關(guān)于歸檔文件整理規(guī)則的體會(huì)

張曉燕

（黑龍江省柳河農(nóng)場(chǎng)社保局，黑龍江 慶安 152400）

《歸檔文件整理規(guī)則》打破了傳統(tǒng)檔案整理“卷”的概念，改革為以“件”為檔案整理及保管單位，是一個(gè)很大的突破。這種做法保留了文件生成的原始狀態(tài)，不再人為組卷、擬寫(xiě)案卷題名；省略了案卷級(jí)目錄，使檢索更為直接和深化；保管期限定位到每件，改變了原來(lái)一卷內(nèi)文件保管期限不一致時(shí)“就高不就低”的做法，使檔案的保管期限劃分更準(zhǔn)確、更精確；檔案提供利用時(shí)可以做到以“件”為單位，更有利于保密和方便復(fù)印，也便于對(duì)檔案進(jìn)行全文掃描等信息化工作。但是，應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，《歸檔文件整理規(guī)則》在實(shí)施過(guò)程中，還有一些實(shí)際問(wèn)題需要我們?nèi)ニ伎肌?/p>

1 傳統(tǒng)案卷管理的弊端

1.1 傳統(tǒng)的立卷方法與現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)管理不相適應(yīng)

現(xiàn)在各個(gè)企業(yè)中，計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)深入到各個(gè)領(lǐng)域，傳統(tǒng)案卷的保管方式，已不適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理。如果要利用某一份檔案，一般是按照案卷標(biāo)題檢索，檢索到案卷后再按照卷內(nèi)目錄檢索，而這種一級(jí)一級(jí)的檢索是適應(yīng)手工檢索的方式，速度較慢。

1.2 傳統(tǒng)的立卷方法對(duì)組卷要求過(guò)高，案卷參差不齊

按照有關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)的歸檔文件的立卷工作由各歸檔單位的兼職檔案員來(lái)完成，但是大多數(shù)的兼職檔案員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，他們的立卷質(zhì)量難以保證，即使是專(zhuān)業(yè)的檔案管理員立卷，也會(huì)因?yàn)楦魅说乃胶驼J(rèn)真程度而存在著很大的差異。在一個(gè)庫(kù)房中，有時(shí)會(huì)明顯地看出哪些案卷出自同一人的手，以及在哪一年更換了檔案管理人員。

1.3 傳統(tǒng)的案卷保管期限劃分不準(zhǔn)

從事過(guò)檔案工作的人都知道，傳統(tǒng)的立卷方式，有時(shí)會(huì)因同一類(lèi)問(wèn)題的文件太少，為了減少案卷數(shù)量，就把不同保管期限的文件放在同一卷中，從而把保管期限短的文件的保管期限延長(zhǎng)了，這種情況雖然不多，但是客觀確實(shí)存在著，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，這種情況無(wú)疑對(duì)于優(yōu)化庫(kù)存是不利的，而且給以后的鑒定銷(xiāo)毀工作增加了難度。

2 《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施的必要性

檔案室的業(yè)務(wù)工作由檔案保管和檔案利用兩大部分組成。保管是基礎(chǔ)，利用是目的。而保管必須以整理為基礎(chǔ)，利用必須以檢索為基礎(chǔ)。所以，為保證檔案的充分利用，就必須在工作中貫徹“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”的宗旨。實(shí)際工作中，為克服弊端，有些單位采用變大卷為小卷，或者立散卷的辦法。但是，立小卷的方法，會(huì)因?yàn)榘妇頂?shù)量的增加而增加檔案管理人員的工作量，卷皮等包裝物及裝具的多投入也會(huì)增加檔案成本。立散卷的方法雖然在利用上有一定的方便，但還是不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理的需要，可行性不大。因此必須找到一種方法，既能簡(jiǎn)便地整理，方便地利用，又科學(xué)、規(guī)范?！兑?guī)則》的實(shí)施，很好地解決了這個(gè)問(wèn)題。

3 對(duì)歸檔文件整理規(guī)則的幾點(diǎn)體會(huì)

《歸檔文件整理規(guī)則》啟發(fā)了我的思維，使我對(duì)歸檔文件的整理、移交及檔案館館藏結(jié)構(gòu)有了如下想法。

3.1 歸檔文件的整理、保管、利用以“件”為單位歸檔文件整理、保管、利用以“件”為單位，但是“件”的概念略有不同：

紅頭文件(公文)。紅頭文件特指有文號(hào)的公文，對(duì)此類(lèi)文件，不再人為組合(如：批復(fù)、請(qǐng)示組合成一卷)，而是完全遵循文件形成的規(guī)律，保持文件原貌，一份文件即算獨(dú)立的一件。當(dāng)然，類(lèi)似轉(zhuǎn)發(fā)文和被轉(zhuǎn)發(fā)文本身就應(yīng)被當(dāng)作一件的情況除外。

會(huì)議材料。將一個(gè)(次)會(huì)議所形成的所有材料視為一個(gè)整體單位(件)進(jìn)行整理、保管、利用。為了準(zhǔn)確劃分保管期限，可以再設(shè)“分件”的層次。

普查項(xiàng)目等以項(xiàng)目為單位進(jìn)行活動(dòng)所生成的檔案材料。將整個(gè)項(xiàng)目視為“件”的單位，項(xiàng)目跨度大、分階段的可以再設(shè)“分件”層次。內(nèi)部信息、宣傳材料。一期視為一件。

3.2 分類(lèi)

歸檔文件采用年度一收(發(fā))文一文號(hào)(問(wèn)題)進(jìn)行分類(lèi)。主要是區(qū)分文號(hào)種類(lèi)，而文號(hào)種類(lèi)的區(qū)分和編排都是現(xiàn)成的，所以十分簡(jiǎn)單，不會(huì)因分類(lèi)和區(qū)分保管期限而打亂文號(hào)順序，最大限度保留了文件生成原貌，人為主觀成分較小。首先按年度將歸檔文件區(qū)分為兩大部分，即自身形成的文件(主要指發(fā)文)和非自身形成的文件(主要指收文)；對(duì)于紅頭文件(公文)，按其文件形成的自然狀態(tài)，即按文號(hào)分類(lèi)和排列，對(duì)于非紅頭文件，按歸檔文件的內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)(如：會(huì)議材料、普查材料、宣傳刊物等)。對(duì)每份文件要標(biāo)注保管期限，但不按保管期限排列。

3.3 排列

歸檔文件在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)按文號(hào)排列，或按問(wèn)題(如會(huì)議)的時(shí)序排列。

3.4 編號(hào)

同《歸檔文件整理規(guī)則》。

3.5 編目

按年度分別編制“收、發(fā)文歸檔目錄”共兩本即可。其中收發(fā)文包括應(yīng)歸檔的公文及其它種類(lèi)文件材料。在文檔一體化的環(huán)境下，可以直接提取收、發(fā)文登記數(shù)據(jù)作為歸檔文件目錄的基礎(chǔ)，十分快捷和高效。歸檔文件目錄項(xiàng)目包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注。

3.6 移交

在文檔一體化及辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文書(shū)部門(mén)可將自身形成和收到的電子文件及電子目錄及時(shí)歸檔，紙質(zhì)文件可在辦理完畢后馬上歸檔。檔案室與檔案館之間也可以建立網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，各檔案室及時(shí)將歸檔文件電子目錄及電子檔案發(fā)送檔案館，為檔案館“現(xiàn)行文件利用中心”提供及時(shí)、豐富的信息資源。

對(duì)于紙質(zhì)檔案，建議各檔案室只移交“發(fā)文”歸檔文件部分和“收文”中屬本地區(qū)行政級(jí)別以上(不含)的歸檔文件部分。這樣可解決檔案館館藏中，本地區(qū)行政級(jí)別范圍內(nèi)的文件重復(fù)歸檔問(wèn)題。如：各單位“發(fā)文”移交到檔案館保管也不會(huì)存在館藏重復(fù)的問(wèn)題；而收文，如市政府對(duì)所屬單位的發(fā)文，對(duì)于該單位來(lái)說(shuō)，就是收文，如果一并移交的話，自然存在重復(fù)，所以作此限制，檔案館在接收檔案時(shí)應(yīng)作一番篩選和甄別。

4 結(jié)束語(yǔ)

《規(guī)則》的實(shí)施，創(chuàng)新了檔案管理手段，有力地促進(jìn)了文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)，實(shí)質(zhì)上是弱化檔案實(shí)體管理，強(qiáng)化檔案信息管理。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案資源信息化勢(shì)在必行，“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”，以科學(xué)、規(guī)范、簡(jiǎn)便的管理方法，提供準(zhǔn)確、有價(jià)值的信息服務(wù)，是檔案工作的發(fā)展方向和趨勢(shì)，《規(guī)則》的實(shí)施，使檔案管理在這方面邁進(jìn)了一大步。

[1]國(guó)家檔案局《.中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)—?dú)w檔文件整理規(guī)則》，2000年12月

[3]裴相珍《.文書(shū)立卷形式可多樣化》，2000年第l0 期<中國(guó)檔案>.

[4]王敏《.歸檔文件整理規(guī)則》在實(shí)際應(yīng)用中的幾點(diǎn)思考，2009年第四期<學(xué)問(wèn)>.

[5]鄧紹興《.立卷改革中若干問(wèn)題的思考》，2000年第1 期<北京檔案>.