淺談數(shù)字化檔案館的建設(shè)

淺談數(shù)字化檔案館的建設(shè)

目前數(shù)字化檔案館是數(shù)字城市和數(shù)字政府的重要資源庫(kù)，是電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)性工作，應(yīng)該得到政府的高度重視和大力支持，并在經(jīng)費(fèi)方面給予了重點(diǎn)保障。數(shù)字化檔案整個(gè)工程包括數(shù)字化建設(shè)和智能化建設(shè)兩個(gè)方面，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展數(shù)字化檔案館必將極大提高城市的檔案管理信息化水平，對(duì)于今后提高電子政務(wù)的行政效率、為社會(huì)各界提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)都將發(fā)揮極其重要的作用。

數(shù)字化；圖書館；建設(shè)

一、數(shù)字化檔案館建設(shè)的時(shí)代特征

1.在當(dāng)前的社會(huì)信息快速發(fā)展的時(shí)代，檔案信息的快速傳遞和有效利用是十分必要的。因此建設(shè)數(shù)字化檔案館是時(shí)代的需要。我們的時(shí)代已經(jīng)進(jìn)人了信息時(shí)代。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，已經(jīng)將信息快速進(jìn)入社會(huì)生活的方方面面，所以說(shuō)科學(xué)合理的建立檔案數(shù)字化信息模式是十分必要和迫切的，檔案工作不可能游離于社會(huì)發(fā)展之外。21世紀(jì)，科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，使得計(jì)算機(jī)的不斷更正，這樣有利于網(wǎng)絡(luò)信息的共享。

2.建設(shè)數(shù)字化檔案館是社會(huì)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)。數(shù)字化檔案館建設(shè)要求館內(nèi)檔案資料門類齊全，整理規(guī)范，數(shù)量較多，組卷科學(xué)。應(yīng)該做到文書檔案，實(shí)物檔案等資料要成冊(cè)，同時(shí)有實(shí)際記錄，這樣才能較好的科學(xué)宣傳和良性的推廣，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展共享積極作用。與此同時(shí)為進(jìn)一步發(fā)揮檔案事業(yè)“服務(wù)大局、服務(wù)民生、服務(wù)社會(huì)”的作用，努力使檔案“安全保障、資源建設(shè)、利用服務(wù)”三個(gè)體系建設(shè)平穩(wěn)推進(jìn)，我縣檔案局高度重視檔案全文數(shù)字化加工工作，購(gòu)置計(jì)算機(jī)和掃描儀等設(shè)備，指派專人負(fù)責(zé)全文數(shù)字化掃描工作。認(rèn)真落實(shí)檔案精神，進(jìn)一步夯實(shí)了我縣檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)，為全縣經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)主義精神文明建設(shè)做出了突出貢獻(xiàn)。

3.根據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求進(jìn)行數(shù)字化檔案館的建設(shè)實(shí)際就是為社會(huì)的物質(zhì)文明和精神文明兩個(gè)內(nèi)容服務(wù)。數(shù)字化檔案館能夠準(zhǔn)確的對(duì)信息進(jìn)行科學(xué)的分析和加工，同時(shí)有序的整理優(yōu)化，因此能夠最大限度的滿足檔案咨詢者的需求。能夠?yàn)闄n案咨詢者準(zhǔn)確的提供科學(xué)的數(shù)據(jù)和分析結(jié)果，這樣就為檔案的使用者提供了良好的有價(jià)值的檔案信息。才能將有效的檔案信息對(duì)于國(guó)民素質(zhì)的提高將會(huì)產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。

二、數(shù)字化檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容

數(shù)字化檔案館系統(tǒng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：電子文件管理系統(tǒng)（流轉(zhuǎn)和歸檔）；虛擬電子檔案室業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)；檔案館藏業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)；檔案局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；檔案門戶（包括現(xiàn)行文件中心查閱等）；檔案數(shù)字化影像加工系統(tǒng)；全文檢索系統(tǒng)。

從目前對(duì)數(shù)字檔案館的價(jià)值的認(rèn)識(shí)來(lái)說(shuō)，針對(duì)其適應(yīng)時(shí)代變化的角度出發(fā)，數(shù)字化檔案館的建設(shè)內(nèi)容應(yīng)該重點(diǎn)放在對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用和共享信息資源上加大力度。在計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備上要保證其硬件的長(zhǎng)效作用，不能定期就更換這樣會(huì)加大投入，應(yīng)該一次投入能夠不斷更新達(dá)到長(zhǎng)效使用的作用。其次要在軟件的開(kāi)發(fā)上用心思，針對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)該把軟件的科學(xué)規(guī)范的管理和應(yīng)用普及放在首位，通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，讓更多的需要檔案信息資源共享的人員能夠一目了然的了解檔案信息的資料，能夠給出最有價(jià)值的分析。因此正確科學(xué)的整理信息資源和通過(guò)平臺(tái)互助模式，達(dá)到理想的數(shù)據(jù)分享目的。

三、如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館

目前的數(shù)字化檔案館的建設(shè)是需要將精力投入到數(shù)字化和文字處理方面，需要這兩個(gè)方面都能夠很好的共享，與此同時(shí)數(shù)字化檔案館的建設(shè)既要考慮信息時(shí)代的要求，又要考慮充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ)，要從實(shí)際出發(fā)，真正將數(shù)字信息為社會(huì)的發(fā)展提供良性的服務(wù)。

第一，就是將以往的檔案館的館藏?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)化分析，通過(guò)人力和計(jì)算機(jī)，掃描儀等現(xiàn)代電子設(shè)備進(jìn)行最有效的檔案信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)管理。同時(shí)在原有館藏的檔案里一些無(wú)法實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換的檔案資源要進(jìn)行有效的紙質(zhì)檔案保存，在具備條件的時(shí)候進(jìn)行備份共享。對(duì)可以隨時(shí)錄入分享的資源要在第一時(shí)間內(nèi)進(jìn)行公布和分享，爭(zhēng)取達(dá)到資源的最大利用化。

第二，要有效避免電子檔案對(duì)數(shù)字化檔案館建設(shè)的影響。電子技術(shù)的產(chǎn)生為電子檔案的出現(xiàn)提供了良好的平臺(tái)，同時(shí)他對(duì)檔案館工作產(chǎn)生了極大的影響，信息載體的改變，引起館藏管理、利用服務(wù)、保存等工作的一些變化，具體表現(xiàn)在：

1.檔案信息的數(shù)字化。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，將會(huì)有越來(lái)越多的以紙張為存儲(chǔ)介質(zhì)的原始檔案，通過(guò)掃描、壓縮、分級(jí)存儲(chǔ)等技術(shù)手段，存儲(chǔ)于光盤庫(kù)、磁盤庫(kù)等大容量存儲(chǔ)介質(zhì)上，并流動(dòng)在檔案信息網(wǎng)絡(luò)上。

2.工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)更新化。由于一些傳統(tǒng)的檔案理念被打破，有些工作可省去。如立卷環(huán)節(jié)中的組卷、檔案保護(hù)技術(shù)的裱糊、殺蟲(chóng)等工作都將省去。有些工作方法要改變。如鑒定、銷毀檔案要在計(jì)算機(jī)上，按計(jì)算機(jī)語(yǔ)言進(jìn)行。有些工作要增加：如電子檔案的保存、維護(hù)及管理利用等工作都是一些新領(lǐng)域、新問(wèn)題。因此，檔案館工作人員要盡快適應(yīng)新的工作要求，積極改善傳統(tǒng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，迅速提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別是提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能。

3.服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和館舍無(wú)墻化。過(guò)去，人們要查找某方面的檔案資料，往往要跑很遠(yuǎn)的路，耗時(shí)費(fèi)力。而隨著檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，查閱所需檔案資料，只要輕敲鍵盤，所需檔案就會(huì)一覽無(wú)余。而不再受查檔者所處地理位置和開(kāi)館時(shí)間的限制。

數(shù)字化檔案館是一種實(shí)體概念，是全方位實(shí)現(xiàn)信息化的新型檔案館，它實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化館藏的存儲(chǔ)、維護(hù)、傳輸和提供利用等各項(xiàng)工作的信息化。數(shù)字檔案館是一個(gè)跨越空間的檔案信息資源的集成，它突破了館與館之間的物理界限，向用戶提供快捷的信息服務(wù)。實(shí)踐證明，今后將是基于“信息化充分發(fā)展的檔案館”的信息共享空間是最大化的利于社會(huì)發(fā)展的檔案信息途徑。