏積極性，學校給多少錢辦多少事，給多少人干多少活，成本控制、經(jīng)費開支計劃性差；圖書館資源配置不合理，資源利用效率低，浪費現(xiàn)象嚴重?？梢哉f，要提高高校圖書館成本管理意識，樹立良好的成本管理觀念尚任重而道遠，而要從根本上解決這個問題，必須建立一套科學的成本管理制度，以制度約束圖書館管理行為，并通過制度的貫徹與執(zhí)行提高成本管理意識，養(yǎng)成良好的成本管理理念。

2.建立健全成本決策體系，提高成本決策的科學性

有效的成本管理依靠科學的成本決策。作為成本管理體系的第一個重要環(huán)節(jié)，成本決策既是成本分析、成本預測的結(jié)晶，又是成本控制和成本管理目標實現(xiàn)的基本前提，在成本管理系統(tǒng)中具有非常重要的作用，從企業(yè)管理經(jīng)驗看，凡是經(jīng)營成功的企業(yè)，毫不例外地都建立有一套比較完善的成本決策體系。

與比較完善的企業(yè)成本決策體系相比，高校圖書館的成本決策存在著相當大的差距，許多高校圖書館的成本決策甚至根本不成體系——在許多學校，既缺少圖書館成本決策組織系統(tǒng)，又缺乏圖書館成本決策機制；事先既不組織成本分析，也不進行成本預測；預算方案的制定權(quán)、決定權(quán)主要集中在學校高層領(lǐng)導手中，基層師生員工甚少參與，即使圖書館專家乃至于圖書館的意見也只能作為參考。在這種狀況下，關(guān)于圖書館建設(shè)和投入的許多決定基本是少數(shù)領(lǐng)導拍腦瓜的產(chǎn)物，其科學性自然經(jīng)不起實踐的檢驗，不僅為以后的預算執(zhí)行和成本控制增加了困難，而且造成了圖書館寶貴資源的浪費。而要改變這種狀況，行之有效的辦法就是通過組織起一支由專家、學者組成的成本分析、成本預測、成本預算編制隊伍，形成由學校主要領(lǐng)導和或分管領(lǐng)導牽頭，以圖書館專家和學者為骨干，由圖書館一線工作人員和教師與學生代表參加，既有民主又有集中的成本決策體系，并使之制度化和規(guī)范化。

3.嚴格執(zhí)行預算方案，強化成本支出管理

科學、合理的預算方案只有嚴格貫徹執(zhí)行才能達到預期目標。目前，預算超支是我國高校圖書館面臨的主要問題，產(chǎn)生這一問題的原因是多方面的，既有學校財力不足、圖書館預算偏緊、預算編制不合理等非圖書館自身因素，也有圖書館執(zhí)行預算不力因素。對于非圖書館自身因素造成的預算超支，圖書館固然可以通過相應(yīng)程序?qū)︻A算方案進行適度調(diào)整，但對于圖書館執(zhí)行預算不力，則必須通過嚴格的成本支出管理手段予以控制。為此，圖書館不僅應(yīng)當在學校預算方案下達后及時制定具體而細致的預算執(zhí)行方案，對每項主要業(yè)務(wù)支出與各個職能部門的相關(guān)費用支持做出明確的計劃安排，而且還要建立和完善成本支出控制制度，對預算內(nèi)每項必需的大額支出，做到事先有論證、事中有檢查、事后有總結(jié)；對預算內(nèi)必需的小額支出，做到專人負責，從嚴控制；對預算外必需的支出，由館領(lǐng)導集體討論，館長決定；基本杜絕預算外非必需支出，特殊情況，由館領(lǐng)導集體決定，真正從制度上強化成本支出的控制與監(jiān)督，避免和減少圖書館資源的流失和浪費。

4.完善崗位職責，提高成本利用效率

圖書館工作人員是圖書館人力資源的擁有者，也是非人力資源的管理者，還是圖書館為教學與科研服務(wù)的提供者，[4]學校對圖書館物力、財力的投入與圖書館工作人員的工作相結(jié)合，直接轉(zhuǎn)化為圖書館服務(wù)效益。圖書館工作人員的配備、部門與工作崗位的設(shè)置、服務(wù)窗口的開設(shè)和崗位職責分工，不僅關(guān)系到圖書館工作人員自身效用的發(fā)揮，而且還影響著其管理的非人力資源的利用效率。現(xiàn)在，高校圖書館的人員配備及部門與崗位分工已經(jīng)比較明確，也相應(yīng)制定有比較詳細的部門與崗位職責細則，在有些崗位職責細則中，盡管諸如節(jié)水、節(jié)電、保護圖書館設(shè)備與設(shè)施等涉及成本管理方面的要求也有所體現(xiàn)，但整體而言，成本管理還并沒有成為這些細則的主題和原則。目前高校圖書館冗員過多、骨干短缺、崗位設(shè)置疏密失度、職責分工失衡、苦樂不均、獎懲不明現(xiàn)象具有相當?shù)钠毡樾?，其所導致的人不能盡其才、物不能盡其用的消極后果，在很大程度上侵蝕了圖書館資源的利用效率。因此，在圖書館成本管理制度建設(shè)中，必須本著效率優(yōu)先原則重新審視和梳理既有的管理規(guī)定，合理調(diào)整人員匹配及各工作部門和工作崗位設(shè)置，進一步完善崗位分工與崗位職責，不僅在圖書館各部門之間、圖書館工作人員之間形成有效利用圖書館資源的整體布局，而且將有效利用資源的責任落實到每一個工作崗位，在圖書館形成有效利用圖書館資源的合力，提高圖書館人力、物力、財力成本投入的使用效率。

［1］鄧旭華.高校圖書館成本管理探究[J].大眾科技，2007，（12）：158-159.

［2］黃蓓.醫(yī)院圖書館成本管理探析[J].醫(yī)學信息雜志，2008，（9）：47-49.

［3］姬昂.淺談數(shù)字圖書館成本管理[J].財會通訊，2007，（7）：21-22.

［4］張樂平.關(guān)于高校圖書館成本管理問題的研究[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2008，（2）：83-84.

G251

：A

：1672-0547（2010）02-0101-02

2010-02-07

畢玲（1961-），女，安徽全椒人，安徽財經(jīng)大學圖書館流通部主任，副研究館員，研究方向：圖書館管理。