電子文件檔案管理研究

王瑞蘭

（新鄉(xiāng)市市政管理處 河南 新鄉(xiāng) 453003）

檔案是人類社會對歷史活動(dòng)的原始記載，是人類智慧的積累，是社會文明延續(xù)的基石。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子文件大量產(chǎn)生并發(fā)揮著越來越重要的作用。與此同時(shí)，如何提高對電子文件管理的認(rèn)識，切實(shí)做好電子文件的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，是當(dāng)前電子政務(wù)建設(shè)和檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、電子文件檔案的特點(diǎn)

電子文件是二十世紀(jì)中期以后出現(xiàn)的，是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式有所不同。

1.歸檔方式不同

電子文件歸檔方式分為邏輯歸檔和物理歸檔。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)、可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證的關(guān)鍵信息也可以更改。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

2.收集方式不同

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存儲介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。目前由于電子文件的法律效力還沒有徹底解決，因此，電子文件的保存要求“雙套制”，即制作與電子文件同樣內(nèi)容的紙質(zhì)版本并歸入相應(yīng)檔案門類的紙質(zhì)檔案中，而且要與電子文件建立互聯(lián)。同時(shí)檔案管理部門在接收到電子文件后同時(shí)收集其硬件環(huán)境、與其相關(guān)的軟件及說明資料等，并保證其能夠與隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的通用文件格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

3.保管方式不同

電子檔案應(yīng)存放在其具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性。由于電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體有明顯區(qū)別，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備除調(diào)濕、調(diào)溫、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應(yīng)具有防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施。同時(shí)必須對電子檔案進(jìn)行定期檢測和拷貝，并將原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間，以確保檔案的可靠性和安全性。

4.利用方式不同

電子檔案提供利用的方法一般有提供拷貝、通信傳輸、直接利用三種。其利用形式應(yīng)視情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。對于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行。采用通信傳輸或直接利用等方式時(shí)，對有密級的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對所有的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。

二、電子檔案工作面臨的問題

1.電子檔案的原始性界定問題

電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被動(dòng)的可能。由于電子文件不再具有特定的字跡，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有原始性和真實(shí)性。即使有人出于某種目的將電子文檔內(nèi)容進(jìn)行刪改，很難發(fā)現(xiàn)和認(rèn)定。因此，科學(xué)界定電子文檔的原始性是檔案研究領(lǐng)域的新課題。

2.電子檔案保存的長久性問題

隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入，無紙化已成為現(xiàn)代辦公發(fā)展的趨勢。所有的信息、資料存儲在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，如病毒、“黑客”或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間消失，造成難以彌補(bǔ)的損失。

3.電子檔案的安全性問題

網(wǎng)絡(luò)是電子文件產(chǎn)生和應(yīng)用的主要環(huán)境，因此網(wǎng)絡(luò)的安全性能是電子文件信息安全的重要保障。對網(wǎng)絡(luò)安全的威脅主要表現(xiàn)在非授權(quán)訪問、冒充合法用戶、破壞數(shù)據(jù)完整性、線路竊聽等方面。網(wǎng)絡(luò)的安全對電子文件的安全性和可靠性有直接的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)信息的安全性、可靠性問題會日益突出，對電子文檔的存儲帶來極大的威脅。

三、建議采取的措施

1.建立健全維護(hù)電子檔案真實(shí)性的防寫措施

利用一些軟件可以將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在計(jì)算機(jī)外存儲器中，只讀光盤（C D-R O M）只能供使用者讀出信息而不能追加或擦除原有的信息。這種不可逆式記錄介質(zhì)可以有效地防止用戶更改電子檔案內(nèi)容，保持其原始性和真實(shí)性。

2.建立電子檔案訪問權(quán)限控制

對訪問檔案數(shù)據(jù)庫的用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，防止無關(guān)人員隨意進(jìn)入。常用的方法是給每個(gè)用戶一個(gè)數(shù)字、字母或特定符號組成的“通行證”，用戶通過輸入正確的“通行證”才有權(quán)進(jìn)行訪問，可有效防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)根據(jù)訪問人身份、保密類檔案的秘密等級，確定對保密檔案訪問的權(quán)限控制。

3.制定科學(xué)合理的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)合理的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得到以科學(xué)、有序、規(guī)范的管理，這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

4.培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才

由于電子文件檔案化管理是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，所以，培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識培訓(xùn)的同時(shí)，通過招考、深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè)，不僅會操作而且能夠設(shè)計(jì)程序、開發(fā)軟件。

總之，隨著網(wǎng)絡(luò)化和辦公自動(dòng)化的深入普及，對于電子檔案的管理和利用，將會引起更為普遍和廣泛的關(guān)注，尚有許多方面的問題需要進(jìn)一步探索和研究。

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[2]高燕、王艷紅.淺談電子文件歸檔管理的改革與方法[J].延邊黨校學(xué)報(bào)，2005,20（3）.

[3]方昀等.電子政務(wù)建設(shè)與電子文件管理探討[J].中國檔案，2005（3）.

[4]馮萬恒.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異[J].蘭臺世界，2005（4）.作者簡介：王瑞蘭（1969—），女，河南新鄉(xiāng)人，大專，助理館員，主要從事檔案管理方向研究。