評價檔案管理述評

趙喜艷

（沈陽工程學院 教育評價中心 遼寧 沈陽 110136）

評價檔案是高校檔案管理中的一項重要內(nèi)容，是學院實施教育評價過程中形成的最原始的資料，是支撐新建本科院校教學評估的重要組成部分。評價檔案作為本科教學評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，在教學評價中發(fā)揮了重要作用。提高評價檔案管理意識，增強評價檔案管理水平，是做好高校檔案管理工作的基礎(chǔ)。

一、評價檔案管理的重要性

評價檔案是在教育質(zhì)量內(nèi)部評價實踐中積累的評價原始資料，它是評價歷史的真憑實證，是評價歷史的客觀記錄，是評價過程中形成的第一手最可靠的資料。評價檔案是支撐新建本科院校本科教學評估的重要組成部分，評價檔案的管理與評估有著密切的聯(lián)系,評價檔案的管理是為評估服務(wù)的,同時評估也是對評價檔案管理的一種促進,二者相輔相成、相互促進。評價所涉及的內(nèi)容滲透教育全過程，是對教育活動現(xiàn)實價值做出的判斷，評價檔案承載著大量的教育教學評價信息,它是研究和了解新建本科院校各部門建設(shè)與發(fā)展的重要依據(jù)，是促進各部門協(xié)調(diào)發(fā)展的動力，也是鞭策、激勵和引導教學部門朝著高質(zhì)量、高效益的目標邁進的武器。因此，管好評價檔案很重要，它是評價工作有效性的體現(xiàn)。新建本科院校應以此為牽動，不斷提高評價檔案管理水平。

二、評價檔案管理要建章立制

營造好的評價檔案建檔環(huán)境，要建章立制。評價是沈陽工程學院一項重要的工作，是建立健全教育質(zhì)量監(jiān)控體系中的一項重要內(nèi)容。評價是提高教育質(zhì)量的關(guān)鍵，評價形成的檔案管理也顯得尤為重要。評價指標的形成、評價結(jié)果、評價數(shù)據(jù)、評價過程的材料匯總等，這些原始數(shù)據(jù)都是部門、教師查閱的原始憑證。教育部要求的教學評估，其中就有關(guān)于教育評價的內(nèi)容，評價檔案的重要性顯而易見。評價檔案的收集、整理不是一朝一夕的事情，而是長時間慢慢積累的過程。建章立制能讓兼職檔案管理人員充分認識到評價檔案管理的重要性和必要性，樹立高度的責任感和檔案意識，做好評價檔案的收集、整理、保管和統(tǒng)計工作。因此，學院應建立《兼職檔案部門管理辦法》和《兼職檔案員的權(quán)利與義務(wù)》等規(guī)章制度，從制度上約束兼職檔案人員。如果依據(jù)國家《檔案法》和教育部的《普通高等學校檔案管理辦法》，結(jié)合本院實際明確兼職檔案管理人員的職責和任務(wù)，建立歸檔獎懲追究責任制度，能有效規(guī)范、監(jiān)督和激勵兼職檔案人員的檔案管理水平。

三、評價檔案管理的一些體會

作為兼職檔案管理人員，在管理檔案的過程中感觸頗深。評價的檔案管理是瑣碎的工作，也是很重要的工作。因兼職檔案管理人員缺少專職人員的實踐和工作經(jīng)驗，要管好檔案，責任感尤為重要。下面是我兼職做檔案管理的一些體會。

1.及時歸檔評價數(shù)據(jù)。

學院成立專門的機構(gòu)對內(nèi)評價，對外評估。每學期常規(guī)性的評價工作有學生評教、教師評學、績效評價，以及省級以上的精品課、教學團隊、專業(yè)帶頭人、教學名師等的申報。這些常規(guī)性的工作要在每學期初列一表格，按時間順序及時做好收集、整理和歸檔。對于臨時性的評價工作，要先建好檔案盒，做好登記和統(tǒng)計，評價結(jié)束要及時歸檔，整理。每學期的評價工作通知、評價指標、評價結(jié)果通報、上報材料等都要及時歸檔、整理。

2.嚴守評價檔案的保密制度。

評價工作不同于其他工作，有評價就要有結(jié)果。專家的評價意見是評價過程中形成的第一手最真實的資料，是以后查考的證據(jù)。專家打分數(shù)據(jù)不能公開，評價原始數(shù)據(jù)要密封，檔案管理人員要認真執(zhí)行保密制度。檔案員要有職業(yè)道德精神，要維護安定團結(jié)，要對專家負責。凡要查閱評價檔案的要請示部門領(lǐng)導，領(lǐng)導許可方可查閱原始數(shù)據(jù)；查閱檔案者如需抄錄或復印要經(jīng)領(lǐng)導簽字；檔案柜平時要上鎖，保證評價檔案的機密；檔案管理人員也不能隨意透露評價信息，要守口如瓶，嚴格遵守評價檔案管理的保密制度。

3.評價檔案的管理要現(xiàn)代化、規(guī)范化和標準化。

隨著評價工作的深入，評價檔案的數(shù)量和內(nèi)容日益增多。同時，評價檔案的利用率也大大提高。教學部門申報項目需要查閱評價資料，復制評價原始資料的次數(shù)日益增多。教學部門對評價檔案的快速、準確和便捷的需求日益迫切，這就要求兼職檔案人員利用現(xiàn)代化的科技手段，提高評價檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化，使評價檔案管理達到最優(yōu)化的效果。評價的檔案主要有紙質(zhì)檔案和電子文檔，紙質(zhì)文件要分門別類歸檔，電子文件要按部門建文件夾，文件夾下設(shè)若干個小文件夾，按評價內(nèi)容分類，按評價時間排序，按部門建檔。評價檔案管理是否規(guī)范、標準是方便查閱評價資料的基礎(chǔ)。只有檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化和標準化，教學部門查閱原始數(shù)據(jù)時，才會快捷、方便。評價檔案的現(xiàn)代化、規(guī)范化和標準化管理，能保證評價檔案管理的質(zhì)量，能提高評價檔案的利用率，能保證評價檔案的信息完整。

4.評價檔案要按要求歸檔。

凡需歸檔的評價方面的文件材料，必須遵循評價工作文件材料的自然形成規(guī)律，保持歸檔材料之間的聯(lián)系，以便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理，要盡量采用原始文件歸檔；收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，遵循評價檔案的自然形成規(guī)律，按歸檔范圍收集；必須保證評價工作的文件材料收集的完整、準確、真實、系統(tǒng)。

5.領(lǐng)導重視是做好評價檔案管理的保證。

評價檔案管理是我院教育質(zhì)量內(nèi)部評價體系的一項外延內(nèi)容。部門領(lǐng)導的重視程度決定評價檔案管理水平的高低。領(lǐng)導重視，經(jīng)常督促兼職檔案管理人員歸類各種評價材料，評價文件材料的收集、整理和歸檔就會及時，兼職檔案管理人員就會經(jīng)常的查遺補缺，增強檔案管理意識，不斷提高評價檔案管理水平。

6.加強檔案知識學習，提高檔案管理水平。

學院應該積極開展兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓，努力提高兼職檔案管理人員的素質(zhì)。同時兼職檔案管理人員也要增強學習的自覺性和緊迫感，利用業(yè)余時間學習檔案管理相關(guān)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。用檔案專業(yè)知識來提高檔案管理工作效率，愛崗敬業(yè),努力提高檔案的管理水平。

綜上所述，評價檔案是高校管理工作的重要組成部分，是支撐新建本科院校教學評估的重要組成部分，是對學院評價歷史與現(xiàn)實工作的反映和記錄，對高校的持續(xù)和發(fā)展起著很大的作用。評價檔案管理應以本科教學評估體系為指導，加強規(guī)范管理，按照本科教學評估的標準做好檔案的管理工作。兼職檔案管理人員在工作中也應不斷提高評價檔案管理意識，不斷提高評價檔案的管理水平。

［1］陳冰.高校檔案工作與本科教學評估［J］.廣東醫(yī)學院學報，2005，（6）.

［2］李詠梅.高校評估與高校教學檔案建設(shè)［J］.檔案與建設(shè)，2006，（7）.