高職院校學(xué)生檔案規(guī)范化管理的對(duì)策及其意義

周春霞

(湖北大學(xué),湖北 武漢 430062)

高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活與社會(huì)實(shí)踐中形成的反映學(xué)生德、智、體、美等方面全面發(fā)展的歷史記錄,是學(xué)?？疾?、教育和培養(yǎng)學(xué)生的第一手材料,是用人單位了解畢業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)、工作、生活、成長(zhǎng)情況的真實(shí)依據(jù)。伴隨著我國(guó)高等教育大眾化進(jìn)程的加快,高等職業(yè)教育迅猛發(fā)展,招生規(guī)模迅速擴(kuò)大,目前已占高等教育的半壁江山。高職院校學(xué)生群體人數(shù)越來越龐大,學(xué)生檔案管理工作顯得越發(fā)重要。高職院校學(xué)生檔案是高校檔案管理的重要組成部分,其管理效率的高低,直接影響著整個(gè)學(xué)校的管理水平。由于不少高職院校對(duì)學(xué)生檔案缺乏足夠重視,而且學(xué)生檔案管理上存在眾多疏漏,因此,我們必須在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下,積極探索新形勢(shì)下高職院校檔案管理的新模式,把學(xué)生檔案統(tǒng)籌到學(xué)校管理體系之中,不斷加強(qiáng)學(xué)生檔案的規(guī)范化管理,為學(xué)校改革發(fā)展服務(wù),為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

一、高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題

高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間各方面表現(xiàn)的真實(shí)記錄,是學(xué)生全面發(fā)展和綜合素質(zhì)提高的見證,必須高度重視。但由于不少學(xué)校更加重視學(xué)生的教育、管理和培養(yǎng)工作,而對(duì)學(xué)生檔案重視不夠,因而在學(xué)生檔案管理上明顯滯后。主要表現(xiàn)在:一是對(duì)學(xué)生檔案重要性認(rèn)識(shí)不足,在很大程度上制約了學(xué)校檔案工作者收集、整理和利用學(xué)生檔案的積極性和工作的主動(dòng)性。二是學(xué)生檔案工作缺乏制度化的管理程序,學(xué)生檔案收集處于“想交就交,不想交就不交”的不規(guī)范狀態(tài),制度缺乏甚至形同虛設(shè),導(dǎo)致學(xué)生檔案收集、整理缺乏規(guī)范和管理力度,與學(xué)校管理工作形成較大差距;同時(shí),管理人員在管理上流于形式,對(duì)檔案內(nèi)容的完整性及檔案的去向缺乏及時(shí)記錄與整理,導(dǎo)致部分畢業(yè)生檔案去向不明。三是學(xué)生檔案管理隊(duì)伍不健全,業(yè)務(wù)管理水平低下。特別是學(xué)籍檔案管理人員多為兼職,不僅精力無法保證,而且缺乏必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn),難以達(dá)到檔案及時(shí)、科學(xué)和規(guī)范的管理要求。四是傳統(tǒng)的檔案管理模式陳舊,效率低下,不能適應(yīng)高職教育事業(yè)改革發(fā)展的需要,亟需按電子化、信息化發(fā)展的趨勢(shì)進(jìn)行檔案管理模式的變革,以滿足高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。五是服務(wù)功能有待增強(qiáng),學(xué)生檔案不僅在收集、整理、鑒別、貯存等方面存在不足,而且在檔案信息資源的開發(fā)利用方面嚴(yán)重滯后,阻礙了檔案功能的正常發(fā)揮,制約了檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展。

二、高職院校學(xué)生檔案規(guī)范化管理的基本對(duì)策

做好新時(shí)期學(xué)生檔案管理工作,對(duì)促進(jìn)高等教育健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。科學(xué)規(guī)范的檔案管理,是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和辦學(xué)水平的一個(gè)重要標(biāo)志。如何做好高校學(xué)生檔案管理工作,使其走上科學(xué)化、規(guī)范化、法制化的道路,是高校檔案管理工作亟待解決的重要問題。學(xué)生檔案是高校檔案的有機(jī)組成部分,筆者認(rèn)為,應(yīng)從以下幾個(gè)方面科學(xué)規(guī)范高職院校學(xué)生檔案管理工作,進(jìn)一步提升學(xué)校檔案管理水平。

(一)增強(qiáng)各級(jí)檔案管理人員的檔案意識(shí)

學(xué)生檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分,學(xué)生檔案詳實(shí)記錄了學(xué)校的育人成果,綜合反映了學(xué)校的辦學(xué)水平。因此,學(xué)校檔案工作人員要重視做好學(xué)生的檔案管理工作,建立健全系統(tǒng)的收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、咨詢服務(wù)的檔案工作流程,并通過建章立制等方式予以保證。檔案工作者應(yīng)按檔案管理規(guī)范嚴(yán)格要求,增強(qiáng)工作的責(zé)任感,樹立良好職業(yè)道德,同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí),不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),提高檔案科學(xué)管理技能和管理水平,做好新時(shí)期的檔案管理工作。

(二)做好學(xué)生檔案管理建章立制工作

為進(jìn)一步做好學(xué)生檔案的收集、整理、鑒別、歸檔等工作,有效地保護(hù)和利用檔案,必須首先做好建章立制工作,建立一套完整的具有高職院校學(xué)生檔案管理特色的檔案規(guī)章制度,如檔案收集、整理、檢查、核實(shí)、歸檔、登記、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度,明確歸檔范圍、管理職責(zé)、查閱條件、交接轉(zhuǎn)遞手續(xù)等;建立科學(xué)的檢索方式,方便查找和利用;建立健全檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的體制和機(jī)制。其次,要建立學(xué)生檔案管理的約束和激勵(lì)機(jī)制,把學(xué)生檔案的管理納入學(xué)校檔案管理工作中,以此激勵(lì)學(xué)生檔案管理人員自覺學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)和參加教育培訓(xùn)的主動(dòng)性和積極性,更新管理知識(shí),提高業(yè)務(wù)水平和管理技能。

(三)確保學(xué)生檔案信息的真實(shí)與豐富

學(xué)校檔案館工作人員要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng),改變過去“等、靠、要”和事后歸檔的傳統(tǒng)觀念,應(yīng)主動(dòng)與學(xué)校教學(xué)、學(xué)工等部門工作人員保持密切聯(lián)系,及時(shí)收集學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的各類檔案材料,做到認(rèn)真檢查核實(shí),科學(xué)歸檔保存,確保檔案信息真實(shí)可靠。時(shí)代的快速發(fā)展對(duì)學(xué)生檔案提出了新的要求,過去傳統(tǒng)方式收集的檔案信息在很大程度上不能反映學(xué)生發(fā)展的全貌,不能完整儲(chǔ)備個(gè)體全面信息,因此檔案工作人員必須適應(yīng)當(dāng)今素質(zhì)教育和復(fù)合型人才培養(yǎng)的新形勢(shì),不僅要關(guān)注學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)和品德操行,而且要更加關(guān)注學(xué)生的創(chuàng)新能力和實(shí)踐能力,更加重視收集反映學(xué)生成長(zhǎng)的進(jìn)步材料,包括學(xué)生的個(gè)人作品、榮譽(yù)證書、資格證書等,不斷擴(kuò)大歸檔范圍,通過增加素質(zhì)教育、復(fù)合型人才培養(yǎng)、社會(huì)實(shí)踐和科技創(chuàng)新活動(dòng)等方面的信息,真實(shí)生動(dòng)反映個(gè)體化發(fā)展的特征,為學(xué)生的成長(zhǎng)成才,為用人單位選拔人才提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),同時(shí)也可為學(xué)校人力資源的開發(fā)提供良好平臺(tái)。

(四)加快學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)程

目前,許多高職院校建立和健全了良好的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng),為實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理提供了技術(shù)保障,同時(shí),隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)的飛速發(fā)展和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及,檔案網(wǎng)絡(luò)化管理提上議事日程。特別是自 2003年以來,全國(guó)普通高招工作實(shí)行網(wǎng)上招生,考生信息實(shí)現(xiàn)電子化,形成考生電子檔案的雛形,為高校學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理奠定了基礎(chǔ)。因此,高職院校應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),加大網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用,開發(fā)高職院校學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),提高管理效率和管理水平。為加快學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)程,高職院校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員網(wǎng)管技術(shù)的培訓(xùn)和指導(dǎo),使之成為既懂學(xué)生檔案業(yè)務(wù),又懂現(xiàn)代化科技知識(shí)的新型學(xué)生檔案管理人員。與此同時(shí),檔案工作人員應(yīng)在遵循檔案工作客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上,充分利用以電子計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù)手段,有計(jì)劃、有步驟、有系統(tǒng)地將學(xué)生檔案分類歸檔,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化和網(wǎng)絡(luò)化,完善網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng),以適應(yīng)高等教育發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要。

(五)做好畢業(yè)生檔案的追蹤工作

隨著高職院校招生規(guī)模的擴(kuò)大,就業(yè)情景趨好,不少畢業(yè)生經(jīng)過努力奮斗,成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)主力軍和各行各業(yè)骨干。高職院校應(yīng)建立起與之密切聯(lián)系,獲取信息的渠道,或直接與個(gè)人聯(lián)系、或通過各地校友會(huì)聯(lián)系、或通過新聞媒體獲取優(yōu)秀事跡信息、或編寫校友通訊錄聯(lián)系等,通過各種有效途徑及時(shí)搜集他們的各類信息,加工整理后及時(shí)歸檔。通過檔案信息跟蹤,特別是通過制作校友通訊錄讓其感受到母校的溫暖和關(guān)懷,不僅能讓他們了解母校的發(fā)展?fàn)顩r,而且能了解其他校友的工作狀況,為他們提供了一個(gè)關(guān)心和支持母校發(fā)展的平臺(tái)。同時(shí),有利于高職院校進(jìn)一步調(diào)整專業(yè)設(shè)置,改革教學(xué)內(nèi)容,創(chuàng)新管理體制,不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。畢業(yè)生檔案的追蹤,能凝聚校友力量,豐富學(xué)校校史檔案資源,提高學(xué)校辦學(xué)水平和適應(yīng)社會(huì)需要的能力,擴(kuò)大學(xué)校社會(huì)影響,是一項(xiàng)于校友于母校發(fā)展都十分有利的重要工作,必須努力做到最好。

(六)加大學(xué)生檔案開發(fā)利用力度

檔案必須開發(fā)利用,只有通過開發(fā)利用才能發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用和保存價(jià)值,更好地為社會(huì)服務(wù)。學(xué)校可在新生入學(xué)、校園開放日、節(jié)假日和紀(jì)念活動(dòng)中,利用學(xué)校豐富的檔案資源,舉辦杰出校友檔案展,充分發(fā)揮檔案資源的社會(huì)宣傳功能,把靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)化成為鮮活的教育資源,培育學(xué)生知校、愛校、榮校情結(jié),激勵(lì)同學(xué)們刻苦學(xué)習(xí),奮發(fā)有為,爭(zhēng)做新時(shí)期的有用之才。同時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新檔案利用方法,拓展服務(wù)領(lǐng)域,擴(kuò)大服務(wù)功能,在繼續(xù)做好傳統(tǒng)的接待查閱、出具證明、咨詢服務(wù)等工作的基礎(chǔ)上,積極探索檔案的開發(fā)利用,逐步向檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向進(jìn)軍,建立檔案信息高速公路,實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò)化管理目標(biāo),最大限度的發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值,獲得較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

(七)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于檔案工作人員的素質(zhì),做好新時(shí)期高職院校學(xué)生檔案管理工作,首先必須建立一支相對(duì)穩(wěn)定的管理隊(duì)伍,應(yīng)有專職人員從事學(xué)生檔案管理工作且保持相對(duì)的穩(wěn)定;其次,要注重培養(yǎng)檔案工作人員的責(zé)任感和使命感,激發(fā)他們的工作熱情;第三,要加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、法律法規(guī)的學(xué)習(xí),不斷提高政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新意識(shí),努力開創(chuàng)學(xué)校檔案管理新局面。只有真正建立一支政治過硬、結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精湛的檔案管理隊(duì)伍,努力探索新時(shí)期高職院校學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)和方法,做好學(xué)校檔案管理工作,才能不斷提升高職院校在社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

三、高職院校學(xué)生檔案規(guī)范化管理的意義

高職院校學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分?？茖W(xué)規(guī)范地做好學(xué)校檔案管理工作,不僅能發(fā)揮檔案的社會(huì)服務(wù)功能,擴(kuò)大學(xué)校的社會(huì)影響,而且能豐富學(xué)校校史檔案資源,弘揚(yáng)大學(xué)精神,促進(jìn)和諧校園建設(shè)。高職院校學(xué)生檔案的意義,可粗略概括如下。

是學(xué)校校史檔案教育的生動(dòng)材料。高職院校畢業(yè)生走上社會(huì)后,不少人成為社會(huì)各條戰(zhàn)線的建設(shè)者和生力軍,在各行各業(yè)取得杰出成績(jī),許多人還成為名家能手,這些檔案材料構(gòu)成學(xué)校校史檔案的重要內(nèi)容之一。學(xué)?？梢越Y(jié)合新生入學(xué)教育、校慶和各種紀(jì)念活動(dòng),充分發(fā)揮學(xué)生檔案的教育功能,激勵(lì)和引導(dǎo)同學(xué)們刻苦學(xué)習(xí)、克難奮進(jìn),自覺開展知校、愛校、榮校行動(dòng),促進(jìn)和諧校園建設(shè)。校史檔案是校園文化的重要組成部分。校園文化承載著學(xué)校的歷史,是一所學(xué)校最具品位的東西,是一種隱性的教育力量,是學(xué)校建設(shè)中寶貴的精神財(cái)富與精神資源,具有熏陶、教育、感化和激勵(lì)的重要作用,對(duì)于提升大學(xué)生的精神境界,增強(qiáng)育人化人的校園氛圍,激勵(lì)大學(xué)生開拓創(chuàng)新、奮發(fā)向上,增強(qiáng)集體榮譽(yù)感、社會(huì)責(zé)任感和歷史使命感,都具有特別重要的意義。

是擴(kuò)大學(xué)校社會(huì)影響的重要窗口。校史檔案是學(xué)校對(duì)外宣傳、展示悠久辦學(xué)歷史傳統(tǒng)與成就的重要窗口。學(xué)生檔案是校史檔案的重要內(nèi)容,高職院校學(xué)生檔案資源十分豐富,許多學(xué)生畢業(yè)后產(chǎn)生了重要的社會(huì)影響,因此必須重視學(xué)生檔案的建設(shè)與管理,要在深化內(nèi)涵、創(chuàng)建服務(wù)特色方面下功夫;要注重創(chuàng)新,運(yùn)用新興的信息技術(shù)與管理方法,及時(shí)更新檔案內(nèi)容,使檔案功能得到持續(xù)的發(fā)揮;要不斷完善檔案日常征集機(jī)制,做到傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)實(shí)檔案征集相結(jié)合;要在推動(dòng)大學(xué)校園文化建設(shè)、精神文明建設(shè),發(fā)揮大學(xué)的社區(qū)教育功能等方面發(fā)揮重要作用。

是衡量高校辦學(xué)水平的重要尺度。檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分,科學(xué)規(guī)范地做好新時(shí)期學(xué)生檔案管理工作,是高職院校自身健康發(fā)展的需要,是提高工作效率和辦學(xué)水平的必要條件。學(xué)生檔案是反映學(xué)生基本情況和綜合素質(zhì)的重要載體,它不僅記錄了學(xué)生德、智、體、美、能各方面的成長(zhǎng)過程,而且能進(jìn)一步體現(xiàn)出學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和管理水平。真實(shí)豐富的學(xué)生檔案和科學(xué)規(guī)范的檔案管理,為回顧學(xué)校發(fā)展沿革,考察學(xué)校辦學(xué)水平、師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、學(xué)生綜合素質(zhì)等環(huán)節(jié)提供了重要憑證;為展望學(xué)校發(fā)展,科學(xué)制定發(fā)展規(guī)劃提供第一手資料,是進(jìn)行科學(xué)分析、取長(zhǎng)補(bǔ)短、制定規(guī)劃的重要依據(jù);為加強(qiáng)學(xué)生思想政治教育工作,激勵(lì)學(xué)生適應(yīng)社會(huì)需要刻苦學(xué)習(xí),全面提高綜合素質(zhì)和社會(huì)實(shí)踐能力發(fā)揮重要作用。

是做好學(xué)校檔案開發(fā)利用的有效途徑。加強(qiáng)學(xué)生檔案規(guī)范化管理的目的,就是要促進(jìn)檔案資源的有效開發(fā)。檔案的價(jià)值和意義是通過為社會(huì)服務(wù)而實(shí)現(xiàn)的,因此,學(xué)校要在搜集、保存、管理好學(xué)生檔案的基礎(chǔ)上,最大限度的做好檔案資源的開發(fā)利用工作。一是要認(rèn)真做好學(xué)生檔案材料的收集、審核、歸檔等基礎(chǔ)工作,并結(jié)合學(xué)校實(shí)際進(jìn)行檔案編研工作,編制方便查閱的檢索工具,以滿足各方面人士咨詢、查閱的需要;二是要開展周到熱情的服務(wù),通過不斷改進(jìn)和創(chuàng)新工作方法,提高工作效率;三是要認(rèn)真做好學(xué)生檔案的傳遞工作,確保檔案運(yùn)轉(zhuǎn)安全及材料完整,為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。只有科學(xué)規(guī)范地做好學(xué)生檔案管理工作,才能最大限度地發(fā)揮高校學(xué)生檔案的社會(huì)服務(wù)功能,擴(kuò)大學(xué)校的社會(huì)影響,對(duì)于促進(jìn)學(xué)校可持續(xù)健康發(fā)展和提升學(xué)校社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力有重要意義。

[1]楊莉.淺談高校學(xué)生檔案管理工作 [J].云南檔案,2008,(1).

[2]周冀.也談高校學(xué)生檔案的管理與開發(fā)利用 [J].浙江檔案,2005,(1).

[3]解利.高等院校學(xué)生檔案管理新思路 [J].內(nèi)江科技,2006,(9).