高校教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)與利用

周 琴

（淮海工學(xué)院東港學(xué)院 江蘇 連云港 222069）

高校教師業(yè)務(wù)檔案既具有全面系統(tǒng)性，又具有豐富多樣性。一方面是教師自身形成的材料，比如教學(xué)教案、教學(xué)任務(wù)書等資料，還有一些由此產(chǎn)生的一系列資料，如教學(xué)評(píng)估、研究結(jié)果等；另一方面，教師業(yè)務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域的廣泛涉及，教師的教學(xué)和科研，以及兼顧的行政工作等，形成了豐富多樣的教師業(yè)務(wù)檔案，而這些業(yè)務(wù)檔案需要的搜集、整理、分類、歸檔、標(biāo)示和管理等等，是一項(xiàng)非常艱巨的系統(tǒng)工程。在這個(gè)過程中，我們作為檔案管理者，必須要在分析、掌握情況之后，以創(chuàng)新思維來搞好檔案工作的建設(shè)與管理。

一、高校教師業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

隨著高校人事制度改革的不斷深化，各高校人員流動(dòng)頻率增高，這給高校教師的業(yè)務(wù)檔案管理增加了一定的難度，其動(dòng)態(tài)性不斷加大，而且需要反映廣大教師工作的相關(guān)信息增多，手工管理方式已難以滿足要求，給人事、業(yè)務(wù)檔案的收集、管理和使用帶來了許多問題。

1、管理體制不規(guī)范

高校的教師業(yè)務(wù)檔案作為學(xué)校檔案管理的重要組成部分，應(yīng)由學(xué)校統(tǒng)一管理。然而，一些高校教師業(yè)務(wù)檔案管理還是按照教師業(yè)務(wù)歸屬分屬不同的職能部門代為管理，即人事檔案、教學(xué)檔案、科研檔案以及教師所在院系分存業(yè)務(wù)檔案，均由所在職能部門分別管理，這使教師業(yè)務(wù)檔案資料容易造成零散、不完整、不系統(tǒng)，甚至丟失，不便于教師業(yè)務(wù)信息的提取和利用，直接影響工作效率，也造成較大的工作難度，這種分散管理的狀況，造成教師業(yè)務(wù)檔案載體、排列、編目等規(guī)格不規(guī)范、不統(tǒng)一，影響歸檔質(zhì)量。

2、管理制度不完善

教師業(yè)務(wù)檔案既是衡量一所高校教學(xué)質(zhì)量和學(xué)術(shù)水平的重要標(biāo)尺，也是培養(yǎng)師資隊(duì)伍建設(shè)，考評(píng)教師教學(xué)能力和學(xué)術(shù)水平的重要內(nèi)容，同時(shí)在教師晉升職稱、年度考核、評(píng)優(yōu)選先過程中，作為重要依據(jù)。因當(dāng)前高校教師檔案管理制度不健全，管理機(jī)制不完善，造成廣大教師和部分管理人員檔案意識(shí)淡漠，少數(shù)人甚至把檔案材料看成是自己的獨(dú)有成果，不愿向?qū)W校移交，給業(yè)務(wù)檔案資料的搜集、管理帶來困難，有的可能造成不可估量的損失。

3、管理方法較落后

目前大部分高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理手段尚處在人工操作或半人工操作狀態(tài)，使教師業(yè)務(wù)檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等技術(shù)嚴(yán)重滯后，從而影響到教師業(yè)務(wù)檔案的利用、編研和開發(fā)。加之，檔案工作人員大部分是兼職，并且是非檔案專業(yè)人員，無論在精力上，還是業(yè)務(wù)熟練程度、責(zé)任心、檔案意識(shí)等方面都很難勝任檔案基層管理工作。而教師業(yè)務(wù)檔案信息內(nèi)容廣泛、涉及面廣，科研和學(xué)術(shù)含量高，需要建立快速、高效、系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理模式應(yīng)該與之相適應(yīng)。

二、加強(qiáng)高校教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)

為了改變教師業(yè)務(wù)檔案的管理現(xiàn)狀，使得我們的教育教學(xué)及管理能夠合理、科學(xué)地發(fā)展，提升教學(xué)建設(shè)改革的速度及質(zhì)量，我們應(yīng)采取有效的對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行科學(xué)管理措施，建設(shè)規(guī)范科學(xué)的教師業(yè)務(wù)檔案，充分發(fā)揮其在教學(xué)、科研和教師隊(duì)伍建設(shè)中的作用。

1、提高檔案管理認(rèn)識(shí)，明確檔案負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)

建立完善的教師業(yè)務(wù)檔案管理制度，提高檔案管理認(rèn)識(shí)，明確檔案負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)，做好教師檔案的立檔、整理、保存工作。教師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)由主管教學(xué)的校長分管，由教務(wù)處統(tǒng)一管理，根據(jù)學(xué)校規(guī)模和管理制度，應(yīng)按網(wǎng)絡(luò)輻射狀分工，形成層級(jí)負(fù)責(zé)、循環(huán)管理體制。

2、加強(qiáng)檔案規(guī)范管理，明確檔案歸檔內(nèi)容

建立高校教師業(yè)務(wù)檔案應(yīng)該進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)于歸檔內(nèi)容，應(yīng)從教師德、能、勤、績四個(gè)方面來考核：德對(duì)教師是否違反法律法規(guī)、組織紀(jì)律和學(xué)校規(guī)章制度等情況來考核；能是對(duì)教師個(gè)人簡歷、學(xué)歷學(xué)位、任職資格以及完成工作量等情況進(jìn)行考核；勤，考核的是教師國內(nèi)外進(jìn)修、考查、講學(xué)及參加學(xué)術(shù)活動(dòng)等等涉及一系列情況進(jìn)行考核；績，考核的是教學(xué)改革、科研成果，以及國內(nèi)外公開發(fā)表的論著、譯著、論文等等一些資料的匯編與綜合。教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容要結(jié)合教學(xué)實(shí)際，緊緊圍繞這四個(gè)方面來進(jìn)行。

3、系統(tǒng)收集資料，進(jìn)一步完善檔案管理程序

對(duì)于教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理，我們說搜集是基礎(chǔ)，整理是進(jìn)一步加工。要求檔案管理者按照檔案管理規(guī)范化的要求和工作內(nèi)容，及時(shí)、全面地搜集教學(xué)的有關(guān)資料、數(shù)據(jù)等，然后對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的分析、歸納、總結(jié)、整理，最后進(jìn)行審查和補(bǔ)正，采取按人和按年度分類立卷方法，可較多地以數(shù)據(jù)加表格形式來表現(xiàn)，并及時(shí)輸入教師突出的表現(xiàn)信息。

4、提高辦公自動(dòng)化能力，加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理技術(shù)

對(duì)于現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)早已引入檔案管理中，必須依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化要求；建立統(tǒng)一、系統(tǒng)、完整、操作性強(qiáng)的教師業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，把現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用于教師業(yè)務(wù)檔案管理中，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案檢索信息反饋、統(tǒng)計(jì)、匯編等管理程序的自動(dòng)化。教師可以依據(jù)權(quán)限在校園網(wǎng)上登錄系統(tǒng)、校對(duì)資料、補(bǔ)齊信息，通過網(wǎng)上提報(bào)，可由教師業(yè)務(wù)主管部門對(duì)其資料的核查后，充分發(fā)揮檔案作用。檔案管理者在收集紙質(zhì)材料的同時(shí)，收集、拷貝與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)的電子文件一并歸檔，可以在網(wǎng)上對(duì)上傳資料進(jìn)行審核、整理、編輯、立卷、歸檔，以保證教師業(yè)務(wù)檔案的齊全、完整，避免不必要的重復(fù)勞動(dòng)，還能實(shí)現(xiàn)檔案之間的內(nèi)容互補(bǔ)，發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案資料的效用。

5、重視業(yè)務(wù)檔案管理者的培養(yǎng)，提高檔案管理人員素質(zhì)

學(xué)校要特別重視業(yè)務(wù)檔案人才的選拔和培養(yǎng)，建立業(yè)務(wù)檔案管理者隊(duì)伍是推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。檔案管理者要加強(qiáng)自身文化素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代技術(shù)的學(xué)習(xí)，要掌握計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用能力，特別是現(xiàn)代化檔案管理能力，全面提高系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、技術(shù)程度高的業(yè)務(wù)檔案管理水平。

三、加強(qiáng)高校教師業(yè)務(wù)檔案管理的利用

建立好教師個(gè)人檔案是基礎(chǔ)，規(guī)范檔案管理是保障其教師業(yè)務(wù)檔案被有效利用的關(guān)鍵。對(duì)于教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)與管理，必須在加強(qiáng)對(duì)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理的前提下進(jìn)行，要加強(qiáng)建立教師業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)，從而快速、準(zhǔn)確、穩(wěn)妥被開發(fā)和利用。

1、提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，推進(jìn)檔案管理自動(dòng)化

檔案信息自動(dòng)化，主要取決于檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2、自動(dòng)化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)整個(gè)系統(tǒng)發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。

3、有重點(diǎn)地抓好檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體；建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。突出重點(diǎn)，面向應(yīng)用，建立“活庫”，推動(dòng)信息化管理，建立全校性教師綜合評(píng)價(jià)檔案機(jī)制，這也是對(duì)學(xué)校教學(xué)情況的綜合評(píng)價(jià)。

總之，教師的教學(xué)、科研成果是學(xué)校的一筆財(cái)富，建立健全的教師業(yè)務(wù)檔案，是我們合理利用人才資源的需要，我們應(yīng)積極加以開發(fā)和利用，為制定教學(xué)、科研計(jì)劃提供有效的參考依據(jù)，真正做到為教學(xué)科研服務(wù)，發(fā)揮其在學(xué)校管理工作中的特殊作用。

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