淺談當前檔案管理工作存在的問題及應(yīng)對措施

楊玉玲

山東省莒縣廣播電視臺，山東日照 276500

淺談當前檔案管理工作存在的問題及應(yīng)對措施

楊玉玲

山東省莒縣廣播電視臺，山東日照 276500

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。

檔案管理；問題；對策

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。

現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。

1 當前檔案管理工作中存在的問題

1.1 對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

1.3 檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

2 提高檔案管理工作的措施

2.1 提高檔案管理人員素質(zhì)

要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。

2.2 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要；第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用；第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導又約束職工。領(lǐng)導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者；第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

2.3 改進和完善檔案功能

使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

2.4 采用信息化管理手段

信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

2.5 做好檔案管理工作，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的

檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)。

[1]李多.市場經(jīng)濟下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學，2005.

[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風，2008.

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1674-6708（2010）32-0062-01