“批復(fù)”在新信息時代下的效率分析——以“批示件”批復(fù)用詞為例

劉 誠

河海大學(xué)公共管理學(xué)院，江蘇 南京 211100

在官方組織傳播中，公文是傳播硬件，以“批復(fù)”為例，其特點為“傳播者以組織或團體的名義講話；信息大多是指令性、教導(dǎo)性和勸服性的內(nèi)容；具體活動是在有組織有領(lǐng)導(dǎo)的情況下進(jìn)行的；傳播活動有一定的規(guī)模?！惫耐婕暗浇M織的運行效率，是組織運作的“血液”，是為解決問題而存在。當(dāng)信息流動加快，而其中包含的信息卻不明確，就容易導(dǎo)致信息梗阻，更會導(dǎo)致后來的信息層疊受阻，使其破壞力加大，影響系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)。其中以目前社會上出現(xiàn)問題最多、最明顯的、日常辦公使用最多的決定性公文寫作——“批示件”最為引人關(guān)注。

1 “批示件”模糊用詞——“擬同意”現(xiàn)象

根據(jù)文化部2010年3月文件，2009年中央領(lǐng)導(dǎo)同志批示持續(xù)大幅度增長，全年共收到中央領(lǐng)導(dǎo)批示655件，2008年399件，2007年378件。此文件提到的批示實指“批示件”。另據(jù)2001年國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，中國法定的公文有令、決定、公告、請示、批復(fù)、函等9種，并沒有“批示件”的概念。

可見，在“批示件”的概念問題上，各方面存在不統(tǒng)一。根據(jù)批示件的屬性、功能、作用，本文認(rèn)為“批示件”應(yīng)該屬于批復(fù)的一類，上文所呈現(xiàn)的“批示件”在概念上的不明確性是導(dǎo)致諸多問題出現(xiàn)。

在批示件的批復(fù)中我們最容易發(fā)現(xiàn)的3個字是——“擬同意”?！皵M同意”逐漸成為決策圈里的萬能批語，流傳甚廣，并逐步取代上個世紀(jì)流行使用的“基本同意”，性質(zhì)等同于“對某某事件感到很遺憾”之套話，最常見于各類官方重大問題的決策或者牽連人際關(guān)系的敏感問題批示。與“擬同意”類似的常見批復(fù)還有諸如“請酌情辦理”，“按規(guī)定辦理”，“已閱”，等模糊用詞，再或者“畫圈圈”，總之，沒有明確之意見和建議，辦與不辦全憑下屬的臆測，此類批復(fù)的結(jié)局往往消失在各級黨政機關(guān)的檔案室里。

此類用詞意義上模凌兩可，形式上過于簡約，試問在某問題的處理上如果之前沒有相關(guān)規(guī)定或者處理案例難道就要擱置不辦？如果下屬將上述批復(fù)理解為領(lǐng)導(dǎo)只是謙虛用詞，而貿(mào)然辦理，一旦決策錯誤是否會被追究相關(guān)責(zé)任？領(lǐng)導(dǎo)層是否可以免責(zé)？ 如果下屬認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)是用“擬”字是表達(dá)自己謹(jǐn)慎的態(tài)度，而擱置不辦，造成重大經(jīng)濟損失，誰來負(fù)責(zé)？ 2008年安徽省某市公交公司在某報上刊登了“計劃”開通的公交線路圖，臨刊登時將“計劃開通”改成了“擬開通”，實際至今未開通。市民不解，追究責(zé)任，然而一個“擬”字順理成章地免去了公交公司的言而無信之責(zé)。

根據(jù)國家規(guī)定，“批復(fù)是‘適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項’的指揮性公文。批復(fù)只能針對下級單位的請示而用，凡有請示，上級必須及時批復(fù)，如果延誤，上級要擔(dān)責(zé)任。其特點是對請示事項的態(tài)度、意見、必須鮮明、明確、肯定，不能模凌兩可，似是而非，不得要領(lǐng)；不能偏離請示內(nèi)容或者借題發(fā)揮。是同意還是不同意？是部分同意還是部分不同意？為什么？應(yīng)該如何？不應(yīng)該怎樣？這些都必須寫得十分具體、明白、嚴(yán)謹(jǐn)，以利于下級理解、執(zhí)行?！盵1]批復(fù)如此，同理適用于“批示件”。

另據(jù)《常見公文批示用語》的通知（審便函[2004]7號）：圈閱即表示同意（簽發(fā)文件除外），審批人在自己姓名上劃圈即代表簽字該通知同時也表明大陸公文批復(fù)用詞規(guī)范里并沒有“擬同意”等模糊關(guān)鍵詞，并明確規(guī)定上級批復(fù)要使用“同意”或者其他意見，值得注意的是——圈閱即表示同意。決策層一旦簽署公文，絕對沒有免責(zé)的可能，“擬同意”是不可能的，哪怕你只是畫個圈。

2 “擬同意”批示現(xiàn)象的歷史原因

這種批示早在建國之初就見諸文件之上了。

在周恩來總理所批示的文件中“擬同意”這3個字出現(xiàn)的頻率很高。1954年12月11日，外交部對遞交國書的禮賓程式提出了修改方案，周恩來批示：“擬同意此項改革方法，請主席批示。”當(dāng)天，毛主席批示：“照辦?！?970年4月24日，周恩來書面報告毛澤東：我國以三級火箭試放第一顆衛(wèi)星各項準(zhǔn)備工作，現(xiàn)“擬同意于今夜發(fā)射，請主席批示”。毛澤東批示：“照辦”。當(dāng)晚，中國第一顆人造地球衛(wèi)星“東方紅一號”發(fā)射成功。

一生謹(jǐn)慎的周恩來直到晚年，依然常常用“擬同意”來表達(dá)自己的意見。周恩來作為一國總理尚且只能“擬同意”，其他國家領(lǐng)導(dǎo)人當(dāng)然也是一樣。這個批復(fù)傳統(tǒng)被沿用至今，然而“擬同意”在當(dāng)時的特殊國情下意味著謹(jǐn)慎辦事，時至今日卻被大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)層奉為中庸自保的為官之道。

3 新信息時代下的“公文”必備的素質(zhì)以及“擬同意”帶給我們的啟示

新信息時代是各類資訊無障礙快捷傳播，社會運行越來越開放透明的時代，對組織的運營要求更高，更加要求處理相關(guān)問題的效率，以適應(yīng)不斷全球化的國際市場和國際環(huán)境。在過去的時代背景下，信息的獲取與掌握呈“倒金字塔”狀態(tài)，而新信息時代下的傳播是反饋式傳播，迅速決策是其特點，因此，新信息時代下的公文必須具備的素質(zhì)就是高效率。

古人告訴我們“有法依法、無法援例、無例如擬、無擬交議”，有法必須依法辦事，如果從法律中找不到依據(jù)，那是法律不完善，時不可待，也不必等法律條文漏洞消除了再作決議，此前的先例是解決這類事件的依據(jù)。倘無先例，也不是不予處理的借口，可以無例如擬，由主管者重新擬就一個處理的辦法。如果事關(guān)重大，新擬的東西不一定得到眾人的認(rèn)可，此時要批示交付大家商議、討論，最后拿出一個措施解決前所未遇的難題。總之要有明確的解決辦法，而不能“擬同意”。

公文批示亦可借鑒此法，古人能如此辦事，今人亦能如此。

[1]林一順.新編公文寫作教程[M].河海大學(xué)出版社.

[2]《常見公文批示用語》審計署辦公廳（審便函[2004]7號）.

[3]領(lǐng)導(dǎo)批示:微妙技巧與傳閱邏輯.南方周末.